信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

劉燦

摘 要：文章從分析信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)入手，深入分析其存在的弊端，提出了信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;辦公室檔案;檔案管理;改革與創(chuàng)新

隨著信息化時(shí)代的不斷推進(jìn)，對(duì)于辦公室檔案管理來說，需要進(jìn)行信息化處理，必須跟上信息化發(fā)展步伐。為此，要想順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展以及新技術(shù)的需求，滿足新時(shí)期檔案管理與服務(wù)的要求，就必須對(duì)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。不僅需要檔案資源的電子化和數(shù)字化，也需要檔案管理方式的信息化，檔案服務(wù)方式的便捷化，還要保障檔案信息安全，才能在保證質(zhì)量的前提下，盡可能的提高工作的效率，進(jìn)而使得辦公室檔案管理資料更為全面，促進(jìn)其不斷創(chuàng)新。

一、信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)

信息時(shí)代，辦公室檔案工作呈現(xiàn)出一些新的特點(diǎn)，管理對(duì)象從傳統(tǒng)紙質(zhì)文件向電子文件轉(zhuǎn)變，管理方式從傳統(tǒng)手工方式向現(xiàn)代信息化轉(zhuǎn)變，服務(wù)方式也向遠(yuǎn)程化便捷化發(fā)展。

1.管理對(duì)象從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)向數(shù)字化

信息時(shí)代，不管是檔案學(xué)研究對(duì)象還是檔案工作對(duì)象都發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的檔案學(xué)理論研究與檔案工作，都是以傳統(tǒng)載體為客體，為研究對(duì)象，而信息時(shí)代，傳統(tǒng)載體的文件和檔案越來越少，電子文件和數(shù)據(jù)越來越多。而國家檔案局也提出了存量數(shù)字化，增量電子化的要求。

2.管理過程向信息化轉(zhuǎn)變

現(xiàn)如今的社會(huì)越來越趨向信息化社會(huì)，同時(shí)，信息化時(shí)代也影響著我們的生活。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下，信息化不僅給我們?nèi)粘５膶W(xué)習(xí)、工作、生活帶來了影響，而且我們逐漸意識(shí)到傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不適應(yīng)于現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，對(duì)于檔案的管理還需要引進(jìn)更為先進(jìn)的設(shè)備。目前，越來越多的單位建立起了自己的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，而且還將檔案管理工作的發(fā)展方向向著信息化轉(zhuǎn)變。

3.信息時(shí)代的檔案管理的快速發(fā)展

對(duì)于檔案管理來說，以前的檔案管理總是十分的單一而且非常不全面，往往以紙質(zhì)記載形式為主，其記載方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)如今都變?yōu)榱穗娮訖n案。由于社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展勢頭強(qiáng)勁，使得檔案管理得到了進(jìn)一步的發(fā)展，為此，電子檔案隨之產(chǎn)生。對(duì)于電子檔案來說，與紙質(zhì)版對(duì)比，電子檔案能夠盡可能的提高管理信息等準(zhǔn)確度、精準(zhǔn)度。同時(shí)，還進(jìn)一步解決了距離帶來的問題，方便了異地之間的溝通交流，使其能夠以最快的速度得到自己所要的信息。

4.提供多樣化的服務(wù)模式

具體表現(xiàn)在：在進(jìn)行單位的檔案管理工作過程中，其主要轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔r(shí)代的檔案管理，這種管理模式與以往的管理相比具有較大的優(yōu)勢，不僅使得檔案管理工作更加多樣化，而且還有利于提高管理工作的效率。另外，還能調(diào)動(dòng)相關(guān)員工的工作興趣，使其更好的投入到工作之中。

二、信息時(shí)代辦公室檔案管理工作中存在的弊端

如前所述，信息時(shí)代辦公室檔案管理對(duì)象發(fā)生轉(zhuǎn)變，管理方式，工作流程，服務(wù)方面等都呈現(xiàn)出一些新特點(diǎn)，因此，針對(duì)這些新特點(diǎn)，我們須要分析出存在的弊端，然后再有針對(duì)性的思路發(fā)展策略。

1.規(guī)劃與設(shè)計(jì)存在一定的滯后

對(duì)于辦公室檔案信息管理工作來說，隨著信息時(shí)代的發(fā)展，其中最為普遍的問題在于設(shè)計(jì)規(guī)劃布局存在一定的滯后性。對(duì)于檔案信息資源來說，其要想生成就必須依靠空間地域性，另外還受到資金的影響。為此，基于這樣的前提，如果想要制定與實(shí)施具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)劃方案，其必然面臨著較大的困難。

2.工作理念存一定的不足

對(duì)于以往的檔案管理而言，其更像是一個(gè)收藏品，難以使其實(shí)際的功能以及使用價(jià)值發(fā)揮出來。然而隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，能夠使得信息資源實(shí)現(xiàn)及時(shí)的調(diào)動(dòng)，并對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃。此外由于相關(guān)工作人員的服務(wù)意識(shí)不足，在實(shí)際工作中，致使檔案管理工作形同虛設(shè)，其管理也僅僅停留在表面。

3.管理方式不夠科學(xué)合理

在辦公室檔案信息管理工作中，以往的管理方式僅僅依靠工作人員的手頭工作以及相關(guān)操作，然而這樣的工作容易造成很大的漏洞。首先，致使大量的檔案材料難以進(jìn)行及時(shí)的更新與匯總。其次，由于其檔案管理資料的調(diào)取十分有限，使其作用難以發(fā)揮。最后，相關(guān)的管理工作人員的素質(zhì)存在不足，專業(yè)技術(shù)能力不強(qiáng)，所以導(dǎo)致信息化檔案管理工作難以順利進(jìn)行。一些單位尤其是規(guī)模較小的單位，對(duì)于檔案管理的規(guī)定并不科學(xué)，缺少有關(guān)的詳細(xì)規(guī)定，例如檔案管理中的責(zé)任制度以及獎(jiǎng)懲制度并不完善，致使各類文件較為混亂，號(hào)碼編制也不科學(xué)合理，對(duì)單位的生產(chǎn)經(jīng)營產(chǎn)生了一定的影響，檔案的管理與收集等步驟不科學(xué)，使得在資料獲取的過程中花費(fèi)大量的時(shí)間與精力。

例如在辦公室檔案管理中，某同事由于年紀(jì)偏大，任然沿用傳統(tǒng)的管理方式，沒有使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，當(dāng)有其他部門的人員需要查看相關(guān)資料檔案時(shí)，只是查看紙質(zhì)的資料。但是隨著檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，以往查閱、復(fù)制檔案材料需要30-60分鐘，現(xiàn)在只需短短的5分鐘，并且使紙質(zhì)檔案量下降了80%，這大大提高了工作效率。

4.材料的收集力度不足

就現(xiàn)階段辦公室檔案收集與歸檔工作而言，存在著材料收集力度不足等問題，降低了材料收集的質(zhì)量，使得檔案管理的流程不規(guī)范，部分檔案管理人員在工作中將資料隨意擺放。為此，企業(yè)在檔案管理過程中，應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督，將管理人員的歸檔模式控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，確保檔案收集與歸檔的質(zhì)量。此外，資料的不完整、缺乏連續(xù)性等問題也是材料收集中的問題，使得資料文件的可靠性降低。

三、信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新策略

面對(duì)信息時(shí)代辦公室檔案管理工作呈現(xiàn)出的新特點(diǎn)，在分析其存在的弊端的基礎(chǔ)上，必須要研究出相對(duì)的發(fā)展策略，才能更好的適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展，才能符合國家檔案行業(yè)發(fā)展要求，才能滿足社會(huì)的需求。

1.創(chuàng)新管理理念

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，如果想要使得檔案管理工作得到有效的落實(shí)，首先應(yīng)當(dāng)不斷更新檔案管理的理念，培養(yǎng)更多的管理人才，激勵(lì)其進(jìn)行創(chuàng)新研究，才能有效的促進(jìn)檔案管理工作的開展。其次，對(duì)于檔案管理工作人員來說，不僅要在心理上給與高度重視，明確自身工作的重點(diǎn)內(nèi)容，還應(yīng)當(dāng)掌握信息化的檔案管理工作。最后，單位在進(jìn)行招聘時(shí)，由于年輕人相對(duì)更加熟悉信息網(wǎng)絡(luò)，也更容易接受新型的信息化管理理念，為了以后的管理考慮，應(yīng)當(dāng)招聘那些較為年輕的人員。為此，要想在信息時(shí)代的作用下提高檔案管理工作的水平，就必須不斷更新管理理念。

2.健全檔案管理信息化工作體制

由于信息化時(shí)代的發(fā)展，使得單位需要處理的檔案信息越來越多，雖然其數(shù)據(jù)的增多增加了單位建設(shè)的參考依據(jù)，但是同時(shí)也增加了檔案管理工作的難度。那么，我們現(xiàn)階段所要解決的主要問題在于如何有效的利用這些新的檔案信息，顯然老舊的檔案管理模式已經(jīng)不能處理信息化時(shí)代下的檔案信息，要想使得檔案管理工作更加系統(tǒng)、規(guī)范，就必須結(jié)合自身工作的實(shí)際情況，依據(jù)信息化系統(tǒng)的技術(shù)特征，逐步建立起一個(gè)完整的管理體系，使得各個(gè)部門和相關(guān)人員都能意識(shí)到自己的崗位職責(zé)，并建立起一套完整的管理細(xì)則。另外，還應(yīng)當(dāng)建立監(jiān)督管理機(jī)制以及績效考核制度。最后，在進(jìn)行管理的過程中，對(duì)數(shù)字檔案應(yīng)當(dāng)給與高度重視，它不僅能方便我們的日常生活，還有利于儲(chǔ)存安全性能的提升。

3.加強(qiáng)“云計(jì)算”在辦公室檔案管理中的應(yīng)用

現(xiàn)階段，云計(jì)算技術(shù)已經(jīng)受到了廣泛的關(guān)注，其也被應(yīng)用于我們?nèi)粘Ｉ钪械母鱾€(gè)方面，對(duì)于云計(jì)算技術(shù)來說，其是通過許多運(yùn)算技術(shù)組合而成的，是目前我們所接受的較為新型的計(jì)算方式之一。在辦公室檔案管理的過程中引入云計(jì)算技術(shù)，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析、整理、總結(jié)和歸納，還能大大降低計(jì)算的時(shí)間，進(jìn)而減輕了工作人員的壓力，使得檔案管理更加真實(shí)可靠。通過運(yùn)用云計(jì)算方式，可以有效的整理、分析、儲(chǔ)存來自政府、企業(yè)等大量的數(shù)據(jù)。由于科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案資料也越來越復(fù)雜，不僅包括視頻、音頻，還有大量的圖片需要進(jìn)行處理，這無疑增加了處理的難度以及儲(chǔ)存的容量，而利用云計(jì)算，可以有效的處理這些檔案，提高了檔案管理工作的效率。

4.規(guī)范工作流程

在設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，首先要對(duì)現(xiàn)有的工作流程進(jìn)行優(yōu)化，其實(shí)是系統(tǒng)中的工作流程自動(dòng)化管理，檔案管理、檔案服務(wù)、歸檔過程的調(diào)度都通過調(diào)用工作流引擎中的方法來實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)管理、任務(wù)分發(fā)、過程管理、過程監(jiān)控完全由工作流驅(qū)動(dòng)承擔(dān)。完善的工作流管理是系統(tǒng)自動(dòng)化的基礎(chǔ)。如圖1。

5.更新管理模式

在以往的檔案管理過程中，由于各種原因，經(jīng)常會(huì)發(fā)生文件丟失、難以查找急需文件的情況，這嚴(yán)重阻礙了單位的運(yùn)行，也極有可能為單位帶來經(jīng)濟(jì)損失。另外，不僅會(huì)損害單位的經(jīng)濟(jì)利益，而且在對(duì)重要的資源進(jìn)行查找、修復(fù)的過程中，還需要調(diào)動(dòng)大量的人力物力財(cái)力，這必定會(huì)增加單位的成本，以及工作人員的工作量。為此，只有建立科學(xué)的管理模式，才能避免上述情況的發(fā)生。基于此，通過充分利用新的管理模式，可以將已經(jīng)記錄的文件按照文檔的內(nèi)容以及性質(zhì)，將其進(jìn)行整理分類，并依據(jù)時(shí)間對(duì)其進(jìn)行編號(hào)、存檔，另外，還應(yīng)利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備進(jìn)行記錄，形成電子化檔案。

6.提高檔案信息的私密性

對(duì)于檔案管理工作來說，隨著其不斷發(fā)展，只有不斷優(yōu)化與創(chuàng)新檔案管理工作，才能使其更具智能化、信息化以及現(xiàn)代化。然而，在具體實(shí)施的過程中，由于檔案信息資源的存放主要依靠的是一個(gè)較為虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間，所以一旦該硬件出現(xiàn)差錯(cuò)，那么就會(huì)丟失重要的數(shù)據(jù)資源。為此，要想有效的解決存在的風(fēng)險(xiǎn)問題，就必須不斷提高檔案信息的私密性。為了防患于未然，應(yīng)當(dāng)提前做好備份，才能使得檔案信息的安全性得以提升，從而使檔案管理工作順利開展，使其價(jià)值發(fā)揮到最大。

7.檔案管理及人才培養(yǎng)

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，為以后的查檔工作提供便利，全面提高人才培養(yǎng)，這就要求辦公室檔案管理人需要結(jié)合以下幾點(diǎn)：

第一，為提高檔案管理完整、準(zhǔn)確性需要檔案管理人員在收集檔案時(shí)認(rèn)真進(jìn)行分類、整理。

第二，培養(yǎng)高素質(zhì)的辦公室檔案管理人才需要得到單位及相關(guān)部門的資金和技術(shù)方面支持。

第三，可通過交流來取長補(bǔ)短，相關(guān)單位及企業(yè)、高校之間、檔案管理單位之間、專業(yè)工作者之間創(chuàng)造互相交流的機(jī)會(huì)，讓這種交流從而達(dá)到彌補(bǔ)檔案管理人員自身存在不足的目的，不斷的推動(dòng)辦公室檔案管理工作發(fā)展和進(jìn)步，開創(chuàng)檔案管理的新局面。

四、結(jié)束語

筆者從分析信息時(shí)代辦公室檔案管理工作有四方面的特點(diǎn)，管理對(duì)象從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)向數(shù)字化;管理過程向信息化轉(zhuǎn)變;信息時(shí)代的檔案管理的快速發(fā)展;提供多樣化的服務(wù)模式。深入分析其存在的弊端，如規(guī)劃與設(shè)計(jì)存在一定的滯后;工作理念存一定的不足;管理方式不夠科學(xué)合理;材料的收集力度不足。提出了創(chuàng)新管理理念、健全檔案管理信息化工作體制、加強(qiáng)“云計(jì)算”在辦公室檔案管理中的應(yīng)用、規(guī)范工作流程、更新管理模式、提高檔案信息的私密性、檔案管理及人才培養(yǎng)等七個(gè)方面的信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新策略。

隨著信息時(shí)代的不斷推進(jìn)，使得科學(xué)發(fā)展越來越迅速，人們利用信息化的機(jī)會(huì)越來越高，不僅方便了我們?nèi)粘５膶W(xué)習(xí)、工作和生活，而且還能為我們提供更為精確的信息?，F(xiàn)階段，將電子媒介應(yīng)用到檔案管理工作中，不僅使得其管理更加方便，而且還最大限度的提高了管理工作的效率，使其更加科學(xué)高效。同時(shí)，在管理中也會(huì)存在一定的問題，為此，要想得到更好的發(fā)展空間，就必須不斷創(chuàng)新單位辦公室檔案管理工作的理念。

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（作者單位：湖南廣播電視大學(xué)）