規(guī)范學(xué)校檔案管理工作的策略分析

彭巧燕

摘 要：本文將簡(jiǎn)單介紹規(guī)范學(xué)校檔案管理工作的重要意義，分析當(dāng)下檔案管理中存在的各種問(wèn)題，并從人員培訓(xùn)、管理體系及信息化發(fā)展等方面，就相應(yīng)對(duì)策展開(kāi)探討。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理 規(guī)范 策略

中圖分類(lèi)號(hào)：G472.4文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）05-0-01

在信息化時(shí)代背景下，學(xué)校檔案管理迎來(lái)了全新機(jī)遇和挑戰(zhàn)，現(xiàn)有管理模式暴露出了不少缺陷和不足，已經(jīng)無(wú)法滿足實(shí)際需求，必須盡快采取合理措施對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化和規(guī)范。只有如此，才能充分發(fā)揮檔案管理作用，為學(xué)校正常運(yùn)行、教學(xué)水平提升以及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供重要支持和保障。

一、規(guī)范學(xué)校檔案管理工作的重要意義

檔案管理是學(xué)校管理工作的一部分，故而其直接影響到學(xué)校管理水平。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理水平能夠在信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云技術(shù)等的共同支持下得以飛速提升，而對(duì)相應(yīng)的檔案管理工作加以規(guī)范，則能夠有效保障管理水平提升。而學(xué)校檔案不僅僅是反映學(xué)校運(yùn)行發(fā)展情況的資料，更是反映學(xué)校在行政、教學(xué)、管理、發(fā)展方向等方面的不足的依據(jù)，規(guī)范檔案管理能夠更加有效地挖掘檔案信息，為學(xué)校運(yùn)行發(fā)展的全面優(yōu)化和完善提供支持，促進(jìn)學(xué)校管理水平提升。而且隨著現(xiàn)代教育的逐步完善，教育界的競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，學(xué)校資質(zhì)評(píng)估也逐漸成為學(xué)校運(yùn)行管理所重點(diǎn)考慮的部分，而規(guī)范化、高水平的檔案管理，則能為相應(yīng)的資質(zhì)評(píng)估提供規(guī)范化的基礎(chǔ)內(nèi)容，有利于學(xué)校資質(zhì)評(píng)估。

二、學(xué)校檔案管理中的問(wèn)題分析

1.檔案管理人員綜合素養(yǎng)偏低

對(duì)檔案管理而言，管理質(zhì)量和效率直接受管理人員綜合素養(yǎng)影響，但是當(dāng)前學(xué)校檔案管理人員的素養(yǎng)明顯難以滿足實(shí)際需求。一方面，很多管理人員都不重視檔案管理，對(duì)檔案管理的認(rèn)知存在一定偏差，認(rèn)為只需要將數(shù)據(jù)資料準(zhǔn)備好并進(jìn)行妥善保管即可，重視程度不夠;另一方面，檔案管理人員自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平不高，專(zhuān)業(yè)技能掌握不熟練，專(zhuān)業(yè)能力較差。在管理人員綜合素養(yǎng)不高的情況下，學(xué)校檔案管理水平始終難以得到有效提升。

2.檔案管理制度不完善且管理要求不高

學(xué)校檔案管理要想實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，必然需要科學(xué)、完善的制度體系做基礎(chǔ)。不過(guò)目前相關(guān)制度并不完善，對(duì)管理權(quán)責(zé)的劃分不夠明確，管理流程未得以確定，同時(shí)管理要求相對(duì)較低。尤其是監(jiān)督制度的不完善，使得檔案管理中的各種缺陷和不足無(wú)法得到有效發(fā)現(xiàn)和改善，嚴(yán)重影響整體管理水平提升。

3.信息化進(jìn)程受阻且檔案利用率過(guò)低

信息化時(shí)代的到來(lái)，學(xué)校雖然在進(jìn)行相應(yīng)的檔案信息化管理改革，但是受多方面因素影響，信息化進(jìn)程受到了不小阻礙。學(xué)校資金較為有限，基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不完善，整體信息技術(shù)水平偏低，專(zhuān)業(yè)人才較為缺乏，紙質(zhì)檔案資料多且轉(zhuǎn)化速度慢等原因的存在，都導(dǎo)致檔案管理信息化進(jìn)程受阻。另外學(xué)校對(duì)檔案的利用率較低，不注重檔案信息挖掘，不能完全發(fā)揮檔案作用。

三、規(guī)范學(xué)校檔案管理工作的策略

1.落實(shí)檔案管理人員培訓(xùn)

要想規(guī)范學(xué)校檔案管理工作，首先應(yīng)當(dāng)從人員方面入手。只有確保檔案管理人員綜合素養(yǎng)足夠高，他們才能有效支持規(guī)范化的管理工作進(jìn)行和開(kāi)展，否則再完好的制度也難以保障實(shí)際工作效果。對(duì)此，學(xué)校必須對(duì)檔案管理加以重視，要求管理人員認(rèn)真做好本職工作，同時(shí)積極落實(shí)針對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)管理工作。從專(zhuān)業(yè)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)技能、工作經(jīng)驗(yàn)、信息技術(shù)、創(chuàng)新管理、職業(yè)道德等方面對(duì)檔案管理人員綜合素養(yǎng)提出指標(biāo)化要求，并通過(guò)指標(biāo)考核的方式對(duì)管理人員綜合素養(yǎng)加以考核，根據(jù)考核結(jié)果針對(duì)性地制定培訓(xùn)方案，規(guī)劃好短、中、長(zhǎng)期培訓(xùn)目標(biāo)，務(wù)必要確保檔案管理人員能夠在短時(shí)間內(nèi)快速成長(zhǎng)并勝任工作崗位。同時(shí)還要加強(qiáng)人員管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理人員在工作中存在的問(wèn)題并加以糾正，引導(dǎo)管理人員做好本職工作，為檔案管理工作的規(guī)范化開(kāi)展創(chuàng)造良好基礎(chǔ)。

2.全面完善檔案管理體系

規(guī)范化的檔案管理必然離不開(kāi)完善的管理體系支持，學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極探索相應(yīng)的體系構(gòu)建及完善路徑。首先要完善管理制度，以管理目標(biāo)和要求為基礎(chǔ)，針對(duì)檔案管理全過(guò)程構(gòu)建全方位的管理制度。積極借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)針對(duì)現(xiàn)有制度的不足之處進(jìn)行優(yōu)化，不斷促使管理制度各方面得以優(yōu)化，提升制度整體科學(xué)性、合理性與有效性。從檔案材料的搜集與整理，到檔案的錄入與儲(chǔ)存，再到檔案的調(diào)用和信息挖掘，都需要構(gòu)建對(duì)應(yīng)的管理制度，而管理人員則必須嚴(yán)格按照制度要求執(zhí)行，不得出現(xiàn)隨意違規(guī)操作的情況。而且在信息化背景下，一定要針對(duì)信息化管理需求盡快完善相應(yīng)的管理制度，為信息化進(jìn)程的快速推進(jìn)保駕護(hù)航。另外應(yīng)當(dāng)重視監(jiān)管評(píng)價(jià)制度的完善與落實(shí)。根據(jù)檔案管理目標(biāo)與需求，針對(duì)管理工作制定相應(yīng)的監(jiān)管評(píng)價(jià)制度，真實(shí)反映檔案工作開(kāi)展情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的不足并加以改善。

3.大力發(fā)展檔案信息化管理模式

信息化浪潮下學(xué)校檔案管理必然會(huì)逐步實(shí)現(xiàn)信息化，而信息化的檔案管理尚處于發(fā)展階段，尚不成熟，必然需要通過(guò)不斷探索與優(yōu)化來(lái)實(shí)現(xiàn)其規(guī)范化。學(xué)校應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確意識(shí)到信息化發(fā)展趨勢(shì)的必然性，積極投入足夠資源支持信息基礎(chǔ)建設(shè)，創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)條件。同時(shí)建設(shè)統(tǒng)一的信息化管理平臺(tái)，基于現(xiàn)有管理制度探索信息化管理制度的構(gòu)建方向，積極落實(shí)紙質(zhì)檔案信息化轉(zhuǎn)化工作，重視信息技術(shù)人才培養(yǎng)，明確信息化管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理人員信息技術(shù)水平，全方位規(guī)范學(xué)校檔案信息化管理。更為重要的是，在信息化管理模式下學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極挖掘檔案信息價(jià)值，不斷提升檔案利用水平，讓檔案能夠成為指導(dǎo)學(xué)校運(yùn)行發(fā)展的重要依據(jù)。

結(jié)語(yǔ)

綜上可知，規(guī)范學(xué)校檔案管理工作有利于學(xué)校管理水平提升，并為學(xué)校良好運(yùn)行及長(zhǎng)效發(fā)展提供重要支持。學(xué)校應(yīng)當(dāng)充分意識(shí)到檔案管理的重要性，全面分析并發(fā)現(xiàn)當(dāng)下檔案管理中存在的不足，準(zhǔn)確把握信息化浪潮下的檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，從而采取合理措施推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，促進(jìn)管理水平不斷提升。

參考文獻(xiàn)

[1]曹曉春.規(guī)范學(xué)校檔案管理工作，提升學(xué)校管理層次[J].價(jià)值工程，2014（7）：254-255.

[2]楊東燕.規(guī)范檔案管理對(duì)學(xué)校發(fā)展建設(shè)的重要性研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（11）：65-66.

[3]李香峰.學(xué)校檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理探討[J].北方文學(xué)：中，2017（1）：144.