淺析城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理

劉彥麟

【摘要】養(yǎng)老保險(xiǎn)是我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)的重要組成部分。對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案規(guī)范管理意義重大。本文分析了城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理存在的問題，論述了提升檔案管理水平的策略。

【關(guān)鍵詞】城鄉(xiāng)居民;社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案;規(guī)范化管理

近兩年，隨著城鄉(xiāng)一體化建設(shè)速度的不斷加快，城鄉(xiāng)居民的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)問題得到社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。其作為我國(guó)社保體系的重要組成部分，能有效提高社保服務(wù)質(zhì)量，并反映出一定的城鄉(xiāng)居民生活問題，提高社保體系建立的有效性與實(shí)用性。因此應(yīng)認(rèn)真面對(duì)社保管理工作，以人為本，建立相應(yīng)的管理制度，提高管理的規(guī)范性與專業(yè)性。

一、檔案規(guī)范化管理的意義

（一）做好社保檔案管理具有一定的政治意義。近兩年，我國(guó)提出城鄉(xiāng)一體化建設(shè)理念以來，提高了城鄉(xiāng)居民的社保意識(shí)，也提高了城鄉(xiāng)政府對(duì)于民眾權(quán)益的維護(hù)力度。因此為進(jìn)一步保證居民權(quán)益不受損害，同時(shí)進(jìn)一步提高廣大居民對(duì)于社保的了解程度與參保意識(shí)，應(yīng)建立相應(yīng)的檔案管理體系，準(zhǔn)確詳實(shí)記錄每一位參保人的社保信息，如其工作信息、參保年限、保險(xiǎn)待遇等。而且隨著時(shí)間的變化，參保人數(shù)也會(huì)有所增加，數(shù)據(jù)情況也會(huì)發(fā)生相應(yīng)變化，結(jié)合實(shí)際工作需要整理、制定出科學(xué)有效的社保檔案管理計(jì)劃，能有效減輕管理人員的工作量，提高數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確率。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作與居民的自身利益有著密切關(guān)系。依照我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)制度，當(dāng)參保人到達(dá)規(guī)定年齡時(shí)，就能依照參保憑證領(lǐng)取相應(yīng)的社會(huì)福利待遇，但在這期間，需要辦理一系列相關(guān)證明手續(xù)，作用如下：一是能進(jìn)一步簡(jiǎn)化辦理流程，提高辦理效率。二是能有效保護(hù)居民相關(guān)權(quán)益，確定數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并為參保人建立個(gè)人賬戶，定期進(jìn)行保險(xiǎn)費(fèi)轉(zhuǎn)入，提高基金轉(zhuǎn)移效率。

二、城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理存在的問題

（一）管理制度建設(shè)不夠完善。其具體表現(xiàn)：沒有一項(xiàng)有效的操作指導(dǎo)方案與監(jiān)管系統(tǒng)。在老齡化不斷攀升的背景下，會(huì)不斷增加參保人數(shù)，因此各地區(qū)應(yīng)該結(jié)合居民文化程度、參保年齡等基礎(chǔ)資料制定相應(yīng)較為可靠的管理制度，提高居民操作的規(guī)范性。很多地區(qū)并未有較為詳細(xì)的操作指導(dǎo)方案，一些參保人在填寫資料時(shí)，由于沒有相關(guān)經(jīng)歷或是年紀(jì)較大，很容易出現(xiàn)信息填寫錯(cuò)誤的情況，并直接在表格上進(jìn)行涂改，直接降低了客觀性。有些地方雖然推薦使用電子設(shè)備進(jìn)行填報(bào)，但是該方式受網(wǎng)絡(luò)信號(hào)、系統(tǒng)速度影響較大，而且文字指導(dǎo)性較強(qiáng)，雖然對(duì)于一些年輕參保人而言，使用起來比較方便，但對(duì)一些年齡較大的參保人而言，其操作方面尚存在很多問題。

（二）管理人員專業(yè)能力有待提高。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一是信息素養(yǎng)提高方面，隨著信息化建設(shè)的推廣，城鄉(xiāng)居民社保管理逐漸在向信息化建設(shè)管理過渡。但是很多地區(qū)還存在人員信息素養(yǎng)不足的情況，不能很好利用相關(guān)程序進(jìn)行檔案管理、檢查，增加了許多無謂的檔案管理工作。第二是很多人員專業(yè)管理能力有待提高，許多地區(qū)檔案管理人員對(duì)于社保檔案管理并沒有較為完整的管理思路，并且缺乏相應(yīng)的檔案管理知識(shí)。因此表現(xiàn)在具體工作中，只是依照領(lǐng)導(dǎo)指示，進(jìn)行檔案內(nèi)容檢查、整理、歸類，沒有形成較為健全的管理架構(gòu)，這相應(yīng)降低了管理效率。

（三）電子檔案管理制度有待完善。電子檔案管理能有效提高檔案管理的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，可以將大量的紙質(zhì)材料檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案進(jìn)行存放，借助互聯(lián)網(wǎng)就可以調(diào)用數(shù)據(jù)。另外，提高了檔案的公開性，參保人依照個(gè)人社保號(hào)碼就可以在網(wǎng)上查詢到個(gè)人參保信息。雖然目前我國(guó)多省（市、區(qū)）都在積極建立線上居民參保檔案管理系統(tǒng)，但其主要功能只是在查閱與調(diào)取方面，并沒有發(fā)揮更多的功效，因此，需要進(jìn)一步提高管理部門對(duì)于線上系統(tǒng)的利用效率。

三、城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理水平提高策略

（一）建立相應(yīng)的指導(dǎo)監(jiān)督系統(tǒng)。各地區(qū)社保管理部門應(yīng)結(jié)合本地社保服務(wù)需要，建立相關(guān)的檔案管理制度，此方面可以借鑒省級(jí)指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，提高信息傳遞準(zhǔn)確率與速率。可在社保局大廳開設(shè)服務(wù)崗，并設(shè)置固定與流動(dòng)兩類服務(wù)人員，在大廳社保信息填寫區(qū)域張貼示范填寫與填寫要求，并放置空白表格，對(duì)于一些填寫有困難的居民，主動(dòng)幫助服務(wù)，并在填寫過后再次確認(rèn)信息。對(duì)于信息有誤的資料可通過短信與電話兩種方式進(jìn)行提示，幫助居民盡快修改信息，提高手續(xù)辦理速度。建立相應(yīng)的監(jiān)督管理體系，并依照檔案情況制定相應(yīng)的檔案管理制度，定期對(duì)檔案管理效率、準(zhǔn)確度等進(jìn)行檢查，不斷完善制度，使得社保檔案管理工作有章可循，依法依規(guī)。

（二）提升人員管理能力。要通過兩方面對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。第一個(gè)方面是專業(yè)能力培訓(xùn)，定期對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)能力培訓(xùn)，向其介紹一些檔案管理知識(shí)，提升其規(guī)范管理意識(shí)，并通過經(jīng)驗(yàn)總結(jié)尋找符合地區(qū)參保要求的檔案管理辦法，明確管理思路，提高管理的靈活性與實(shí)用性。第二個(gè)方面是加強(qiáng)信息素養(yǎng)能力提升，可以請(qǐng)相應(yīng)的技術(shù)公司人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，幫助管理人員提高操作能力，并配以相應(yīng)的使用手冊(cè)，方便查詢;也可結(jié)合實(shí)際需要建立合作關(guān)系，長(zhǎng)期提供技術(shù)支持服務(wù)，減少技術(shù)問題干擾。另外部門內(nèi)可適當(dāng)引進(jìn)該類信息檔案管理人才，因?yàn)楫?dāng)前很多地區(qū)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)不足，檔案管理人手較少，當(dāng)工作量較大的時(shí)候往往通過借調(diào)來提高管理效率。但是借調(diào)人員都存在一定程度的流動(dòng)性，其對(duì)于檔案內(nèi)容、管理辦法的了解程度也比較低，反而需要一段時(shí)間的適應(yīng)期，相應(yīng)降低了管理效率。通過引進(jìn)技術(shù)人才，不但可以有效解決人手不足的問題，還能降低管理人員的流動(dòng)性，建立專業(yè)的社保檔案管理隊(duì)伍，提高管理能力。

（三）調(diào)整電子化管理辦法。隨著目前各類電子設(shè)備的普及以及對(duì)人們生活方式的改變，信息化管理已經(jīng)成為一種不可逆的趨勢(shì)，因此社保管理部門更要加強(qiáng)對(duì)此方面的建設(shè)力度。第一，要加強(qiáng)推廣宣傳力度，通過建立相應(yīng)公眾號(hào)或與其他事業(yè)單位部門進(jìn)行合作推廣，提高城鄉(xiāng)居民的線上知曉率，并附贈(zèng)介紹相應(yīng)的填報(bào)、操作程序與規(guī)范要求，提高居民使用效率。第二，定期對(duì)電子系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，提高其數(shù)據(jù)傳輸力度，提高服務(wù)質(zhì)量。第三，結(jié)合社保管理需要進(jìn)一步進(jìn)行程序開發(fā)，提高其功能性與人社局其他服務(wù)的關(guān)聯(lián)性，幫助居民在填報(bào)信息的同時(shí)能完成其他信息的填寫操作，進(jìn)一步提高檔案管理的完整性。

（四）加強(qiáng)城鄉(xiāng)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)的利用效率。國(guó)家社保事業(yè)的有序發(fā)展，離不開檔案管理工作的規(guī)范展開，因此要進(jìn)一步提高其利用效率就要鼓勵(lì)城鄉(xiāng)居民積極參與，通過做好檔案收集整理工作，可以進(jìn)一步了解城鄉(xiāng)居民的生活狀態(tài)，并以此為基礎(chǔ)，進(jìn)一步擴(kuò)大宣傳，讓一些未參保的人員了解社保的優(yōu)勢(shì)，提高參與度。還能從這些信息中，得出哪些居民更需要得到社保服務(wù)及一些居民不愿參保的原因，并進(jìn)一步調(diào)整政策，幫助居民解決困難，提高對(duì)其合法權(quán)益的保護(hù)力度。

四、總結(jié)

養(yǎng)老保險(xiǎn)是我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)的重要組成部分，通過提高其檔案管理規(guī)范性與專業(yè)性，首先有助于促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展，保證每一位城鄉(xiāng)居民的合法權(quán)益。其次能提高檔案管理效率，保證居民利益不受損害。目前我國(guó)一些地區(qū)此方面存在不足，需要不斷完善管理制度，才能不斷提高管理效率。

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