事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)分析

張福江

摘 要：檔案對(duì)于一個(gè)單位和涉及個(gè)人來說至關(guān)重要，隨著信息化的發(fā)展，信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域也越來越廣，檔案信息化建設(shè)進(jìn)程不斷加快，為單位和查檔利用人員帶來極大便利。但是限于種種原因，檔案信息化建設(shè)發(fā)展并不均衡，還存在不少問題和困難。本文對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問題和困難進(jìn)行了分析，并有針對(duì)性的提出了解決意見。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案 信息化建設(shè) 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）05-00-01

隨著信息化的普及，國(guó)家對(duì)檔案管理信息化越來越重視，中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳出臺(tái)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，文件中明確要求加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化，這充分說明信息化管理逐漸成為檔案管理的主流趨勢(shì)。隨著國(guó)家綜合檔案館信息化的普及和利用，大多數(shù)的事業(yè)單位也開始探索檔案管理的信息化建設(shè)，但是在信息化建設(shè)過程中卻存在著種種問題，影響著檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

一、檔案信息化建設(shè)的含義和原則

檔案信息化建設(shè)，就是對(duì)單位室藏紙質(zhì)檔案通過數(shù)字化掃描的方式進(jìn)行加工，并利用檔案管理軟件進(jìn)行檔案信息資源的管理。室藏檔案資源，只有通過數(shù)字化加工，才能實(shí)現(xiàn)信息化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)數(shù)字化和利用的網(wǎng)絡(luò)化。

在檔案的信息化建設(shè)過程中，要明確遵循以下三點(diǎn)原則，確保檔案信息化建設(shè)的有序推進(jìn)，一是規(guī)范性原則，在檔案信息化建設(shè)的全過程都要秉持規(guī)范性的原則，這是做好檔案信息化建設(shè)的首要原則，尤其是在數(shù)字化加工過程中，一定要注意規(guī)范性，要制定合理的紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工方案，確保數(shù)字化掃描檔案資源的規(guī)范性;二是注重檔案信息化建設(shè)的效益，室藏檔案涉及的檔案類型較多，每種檔案有每種檔案的專業(yè)特點(diǎn)，這就需要多個(gè)崗位人員的配合，提高檔案信息化建設(shè)的效率;三是注重檔案資源的安全管理，這不僅是指在數(shù)字化過程中對(duì)檔案資源的保護(hù)，還指檔案信息化資源的安全保護(hù)，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，堅(jiān)決避免檔案信息泄露和丟失。

二、檔案管理信息化的意義

事業(yè)單位檔案管理的信息化對(duì)于單位自身及單位的服務(wù)對(duì)象來說都具有重要的意義。一方面，對(duì)于單位自身來說，可以更便捷更快速的做好檔案的收集和整理工作，還可以節(jié)省傳統(tǒng)檔案管理模式中的人力和財(cái)力消耗，同時(shí)還會(huì)避免對(duì)紙質(zhì)檔案的損壞和丟失，增加了對(duì)紙質(zhì)檔案資源的有效保護(hù)，大大提高單位的檔案管理水平。另一方面，檔案管理的信息化重要的一點(diǎn)就是利用的網(wǎng)絡(luò)化，信息化管理更方便于檔案的查找，可以節(jié)省大量的時(shí)間和人力，查檔服務(wù)效率高，對(duì)于查檔利用人員來說，這不僅節(jié)省了寶貴的時(shí)間，還大大增強(qiáng)了檔案查找的精準(zhǔn)度，更方便找到所需檔案信息。

三、檔案信息化建設(shè)中的困難

雖然越來越多的事業(yè)單位也開始了檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)行了有效的探索和嘗試，也積累了大量的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但是我們通過分析當(dāng)前的推進(jìn)情況，仍然可以看到檔案信息化建設(shè)還面臨著不小的困難。

1.對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)不到位

檔案信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨，但是限于當(dāng)前社會(huì)檔案意識(shí)的淡薄，對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)不夠等原因，除了國(guó)家綜合檔案館、高校檔案館和部分高層次企事業(yè)單位外，大多數(shù)的基層事業(yè)單位對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)還不足，尤其是單位的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)本單位的業(yè)務(wù)工作格外重視，在人力、物力和財(cái)力上舍得投入，但是對(duì)于檔案工作總認(rèn)為收集好、整理好，不出問題就算可以了，沒有意識(shí)到檔案對(duì)單位發(fā)展的重要意義，導(dǎo)致對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)也存在誤區(qū)，沒能積極實(shí)踐檔案信息化建設(shè)。

2.檔案信息化建設(shè)所需專業(yè)人才較為匱乏

專業(yè)的工作需要專業(yè)的人才從事，檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員的要求極為嚴(yán)格，不僅要懂得檔案管理的相關(guān)知識(shí)，還要熟悉掌握檔案信息化的各種操作技能。目前，現(xiàn)有的檔案管理人員對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理流程相對(duì)熟悉，但是對(duì)于計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)施設(shè)備的操作卻知之較少，現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)方面的人才又普遍不熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。加上現(xiàn)在大多數(shù)的事業(yè)單位在人才招錄和人才引進(jìn)中大多注重對(duì)業(yè)務(wù)人才的引進(jìn)，而忽略了對(duì)檔案專業(yè)復(fù)合型人才的引進(jìn)，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)所需人才較為匱乏。

3.檔案信息化建設(shè)配套軟硬件配備不齊全

檔案的信息化建設(shè)必然離不開檔案信息化管理所需要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等，但是前面提到的，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)不到位，這往往會(huì)導(dǎo)致在檔案信息化建設(shè)中投入的資金較少，尤其是機(jī)房建設(shè)所需資金又相對(duì)較多，單位領(lǐng)導(dǎo)往往是將資金用于單位業(yè)務(wù)建設(shè)的投入，而導(dǎo)致在檔案信息化建設(shè)中投入的資金少之又少，進(jìn)一步限定了檔案信息化建設(shè)的步伐。

四、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

1.提高思想認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性

各事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要從思想深處認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，把檔案信息化建設(shè)工作作為本單位的一項(xiàng)重要工作來抓，要高度重視檔案信息化建設(shè)，早日把檔案信息化建設(shè)提上日程。同時(shí)，要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，尤其是加強(qiáng)檔案信息化知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高自己對(duì)檔案信息化建設(shè)的掌握能力，方便在今后的信息化建設(shè)中發(fā)現(xiàn)問題、提供意見建議，以便使檔案信息化建設(shè)工作更快、更規(guī)范的開展。

2.培養(yǎng)專業(yè)人才，努力構(gòu)建檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才隊(duì)伍

對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理人員要有針對(duì)性的制定培訓(xùn)計(jì)劃，努力提升他們的檔案綜合業(yè)務(wù)能力，培育有潛力的工作人員成為滿足檔案信息化建設(shè)的復(fù)合型人才。在人才招錄和引進(jìn)工作中，要有重點(diǎn)的加大復(fù)合型人才的引進(jìn)，確保有足夠的專業(yè)人才推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。

3.加大資金投入，完善檔案信息化建設(shè)設(shè)施設(shè)備

檔案信息化建設(shè)離不開資金的投入，各單位一定要加大資金投入，首先單位要提供足夠的資金用于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描加工，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案資源的信息化管理;其次，要提供足夠資金購(gòu)買計(jì)算機(jī)、高清掃描儀、服務(wù)器等設(shè)施設(shè)備，并根據(jù)單位需求，購(gòu)買滿足需求的檔案資源管理系統(tǒng)，方便檔案的信息化管理;最后，還要投入必要的資金購(gòu)買防火墻等安全管理軟件，確保檔案信息資源不被黑客攻擊，不出現(xiàn)損壞和失泄密情況，切實(shí)維護(hù)檔案資源的安全管理。

總之，各單位要從思想和行動(dòng)上來為檔案信息化建設(shè)提供支撐，不斷提升本單位的檔案信息化建設(shè)水平，加快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源的集中統(tǒng)一管理，將本單位的檔案工作推向一個(gè)新的高度，發(fā)揮檔案的價(jià)值，帶動(dòng)本單位工作的全面提升。

參考文獻(xiàn)

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