醫(yī)務人員技術(shù)檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建

李韻怡

【摘要】本文主要對醫(yī)務科的檔案管理進行分析，從而對醫(yī)務人員技術(shù)檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建進行探討。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)務人員;技術(shù)檔案管理;信息系統(tǒng);構(gòu)建

醫(yī)務人員的技術(shù)檔案主要是由醫(yī)務人員在從事科研項目和醫(yī)療工作時產(chǎn)生的憑證材料，能夠反映他們的專業(yè)能力、工作經(jīng)歷、業(yè)務技能、學術(shù)水平和科研成果等。這些檔案是長期積累下來的珍貴材料，不僅具有醫(yī)學上的科研價值，有助于醫(yī)療教學，而且還是醫(yī)院醫(yī)療水平和發(fā)展?jié)摿Φ捏w現(xiàn)。由此，落實醫(yī)務人員的技術(shù)檔案管理工作有利于醫(yī)院的發(fā)展。而醫(yī)務人員的技術(shù)檔案都堆放在醫(yī)務科，因此做好醫(yī)務科的檔案管理工作對醫(yī)務人員技術(shù)檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建具有重要作用。

一、醫(yī)務科檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理的意識薄弱。醫(yī)務科的檔案管理本身沒有產(chǎn)生實際的經(jīng)濟效益，所以醫(yī)院常常不夠重視醫(yī)務科的檔案管理工作，使得醫(yī)院在檔案的管理上存在很多問題。首先，由于領(lǐng)導層的輕視，醫(yī)務科的相關(guān)人員難以認識到自身工作崗位的重要性，在工作過程中只是做好上層安排的事務，沒有留下檔案的意識，從而沒有對檔案管理工作上心，更別提醫(yī)務人員的技術(shù)檔案管理。其次，醫(yī)務科的資金投入較少，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，導致很多有價值、專業(yè)性強的技術(shù)檔案沒有獨立的放置空間。此外，也加大了檔案管理和檔案利用的難度，對醫(yī)院的后續(xù)工作產(chǎn)生一定的影響。

（二）檔案管理人員團隊單薄。醫(yī)務科的檔案管理工作沒有聘請專業(yè)的資源管理人員，大部分是由年齡偏大的人員擔任或者是部分醫(yī)務工作者兼管。年齡偏大的工作人員文字能力薄弱，檔案管理水平比較低，資料整理和分類等工作的效率不高，而兼職的醫(yī)務工作者一般沒有經(jīng)過專業(yè)培訓直接上任，因此他們的檔案管理工作內(nèi)容僅僅只是接受檔案、保存檔案、存放檔案，沒有發(fā)揮技術(shù)檔案的實際價值，更不會利用信息技術(shù)協(xié)助檔案資源的管理，實現(xiàn)檔案信息的共享。

（三）檔案管理工作沒有統(tǒng)一和規(guī)范。醫(yī)務科的工作瑣碎、工作種類繁多且復雜，資料的來源范圍也比較廣泛，而相關(guān)人員對檔案的管理工作沒有進行統(tǒng)一和規(guī)范，影響了醫(yī)務科的工作效率，也降低了檔案的利用價值。首先，檔案管理沒有規(guī)范收集和歸檔制度，資料雜亂堆放，沒有進行系統(tǒng)的分類，對醫(yī)務人員在工作中或科研活動中產(chǎn)生的技術(shù)檔案也沒有進行及時的整理和存檔。其次，檔案管理沒有規(guī)范資料審核制度，醫(yī)務科的相關(guān)管理人員在離崗時，沒有交接好工作，可能將有價值的檔案無意毀壞或者有意帶走，造成檔案資料的遺失或斷層，甚至是有效信息的泄露。最后，檔案管理沒有規(guī)范檢索管理和保管利用制度，在外借時不做登記等手續(xù)，資料容易缺失，也容易失去真實性，給后續(xù)的工作增加了難度。長此以往，醫(yī)務科的檔案資料不齊全，資料的準確性會降低，同時也不方便資料的查找和利用，難以體現(xiàn)醫(yī)務科的職能和價值所在。

（四）檔案信息沒有實現(xiàn)共享。醫(yī)務科的檔案管理還停留在傳統(tǒng)的管理模式上，資料信息的管理比較松散，不能在各部門之間實現(xiàn)檔案資料的共享，同時檔案的管理相對滯后，資料的更新與實際的發(fā)展不匹配。這不僅沒有發(fā)揮檔案的有效價值，也降低了各個崗位之間的合作效率和工作效率。

二、加強檔案管理工作

（一）強化檔案的管理意識。醫(yī)務人員的技術(shù)檔案真實記錄了醫(yī)務人員的業(yè)務成長經(jīng)歷，客觀反映了醫(yī)務合作者在成長過程中的專業(yè)能力素質(zhì)和存在的不足等。醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導應該充分意識到技術(shù)檔案的實際價值，從而將醫(yī)務科的檔案管理工作放在恰當?shù)奈恢茫訌娽t(yī)務科的建設(shè)。首先，加大資金的投入，完善醫(yī)務科檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，有助于檔案資料的合理分類和存放。其次，正視和支持醫(yī)務科的管理工作。醫(yī)務科承擔著醫(yī)院管理的重要職能，有著豐厚的資源儲備。醫(yī)務科的相關(guān)人員在做好檔案管理工作的同時，要按要求落實醫(yī)院的醫(yī)教研防工作，這對他們的醫(yī)學水平有一定的要求。所以應該根據(jù)實際情況，在一定程度上提高他們的待遇或者獎金。此外，領(lǐng)導的重視有助于增強醫(yī)務科檔案管理人員對檔案管理工作的自覺性。

（二）加強檔案管理人員的隊伍建設(shè)。檔案學是社會科學中的一門學科，檔案學中學習的實際運行方式是檔案管理。醫(yī)院相關(guān)部門在招聘時可以注重這方面人才的引進。然而，醫(yī)務科的管理工作不僅要求相關(guān)人員有檔案管理的能力，還對其醫(yī)學水平提出了一定要求。因此，醫(yī)院的相關(guān)部門應該強化醫(yī)務科工作人員的培訓制度和考核制度，提高相關(guān)人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。此外，還可以安排一定的院間學習交流活動，創(chuàng)造現(xiàn)代化技術(shù)的學習條件，促進醫(yī)務科管理人員的學習和管理人員自身水平的提高，從而有助于檔案管理人員的隊伍建設(shè)。

（三）規(guī)范檔案的管理工作。首先，用制度規(guī)范檔案管理工作。以國家出臺的相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)，結(jié)合醫(yī)務科的工作性質(zhì)和實際情況，完善檔案收集和歸檔制度，規(guī)范檔案資料的收集、分類、整理和存檔，特別是醫(yī)務人員技術(shù)檔案的管理;完善檔案資料審核制度，確保檔案資料在任何情況發(fā)生時的完整性，以及資料內(nèi)容的真實性和準確性;完善檔案資料的檢索管理制度和保管利用制度，規(guī)范資料的檢索和外借手續(xù)，提高檔案資料的利用率和檔案資料的質(zhì)量。其次，明確醫(yī)務科工作人員的工作任務和工作責任，避免責任不明確而責任人相互推脫的情況出現(xiàn)。比如，兼職的醫(yī)務人員在進行檔案管理工作時可以負責檔案資料的收集與整理。在人力資源上有優(yōu)勢的醫(yī)務科可以分配兩個負責人：一個主要管理醫(yī)療和防保方向的建檔;另一個主要管理教學和科研方向的建檔。在選擇檔案管理的負責人時，應該注重文字能力等條件，以確保檔案資料管理工作的質(zhì)量。

（四）使檔案逐步走向社會。隨著改革開放的發(fā)展，醫(yī)院的財務工作、政務工作和黨務工作等逐步走在了公開化的道路上，醫(yī)務科的檔案管理工作也應該提高透明度。再加上互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和運用，醫(yī)務科的檔案管理工作應該要改變傳統(tǒng)的管理模式，逐步實現(xiàn)醫(yī)務人員技術(shù)檔案等檔案資源的信息共享，發(fā)揮檔案資源的實際運用價值，促進醫(yī)療水平的提高和醫(yī)院的發(fā)展。

三、檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建

構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，能實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案資源的利用，特別是醫(yī)務人員的技術(shù)檔案。此外，依靠信息管理平臺，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)醫(yī)療、教學、科研、防保的信息共享，最大程度發(fā)揮醫(yī)務科的工作職能。

（一）提高檔案資料的管理水平。構(gòu)建檔案管理的信息系統(tǒng)，在一定程度上減輕了醫(yī)務科工作人員的工作量，實現(xiàn)了檔案的快速檢索和統(tǒng)計等，有效解決了檔案資料存檔時空間不足的問題，也有效解決了檔案資料多而難以匯總、查詢和統(tǒng)計的問題。此外，可以有效收集各方的信息資源，實現(xiàn)醫(yī)務人員技術(shù)檔案的及時更新與補充，使醫(yī)務人員的技術(shù)檔案管理工作更加專業(yè)和系統(tǒng)。

（二）利于醫(yī)院的人力資源管理。醫(yī)務人員的技術(shù)檔案能客觀反映醫(yī)務人員的業(yè)務成長過程，檔案的信息化管理能使人事部門全面把握醫(yī)務人員的綜合信息，為醫(yī)務人員的考核、人才的選拔以及人才的招聘上提供參考依據(jù)。

（三）提高醫(yī)院的工作質(zhì)量。構(gòu)建檔案管理的信息系統(tǒng)，能在各部門之間實現(xiàn)信息共享，提高各部門的工作效率，有效避免因信息不符及信息更新不及時等引發(fā)的醫(yī)療醫(yī)患和信息安全等問題。此外，醫(yī)務人員的技術(shù)檔案管理能便利醫(yī)院的相關(guān)工作，全面、合理控制醫(yī)療質(zhì)量，從而相應提高醫(yī)療質(zhì)量。

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