醫(yī)院經(jīng)濟合同管理中存在的問題及改進措施研究

陸瑜萍

隨著醫(yī)院各種經(jīng)濟活動的不斷增加，對外簽訂經(jīng)濟合同的數(shù)量也隨之增多，種類也呈現(xiàn)多元化，例如醫(yī)療設(shè)備和衛(wèi)生材料采購、后勤物資采購、基建改造修繕工程項目、信息系統(tǒng)建設(shè)、專利申請、科研項目合作等等。經(jīng)濟合同的管理已經(jīng)成為醫(yī)院經(jīng)濟管理工作的重要內(nèi)容。但由于重視程度不夠、人員專業(yè)性不強等方面的因素，使得醫(yī)院的經(jīng)濟合同管理仍存在不少問題。

一、醫(yī)院經(jīng)濟合同管理的現(xiàn)狀和原因

（一）對經(jīng)濟合同的認識與重視度不夠

醫(yī)院管理工作的開展對管理層的專業(yè)分類，具有直接的依賴性。醫(yī)院管理層大多來自于臨床醫(yī)學(xué)等非管理專業(yè)人員，往往“重業(yè)務(wù)輕管理”，對經(jīng)濟合同的管理重視度不夠;加之醫(yī)療行業(yè)屬于非盈利公益性，長期的計劃體制下形成了思維慣性，且一直以來大多處于合同較強勢方，對于經(jīng)濟合同風(fēng)險防范的法律意識薄弱。

（二）專業(yè)知識缺乏。在醫(yī)療單位，醫(yī)護專業(yè)人員比例占大部分，即使是職能管理部門也是如此。他們也許是醫(yī)療專業(yè)的佼佼者，但是在經(jīng)濟合同管理涉及的專業(yè)知識卻相對缺乏。

（三）管理制度缺乏或者不完善。醫(yī)院經(jīng)濟合同管理在簽訂和執(zhí)行過程中要流經(jīng)很多部門，涉及到的申請、論證、招標(biāo)采購、擬定、審查、審批、執(zhí)行、登記、保管等環(huán)節(jié)，貫徹于醫(yī)院整個管理流程。既要各部門各司其職，又要相互監(jiān)督，還要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，所以管理制度必不可少。但是，很多醫(yī)療單位仍沒有制定相關(guān)的管理制度，讓合同管理無章可循或者即使有制度也不切合實際工作需要，導(dǎo)致制度流于形式。

（四）經(jīng)濟合同管理的手段相對落后。不少醫(yī)院還在用紙質(zhì)傳遞、手工審核、批復(fù)的方式，進行合同的管理工作。

二、經(jīng)濟合同管理中的主要風(fēng)險點

（一）經(jīng)濟合同訂立環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險點，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.未通過正規(guī)的采購環(huán)節(jié)而直接簽訂合同;應(yīng)當(dāng)簽訂合同的不簽訂合同;將重要合同拆分成幾個小合同等;

2.對合同方的主體資格審核不嚴(yán);

3.合同內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)。例如：合同內(nèi)容不全、要素不全;合同標(biāo)的數(shù)量、質(zhì)量、履約方式、支付方式不明確或者表述存在歧義;違約責(zé)任和條款的制定不合規(guī)等;

4.管理不夠規(guī)范：例如流程不科學(xué)、各部門分工不明確、不相容崗位未分離、各層次未授權(quán)審批等。

5.重要經(jīng)濟合同未按照內(nèi)部控制的要求，實行多人參與、共同決策、相互制衡。

6.院方合同簽訂人未經(jīng)法人授權(quán)或者超越權(quán)限簽訂合同。

（二）合同執(zhí)行過程的風(fēng)險

合同執(zhí)行環(huán)節(jié)中，由于管理措施的針對性不足或者管理工作開展不夠深入，存在不少風(fēng)險。這方面問題具體表現(xiàn)如下：1.合同簽訂后，對合同履行監(jiān)督力度不夠，從而出現(xiàn)實際執(zhí)行部門未嚴(yán)格執(zhí)行合同條款或部分執(zhí)行。2.合同簽訂人員與執(zhí)行人員之間銜接脫節(jié)，導(dǎo)致實際執(zhí)行者未能及時發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致單位利益受損情況。3.法律意識不足，對于合同方違約情形，沒有收集違約證據(jù)的意識，導(dǎo)致舉證困難。4.對于合同漏項和合同糾紛的處理不當(dāng)。

（三）合同登記環(huán)節(jié)管理風(fēng)險

合同登記環(huán)節(jié)管理風(fēng)險較為容易被忽略掉，在管理過程中一旦出現(xiàn)這方面的問題，將會對醫(yī)院的利益造成直接的影響。1.合同保管不當(dāng)，存在篡改、丟失、毀損的風(fēng)險：各類合同散在相關(guān)管理部門分開管理，沒有明確的合同統(tǒng)一管理部門。未將合同納入醫(yī)院檔案，進行統(tǒng)一編號歸檔管理;未指定專人進行保管;2.合同查閱、復(fù)印流程不規(guī)范，存在醫(yī)院機密泄露的風(fēng)險。

三、針對現(xiàn)狀，結(jié)合以上風(fēng)險點，提出的改進措施

（一）強化管理制度

建立一套嚴(yán)謹(jǐn)完善、流程清晰、責(zé)權(quán)分明、可操作性強的合同管理制度。制度內(nèi)容至少應(yīng)當(dāng)涵蓋如下層面：1.內(nèi)部授權(quán)審批控制，明確分級授權(quán)審批權(quán)限;2.結(jié)合本單位的情況，制定切實可行的經(jīng)濟合同簽訂流程，規(guī)定合同起草部門、審核、執(zhí)行、管理、保管部門，并明確各部門職權(quán)、職責(zé);3.明確合同管理中不相容的崗位分離以及定期輪崗。4.重要合同實行會簽制，多人參與、集體決策、互相制衡。5.將經(jīng)濟合同納入醫(yī)院檔案統(tǒng)一管理，并明確保管、查閱、復(fù)印等流程。6.落實各環(huán)節(jié)責(zé)任人，制定處罰條款。

（二）推行規(guī)范合同文本，逐步按類提供標(biāo)準(zhǔn)化合同模板

借鑒既往合同示范文本，結(jié)合實踐逐步按類（例如：貨物類、服務(wù)類、工程類）制定標(biāo)準(zhǔn)化合同范本，并由法律顧問、財務(wù)部門、各經(jīng)辦部門等相關(guān)部門共同討論，對簽訂過程中常見的問題加以約束。這樣既可以節(jié)省合同草擬人的時間，也可以節(jié)約合同審核人的時間，大大的提高了合同審計效率。由經(jīng)辦部門在實際執(zhí)行中，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)文件結(jié)合實際情況，進行不斷完善和補充。

（三）加強監(jiān)督，確保制度監(jiān)管作用能夠真正發(fā)揮

一是充分發(fā)揮醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察和內(nèi)部審計的監(jiān)督作用。紀(jì)檢監(jiān)察部門可通過開展法紀(jì)法規(guī)、預(yù)防職務(wù)犯罪、反商業(yè)賄賂、廉潔自律等方面的教育，落實重點部門、重要崗位定期輪換制度等方式，持續(xù)強化對相關(guān)崗位的廉政監(jiān)管。內(nèi)部審計通過拓展審計內(nèi)容，開展合同審計工作等，共同加強合同履約過程中的監(jiān)督力度。

二是實行責(zé)任追究制，明確部門負責(zé)人為第一責(zé)任人，落實處罰條款。對于違反制度的行為，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依照相關(guān)的管理內(nèi)容，加大對相關(guān)人員的處理，將管理工作實效與績效考核相掛鉤，確保制度能夠深度落實。

（四）加強人員隊伍建設(shè)

現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的多元化，需要更多的復(fù)合型管理人才。醫(yī)院可以通過內(nèi)部人員建設(shè)和外部人力資源兩個方面著手，加強人才隊伍建設(shè)。內(nèi)部人員建設(shè)方式包括外送內(nèi)培、引進法律人才等多種方式。外部人力資源管理則包括聘請簽約法律顧問、重要合同聘請外部審計等形式。在隊伍建設(shè)工作開展中，還應(yīng)當(dāng)革新人才管理理念，對于技能水平高、綜合素養(yǎng)高、業(yè)務(wù)能力強等年輕人才，要給予他們充分的發(fā)揮空間，全面提升其工作積極性，為醫(yī)院管理工作水平的持續(xù)推進奠定堅實的基礎(chǔ)。

（五）依托信息化管理

引進信息化手段，規(guī)范管理，提高效率。例如引進“合同管理系統(tǒng)”，利用OA線上審批等信息化手段，將合同簽訂全流程包括擬定合同、復(fù)核、會簽、審批、存檔等，均通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)。從而實現(xiàn)不相容崗位分離、分級授權(quán)、信息留痕以及存檔管理、方便查詢等目的，完善醫(yī)院的內(nèi)部控制機制。

信息化管理同樣對工作人員的技能水平有著較高要求，這就要求在信息化平臺建設(shè)中，必須建立起與醫(yī)院合同管理工作實際相契合的管理平臺。同時還應(yīng)當(dāng)加大對管理人員信息化應(yīng)用培訓(xùn)力度，強化工作人員的信息化素養(yǎng)，以此提升合同管理整體水平。

四、結(jié)語

合同管理已經(jīng)成為醫(yī)院日常管理工作的重要部分。做好合同管理工作，是確保其他管理工作能夠順利實施的重要保障。在實際工作中，必然要求管理人員強化對經(jīng)濟合同管理重要性的認識，通過制度建設(shè)、實效落實、人才隊伍建設(shè)和信息化技術(shù)應(yīng)用等多個方面的投入，不斷提升經(jīng)濟合同管理工作的實效，以此確保醫(yī)院整體工作開展水平不斷提升。（作者單位：廣西壯族自治區(qū)柳州市中醫(yī)醫(yī)院）