提高文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量的意義及對策探微

曾霞

摘 要：文書檔案年度整理歸檔工作是檔案管理工作中的重要構(gòu)成部分，該項(xiàng)工作最終形成的檔案材料對單位體系運(yùn)作有著至關(guān)重要的意義?；诖耍P者通過查閱文獻(xiàn)，總結(jié)自身多年工作經(jīng)驗(yàn)，在下文中首先闡述了檔案年度整理歸檔工作的現(xiàn)實(shí)意義，然后提出了幾點(diǎn)提高文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量的對策。

關(guān)鍵詞：文書檔案;年度歸檔;檔案管理

在一個(gè)體系運(yùn)作的過程中，必然會(huì)因研發(fā)、業(yè)務(wù)活動(dòng)、經(jīng)營活動(dòng)、管理活動(dòng)的開展，產(chǎn)生諸多文書檔案。如醫(yī)院在運(yùn)作過程中，就會(huì)形成大量的科研資料、病案資料、基建資料等。這些資料客觀記錄了醫(yī)院的運(yùn)作，同時(shí)對醫(yī)院未來的發(fā)展有著重要的指導(dǎo)意義。文書檔案年度整理歸檔是一項(xiàng)基本工作，但該項(xiàng)工作的質(zhì)量卻直接反映出了一個(gè)單位檔案管理工作水準(zhǔn)，對單位管理決策、發(fā)展決策的制定以及未來檔案利用工作都有著重要影響。

一、文書檔案整理質(zhì)量提升的現(xiàn)實(shí)意義

文書檔案整理工作就是根據(jù)一定的方法、原則，將碎片化、分散化的檔案資料系統(tǒng)的整合起來，以便于未來的管理以及應(yīng)用。廣義層面上的文書檔案整理工作，涵蓋對檔案的分類、檢定、考證、編纂、立卷、編制等等。長久以來，在各個(gè)單位中，文書檔案的整理都有著至關(guān)重要的作用，它是單位業(yè)務(wù)活動(dòng)、檔案管理活動(dòng)之間的重要紐帶，同時(shí)又為檔案的統(tǒng)計(jì)、利用工作的開展奠定了基礎(chǔ)。上世紀(jì)八十年代，我國《檔案分類法》的出臺，明確了文書檔案整理工作的主要內(nèi)容，對業(yè)界造成了一定的沖擊，迄今為止《中國檔案分類法》仍舊是各大單位檔案年度整理歸檔工作開展的重要理論依據(jù)，但是其中卻沒有具體明確年度整理歸檔內(nèi)容，所以在業(yè)界，廣大從業(yè)者又提出了“信息分類整理”、“實(shí)體分類整理”兩個(gè)概念。

“實(shí)體分類整理”不僅僅是指傳統(tǒng)意義上紙質(zhì)檔案的分類整理，其中也包括了電子文檔的分類整理，從客觀的角度來看，一個(gè)體系在運(yùn)作過程中所產(chǎn)生的信息、數(shù)據(jù)是碎片化的，只有通過整理之后才能夠反應(yīng)出其真正的價(jià)值，以便于使用者能夠更好的應(yīng)用這些信息。這種分類整理并不指簡單的整合數(shù)據(jù)，而是要將其有機(jī)的結(jié)合為一個(gè)系統(tǒng)，讓其按照一定的結(jié)構(gòu)以及順序排列，從而才能夠發(fā)揮出整體的功能。由此可見，“構(gòu)建文書檔案之間的系統(tǒng)性聯(lián)系”就是文書檔案年度整理歸檔的重要目的之一，而其作用就是提高文書檔案的參考價(jià)值、可用價(jià)值。在業(yè)界，檔案整理的方法、原則其實(shí)已經(jīng)相對比較成熟，自上世紀(jì)法國提出登記室理論開始，“事由理論”就逐步完善發(fā)展，如今該理論仍舊受業(yè)界人士的廣泛認(rèn)同，我國所推行的“全宗理論”也是建立在“事由理論”之上的。

“信息分類整理”其中的“信息”主要是指實(shí)體檔案中包含的信息，一般體現(xiàn)為以下三種形式：①檔案內(nèi)容信息，是文書檔案制作者意圖的直觀體現(xiàn);②檔案形式信息，如文書檔案的格式、文書檔案排列順序以及結(jié)構(gòu)體現(xiàn)出來的信息;③文書檔案的載體，如文獻(xiàn)、字跡、符號、硬盤等等。因此，“信息分類整理”實(shí)質(zhì)上就是對上述三種信息進(jìn)行組織、整理。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書時(shí)代，檔案信息分類整理多為對檢索目錄的整理、全引目錄的整理、案卷目錄的整理等，同時(shí)還要實(shí)現(xiàn)對名稱、主題、文號的分類整理，而在電子檔案管理時(shí)代，文書檔案整理需要考慮到文件本身所包含的信息以及文件的各項(xiàng)特征，實(shí)現(xiàn)對這些特征的整合、排序，從而讓這些文書檔案能夠通過多種途徑實(shí)現(xiàn)有效檢索。所以，年度文書檔案“信息分類整理”既能夠反映出文書檔案之間的歷史性聯(lián)系，同時(shí)也能夠反映出其邏輯性聯(lián)系。

二、文書檔案年度整理歸檔工作現(xiàn)存問題

據(jù)統(tǒng)計(jì)，截止2018年年底，我國各級檔案行政管理部門和綜合檔案館共有專職人員46412人，其中，中央級653人，?。▍^(qū)、市）級3511人，副省級978人，地（市、州、盟）級9598人，縣（區(qū)、旗、市）級31672人。在這些專職人員中，50歲及以上的有14495人，占31.2%;35-49歲的有24012人，占51.8%，整體年齡結(jié)構(gòu)偏大，工作質(zhì)量也有待進(jìn)一步提升。從相關(guān)規(guī)范制度來看，《歸檔文件整理規(guī)則》時(shí)至今日已經(jīng)在我國施行了十余年時(shí)間，各地文書檔案立卷改革工作基本形成了一個(gè)完善的工作體系，但是在實(shí)踐中仍舊存在操作方面的問題，具體表現(xiàn)為：

一是在文檔資料收集方面，應(yīng)歸檔的文件資料不完善。收集是檔案業(yè)務(wù)工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是工作難度較大的環(huán)節(jié)，要求準(zhǔn)確、準(zhǔn)時(shí)、完整的收集相關(guān)收文、發(fā)文、內(nèi)部文件，但是“工作文件廣泛分散在各單位”的情況較為普遍，以一般人事勞資、財(cái)務(wù)資料、黨工團(tuán)資料為例，這些資料往往分散在各個(gè)部門以及個(gè)人手中，收集效率較低，歸檔工作人員也難以把控資料收集質(zhì)量以及效率。同時(shí)，多數(shù)歸檔工作人員對“事由原則”缺乏足夠的認(rèn)識，資料收集工作的開展缺乏條理。

二是部分歸檔工作人員對檔案資料單位缺乏足夠認(rèn)識，尤其是在“件”的確定方面，工作人員對“件”的概念認(rèn)識較為模糊，最為常見的情況是“工作人員將同一事由的相關(guān)資料文檔作為一件，比如一次會(huì)議、一次通知、一次領(lǐng)導(dǎo)講話”等事由相關(guān)資料歸納為一件，而非根據(jù)資料類型以及具體內(nèi)涵進(jìn)行劃分。

三是目前各個(gè)單位已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了文檔信息化管理，許多電子文檔都按照時(shí)間順序在計(jì)算機(jī)中自動(dòng)排列，歸檔工作人員因此出現(xiàn)了忽視事由、混淆事由等嚴(yán)重錯(cuò)誤?？陀^而言，在“事由原則”的約束下，一個(gè)事由即一個(gè)具體要素或者指代一個(gè)緊密的工作過程，形成的文件應(yīng)該進(jìn)行統(tǒng)一整理然后進(jìn)行細(xì)分，在信息化管理軟件中則要將其關(guān)聯(lián)起來，但現(xiàn)如今卻普遍存在：同一事由相關(guān)文件關(guān)聯(lián)詞不統(tǒng)一，信息化管理系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞不能有效排列相關(guān)文件;信息化軟件事由欄中為同一關(guān)鍵詞，無法有效區(qū)分事由，檔案資料混亂;信息化軟件無法有效界定事由，比如將先進(jìn)表彰、干部任免等人事調(diào)動(dòng)資料作為一個(gè)個(gè)事由。在信息化軟件中，文檔形成時(shí)會(huì)自動(dòng)生成相應(yīng)的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)，所以歸檔工作的規(guī)范程度在一定程度上取決于此前信息化軟件編寫的規(guī)范程度，歸檔工作以及相關(guān)文檔資料必須要和實(shí)體相對應(yīng)，否則部分資料文檔將會(huì)變?yōu)樗罊n。但是我國諸多公立醫(yī)院在這方面卻欠缺規(guī)范性，比如信息化軟件邏輯編寫不規(guī)范，同一事由相關(guān)資料文檔排列無序等等。

三、提高文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量的對策

1.統(tǒng)一文書檔案年度整理歸檔標(biāo)準(zhǔn)

如上文所述，我國所推行的“全宗原則”是“事由原則”的基礎(chǔ)，這就可以看出，文書檔案的年度整理相關(guān)理論本身就存在一定的一致性。但是筆者認(rèn)為，“全宗原則”可上升為文書檔案整理的基本原則，它在文書檔案年度整理歸檔方面，比之于“事由原則”、“來源原則”有著更高的適用性。全宗原則在文書檔案年度整理工作中，強(qiáng)調(diào)了兩點(diǎn)內(nèi)容：①全宗原則強(qiáng)調(diào)檔案實(shí)體整理的第一分類單元是“全宗”，盡管不同單位全宗的形式或者依據(jù)有所不同，如事由全宗、類目全宗、匯集全宗、獨(dú)立全宗等等，但是它們都是以“全宗”為基礎(chǔ)的組織形式進(jìn)行保管以及整理的;②體系內(nèi)部所有文書檔案全宗劃分標(biāo)準(zhǔn)必須要保持一致，如聯(lián)合全宗、類目全宗的劃分標(biāo)準(zhǔn)就必須有一個(gè)“共同形成者”。在我國推行的《中國檔案分類法》中，對類目全宗的劃分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了明確，但是以全宗理論為基礎(chǔ)，可將類目全宗認(rèn)定為“類全宗”，它指導(dǎo)文書檔案年度整理歸檔工作，將所有文書檔案構(gòu)成不同的分類保管單元。而許多從業(yè)者所應(yīng)用的事由劃分法，則是以“事由”作為整理歸檔的基礎(chǔ)。以目前業(yè)界的統(tǒng)一觀念，類全宗并不能夠和全宗原則實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，它只是全宗原則下的一種整理形式。因此，在標(biāo)準(zhǔn)一致的要求下，一個(gè)體系內(nèi)絕不能設(shè)置多個(gè)整理方式，如同一個(gè)體系內(nèi)同時(shí)設(shè)置專業(yè)檔案全宗、文書檔案全宗、醫(yī)療技術(shù)全宗是不合理的，同時(shí)也不能夠在某個(gè)事由全宗下再增設(shè)某個(gè)子事由全宗等等。

2.提高文書檔案整理歸檔人員素質(zhì)

目前，許多單位都已經(jīng)應(yīng)用了文檔一體化管理軟件，文件可根據(jù)時(shí)間或者其他因素實(shí)現(xiàn)自動(dòng)排列，但是在文書檔案整理歸檔的過程中，工作人員卻缺少對文書檔案整理原則的認(rèn)識，混淆事由、混淆全宗的情況時(shí)有發(fā)生，具體體現(xiàn)為：①同一個(gè)事由文件在整理歸檔的過程中，未輸入統(tǒng)一的有關(guān)事由的關(guān)鍵詞，導(dǎo)致相關(guān)事由無法建立起有效聯(lián)系;②在整理歸檔的過程中，所有文書檔案的事由關(guān)鍵詞都為一個(gè)詞，導(dǎo)致無法通過事由來檢索文件，導(dǎo)致文書檔案排序混亂;③將本身沒有內(nèi)在聯(lián)系的文書檔案統(tǒng)一為一個(gè)事由，比如將科室管理人員任免、黨務(wù)工作、先進(jìn)表彰等等不同的事由作為一個(gè)事由進(jìn)行整理歸檔;④如今，文書檔案的整理歸類已經(jīng)可以利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化生成，其規(guī)范程度高于此前人工歸檔時(shí)期，歸檔文件的各項(xiàng)因素必須要能夠?qū)崿F(xiàn)一一對應(yīng)，不然就會(huì)出現(xiàn)死檔等問題。但是部分單位因人員素質(zhì)、專業(yè)水準(zhǔn)方面的問題，在欄目填寫上不夠規(guī)范，如會(huì)議資料和相關(guān)的事由材料雖然實(shí)現(xiàn)了集中整合，但沒有根據(jù)“全宗原則”進(jìn)行逐漸編目，其中的責(zé)任者填寫前后不統(tǒng)一、不規(guī)范，這些問題對文書檔案有效整理歸檔有著極其嚴(yán)重的影響。而文書檔案一旦整理、歸檔完成，難以實(shí)現(xiàn)有效的糾錯(cuò)，后期更改繁瑣。對此，筆者認(rèn)為，可通過提高工作人員素質(zhì)來解決相關(guān)問題。

目前，業(yè)界內(nèi)許多人員對各項(xiàng)原則的認(rèn)識只停留在表面上，同時(shí)部分工作人員死守傳統(tǒng)的檔案整理歸檔觀念，以至于在工作中出現(xiàn)了上述問題。首先，單位必須讓文書檔案整理、歸檔工作人員認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，認(rèn)識到文書檔案年度整理歸檔的重要性;其次，要通過長期的培訓(xùn)、教育，讓其掌握文書檔案年度整理歸檔的方法，讓其在培訓(xùn)過程中吃透相關(guān)理論，引導(dǎo)其樹立“長期學(xué)習(xí)”的意識;再次，文書檔案整理歸檔工作人員要在實(shí)際工作中自覺的更新相關(guān)知識，自覺履行新的工作標(biāo)準(zhǔn)，主動(dòng)跟隨檔案工作發(fā)展步伐，切忌固守陳舊的工作方法、思想觀念;最后，需要進(jìn)一步提高檔案整理歸檔工作人員的責(zé)任心，讓其在工作中主動(dòng)的去分析問題、探索問題的解決方法，認(rèn)真對待文書檔案材料的收集工作，切忌其他工作人員交多少資料最終就整理多少資料，而是要在日常工作中根據(jù)歸檔工作范圍主動(dòng)搜集資料，以最大限度保證文書檔案資料的完善性。

3.加強(qiáng)文書檔案整理歸檔監(jiān)督指導(dǎo)

文書檔案整理歸檔監(jiān)督指導(dǎo)對于體系內(nèi)文書檔案整理歸檔工作的開展有著重要意義，對于目前多數(shù)醫(yī)院來說，需要設(shè)置一個(gè)統(tǒng)一的指導(dǎo)人員：一是在監(jiān)督指導(dǎo)方面要堅(jiān)持一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，上級行政管理部門出臺的每一項(xiàng)規(guī)定，都必須要全面貫徹落實(shí)，積極掌握，把控其中的業(yè)務(wù)知識要點(diǎn)。針對拿捏不準(zhǔn)或者存在疑惑的問題，要結(jié)合實(shí)際工作，通過和一線工作人員的商榷解決，統(tǒng)一工作人員的思想、方法，在做到不違背“全宗原則、事由原則”的基礎(chǔ)上，優(yōu)化工作規(guī)程;二是要加強(qiáng)對名錄的審閱，將歸檔文件目錄作為實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)督指導(dǎo)的切入點(diǎn)，通過總結(jié)名錄中存在的問題，找到相關(guān)解決方法，以保證文書檔案整理歸檔的合理性;三是要進(jìn)一步加強(qiáng)對文書檔案歸檔范圍的審查，重點(diǎn)檢查文書檔案整理歸檔的完善性，同時(shí)查看文書檔案資料是否符合規(guī)則需求;四是要針對目前已經(jīng)出現(xiàn)的問題，編制文書檔案整理歸檔標(biāo)準(zhǔn)，對工作中的操作進(jìn)行完善、規(guī)范，以圖文并茂的方式進(jìn)行詳盡講解，避免工作人員在文書檔案整理歸檔的過程中反復(fù)出差錯(cuò)。

另外，應(yīng)倡導(dǎo)將“風(fēng)險(xiǎn)控制”作為提高歸檔工作水平的導(dǎo)向內(nèi)容，文件歸檔工作面對的風(fēng)險(xiǎn)主要是指實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)目標(biāo)的相關(guān)障礙，歸檔工作人員需要客觀認(rèn)識到影響歸檔工作質(zhì)量、導(dǎo)致工作出錯(cuò)的相關(guān)因素，擅于總結(jié)歸納相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)要素，形成完善且符合單位資料管理工作要求的風(fēng)險(xiǎn)特征數(shù)據(jù)庫，以便于在工作前后適時(shí)評估工作質(zhì)量，有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。比如，根據(jù)事由大小、資料檔案級別高度、資料檔案領(lǐng)導(dǎo)重視程度、內(nèi)部結(jié)構(gòu)穩(wěn)定程度、檔案收集工作質(zhì)量等。筆者建議，在條件允許的情況下，實(shí)現(xiàn)信息化風(fēng)險(xiǎn)控制，創(chuàng)建小型風(fēng)險(xiǎn)特征數(shù)據(jù)庫，歸檔工作人員以此為基礎(chǔ)便可判定各個(gè)工作項(xiàng)目的具體風(fēng)險(xiǎn)數(shù)值。值得注意的是，風(fēng)險(xiǎn)特征的識別應(yīng)由經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理工作人員任責(zé)，如此才可確保風(fēng)險(xiǎn)特征因素的準(zhǔn)確性、有效性。

四、結(jié)束語

綜上所述，文書檔案年度整理歸檔是對一個(gè)體系一年來的工作總結(jié)，它能夠?qū)Ⅲw系在一年內(nèi)運(yùn)作所產(chǎn)生的內(nèi)容以量化、數(shù)據(jù)化的形式體現(xiàn)出來，從而為體系的運(yùn)作、決策、發(fā)展提供可靠的理論支撐。但是，文書檔案年度整理歸檔工作并不只是簡單的將文書檔案搜集起來，該項(xiàng)工作需要注意文書檔案材料之間的相互關(guān)聯(lián)，有效歸集，保證檔案資料的可利用性以及易用性。廣大從業(yè)者對這一點(diǎn)務(wù)必要有足夠的認(rèn)識，在實(shí)際工作中加強(qiáng)對相關(guān)理論原則的探究，并結(jié)合實(shí)際情況不斷完善。

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（作者單位：重慶市第十三人民醫(yī)院）