基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)對策

閔天媛

摘? 要：在時(shí)代發(fā)展背景下，基層事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容和形式發(fā)生了一定的變化，傳統(tǒng)工作方式的弊端逐漸凸顯出來。在這種情況下，單位開始意識到信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，并正在積極研究加大資金技術(shù)投入，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)工作平臺，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案進(jìn)行集中存儲和管理。并將重點(diǎn)放在檔案資源的開發(fā)利用環(huán)節(jié)上，以此來實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作的順利開展，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位? 檔案管理? 現(xiàn)代化建設(shè)

基層事業(yè)單位的檔案管理工作特點(diǎn)就是數(shù)據(jù)信息多，工作任務(wù)量大。想要充分發(fā)揮出檔案管理工作的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，就必須要積極結(jié)合現(xiàn)代化的發(fā)展情況，分析出優(yōu)化管理工作內(nèi)容和形式的可行方案。

1? 基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展方向及實(shí)際發(fā)展情況

在時(shí)代不斷發(fā)展進(jìn)步的背景下，社會(huì)信息化技術(shù)水平也在不斷提高，這就給檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.1 發(fā)展方向

基于我國已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，在基層事業(yè)單位實(shí)際開展檔案管理工作時(shí)，主要的發(fā)展方向就是引進(jìn)信息技術(shù)設(shè)備，建立網(wǎng)絡(luò)工作平臺，開展信息化的管理工作。尤其是在攝影技術(shù)不斷發(fā)展以后，基層事業(yè)單位檔案管理擺脫了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式，多采用縮微化管理，也就是無紙化檔案管理。這種先進(jìn)的檔案管理形式給管理人員的日常工作帶來了一定的便利，降低了人們的工作壓力，還有效提高了工作效率，能夠保障檔案資源應(yīng)用價(jià)值的充分發(fā)揮。

1.2 發(fā)展情況

從各個(gè)基層事業(yè)單位實(shí)際開展的檔案管理工作情況當(dāng)中可以看出，現(xiàn)階段仍然有一部分管理人員沒有意識到自身工作的重要作用，還在使用傳統(tǒng)的管理方式開展資料的收集和整理工作。這就制約了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展步伐的順利推進(jìn)，影響著事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序運(yùn)行。同時(shí)，有許多事業(yè)單位沒有加大資金技術(shù)投入引進(jìn)信息化工作設(shè)備，導(dǎo)致現(xiàn)階段的檔案利用率、檔案檢索速率、檔案管理速度無法滿足實(shí)際的工作需求。基于此，如何完善檔案管理機(jī)制，科學(xué)開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，就是現(xiàn)階段基層事業(yè)單位的基本工作任務(wù)之一。

2? 基層事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的可行對策

在基層事業(yè)單位具體開展檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)過程中，必須要安排管理人員積極擬定科學(xué)的檔案管理工作方案，充分結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展的基本需求，擬定科學(xué)合理的管理制度，從而確保各項(xiàng)工作的順利開展。

2.1 現(xiàn)代化管理方案

基于新時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展方向主要是信息化建設(shè)工作，在開展現(xiàn)代化檔案管理工作時(shí)，必須要保證工作人員具備專業(yè)的技術(shù)操作能力。并且，需要結(jié)合事業(yè)單位的具體工作項(xiàng)目，對管理工作內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化和完善，做好檔案資料的分類管理工作。這就需要事業(yè)單位積極擬定科學(xué)合理的管理方案，明確檔案管理工作的應(yīng)用價(jià)值和基本工作目標(biāo)。在這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，還應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)開展宣傳教育工作，積極轉(zhuǎn)變檔案管理的傳統(tǒng)思路，創(chuàng)新檔案管理理念，積極引進(jìn)國際最前沿的檔案管理方法。結(jié)合單位內(nèi)部的工作情況及發(fā)展情況，不斷地與時(shí)俱進(jìn)，不斷地改革創(chuàng)新。此外，這項(xiàng)工作還涉及到經(jīng)濟(jì)支出方面的問題，這也需要事業(yè)單位制定經(jīng)濟(jì)管理方案，在合理控制經(jīng)濟(jì)支出的前提下，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2.2 現(xiàn)代化管理制度

在基層事業(yè)單位實(shí)際開展現(xiàn)代化管理工作時(shí)，還需要建立健全監(jiān)督管理機(jī)制。首先，在內(nèi)部開展員工管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)將工作重點(diǎn)放在如何實(shí)現(xiàn)人性化管理工作方面。這是時(shí)代發(fā)展背景下事業(yè)單位開展內(nèi)部管理工作的基本要求，能夠提高員工對單位的滿意度，引導(dǎo)員工自覺規(guī)范自身的工作行為，全面提高員工對工作的認(rèn)同感和歸屬感。這就要求事業(yè)單位在設(shè)置管理機(jī)制時(shí)，不能過于嚴(yán)格，不能一味地研究如何對員工產(chǎn)生強(qiáng)有力的約束。要從員工的角度出發(fā)去思考問題，提高內(nèi)部管理工作的適應(yīng)性，避免員工對管理機(jī)制產(chǎn)生反感，反而容易影響工作效率。

其次，從檔案管理工作方面來看，現(xiàn)代化管理工作關(guān)注的重點(diǎn)主要是如何保障檔案資料的安全性，而且重點(diǎn)在于對檔案資源的合理利用?；灸康脑谟诎l(fā)揮出檔案資料的應(yīng)用價(jià)值，為后續(xù)各項(xiàng)工作的有序運(yùn)行提供基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)支持。比如，可以通過檔案資料總結(jié)以往的工作經(jīng)驗(yàn)，并分析市場運(yùn)行情況，用來判斷新項(xiàng)目是否適合運(yùn)行。這就對檔案的真實(shí)性提出了更高的要求，還需要保證檔案資料的及時(shí)更新。這些都是現(xiàn)代化管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一，還需要依賴于我國相關(guān)的法律法規(guī)，來全面加強(qiáng)基層事業(yè)單位檔案管理的可靠性。

3? 檔案管理現(xiàn)代化的應(yīng)用優(yōu)勢及建設(shè)工作的基本要點(diǎn)

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分分析出現(xiàn)代化檔案管理工作的應(yīng)用優(yōu)勢，明確檔案管理工作的優(yōu)化目標(biāo)以及新時(shí)期建設(shè)環(huán)節(jié)中應(yīng)當(dāng)關(guān)注的重點(diǎn)問題有哪些。

3.1 應(yīng)用優(yōu)勢

從實(shí)際工作情況當(dāng)中可以看出，基層事業(yè)單位的檔案管理工作在現(xiàn)代化的發(fā)展建設(shè)過程中，可以有效發(fā)揮出檔案資料的應(yīng)用價(jià)值。而且，能夠及時(shí)清理已經(jīng)過期的資料信息，避免在項(xiàng)目決策時(shí)，由于員工使用了過期的資料而導(dǎo)致項(xiàng)目方案設(shè)置工作存在經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的安全隱患問題。同時(shí)，在新時(shí)期的發(fā)展過程中，事業(yè)單位開展現(xiàn)代化的檔案管理工作，可以充分借助信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，及時(shí)收集和整理相關(guān)的資料信息，并可以創(chuàng)新資料的收集和整理模式。比如，現(xiàn)階段比較常見的就是使用圖片、圖表、視頻等方式來存儲檔案資料。這種方法可以讓資料信息更加直觀地呈現(xiàn)在員工面前，為后續(xù)各項(xiàng)工作的可持續(xù)運(yùn)行提供了極大的幫助，值得進(jìn)行推廣應(yīng)用。

3.2 基本要點(diǎn)

在基層事業(yè)單位實(shí)際開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作時(shí)，還有一些注意事項(xiàng)需要遵守。首先，就傳統(tǒng)模式而言，檔案管理工作所采用的檔案資料載體都是紙張。但是，紙張無論從檔案保管的角度來講，還是檔案的利用效率角度而言，都是存在著較為明顯的弊端。而如何將紙質(zhì)檔案科學(xué)有效地轉(zhuǎn)換為電子檔案進(jìn)行集中存儲，就是現(xiàn)階段工作的重點(diǎn)及難點(diǎn)所在。這就需要事業(yè)單位引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)手段以及專業(yè)的工作設(shè)備，通過文件掃描或者手動(dòng)記錄的方式，完成信息化建設(shè)工作，及時(shí)錄入電子資料信息。目前，應(yīng)用比較廣泛的就是微縮技術(shù)，能夠節(jié)省基層事業(yè)單位檔案管理的成本，并且大幅度提高檔案儲存的效率，還可以延長檔案的保存周期。其次，現(xiàn)代化檔案管理工作注重于突出服務(wù)屬性，這還要求管理人員能夠具備服務(wù)的意識，基層事業(yè)單位需要從服務(wù)素質(zhì)的教育角度對員工進(jìn)行培訓(xùn)和教育工作，提高員工對自身工作重要性的認(rèn)識，以此來確保檔案管理工作的可持續(xù)健康發(fā)展。在時(shí)代發(fā)展進(jìn)步的過程中，服務(wù)屬性已經(jīng)成為了檔案管理工作的基本屬性，需要管理人員引起重視。

4? 結(jié)語

在檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)過程中，各個(gè)基層事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極結(jié)合自身發(fā)展情況擬定科學(xué)的檔案管理方案，關(guān)注于檔案資源的存儲及取用安全的問題。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)從人員工作行為及工作能力的管理方面，開展培訓(xùn)教育工作，在內(nèi)部建立健全監(jiān)督管理機(jī)制，結(jié)合國家相關(guān)法律法規(guī)，推動(dòng)檔案管理工作的有序運(yùn)行。并加大資金技術(shù)投入，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)工作平臺，充分發(fā)揮出信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢。在這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，還應(yīng)當(dāng)充分研究有效地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案的方法，并突出體現(xiàn)檔案管理在新時(shí)期的服務(wù)屬性。

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