淺論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的需求管理和范圍管理

【摘? 要】2017年11月，我參與了"智慧政協(xié)管理系統(tǒng)"項(xiàng)目的建設(shè)。該項(xiàng)目作為市政協(xié)信息化建設(shè)的重要工程，該項(xiàng)目也受到了昆明市政協(xié)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。系統(tǒng)以政協(xié)辦公OA，政協(xié)委員管理為需求原型，面向市政協(xié)內(nèi)部各部門及全體政協(xié)委員，對(duì)內(nèi)以辦文辦會(huì)辦事為主要流程開發(fā)，對(duì)外主要以服務(wù)政協(xié)委員為需求指引。使用高效的項(xiàng)目管理工具充分發(fā)揮評(píng)審的作用與干系人的合力等）作了介紹。當(dāng)然也列舉了該項(xiàng)目管理中存在的一些不足之處。通過全體人員共同努力，項(xiàng)目最后于2018年2月份順利驗(yàn)收。

【關(guān)鍵詞】信息系統(tǒng);需求管理;范圍管理

1.項(xiàng)目概述

為進(jìn)一步提高昆明市政協(xié)信息化體系建設(shè)，加強(qiáng)市政協(xié)信息化服務(wù)水平，不斷完善政協(xié)委員信息化管理，在市政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持下，智慧政協(xié)政務(wù)管理信息系統(tǒng)"一期工程于2017年11月正式開工啟動(dòng)，項(xiàng)目建設(shè)總投資50萬元，要求在2018年三中全會(huì)期間全面建成竣工并正式投入使用。系統(tǒng)設(shè)計(jì)要求也應(yīng)采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，以政協(xié)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程信息為主要客戶需求服務(wù)原型，以apinternet及政協(xié)手機(jī)上的app短信為服務(wù)載體，主要在于實(shí)現(xiàn)政協(xié)內(nèi)部信息OA辦公業(yè)務(wù)流程化、信息化，盡快真正達(dá)到委員無需報(bào)紙文檔辦公，政協(xié)400余名各級(jí)政協(xié)委員的內(nèi)部信息化業(yè)務(wù)管理，以業(yè)務(wù)模塊化管理分組劃界別、分屆次方式進(jìn)行，在政協(xié)委員日常履職管理過程中，為政協(xié)委員及時(shí)提供政務(wù)線上咨詢提案、線上咨詢查閱政協(xié)信息等多項(xiàng)基礎(chǔ)服務(wù)功能，并積極探究遠(yuǎn)程咨詢問政、在線咨詢協(xié)商等服務(wù)功能。預(yù)計(jì)在該系統(tǒng)項(xiàng)目建成后將發(fā)展成為政協(xié)委員信息化體系建設(shè)的全過程的其中的重要一環(huán)，為政協(xié)委員信息化服務(wù)管理體系邁進(jìn)再上一個(gè)新臺(tái)階。在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的親切悉心關(guān)懷下，我與政協(xié)項(xiàng)目組長(zhǎng)及全體職工同志們一起并肩作戰(zhàn)，通過4個(gè)多小時(shí)月的努力，終于在2018年2月全面順利通過項(xiàng)目驗(yàn)收，并順利實(shí)現(xiàn)在本次全會(huì)期間常務(wù)委員會(huì)上試用，結(jié)果群眾反饋良好，為政協(xié)基層信息化工程建設(shè)發(fā)展奠定了良好基礎(chǔ)。

2.項(xiàng)目范圍管理

范圍質(zhì)量管理不僅是企業(yè)項(xiàng)目質(zhì)量管理的理論基礎(chǔ)，也是企業(yè)項(xiàng)目質(zhì)量管理工作的理論重點(diǎn)與工作難點(diǎn)。含糊的業(yè)務(wù)需求和頻繁需要變更的業(yè)務(wù)范圍等也讓很多項(xiàng)目合作雙方之間吃了費(fèi)盡了不少苦頭。如何區(qū)別做好一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理需求服務(wù)管理與項(xiàng)目范團(tuán)服務(wù)管理，這是作為項(xiàng)目經(jīng)理最費(fèi)心最令人傷腦筋的兩個(gè)問題。本工程項(xiàng)目的成功，我個(gè)人認(rèn)為主要得益于有效的建立項(xiàng)目管理范圍化和管理機(jī)制。在此我就"智慧政協(xié)"業(yè)務(wù)范圍資源管理的一些基本方法問題做簡(jiǎn)要的詳細(xì)介紹與大家探討。

首先，我們通常需要首先搞清楚該項(xiàng)目具體需求與業(yè)務(wù)范圍的根本區(qū)別和相互聯(lián)系。項(xiàng)目管理范圍主要包括一個(gè)項(xiàng)目的主要最終產(chǎn)品或技術(shù)服務(wù)以及項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)該最終產(chǎn)品或技術(shù)服務(wù)所必需的各項(xiàng)具體技術(shù)工作。簡(jiǎn)單的話來說，就是一個(gè)項(xiàng)目到底應(yīng)該能做什么和不能做什么，以及如何做，即"項(xiàng)目需求"和"項(xiàng)目過程"。項(xiàng)目人員進(jìn)度管理也就是對(duì)每個(gè)項(xiàng)目人員應(yīng)該如何做什么和怎么做的都做出一個(gè)相應(yīng)的范圍定義和進(jìn)度控制。我們?cè)谡酱_定這個(gè)項(xiàng)目規(guī)劃建設(shè)前，就對(duì)政協(xié)內(nèi)部有關(guān)公文制作流轉(zhuǎn)及政協(xié)辦事管理流程問題進(jìn)行了多次深度深入調(diào)研，仔細(xì)認(rèn)真聽取了各部門高層領(lǐng)導(dǎo)們的需求，并組織邀請(qǐng)政協(xié)提案委員會(huì)領(lǐng)導(dǎo)就各位政協(xié)委員有關(guān)提案稿的提交、管理等工作流程問題進(jìn)行了深入調(diào)研，在正式確定公文制作服務(wù)公司后，又組織進(jìn)行了多輪企業(yè)需求分析研究，為全國(guó)范圍內(nèi)的管理工作奠定良好基礎(chǔ)。

3."智慧政協(xié)"項(xiàng)目需求待點(diǎn)

3.1項(xiàng)目涉及干系人較多

該服務(wù)系統(tǒng)主要可以實(shí)現(xiàn)兩個(gè)大方面服務(wù)功能，一個(gè)就是內(nèi)部會(huì)議OA信息管理，實(shí)現(xiàn)政協(xié)內(nèi)部會(huì)議辦文件和辦理協(xié)會(huì)議政辦事的網(wǎng)上信息流轉(zhuǎn);二個(gè)就是對(duì)各級(jí)政協(xié)委員網(wǎng)絡(luò)履職服務(wù)管理，主要實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)范圍包含政協(xié)在線會(huì)議提案、社情民意信息收集，網(wǎng)絡(luò)參事議政等多個(gè)功能，政協(xié)委員人數(shù)涉及四百多人，對(duì)會(huì)議服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)承載量等都要求有一定程度要求。

3.2業(yè)務(wù)涉及面廣

OA系統(tǒng)沒有現(xiàn)成模塊，全部按照內(nèi)部辦公流程設(shè)計(jì)，關(guān)系到內(nèi)部數(shù)十個(gè)部門及領(lǐng)導(dǎo)的使用便捷程度，委員管理涉及各種界別、屆次的委員提案，提交、辦復(fù)等一系列流程，委員履職的各個(gè)方面，最終要對(duì)每一位委員形成量化考評(píng)，為年終委員考核提供依據(jù)。

3.3內(nèi)部信息化程度參差不齊

市政協(xié)社會(huì)信息化服務(wù)建設(shè)工作起步晚但發(fā)展起點(diǎn)高，隨著信息時(shí)代快速發(fā)展，原有現(xiàn)代計(jì)算機(jī)服務(wù)設(shè)備難以充分滿足當(dāng)前社會(huì)信息化建設(shè)發(fā)展的新需要，電腦老舊，服務(wù)器系統(tǒng)老化等，對(duì)如何實(shí)現(xiàn)"智慧政協(xié)"服務(wù)造成一定的技術(shù)挑戰(zhàn)，部分工作人員對(duì)于信息化服務(wù)意識(shí)落后，還逐漸習(xí)慣于使用紙質(zhì)紙上辦文書代辦和社會(huì)文書辦事等的流程。

4.項(xiàng)目范圍管理工作方法

項(xiàng)目管理需求的最大特點(diǎn)是即使工程師們對(duì)一個(gè)項(xiàng)目的應(yīng)用范圍以及管理也費(fèi)盡腦汁。通過多位專家管理顧問的悉心指導(dǎo)與整個(gè)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)以及全體管理同志們的精心共同努力，采取了以下有效管理措施，方法才得以使得整個(gè)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)范圍以及理解與工作落實(shí)得更加容易。

4.1組織干系人參加項(xiàng)目需求研討

考慮到這個(gè)項(xiàng)目的人員涉及面廣，干系的人眾多。項(xiàng)目正式啟動(dòng)之初，我們立即邀約政協(xié)各職能部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部分省級(jí)政協(xié)委員、專家技術(shù)顧問共同進(jìn)行了前期需求改進(jìn)調(diào)研，我們通過前期初步了解的市場(chǎng)情況，制作資料PPT，對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)工作流程細(xì)節(jié)進(jìn)行了詳細(xì)梳理，例如，在OA整個(gè)流程中，文件審閱流轉(zhuǎn)系統(tǒng)是如何一步一步快速完成文件審閱、傳閱的，如何將線下報(bào)送式有效轉(zhuǎn)移線上等，并及時(shí)收集了各個(gè)部門根據(jù)需求逐步改進(jìn)的最新消息，做好每次會(huì)議紀(jì)要，為日后實(shí)現(xiàn)需求改進(jìn)留下真實(shí)痕跡。

4.2有效的項(xiàng)目范管理

我們也采用了sproiect2002作為一個(gè)項(xiàng)目資源管理工具。通過它，我已經(jīng)建立了這個(gè)項(xiàng)目的第一wbs并通過我的bs明確了所有項(xiàng)目可能要交付的的成果。對(duì)每一個(gè)業(yè)務(wù)工作的外包，我都一直力求逐個(gè)細(xì)化并做到一個(gè)讓別人在一周內(nèi)我就可以輕松完成。確保每一項(xiàng)工作任務(wù)都完全是可控的。同時(shí)我們還組織制定了究善的bs項(xiàng)目管理范圍進(jìn)度管理實(shí)施計(jì)劃，bs項(xiàng)目字典，范圍管理變更進(jìn)度控制計(jì)及管理規(guī)程，項(xiàng)目范圍核實(shí)表等標(biāo)準(zhǔn)，并及時(shí)交由項(xiàng)目業(yè)主，監(jiān)理工作單位進(jìn)行審核后，由項(xiàng)目業(yè)主和其他項(xiàng)目范圍監(jiān)理工作單位共同組織實(shí)施。

4.3多次進(jìn)行項(xiàng)目評(píng)審大會(huì)

在重要項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)度節(jié)點(diǎn)計(jì)劃中專們分別確定了5個(gè)重要項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)度節(jié)點(diǎn)。在這些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)項(xiàng)目產(chǎn)生的關(guān)鍵時(shí)刻我們將分別邀請(qǐng)各個(gè)相關(guān)企業(yè)項(xiàng)目的骨干系負(fù)責(zé)人共同參與整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)際評(píng)審評(píng)估工作。

4.4全體項(xiàng)目干系人的共同努力

這個(gè)項(xiàng)目的成功是全體項(xiàng)目干系人共同努力的結(jié)果，領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)心更是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵，在項(xiàng)目進(jìn)行過程中許多相關(guān)人員也都給我們提出了很多很好的建議，如提案委辦局專家同志，從提案辦復(fù)的角度，給我們出了很多建議，這些建議在流程上是可以實(shí)現(xiàn)并最終都實(shí)現(xiàn)的。

5.不足與期望

任何系統(tǒng)都不可能天衣無縫，雖然在2018年全會(huì)期間，我們?nèi)〉昧怂陌儆辔晃瘑T同時(shí)使用軟件的良好效果，但仍然有很多不足：一是項(xiàng)目需求分析做的不夠充分，沒有充分考慮到文件辦結(jié)后的歸檔問題;二是項(xiàng)目可行性研究做得不夠充分，沒有充分考慮到各部門、委員對(duì)信息化認(rèn)知程度的差異。

作者簡(jiǎn)介：張穎（1987.12--），男，本科，云南人，系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理工程師，研究方向?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)集成。