全面推行檔案工作目標(biāo)管理的思考

幺敏江 宋健

檔案工作目標(biāo)，是一定時(shí)期內(nèi)某一單位檔案工作應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)和水平。開展檔案工作目標(biāo)管理活動(dòng)并組織實(shí)施考核，是強(qiáng)化檔案工作宏觀管理的重要措施，是更好落實(shí)其監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)職能的科學(xué)手段，是完善檔案工作管理以適應(yīng)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的有效途徑。河北省檔案局2011年制定了《河北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定辦法》，將機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定分為五個(gè)等級(jí)，包括組織管理、業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息化建設(shè)和開發(fā)利用4大體系57項(xiàng)具體認(rèn)定要素，每一項(xiàng)指標(biāo)都有詳細(xì)的認(rèn)定內(nèi)容、評(píng)分細(xì)則和考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，為檔案工作目標(biāo)管理的順利實(shí)施提供了樣板。

河北省農(nóng)林科學(xué)院檔案工作以目標(biāo)管理為抓手，緊密圍繞院中心工作開展檔案規(guī)范化管理、培訓(xùn)檔案員隊(duì)伍、改造硬件設(shè)備設(shè)施、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)等工作均取得了長(zhǎng)足發(fā)展。檔案工作良性循環(huán)，檔案工作管理科學(xué)化、規(guī)范化水平得到全面提升。在全院系統(tǒng)全面推行檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定工作，開展專題調(diào)研，召開全院檔案工作會(huì)議，對(duì)檔案工作目標(biāo)管理作出具體部署，要求各單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視，來推進(jìn)全院系統(tǒng)的目標(biāo)管理，但是此項(xiàng)工作進(jìn)展緩慢。

一、檔案工作現(xiàn)狀

河北省農(nóng)林科學(xué)院檔案工作基礎(chǔ)較好，在國(guó)家和省檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定工作中，2002年院機(jī)關(guān)檔案管理工作為國(guó)家一級(jí)，2014年通過“5A”級(jí)認(rèn)定;院屬各研究所也取得了較好成效，1993～1995年糧油所等6個(gè)研究所為國(guó)家二級(jí)，1993年旱作所為省二級(jí)，1990～1992年經(jīng)作所等4個(gè)研究所為省三級(jí)。近年來，多數(shù)研究所能夠認(rèn)真執(zhí)行院檔案工作的有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案工作高度重視，制度健全，檔案設(shè)施相應(yīng)配套，文書、財(cái)務(wù)、固定資產(chǎn)等檔案資料能夠及時(shí)歸檔，檔案利用率比較高，管理比較規(guī)范。特別是近兩年，隨著我院科研和辦公條件的提升，檔案硬件條件也得到了加強(qiáng)和改善，突出的單位有植保所、糧油所、旱作所、濱海所、棉花所等。院機(jī)關(guān)在加強(qiáng)檔案日常管理工作的同時(shí)，在人員少、任務(wù)重的情況下，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，將1958 ～2008年形成的永久文書檔案全部掃描錄入數(shù)據(jù)庫，為檔案保存和開發(fā)利用提供了便利，為推進(jìn)全院檔案信息化工作帶了好頭。

二、存在的主要問題

1.檔案管理發(fā)展不平衡。各研究所在人員配備、基礎(chǔ)條件上存在著明顯差別，普遍存在管理人員少、兼職過多等問題，工作質(zhì)量和效率根本無法保證。少數(shù)研究所檔案庫房狹小，設(shè)施陳舊，裝具不足、保管條件差，使檔案的安全管理存在較大隱患。

2.文件材料歸檔不規(guī)范。在科技檔案上表現(xiàn)尤為突出，形成科研實(shí)驗(yàn)結(jié)果的原始數(shù)據(jù)、材料、聲像、照片等材料歸檔不齊全。有的科技人員把科技檔案視為個(gè)人或部門所有，不愿交由檔案部門統(tǒng)一管理;一些“請(qǐng)示”類文件，只有“請(qǐng)示”，沒有辦理結(jié)果的情況;一些基建檔案仍然存在隨意性，有許多竣工圖紙、憑證和過程性單據(jù)沒有及時(shí)歸檔等，都給工作帶來了隱患。

3.檔案管理制度不健全。有些研究所檔案管理制度不完善，個(gè)別制度已經(jīng)過時(shí)但未及時(shí)修訂。對(duì)現(xiàn)行的規(guī)章制度缺乏主動(dòng)宣傳，造成檔案部門及檔案管理人員不了解，致使有些檔案管理制度不能嚴(yán)格執(zhí)行等。

4.檔案隊(duì)伍建設(shè)不完善。因受編制影響，除2個(gè)研究所設(shè)有專職檔案員外，其余研究所檔案人員均為兼職。有5個(gè)研究所的檔案人員為辦公室主任、人事科長(zhǎng)兼任，加之兼職過多，對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作缺乏系統(tǒng)學(xué)習(xí)，在檔案管理上投入精力不夠，致使檔案工作管理水平有所下滑。

三、對(duì)策與建議

針對(duì)上述存在問題，對(duì)照檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)要求，感到存在不小差距，必須采取有力措施，盡快改進(jìn)，推進(jìn)檔案工作跨上新的臺(tái)階。為此，就進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作提出如下建議：

1.各單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定工作的重要性和緊迫性。檔案工作是管理興院的重要組成部分，是一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)性工作。檔案承載著一個(gè)單位幾十年發(fā)展的豐富內(nèi)涵，有巨大的無形價(jià)值。檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定工作，是進(jìn)一步提高檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化水平的重要抓手。各單位要站在為歷史負(fù)責(zé)、為將來負(fù)責(zé)、為工作負(fù)責(zé)的高度，認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定工作，把檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定工作納入本單位 “十四五“事業(yè)發(fā)展的總體規(guī)劃，列入近期重要議事日程，“一把手”親自過問，分管領(lǐng)導(dǎo)主抓，在人、財(cái)、物上給予重視和支持，確保各單位檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定工作取得成效，走在省直單位前列。

2.進(jìn)一步加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化建設(shè)。以落實(shí)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定為契機(jī)，以“十三五”課題驗(yàn)收為抓手，按照認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)科研課題材料收集整理提要求、定任務(wù)?？萍紮n案要從課題申請(qǐng)到課題驗(yàn)收全過程產(chǎn)生的文字、圖片、數(shù)據(jù)、證書等逐一歸檔。檔案管理部門協(xié)同科技管理等有關(guān)部門把科技檔案歸檔作為制度列入課題驗(yàn)收、成果報(bào)獎(jiǎng)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，凡是檔案材料不完整、歸檔不及時(shí)的課題，課題主持人年終考核不能評(píng)優(yōu)，主管部門不組織驗(yàn)收和成果報(bào)獎(jiǎng)。各業(yè)務(wù)部門、課題組（室）要保證檔案材料的完整性。建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的移交要與項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。其他工作也要依照工作進(jìn)程，把能反映該項(xiàng)工作過程的文字、圖表、憑證等歸檔，以確保案卷的完整性。同時(shí)，移交給檔案室，以便檔案人員及時(shí)整理歸檔，為檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造條件。

3.大力加強(qiáng)檔案硬件建設(shè)，進(jìn)一步完善檔案配套設(shè)施。做到庫房、辦公、閱覽布局合理，庫房干凈、整潔、無積塵。庫房面積滿足未來需要，有設(shè)備有措施實(shí)現(xiàn)“八防”，有充足且規(guī)范統(tǒng)一的鐵皮檔案柜、密集架;特殊載體檔案有專用保護(hù)功能的柜架。配備檔案工作所需要的電腦、打印機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、裝訂機(jī)、照相機(jī)等設(shè)備。

4.加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。檔案人員隊(duì)伍建設(shè)是檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定的重要內(nèi)容。各單位領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案人員的工作給予支持，為他們提供必要的條件。在時(shí)間上要給予保證，使兼職檔案人員有時(shí)間、有精力按照規(guī)范要求做好檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定工作。檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定工作任務(wù)比較重的單位，可臨時(shí)抽調(diào)或聘用人員幫助做好檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定工作。日常檔案工作任務(wù)比較多的單位應(yīng)設(shè)立專職檔案員。加強(qiáng)對(duì)檔案人員愛崗敬業(yè)教育，鼓勵(lì)和支持檔案人員特別是新從事檔案工作的人員積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任心和使命感。檔案人員要經(jīng)常深入到各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作中去，了解工（下轉(zhuǎn)60頁）（上接55頁）作進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并妥善解決。

5.加強(qiáng)檔案管理工作的責(zé)任追究。檔案形成部門要指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的搜集、整理，并按規(guī)定歸檔，如發(fā)生檔案資料流失、泄密或未按歸檔范圍及時(shí)間要求歸檔的，要追究部門領(lǐng)導(dǎo)和具體負(fù)責(zé)人的責(zé)任。檔案形成部門所移交的資料，檔案管理部門要認(rèn)真受理、把關(guān)，做好整理歸檔。未按要求及時(shí)立卷、歸檔或因管理不善造成檔案遺失、泄密的，要追究具體檔案部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任。檔案管理部門要定期檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)不安全因素采取有效措施，及時(shí)排除，確保檔案的安全。

作者單位：河北省農(nóng)林科學(xué)院