電力企業(yè)檔案數(shù)字化質(zhì)量及安全保障探析

任曉梅 王璟

摘 要：在新的歷史條件下，檔案數(shù)字化成為電力企業(yè)檔案管理的一大重要發(fā)展趨勢(shì)，這對(duì)提升檔案管理效率、增強(qiáng)檔案利用率有積極作用。與此同時(shí)，如何保障檔案數(shù)字化質(zhì)量及安全，成為電力企業(yè)檔案管理面臨的關(guān)鍵問(wèn)題。本文簡(jiǎn)單闡述了電力企業(yè)檔案數(shù)字化的意義，重點(diǎn)討論了相應(yīng)的質(zhì)量控制與安全保障措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè) 檔案數(shù)字化 質(zhì)量 安全

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）05-00-01

電力企業(yè)檔案具體包括電力工程項(xiàng)目信息、人資管理信息、資產(chǎn)管理信息等，這些信息能夠?yàn)槠髽I(yè)自身的發(fā)展提供有力的信息支持。傳統(tǒng)管理模式下，檔案基本都是紙質(zhì)的，常會(huì)發(fā)生遺失、損毀等問(wèn)題。信息化時(shí)代，檔案逐漸走向數(shù)字化，傳統(tǒng)管理問(wèn)題得到有效改善，但新的問(wèn)題又開(kāi)始出現(xiàn)，尤其是檔案數(shù)字化的質(zhì)量與安全問(wèn)題，已經(jīng)成為當(dāng)前電力企業(yè)檔案管理中要解決的關(guān)鍵問(wèn)題。對(duì)于電力企業(yè)而言，只有保障好檔案數(shù)字化的質(zhì)量與安全，才能夠發(fā)揮檔案優(yōu)勢(shì)，使其更好地服務(wù)于自身發(fā)展。

一、電力企業(yè)檔案數(shù)字化的意義

所謂檔案數(shù)字化，就是通過(guò)掃描、拍攝等技術(shù)手段將已收集好的檔案資料從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化，以網(wǎng)絡(luò)為依托，借助計(jì)算機(jī)軟件對(duì)其進(jìn)行有效管理。與傳統(tǒng)管理相比，檔案數(shù)字化管理具有明顯優(yōu)勢(shì)。一，可減少管理成本。電力企業(yè)每天都會(huì)產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)信息，在對(duì)其進(jìn)行歸檔整合與存儲(chǔ)的過(guò)程中，需要花費(fèi)大量的資源。數(shù)字化后的檔案無(wú)需占用較多的儲(chǔ)存空間，當(dāng)有檔案調(diào)用需求時(shí)，只要借助計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行查詢即可，也不需要設(shè)專人專崗進(jìn)行查找，這就減少了企業(yè)在人力與資金上的成本支出。二，可提升辦公效率。電力企業(yè)辦公中，有時(shí)需要以檔案作為工作指導(dǎo)。但紙質(zhì)檔案查詢過(guò)程繁瑣，還會(huì)出現(xiàn)檔案遺失、損毀的情況，這就給辦公增加了難度。檔案數(shù)字化后，辦公只需借助計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案查詢，不會(huì)花費(fèi)太多時(shí)間，這就促進(jìn)了辦公效率的提升。三，可解決傳統(tǒng)檔案管理問(wèn)題。傳統(tǒng)管理模式下，檔案基本為紙質(zhì)，對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境的要求較高，稍有不慎，就會(huì)出現(xiàn)紙張殘缺、字跡退化、被火燒掉、潮濕毀壞等問(wèn)題。檔案數(shù)字化后，紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描、拍攝等技術(shù)手段被轉(zhuǎn)化為電子版存檔，傳統(tǒng)檔案管理問(wèn)題被有效規(guī)避。因此，電力企業(yè)檔案數(shù)字化具有重要意義。

二、電氣企業(yè)檔案數(shù)字化質(zhì)量控制措施

1.合理制定數(shù)字化方案

數(shù)字化方案是檔案數(shù)字化工作的重要指導(dǎo)，直接影響其工作質(zhì)量。因此，電力企業(yè)有必要合理制定數(shù)字化方案。在此過(guò)程中，充分把握怎樣實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、應(yīng)用什么技術(shù)數(shù)字化、通過(guò)什么流程完成數(shù)字化、如何進(jìn)行操作等重要問(wèn)題，排除影響檔案數(shù)字化質(zhì)量的風(fēng)險(xiǎn)因素，從而提升方案的合理性，為檔案數(shù)字化工作的開(kāi)展創(chuàng)造良好條件。

2.科學(xué)選擇數(shù)字化軟件

數(shù)字化軟件是管理數(shù)字化后的檔案的重要工具，不同的軟件功能各異，適用于不同的應(yīng)用場(chǎng)景。與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的數(shù)字化軟件，不僅能夠?yàn)闄n案管理工作提供有力的技術(shù)支撐，也有降低管理成本、提升工作效能的作用。所以，筆者認(rèn)為電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)科學(xué)選擇數(shù)字化軟件。在此過(guò)程中，深入分析自身發(fā)展模式與特點(diǎn)，明確自身具體適合什么樣的數(shù)字化軟件。選擇好軟件之后，以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為參考，確定檔案數(shù)字化的相關(guān)參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

3.落實(shí)檢驗(yàn)與評(píng)估工作

檢驗(yàn)與評(píng)估工作的主要目的在于，衡量檔案數(shù)字化質(zhì)量是否滿足實(shí)際需求，這是檔案數(shù)字化中最重要的一環(huán)。因此，對(duì)于電力企業(yè)而言，有必要落實(shí)檢驗(yàn)與評(píng)估工作。在此過(guò)程中，首先確定檢驗(yàn)與評(píng)估的指標(biāo)，將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、數(shù)字化軟件運(yùn)行狀態(tài)、檔案更新與信息錄入、人員操作等均納入到指標(biāo)范圍，以增強(qiáng)檢驗(yàn)與評(píng)估的客觀性與全面性。其次，基于確定好的指標(biāo)，對(duì)檔案數(shù)字化工作流程與各環(huán)節(jié)進(jìn)行檢驗(yàn)與評(píng)估，深入探索當(dāng)前檔案數(shù)字化中存在的問(wèn)題，通過(guò)對(duì)問(wèn)題產(chǎn)生原因的有效分析，提出相應(yīng)的解決策略。對(duì)于某些難以解決的問(wèn)題，上報(bào)給上級(jí)部門(mén)。最后，建立檔案數(shù)字化檢驗(yàn)與評(píng)估工作動(dòng)態(tài)臺(tái)賬，記錄檢驗(yàn)與評(píng)估結(jié)果信息。

三、電力企業(yè)檔案數(shù)字化安全保障措施

1.完善安全管理制度

一套完整的安全管理制度能夠?qū)`反安全規(guī)定及相關(guān)法律的行為進(jìn)行有效約束，并保障涉密信息安全。所以，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重完善安全管理制度。在此過(guò)程中，針對(duì)數(shù)字化系統(tǒng)設(shè)備制定相應(yīng)的管理制度，給出明確的使用安全保密規(guī)定，基于此，合理安排其日常管理、專項(xiàng)維護(hù)等工作內(nèi)容。對(duì)于檔案數(shù)字化相關(guān)人員的管理，根據(jù)掃描員、質(zhì)檢員、檔案保管員等不同崗位的職能需求，制定相應(yīng)的管理辦法，給出嚴(yán)格的身份認(rèn)證程序，并對(duì)其權(quán)限進(jìn)行分級(jí)，同時(shí)約束其檔案訪問(wèn)權(quán)利。另外，對(duì)一些保密等級(jí)較高的檔案管理場(chǎng)所，也要制定相關(guān)的出入規(guī)定，嚴(yán)格限制人員出入，以提升管理的安全性。

2.制定安全保密方案

計(jì)劃周密、詳細(xì)的安全保密方案，有利于提升檔案數(shù)字化管理的安全性，能夠促進(jìn)檔案數(shù)字化工作的順利實(shí)施。因此，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)從實(shí)際入手，合理制定安全保密方案。在此過(guò)程中，首先確定檔案數(shù)字化的管理操作都在企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行，并保證局域網(wǎng)與外網(wǎng)的有效隔離。其次，確定安裝檔案數(shù)字化軟件的計(jì)算機(jī)所處環(huán)境不容易受到人為因素的破壞，并保證環(huán)境溫濕度適宜，且具有防火、防震、防爆、防電磁干擾等功能。再次，確定檔案數(shù)字化是在安全保密的環(huán)境中進(jìn)行的，保證紙質(zhì)檔案信息向電子版轉(zhuǎn)化的效率。最后，確定任何使用檔案數(shù)字化軟件及服務(wù)器的人員都會(huì)經(jīng)過(guò)身份識(shí)別技術(shù)的驗(yàn)證，保證將非法用戶隔絕在外。

3.強(qiáng)化安防系統(tǒng)建設(shè)

安防系統(tǒng)的建設(shè)，對(duì)保障檔案安全性有重要作用，有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的有效規(guī)避。 案從紙質(zhì)向電子版的轉(zhuǎn)化，它和企業(yè)的發(fā)展密切相關(guān)，具有較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，需要性能優(yōu)越的安防系統(tǒng)的有力支撐。因此，電力企業(yè)有必要強(qiáng)化安防系統(tǒng)建設(shè)。在此過(guò)程中，結(jié)合實(shí)際情況安裝門(mén)禁系統(tǒng)、消防報(bào)警系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、自動(dòng)滅火系統(tǒng)、環(huán)境調(diào)節(jié)系統(tǒng)等。

結(jié)語(yǔ)

在新的時(shí)代背景下，我國(guó)電力行業(yè)進(jìn)入了新的臺(tái)階。傳統(tǒng)檔案管理模式與手段已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代電力企業(yè)的需求，從當(dāng)前情況來(lái)看，在未來(lái)，檔案信息化會(huì)成為電力企業(yè)檔案管理的一大重要發(fā)展趨勢(shì)。對(duì)于電力企業(yè)而言，有必要立足于實(shí)際實(shí)施檔案數(shù)字化工作，同時(shí)加強(qiáng)其質(zhì)量控制與安全保障，以促進(jìn)自身發(fā)展。

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