如何幫助員工克服數(shù)字干擾

布賴恩·索利斯

移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展帶來了無處不在的數(shù)字干擾，嚴重損害工作效率，影響員工身心健康。作者建議管理者采用以下辦法幫助員工和企業(yè)克服數(shù)字干擾的不良影響。

實施番茄時問管理法番茄鐘時間管理法是在25分鐘內(nèi)集中注意力處理一項任務(wù)，之后短暫休息大約5分鐘，以此來控制查看消息推送或被那些無關(guān)工作的事情分心。

從開放辦公室阿歸傳統(tǒng)建議管理者不只是為員工提供格子工位，而且最好要提供辦公室（獨立辦公室，或共享但安靜的房間）。工作空間能否關(guān)上門會很不一樣。為員工提供降噪耳機也是一個好辦法。

為緊急情況制定預(yù)案我建議管理人員專門為緊急信息做一個特殊約定，并謹慎使用。一旦某件事被標記為緊急事件，提醒工具就會發(fā)出特殊聲音。

以身作則在開會期間，擔任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的人應(yīng)該規(guī)定，會議進行時不要用手機查看電子郵件或其他信息。和員工談話時，我們不應(yīng)該假定他們在前一個小時就已經(jīng)看到了并不緊急的電子郵件。而當我們自己坐在辦公桌前，員工應(yīng)該看到的是我們在相當長的時間內(nèi)全神貫注工作的身影。

布賴恩·索利斯

要讓員工在充滿干擾的數(shù)字世界里集中注意力，管理者既要為他們提供工具和培訓(xùn)，還要以身作則。

身為一名科技公司分析師和顧問，我早就熟知數(shù)字平臺用來引誘人們上癮的套路，因此自認不會上當。但是幾年前，我還是跌進了這個陷阱。

一整天下來，我?guī)缀趺扛魩追昼娋鸵纯词謾C有沒有收到新消息。工作效率下降，人際關(guān)系和工作以外的生活也受到同樣的不良影響。

這種數(shù)字分心陷阱發(fā)生在各行各業(yè)，影響著所有年齡段的員工，對員工健康造成了不良影響。2012年的一項研究估計，數(shù)字干擾導(dǎo)致企業(yè)每年要承擔人均超過1萬美元的損失。根據(jù)開放課程平臺公司udemv最近一份報告，有將近三分之二的員工（62%）每個工作日會花大約一個小時來看手機。

該調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)企業(yè)在幫助員工“克服各種噪音、打擾和消息推送等持續(xù)干擾以保持工作績效”方面都做得不夠。有70%的員工表示，培訓(xùn)可以幫助他們排除干擾。但是有66%的員工并沒有告知企業(yè)管理者自己需要這種培訓(xùn)，“這也許是因為他們對暴露弱點感到不安”。

在Lifescale這本書里，我分享了有助于我重新集中注意力的一系列步驟。我還發(fā)現(xiàn)，如果管理人員能和團隊分享最佳做法，會帶來重大變化，對整個組織產(chǎn)生指數(shù)級影響，幫助企業(yè)營造更加健康、更加專注的工作環(huán)境。

實施番茄鐘時間管理法如果從一開始就把規(guī)矩定得過嚴，例如“下一個小時禁止看手機”，很難取得長期效果，反而可能引起團隊成員反感，并不能讓他們更專注。我們已經(jīng)被訓(xùn)練得像巴甫洛夫的狗一樣，會對消息推送做出條件反射，甚至是期待它們出現(xiàn)。我們對此常常毫無意識。關(guān)鍵在于如何擺脫這種條件反射，所以我們可以從釋放這種沖動開始。

番茄鐘時間管理法是一種幫助我們戒掉這種條件反射、更好利用時間而不被打斷的方法。它的目標是在25分鐘內(nèi)集中注意力處理一項任務(wù)，之后短暫休息大約5分鐘。由于你知道過一會兒就可以休息，因而能更容易控制查看消息推送或被那些無關(guān)工作的事情分心。

有些人可能比其他人更適應(yīng)這種分段式工作法。而我不得不從比較短的時間段開始，最終達到25分鐘的時長。讓你的員工也自我挑戰(zhàn)一下，把手機放到自己夠不著的地方，鼓勵他們查看一些統(tǒng)計應(yīng)用程序，看看自己一天中究竟有多少次拿起手機。

如果有人反對，那么用同理心去說服他。強調(diào)你和他們一樣——畢竟，這些年來我們已經(jīng)被數(shù)字技術(shù)所控制。但是通過在一段時間內(nèi)集中注意力，個人和團隊可以完成更多工作。你還可以主動告訴其他部門甚至客戶“這就是我們現(xiàn)在的工作方式”，讓他們了解以后會在兩小時而不是兩分鐘內(nèi)收到電子郵件回復(fù)，最終，這將是一種對所有人而言都更有益的工作方式。

從開放辦公室回歸傳統(tǒng)雖然后網(wǎng)絡(luò)時代開放式辦公室呈現(xiàn)爆炸式增長，許多組織機構(gòu)真的拆除了舊式辦公室和隔墻，創(chuàng)造更開放的空間，但哈佛商學院最近的研究卻發(fā)現(xiàn)，開放式辦公室實際上可能嚴重損害了生產(chǎn)力和協(xié)作。

在辦公室設(shè)置開放空間，方便同事之間交流和協(xié)作，有一定積極意義，但給予員工個人空間，使員工遠離噪音也很重要。實際上，在udemv的調(diào)查中，受訪員工認為，在工位旁聊天的同事和辦公室噪音比數(shù)字干擾還要讓人分心。

開放式辦公室還會加重數(shù)字干擾。畢竟，你可以關(guān)掉自己的手機，但是你沒法不受辦公室其他人手機聲音的影響。而聽到這些消息推送的聲音更會加大誘惑，讓你扔掉手頭工作去查看手機。

如果可行，我鼓勵管理者不只是為員工提供格子工位，而且最好要提供辦公室（獨立辦公室，或共享但安靜的房間）。工作空間能否關(guān)上門會很不一樣。為員工提供降噪耳機也是一個好辦法，不僅因為降噪耳機可以隔絕噪音，還因為戴耳機即向其他人表明，不要在耳機主人集中注意力工作時打擾他。

為緊急情況制定預(yù)案即使人們盡力降低對技術(shù)的依賴，并且在安靜的環(huán)境里工作，他們?nèi)匀唤?jīng)常理所當然地感到有必要檢查每一個消息推送——萬一發(fā)生什么緊急情況呢？

我建議管理人員專門為緊急信息做一個特殊約定，并謹慎使用。一旦某件事被標記為緊急事件，提醒工具就會發(fā)出特殊聲音。例如，在計算機、手機和平板電腦上有一種簡單的設(shè)置，可以阻止所有其他通知，只允許緊急消息通過。我建議組織中的任何人都可以將某一封電子郵件標記為緊急郵件，而不是讓某些發(fā)件人（例如你的老板）的所有電子郵件都顯示為緊急郵件。

如果員工在休假，不要期待他們會查看郵件;如果確實有緊急情況必須聯(lián)系到他們，可以給他們發(fā)短信或打電話。

以身作則最后，要改善容易讓人分心的環(huán)境，恢復(fù)工作效率，作為管理人員能做的最有效的一件事就是以身作則。

在開會期間，擔任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的人應(yīng)該規(guī)定，會議進行時不要用手機查看電子郵件、slack（企業(yè)通信工具）信息或其他任何東西。和員工談話時，我們不應(yīng)該假定他們在前一個小時就已經(jīng)看到了發(fā)送給他們的那些并不緊急的電子郵件。而當我們自己坐在（或站在）辦公桌前，員工應(yīng)該看到的是我們在相當長的時間內(nèi)全神貫注工作的身影。

這并非易事。做到這些，意味著與近年來辦公室的發(fā)展風潮背道而馳。但經(jīng)驗告訴我，如果我們采取這些步驟，我們的職場生活會變得更好，我們的企業(yè)也會更加成功。

翻譯：李君