物業(yè)管理企業(yè)全面預(yù)算管理建設(shè)研究

廖熳

摘 要 全面預(yù)算管理能將企業(yè)所有關(guān)鍵問題融合于一個體系，是一種行之有效的管理控制方法。物業(yè)管理企業(yè)作為綜合性的服務(wù)型企業(yè)，在日趨激烈的競爭環(huán)境下，多開辟新的市場與盡量節(jié)約成本需要雙管齊下。企業(yè)應(yīng)科學(xué)合理地擴(kuò)大收入和減少成本，既要避免盲目地擴(kuò)大市場給企業(yè)帶來資源緊缺，又要避免過多地壓低成本影響企業(yè)的服務(wù)品質(zhì)。本文從全面預(yù)算管理的功能出發(fā)，介紹全面預(yù)算管理實(shí)施的基本環(huán)節(jié)及應(yīng)當(dāng)注意的細(xì)節(jié)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)物業(yè)企業(yè)的行業(yè)特征和經(jīng)營特點(diǎn)，靈活運(yùn)用全面預(yù)算管理，真正體現(xiàn)出全面預(yù)算管理在整個企業(yè)管理中的實(shí)用性。

關(guān)鍵詞 物業(yè)管理企業(yè) 全面預(yù)算管理

一、全面預(yù)算管理在現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)管理中的作用

全面預(yù)算管理是現(xiàn)代企業(yè)極其重要的管理控制方法之一，可以促使企業(yè)戰(zhàn)略更好地落地，為企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供合理保證，從而增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力。從20世紀(jì)80年代中期物業(yè)管理在我國開始出現(xiàn)到現(xiàn)在，已歷經(jīng)30多年的發(fā)展。物業(yè)管理的服務(wù)內(nèi)容也從最初的保安保潔維修到如今的綜合管理服務(wù)，物業(yè)企業(yè)不再僅僅依托房地產(chǎn)，而是進(jìn)入各個行業(yè)的后勤管理，如辦公樓，學(xué)校、醫(yī)院等。同時，隨著物業(yè)企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，物業(yè)企業(yè)間的競爭也越來越激烈。大浪淘沙，能在競爭中發(fā)展的企業(yè)，不僅需要從外面市場上多占份額，壯大企業(yè)規(guī)模，而且要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理，充分利用全面預(yù)算管理功能，形成規(guī)模經(jīng)濟(jì)。

（一）全面預(yù)算管理的規(guī)劃與計(jì)劃功能

物業(yè)管理企業(yè)在編制全面預(yù)算的過程中將企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營目標(biāo)具體化，成為各部門的工作目標(biāo)。企業(yè)可以根據(jù)現(xiàn)有業(yè)務(wù)及預(yù)期增長與收縮，確立預(yù)期合同收入、預(yù)期物料成本、預(yù)期人力成本等，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置。

（二）全面預(yù)算管理的溝通與監(jiān)督功能

編制全面預(yù)算能夠改善企業(yè)內(nèi)部的溝通。如企業(yè)制定了合同收入的總目標(biāo)，則需要開發(fā)部門（合同收入的實(shí)現(xiàn)部門）與采購部門、人力資源部門相互溝通和計(jì)劃，確定與收入目標(biāo)相匹配的成本目標(biāo)、人力資源配置目標(biāo)，從而使各部門制定的目標(biāo)更加合理明確，也促進(jìn)了各部門之間相互理解，有利于執(zhí)行預(yù)算目標(biāo)。

（三）全面預(yù)算管理的控制與監(jiān)督功能

全面預(yù)算管理績效目標(biāo)的設(shè)立，為管理者監(jiān)控企業(yè)經(jīng)營狀況及各部門目標(biāo)實(shí)現(xiàn)程度提供了可比依據(jù)。企業(yè)可以通過定期或不定期對分解到各部門的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，比較實(shí)際經(jīng)營結(jié)果與預(yù)算目標(biāo)的差距，分析差異產(chǎn)生原因，及時發(fā)現(xiàn)經(jīng)營風(fēng)險，尋求新的增長機(jī)會，并相應(yīng)地修正預(yù)算，更好地促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營持續(xù)發(fā)展。

（四）全面預(yù)算管理的考核與評價功能

全面預(yù)算考核將各部門預(yù)算執(zhí)行情況與預(yù)算目標(biāo)比較，確定差距并據(jù)以評價各部門的工作業(yè)績。通過對各部門主要預(yù)算指標(biāo)完成情況的考核，企業(yè)對超額完成目標(biāo)的部門及相關(guān)人員予以獎勵，對未達(dá)到預(yù)算目標(biāo)的予以懲罰，從而鼓勵員工超額完成任務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價值最大化。

二、物業(yè)管理企業(yè)全面預(yù)算管理存在的問題

（一）對全面預(yù)算管理的功能認(rèn)識不足

對全面預(yù)算的功能認(rèn)識不足，形成的全面預(yù)算目標(biāo)失去了應(yīng)有的計(jì)劃性和指導(dǎo)性。在很多物業(yè)企業(yè)，負(fù)責(zé)人雖然意識到實(shí)行全面預(yù)算管理的重要性，卻對其功能性認(rèn)識不足，簡單理解為預(yù)算管理僅僅是對年度收入和費(fèi)用的預(yù)計(jì)，因而將財務(wù)部門作為全面預(yù)算編制部門，以財務(wù)部門的財務(wù)數(shù)據(jù)與預(yù)算數(shù)據(jù)對比作為執(zhí)行階段的控制手段。財務(wù)部門在缺少和其他部門充分溝通和配合下，為了形成預(yù)算利潤，僅憑歷史數(shù)據(jù)做出的預(yù)算，顯然不符合實(shí)際。在后期預(yù)算執(zhí)行過程中預(yù)算目標(biāo)與執(zhí)行結(jié)果相差太大，執(zhí)行部門因此將預(yù)算管理認(rèn)為是形式化管理，全面預(yù)算管理失去了應(yīng)有的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

（二）在全面預(yù)算編制過程中的問題

首先，全面預(yù)算編制不是全員參與，尤其是經(jīng)營中發(fā)生費(fèi)用較少的部門，認(rèn)為預(yù)算管理與自己無關(guān)，編制預(yù)算只是應(yīng)付了事，縮小了預(yù)算的涵蓋范圍。這導(dǎo)致預(yù)算數(shù)據(jù)只有與經(jīng)營有關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)，沒有非經(jīng)營數(shù)據(jù)或非財務(wù)數(shù)據(jù)指標(biāo)。

其次，對全面預(yù)算管理的內(nèi)容認(rèn)識不全面，僅僅將經(jīng)營預(yù)算和財務(wù)預(yù)算納入預(yù)算編制內(nèi)容，而未將專門決策納入預(yù)算。在某些物業(yè)企業(yè)，購買辦公樓等大型投資未曾納入年度預(yù)算，僅僅是負(fù)責(zé)人決定，辦公會簡單討論即形成決議，未曾考慮無預(yù)算給企業(yè)帶來的相關(guān)財務(wù)風(fēng)險和經(jīng)營風(fēng)險。

再次，在預(yù)算的編制過程中，業(yè)務(wù)部門不夠重視，缺少全局觀。業(yè)務(wù)部門是實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的重要部門，在預(yù)算編制的過程中僅僅從本項(xiàng)目利益出發(fā)，從易于完成預(yù)算目標(biāo)出發(fā)，抬高項(xiàng)目成本預(yù)算，縮小項(xiàng)目利潤。這樣編制的預(yù)算往往脫離實(shí)際，失去了全面預(yù)算的意義。

最后，在預(yù)算編制過程中，對各個業(yè)務(wù)部門及其他職能部門提交的預(yù)算，財務(wù)部門進(jìn)行簡單的匯總就形成了整個企業(yè)的全面預(yù)算。缺少必要的預(yù)算審核環(huán)節(jié)，未審核各個部門提交的預(yù)算是否考慮了該企業(yè)、該部門的工作目標(biāo)，是否與完成工作目標(biāo)相掛鉤，預(yù)算數(shù)據(jù)是否合理。

（三）全面預(yù)算未嚴(yán)格執(zhí)行，預(yù)算管理形式化

全面預(yù)算管理在編制環(huán)節(jié)缺少對企業(yè)外部環(huán)節(jié)和內(nèi)部環(huán)境的分析，未制定合理的工作目標(biāo)、計(jì)劃和需求。在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)無預(yù)算項(xiàng)目或超預(yù)算項(xiàng)目，但又不得不執(zhí)行的項(xiàng)目，沒有經(jīng)過必要的預(yù)算調(diào)整程序，由負(fù)責(zé)人簽字后直接執(zhí)行。

（四）全面預(yù)算考核不全面。

全面預(yù)算考核內(nèi)容不全面，僅對預(yù)算目標(biāo)的完成情況進(jìn)行考核，而忽視對全面預(yù)算組織工作的考核。全面預(yù)算組織工作考核的目的是提高企業(yè)的預(yù)算管理水平，是對預(yù)算管理各環(huán)節(jié)工作質(zhì)量的評價。物業(yè)企業(yè)的考核主要看各預(yù)算單位是否完成了預(yù)算的財務(wù)指標(biāo)，而沒有透過對預(yù)算執(zhí)行過程的考核發(fā)現(xiàn)預(yù)算編制是否準(zhǔn)確，預(yù)算分析是否及時，是否發(fā)現(xiàn)經(jīng)營中存在的風(fēng)險，是否有改進(jìn)建議等等。

三、物業(yè)企業(yè)改進(jìn)全面預(yù)算管理建設(shè)的建議

目前市場上的物業(yè)管理企業(yè)基本可以分為兩類：一類是應(yīng)房地產(chǎn)開發(fā)產(chǎn)品銷售及售后服務(wù)需要而成立的附屬企業(yè)。這類物業(yè)企業(yè)將品質(zhì)服務(wù)放在首位，屬于房地產(chǎn)企業(yè)的衍生品，其戰(zhàn)略目標(biāo)是圍繞品質(zhì)至上，服務(wù)于銷售而制定的。另一類企業(yè)則是獨(dú)立的物業(yè)管理企業(yè)，活躍于各個行業(yè)的后勤管理區(qū)域，以效益最大化作為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的目標(biāo)和方向。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)和戰(zhàn)略目標(biāo)，實(shí)施適合本企業(yè)的全面預(yù)算管理。

在實(shí)施全面預(yù)算管理中，必須考慮物業(yè)企業(yè)自身的行業(yè)特點(diǎn)。物業(yè)管理企業(yè)的收入，如保安、保潔、維修服務(wù)收入，停車收費(fèi)收入，會議服務(wù)收入及其他特約服務(wù)，主要是按一定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，以合同形式實(shí)現(xiàn)。收入比較穩(wěn)定，影響收入的主要因素是物業(yè)服務(wù)水平及客戶質(zhì)量。因此，企業(yè)在做收入預(yù)算時，可以根據(jù)以前年度的收費(fèi)經(jīng)驗(yàn)和當(dāng)年度的經(jīng)營目標(biāo)估算當(dāng)年物業(yè)收入。物業(yè)管理企業(yè)的成本主要包括勞動力成本、物耗成本、環(huán)保綠化成本、設(shè)備設(shè)施維保成本和其他特約成本等。物業(yè)企業(yè)屬于勞動密集型企業(yè)，勞動力成本和物耗成本在總成本中所占比重較大，是預(yù)算管理中需要重點(diǎn)關(guān)注的成本。

（一）建立有效的全面預(yù)算管理組織體系

物業(yè)企業(yè)應(yīng)根據(jù)其行業(yè)特點(diǎn)、經(jīng)營規(guī)模、組織架構(gòu)設(shè)立預(yù)算決策機(jī)構(gòu)、工作機(jī)構(gòu)和執(zhí)行機(jī)構(gòu)，以防止預(yù)算管理松散、隨意，預(yù)算編制、執(zhí)行、考核等流于形式。物業(yè)企業(yè)應(yīng)以股東會作為預(yù)算管理法定權(quán)力機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)審議批準(zhǔn)企業(yè)的年度預(yù)算方案、決算方案;以董事會作為預(yù)算管理的法定決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)制訂企業(yè)的年度預(yù)算方案、決算方案;以財務(wù)部作為預(yù)算管理工作機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全面預(yù)算管理的組織領(lǐng)導(dǎo)和日常工作;以企業(yè)內(nèi)部職能部門以及物業(yè)項(xiàng)目處等業(yè)務(wù)部門作為預(yù)算管理的執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)本部門預(yù)算編制、落實(shí)、執(zhí)行、監(jiān)督、分析等職能。

（二）加強(qiáng)對全面預(yù)算管理功能的認(rèn)識，組織相關(guān)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)

首先，作為企業(yè)負(fù)責(zé)人和全面預(yù)算管理決策機(jī)構(gòu)的重要成員，董事長應(yīng)充分了解全面預(yù)算管理的功能和作用。其次，財務(wù)部門作為全面預(yù)算管理的工作機(jī)構(gòu)，不僅要熟知全面預(yù)算管理的功能和作用，還應(yīng)熟練掌握全面預(yù)算管理在編制、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)的相關(guān)知識，為全面預(yù)算管理的實(shí)施提供相應(yīng)的技術(shù)基礎(chǔ)。最后，由于物業(yè)企業(yè)的特點(diǎn)，業(yè)務(wù)部門的預(yù)算編制人員大多是從一線員工成長為管理人員，其文化水平有限，企業(yè)應(yīng)對其進(jìn)行必要的預(yù)算培訓(xùn)，以適應(yīng)預(yù)算編制的要求。

（三）完善全面預(yù)算管理編制環(huán)節(jié)

編制全面預(yù)算是實(shí)施全面預(yù)算管理的首要環(huán)節(jié)，而確定預(yù)算目標(biāo)是編制全面預(yù)算的重要前置工作。

首先，企業(yè)應(yīng)以戰(zhàn)略規(guī)劃為導(dǎo)向，分析內(nèi)外部環(huán)境，制定年度經(jīng)營目標(biāo)，并層層分解至各個專業(yè)小組和個人，確定各自相應(yīng)的預(yù)算目標(biāo)。同時，物業(yè)企業(yè)在制定預(yù)算目標(biāo)時，應(yīng)根據(jù)企業(yè)目前所處的發(fā)展階段，確定與之相適應(yīng)的預(yù)算目標(biāo)。對于初創(chuàng)期的物業(yè)企業(yè)，其經(jīng)營的特點(diǎn)是擴(kuò)大物業(yè)管轄區(qū)，因此預(yù)算目標(biāo)應(yīng)將市場開發(fā)目標(biāo)作為重點(diǎn)。對于成長期的物業(yè)企業(yè)，其經(jīng)營特點(diǎn)是增加利潤，因而利潤目標(biāo)是預(yù)算重點(diǎn)。對于成熟期的物業(yè)企業(yè)，其經(jīng)營特點(diǎn)是縮減成本，因此成本費(fèi)用目標(biāo)成為預(yù)算重點(diǎn)。

其次，企業(yè)業(yè)務(wù)部門和職能部門在編制預(yù)算草案時，應(yīng)根據(jù)企業(yè)下達(dá)的總體預(yù)算目標(biāo)，結(jié)合本單位業(yè)務(wù)或職能以及內(nèi)外部環(huán)境變化制定本年度預(yù)算草案。各物業(yè)項(xiàng)目處應(yīng)根據(jù)合同簽訂及履行情況，結(jié)合物業(yè)管轄區(qū)域規(guī)模、設(shè)施、人員等變化確定本項(xiàng)目收入和成本。物業(yè)項(xiàng)目處在成本預(yù)算時，既要考慮成本效益原則，又要注重預(yù)算范圍的全方位，盡量避免預(yù)算執(zhí)行過程中頻繁調(diào)整預(yù)算。物業(yè)項(xiàng)目處的成本一般包括員工年度薪金、社保福利、設(shè)備、管道、電梯維護(hù)費(fèi)、年度檢測費(fèi)、公用事業(yè)費(fèi)、工程改良支出、設(shè)備設(shè)施大修理費(fèi)、清潔滅蟲費(fèi)、園藝綠化養(yǎng)護(hù)費(fèi)、車庫管理系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)、行政管理費(fèi)、銷售費(fèi)、企業(yè)各種應(yīng)納稅、企業(yè)合理利潤等。企業(yè)各職能部門在編制預(yù)算草案時，應(yīng)根據(jù)自己的職能，分析上年度本部門預(yù)算執(zhí)行情況，制定本年度預(yù)算草案。根據(jù)物業(yè)企業(yè)的經(jīng)營特點(diǎn)，在編制預(yù)算時，宜使用定期預(yù)算法和零級與算法。使用定期預(yù)算法時，會計(jì)期間與預(yù)算期間一致，有利于將預(yù)算執(zhí)行數(shù)與預(yù)算目標(biāo)數(shù)作比較，有利于企業(yè)對各部門執(zhí)行情況進(jìn)行分析和評價。使用零基預(yù)算法，不受以往年度不合理因素影響，能靈活應(yīng)對內(nèi)外部環(huán)境變化，提高預(yù)算透明度，有利于預(yù)算控制。

最后，對企業(yè)各部門上報的預(yù)算草案，財務(wù)部門應(yīng)進(jìn)行初步審查、匯總，并對匯總后的草案按預(yù)算委員會的要求再進(jìn)行審查和平衡。對于審查中發(fā)現(xiàn)的問題，財務(wù)部和各有關(guān)預(yù)算執(zhí)行單位討論協(xié)商后，各預(yù)算單位對其草案予以修正。財務(wù)部按規(guī)定流程形成全面預(yù)算草案后，提交董事會，董事會審議通過后報經(jīng)股東大會審議批準(zhǔn)。

（四）加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行的過程管理，做好預(yù)算執(zhí)行分析工作

在預(yù)算執(zhí)行過程中，對成本費(fèi)用的管控尤為重要。在收入既定的情況下，節(jié)約成本費(fèi)用就是增加利潤。企業(yè)應(yīng)對每項(xiàng)費(fèi)用實(shí)際發(fā)生額按照單個項(xiàng)目控制方式及累計(jì)費(fèi)用控制方式進(jìn)行預(yù)算控制，對于超出預(yù)算或者預(yù)算外費(fèi)用，應(yīng)該按照制度約定進(jìn)行預(yù)算調(diào)整后執(zhí)行，最大限度地控制費(fèi)用支出。

全面預(yù)算定案后，對落實(shí)到各項(xiàng)目、各部門的關(guān)鍵指標(biāo)應(yīng)分解到月，將每月的實(shí)際發(fā)生數(shù)與當(dāng)月預(yù)算指標(biāo)及整個預(yù)算期指標(biāo)進(jìn)行比較。對預(yù)算執(zhí)行產(chǎn)生的差異數(shù)，應(yīng)結(jié)合企業(yè)的內(nèi)部經(jīng)營管理和外部環(huán)境的變化進(jìn)行分析，查找原因，及時預(yù)警，以利于下一執(zhí)行期采取完善措施。在每執(zhí)行完一個項(xiàng)目合同時，項(xiàng)目管理人員應(yīng)對執(zhí)行情況及時總結(jié)，比較預(yù)算數(shù)與實(shí)際數(shù)的差異，評價合同履行情況，形成分析報告，為制定新的計(jì)劃積累經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)合同動態(tài)管理目標(biāo)。

（五）健全評價考核體系，推動全面預(yù)算管理功能的實(shí)現(xiàn)

要保證全面預(yù)算管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，必須要建立完善的評價考核體系。首先，企業(yè)應(yīng)建立專門的預(yù)算評價考核委員會，對各部門及項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，并按照執(zhí)行結(jié)果公正地進(jìn)行考核和激勵。其次，企業(yè)應(yīng)設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)控和考核制度，以物業(yè)費(fèi)收繳率、多創(chuàng)收入、成本費(fèi)用、利潤率等財務(wù)指標(biāo)作為基礎(chǔ)指標(biāo);結(jié)合物業(yè)服務(wù)品質(zhì)、客戶滿意度等非財務(wù)指標(biāo)作為績效考核指標(biāo)，綜合考慮預(yù)算執(zhí)行情況，將其量化到貨幣層面，把責(zé)任落實(shí)到人頭，進(jìn)行相應(yīng)的獎勵與處罰。最后，企業(yè)在實(shí)施評價考核制度時，應(yīng)以月度或季度作為評價考核周期，這樣才能對預(yù)算執(zhí)行過程進(jìn)行有效監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取有效補(bǔ)救措施，以保證預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（六）加強(qiáng)物業(yè)公司合同風(fēng)險管理，以順利實(shí)行全面預(yù)算管理

物業(yè)企業(yè)各項(xiàng)目與客戶之間的權(quán)利義務(wù)大多以合同確定，在實(shí)施全面預(yù)算管理過程中，為了應(yīng)對一些法律糾紛，企業(yè)需要成立專門處理法律糾紛的法務(wù)部門。一是針對已涉訴的事件和合同糾紛進(jìn)行管理;二是對企業(yè)現(xiàn)階段擬簽的合同進(jìn)行審核，避免后期在全面預(yù)算管理工作中出現(xiàn)合同上的法務(wù)問題。

四、結(jié)語

全面預(yù)算管理是在戰(zhàn)略指導(dǎo)下全員參與的過程，物業(yè)企業(yè)運(yùn)用這一科學(xué)的管理方法，通過企業(yè)各部門的緊密合作配合，一定能將企業(yè)有限的資源最大化地合理利用，提高經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力。

（作者單位為北京國天健宇物業(yè)管理有限公司）

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