工作流技術(shù)在高校協(xié)同辦公系統(tǒng)中的應(yīng)用研究

牛永正

摘 要 隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，工作流技術(shù)成為信息社會最受關(guān)注的技術(shù)?，F(xiàn)在，網(wǎng)絡(luò)時代到來，為了適應(yīng)時代的潮流，全世界的高校都采用了辦公自動化技術(shù)，積極地構(gòu)建了自己獨(dú)特的“智慧校園”。為了在高校內(nèi)實(shí)現(xiàn)真正的“智慧校園”，讓高校的教師在教學(xué)、科研、行政的過程中，可以跨部門協(xié)作，提高辦公效率。因此，在協(xié)同辦公系統(tǒng)中引入工作流技術(shù)勢在必行。

關(guān)鍵詞 工作流技術(shù);協(xié)同辦公系統(tǒng);應(yīng)用研究

所謂的工作流，是指在它被執(zhí)行之前和之后組織工作流的若干工作，用計算機(jī)的適當(dāng)模型來表現(xiàn)它，并計算它的規(guī)則和邏輯。簡單來說，工作流技術(shù)是工作流計算模型，其主要優(yōu)點(diǎn)是辦公系統(tǒng)自動化。辦公自動化是基于系統(tǒng)科學(xué)和行動科學(xué)的理論。那是為了達(dá)成特定的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)更好的工作結(jié)果，可以將辦公活動標(biāo)準(zhǔn)化，最大限度地利用制度化的信息資源。

1工作流技術(shù)

工作流技術(shù)是各個高校的辦公自動化系統(tǒng)的核心技術(shù)[1]。

1.1 工作流技術(shù)的概述

由于工作流本身是為了提高工作效率和削減工作成本而提出的，所以除了辦公室自動化以外的沒有其他特別成果。

工作流管理技術(shù)是可以用來定義工作流操作的創(chuàng)建和管理的一組系統(tǒng)。它將轉(zhuǎn)換成計算機(jī)業(yè)務(wù)，輸入業(yè)務(wù)將被處理到可以識別的窗體中，由該窗體驅(qū)動的工作流的管理和執(zhí)行完成。由于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，工作流管理系統(tǒng)開始呈現(xiàn)出不局限于一個方面，而是逐步應(yīng)用于各種企業(yè)和大學(xué)的大規(guī)?；厔荨?/p>

1.2 工作流技術(shù)的優(yōu)勢

隨著社會的不斷進(jìn)步，國際化進(jìn)程的加快，市場競爭越來越激烈，為了滿足這種激烈的市場競爭，所有主要企事業(yè)和機(jī)構(gòu)都開始使用辦公自動化系統(tǒng)來提高工作效率，由于企業(yè)和機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)數(shù)量增加，內(nèi)部員工也增加。為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)和機(jī)構(gòu)的發(fā)展，大多數(shù)企業(yè)和機(jī)構(gòu)放棄了舊的自動辦公系統(tǒng)，開始向辦公自動化系統(tǒng)導(dǎo)入工作流技術(shù)。因此，辦公自動化系統(tǒng)中工作流技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)如下：①通過標(biāo)準(zhǔn)化工作流建模流程，提高工作流建模的靈活性。②為了提高工作流系統(tǒng)的實(shí)用性和可靠性，組合工作流技術(shù)和事務(wù)處理技術(shù)。③工作流技術(shù)與數(shù)據(jù)庫與GUI技術(shù)的組合可以使系統(tǒng)接口更加友好和易于操作[2]。

2工作流引擎技術(shù)在高校中的應(yīng)用

工作流引擎是整個管理系統(tǒng)的核心，它對管理進(jìn)程、活動、資源、數(shù)據(jù)、組織以及調(diào)度工作流程，確認(rèn)工作流程按事先確定的順序正確流轉(zhuǎn)。改進(jìn)的工作流引擎由4個模塊組成。

2.1 高校辦公的現(xiàn)狀及其特點(diǎn)

隨著中國改革開放的發(fā)展，信息處理的需要越來越高，如何使信息處理更加高效、快速，使辦公自動化程度更為深入，成為所有人生活的焦點(diǎn)。

（1）網(wǎng)絡(luò)成熟。在中國的各個高校，網(wǎng)絡(luò)構(gòu)筑的速度變快了。數(shù)不盡的高校建立了自己獨(dú)特的校園網(wǎng)絡(luò)，通過各種形式的連接開始進(jìn)入中國的教育網(wǎng)絡(luò)和科學(xué)研究計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。這些技術(shù)明顯提高了大學(xué)工作效率，減少了通過校園網(wǎng)絡(luò)工作的時間。向?qū)W生和教師發(fā)送最新的教育信息，已成為大學(xué)最方便、最快捷和不可或缺的部分。

（2）在其他地方工作。一個是多校區(qū)的遠(yuǎn)程辦公室。大學(xué)經(jīng)營體制的改革和布局的調(diào)整。現(xiàn)在大部分的大學(xué)和大學(xué)都開始擴(kuò)大規(guī)模建設(shè)新的校園。有的學(xué)校有很多校區(qū)。第二，移動辦公室。各個高效的領(lǐng)導(dǎo)為了進(jìn)一步的研究，必須去各種各樣的學(xué)校深造，研究的新情報必須要傳達(dá)給學(xué)校的工作人員。另外，他們必須理解學(xué)校的情況來做出決定，這兩種情況都需要辦公的新方法。網(wǎng)絡(luò)辦公模式是通過網(wǎng)絡(luò)連接，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸文件和信息，進(jìn)入大學(xué)管理系統(tǒng)，方便實(shí)現(xiàn)移動辦公。

（3）知識更新速度快，人員流動大。無論是什么樣的組織，總會有人離開。為此，在大學(xué)和大學(xué)的辦公自動化系統(tǒng)中，為了積累知識和檔案，避免因人事變化而反復(fù)作業(yè)從而喪失之前信息?，F(xiàn)在是知識經(jīng)濟(jì)時代，知識更新的速度在各個高校都很快，知識更新的速度比一些企業(yè)更需要新知識教授來整合這些新知識，以便更好地掌握社會信息對于有學(xué)識的大學(xué)和大學(xué)是一樣的[3]。

2.2 工作流技術(shù)在高校辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用

在高校人事管理中，有些操作流程需要不同部門的流水審批，如新教工的引入、教工職位的變更等，如果采用手工傳遞文件，既費(fèi)時又費(fèi)力。把工作流管理系統(tǒng)引入到人事管理中是非常好的選擇，不但能提高人事管理的工作效率，也能從某些方面節(jié)省人力、物力。以工作流技術(shù)為基礎(chǔ)的高校人事管理，并闡明了以下方面來應(yīng)用于各個高校的辦公自動化系統(tǒng)中的工作流技術(shù)。

（1）文件管理。所有的正式文件都通過統(tǒng)一的接口與高校的辦公自動化工作流環(huán)境進(jìn)行對話。

（2）檔案管理。在各個高校需要提交正式文件和重要信息進(jìn)行處理。另外，還提供了需要租借的用戶的便利性。

（3）事物的管理。大學(xué)和大學(xué)有幾個會議。這些會議的組織化和會議后會議的記錄和歸檔需要通過辦公自動化系統(tǒng)的工作流管理環(huán)境來實(shí)施[4]。

2.3 工作流技術(shù)在高校辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用中的重要意義

（1）應(yīng)該加強(qiáng)科學(xué)決策。大學(xué)管理者最基本的課題是做出科學(xué)的決定來幫助大學(xué)的穩(wěn)定運(yùn)營和發(fā)展。具有足夠和高度的信息是科學(xué)決策的基本前提，并且具有工作流技術(shù)的大學(xué)OA自動化系統(tǒng)包括許多知識，可以幫助管理者做出科學(xué)和有效的決定。

（2）管理的有效性改善了。管理模式是否科學(xué)有效，主要取決于學(xué)校能否有助于有效建設(shè)。在實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動化后，大學(xué)管理部門通過計算機(jī)接入大學(xué)校園網(wǎng)絡(luò)，掌握文件處理和流程，并與數(shù)據(jù)庫建立了良好的界面，以大大提高管理的有效性[5]。

3結(jié)束語

在信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，我們只有通過采用協(xié)同辦公系統(tǒng)來提高工作效率，降低工作成本，縮短工作時間，才能保證各個高校的競爭力，使教師能夠可以快速、便捷的得到通知，同時在協(xié)同辦公系統(tǒng)中引入工作流技術(shù)，使得各部門之間的協(xié)作更加緊密，減少不必要的等待時間，因此建議高校都必須建立以工作流技術(shù)為核心的辦公自動化系統(tǒng)，以確保高校工作人員之間的良好溝通和高效完成工作。

參考文獻(xiàn)

[1] 冀索琴.基于工作流技術(shù)的辦公自動化研究[D].西安：西北大學(xué)，2001.

[2] 郭慧芳.辦公自動化系統(tǒng)中工作流流程監(jiān)控的研究與實(shí)現(xiàn)[D].天津：河北工業(yè)大學(xué)，2004.

[3] 張斌，蔡力鋼.基于動態(tài)工作流技術(shù)的智能辦公自動化系統(tǒng)的研究[J].計算機(jī)應(yīng)用研究，2003（5）：18-20.

[4] 龍軍一.基于自定義工作流的辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)[D].廣州：華南理工大學(xué)，2012.

[5] 鄭小松.高?；鶎愚k公自動化系統(tǒng)研究與設(shè)計[D].沈陽：東北大學(xué)，2010.