數(shù)據(jù)信息化管理對(duì)物資生命周期管理的重要性探究

摘 要 物資管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，尤其在中大型企業(yè)中，物資管理工作非常繁雜。本文引入全生命周期的管理理念，分析數(shù)據(jù)信息化管理對(duì)物資生命周期管理的重要性，為優(yōu)化物資管理模式提供新的思路。

關(guān)鍵詞 數(shù)據(jù)信息化管理;物資管理;全生命周期管理

引言

物資全生命周期管理自采購(gòu)規(guī)劃開(kāi)始，依次經(jīng)歷采購(gòu)、安裝施工、使用維護(hù)、改造升級(jí)、報(bào)廢回收等過(guò)程，物資生命周期管理能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)物資的最優(yōu)化配置及物資管理成本最小化，已成為企業(yè)降低生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本的有效方式之一。數(shù)據(jù)信息化管理手段的融入使得物資生命周期管理更為高效和便捷，因此有必要對(duì)數(shù)據(jù)信息化管理物資生命周期的重要性作進(jìn)一步說(shuō)明。

1物資生命周期管理平臺(tái)的構(gòu)建方案

物資生命周期管理信息化平臺(tái)的軟件系統(tǒng)決定了平臺(tái)能夠提供的管理功能，結(jié)合企業(yè)實(shí)際物資管理需求，設(shè)計(jì)如下軟件系統(tǒng)的構(gòu)建方案：①物資管理模塊。該模塊包括全部與物資相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及資料管理。②計(jì)劃申報(bào)模塊。在本模塊完成物資需求提交、采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)等功能。③采購(gòu)管理模塊。用于物資采購(gòu)全過(guò)程管理，包括物資清單管理、供應(yīng)商管理及評(píng)估、采購(gòu)流程跟蹤等。④倉(cāng)儲(chǔ)管理模塊。對(duì)購(gòu)回的物資進(jìn)行統(tǒng)一管理，如出入庫(kù)、盤存等。⑤其他管理模塊。包括權(quán)限管理、報(bào)表管理、信息查詢等功能。

2數(shù)字信息化管理對(duì)物資生命周期管理的重要性

2.1 物資數(shù)據(jù)集成化

企業(yè)內(nèi)不同職能部門的物資需求及物資管理需求差異明顯，其管理方式存在較嚴(yán)重的跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)問(wèn)題，引發(fā)的最直接問(wèn)題即信息孤島，各個(gè)部門的物資管理數(shù)據(jù)相對(duì)封閉，部門間缺少必要的信息交互和共享[1]。在信息化背景下，部門與部門間、企業(yè)與企業(yè)間的信息共享需求日益增加，加強(qiáng)數(shù)據(jù)整合、消除信息孤島成為數(shù)字信息化管理融入物資全生命周期管理后的首先要解決問(wèn)題。

物資數(shù)據(jù)集成化即將來(lái)自企業(yè)不同部門、各個(gè)環(huán)節(jié)的物資數(shù)據(jù)集中到一起，依照既定規(guī)則進(jìn)行處理、分類和統(tǒng)計(jì)后，形成服務(wù)于整個(gè)企業(yè)的物資數(shù)據(jù)共享系統(tǒng)，并根據(jù)各部門或崗位職能設(shè)定相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限。數(shù)據(jù)集成可被看作數(shù)據(jù)資源統(tǒng)一收集、合理分配的過(guò)程，能夠帶來(lái)多維度的數(shù)據(jù)傳輸模式，并通過(guò)數(shù)據(jù)共享，帶動(dòng)各部門的有效溝通。另外，企業(yè)內(nèi)部的物資數(shù)據(jù)包括采購(gòu)、供應(yīng)商、存貨管理等多個(gè)模塊，數(shù)據(jù)構(gòu)成復(fù)雜、信息體量大，在以往的物資管理工作中，因信息化手段的缺失，物資數(shù)據(jù)并未被開(kāi)發(fā)為一項(xiàng)資源，很難為企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)、資源內(nèi)部調(diào)配等工作提供有效支撐。在融入數(shù)據(jù)信息化管理理念后，以往管理效率和管理質(zhì)量偏低、數(shù)據(jù)資源開(kāi)發(fā)程度不足的問(wèn)題均被有效解決，給企業(yè)采購(gòu)管理、庫(kù)存管理等帶來(lái)極大的便利。

2.2 模塊信息整合化

企業(yè)物資管理與財(cái)務(wù)管理之間密切相關(guān)，新發(fā)展階段，物資管理已被上升至企業(yè)戰(zhàn)略層面，物資管理創(chuàng)新成為提高企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的重要途徑。由此看來(lái)，物資管理在企業(yè)發(fā)展中扮演著越來(lái)越重要的角色，有必要通過(guò)物資管理信息與財(cái)務(wù)管理信息的整合，在輔助提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理能力的同時(shí)，合理降低物資管理的成本。在信息化的物資全生命周期管理系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)信息與物資信息相統(tǒng)一，以往倉(cāng)儲(chǔ)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不相符的現(xiàn)象被徹底解決。例如，當(dāng)倉(cāng)儲(chǔ)部門的物資真實(shí)發(fā)生變動(dòng)后，在系統(tǒng)中錄入相應(yīng)數(shù)據(jù)，并自動(dòng)同步至財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)備，避免出現(xiàn)人為統(tǒng)計(jì)失誤或信息傳輸滯后的問(wèn)題。

2.3 管理流程標(biāo)準(zhǔn)化

物資生命周期管理參考既定的管理流程及規(guī)范，對(duì)企業(yè)物資狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，以掌握企業(yè)物資資源使用、分配及管理情況，實(shí)現(xiàn)物資的最優(yōu)化利用。在數(shù)據(jù)信息化管理系統(tǒng)當(dāng)中，物資全生命周期管理流程更加細(xì)致，能夠根據(jù)時(shí)間維度的變化自動(dòng)跟進(jìn)物資狀態(tài)，同時(shí)提供物資查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表輸出等功能[2]。管理系統(tǒng)運(yùn)行后，以往重復(fù)、低效的人工記錄、統(tǒng)計(jì)工作均在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)完成，管理效率顯著提高，統(tǒng)計(jì)失誤問(wèn)題也得到有效控制。例如，某部門在提交物資需求申請(qǐng)時(shí)，可在系統(tǒng)對(duì)應(yīng)界面的下拉菜單內(nèi)選擇物資的類別、數(shù)量等，進(jìn)行信息備注并提交，省去人工填寫申請(qǐng)單的麻煩，信息準(zhǔn)確性及可靠性更高。申請(qǐng)?zhí)峤缓?，系統(tǒng)結(jié)合事先設(shè)定的編碼方式，對(duì)本項(xiàng)物資需求申請(qǐng)生成唯一的物資編碼，并以此為憑證對(duì)物資采購(gòu)、運(yùn)輸?shù)攘鞒套鋈瘫O(jiān)督。同時(shí)，申請(qǐng)部門也可通過(guò)編碼查詢，掌握物資狀態(tài)，以便及時(shí)對(duì)部門工作計(jì)劃做出相應(yīng)的調(diào)整。

2.4 采購(gòu)活動(dòng)規(guī)范化

物資采購(gòu)是物資全生命周期管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其涉及的管理成本最高、不確定性因素最多，因此也更容易出現(xiàn)物資管理風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)以往的物資采購(gòu)管理缺少規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，采購(gòu)成本控制不到位，給企業(yè)帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)損失。在使用數(shù)據(jù)信息化管理系統(tǒng)后，采購(gòu)活動(dòng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)均在系統(tǒng)內(nèi)清晰呈現(xiàn)，包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱、數(shù)量、參數(shù)要求、廠家信息等。除服務(wù)于采購(gòu)活動(dòng)的規(guī)范化外，數(shù)據(jù)信息化管理系統(tǒng)還能提供物資市場(chǎng)信息監(jiān)管及供應(yīng)商篩選功能。例如，搭建供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，全方位采集供應(yīng)商有關(guān)信息，綜合市場(chǎng)信譽(yù)、供貨能力、商品價(jià)格等因素，劃分供應(yīng)商等級(jí)。企業(yè)開(kāi)展物資采購(gòu)活動(dòng)之前將進(jìn)行價(jià)格比選活動(dòng)，優(yōu)先選擇綜合得分高的供應(yīng)商，以此來(lái)防控物資采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)。

3結(jié)束語(yǔ)

數(shù)據(jù)信息化管理對(duì)物資生命周期管理的重要性體現(xiàn)在物資數(shù)據(jù)集成化、模塊信息整合化、管理流程標(biāo)準(zhǔn)化和采購(gòu)流程規(guī)范化等方面，結(jié)合企業(yè)物資管理實(shí)際需求，搭建功能完善的物資生命周期管理信息化平臺(tái)，以信息化手段不斷提高企業(yè)物資管理能力。

參考文獻(xiàn)

[1] 靳凱.物資采購(gòu)全生命周期管理研究[J].中國(guó)物流與采購(gòu)， 2019（22）：31-32.

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作者簡(jiǎn)介

許從蓮（1980-），女，安徽省合肥人;畢業(yè)院校：中國(guó)科學(xué)技術(shù)大學(xué)，學(xué)歷：碩士，現(xiàn)就職單位：中通服和信科技有限公司，研究方向：供應(yīng)鏈管理。