事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的方法

田園

【摘要】檔案是單位重要的信息資源。隨著檔案資料數(shù)量和種類的增加，檔案管理工作需要進一步規(guī)范化，建立完善的管理體系。本文主要從探討管理體制及工作流程入手，思考檔案管理的創(chuàng)新，探索貼近單位具體業(yè)務的實踐方式，并研究事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的方法。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案;規(guī)范化管理;方法

事業(yè)單位是我國政府設立的社會服務性組織，其功能多種多樣，服務內(nèi)容涉及教育、衛(wèi)生、文化、科技等多個領(lǐng)域，事業(yè)單位的檔案信息數(shù)據(jù)量大、信息繁雜，與國民的生活息息相關(guān)。隨著事業(yè)單位近年來的發(fā)展和變革以及信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)的發(fā)展應用，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法適應事業(yè)單位發(fā)展的需求，檔案規(guī)范化管理成為必要的管理要求。

一、事業(yè)單位檔案管理的特點

與機關(guān)、企業(yè)相比，事業(yè)單位的檔案具有以下特點：第一，檔案門類多、數(shù)量大，檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)來源于基層，是國民生產(chǎn)生活的重要資料，能夠從整體上動態(tài)反映出社會和經(jīng)濟發(fā)展的趨勢。第二，事業(yè)單位的檔案大多是第一手材料，內(nèi)容涉及個人、行業(yè)的具體信息，針對性強，利用頻率高。第三，事業(yè)單位的檔案涉及個人、社會乃至國家的重要信息，涉及個人隱私、國家秘密方面的檔案比例較高，具有很強的保密性。

二、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的方法

（一）提高事業(yè)單位檔案管理重要性的意識。事業(yè)檔案全面記錄和反映了單位建立、建設和發(fā)展的歷史過程，是領(lǐng)導決策的依據(jù)，是對工作查考的憑證，是宣傳教育的生動教材。事業(yè)單位檔案工作是一項基礎(chǔ)性管理工作，為各項綜合業(yè)務的開展創(chuàng)造了必要條件，對規(guī)避和抵御各種風險，推動各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展起到重要作用，也成為衡量事業(yè)單位管理水平的重要標志。要從根本上規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理工作，首先要提高對檔案管理工作重要性的認識，全面加強管理，在硬件設施、工作環(huán)境及人力方面給予大力支持，建立一整套行之有效的管理制度，從制度上奠定良好的管理基礎(chǔ)，讓檔案管理工作有章可依，將檔案工作納入個人和部門年度目標責任指標并制定績效考核標準，確保檔案管理工作水平穩(wěn)步提升。

（二）明確職責，提高檔案管理工作人員能力?，F(xiàn)階段部分事業(yè)單位從事檔案管理的工作人員，很多是從其他崗位調(diào)撥過來，或者由其他部門人員兼任，檔案工作能力跟不上事業(yè)單位發(fā)展的要求。對此，須加強職工全員檔案管理培訓，普及檔案法及相關(guān)法規(guī)政策，樹立職工“檔案管理，人人有責”的意識，對國家規(guī)定的應當歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理。明確各部門專兼職檔案員的職責任務，使檔案管理人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，探索規(guī)范化、科學化的檔案管理方法，加快制度創(chuàng)新，強化制度執(zhí)行，在工作中深入實際，耐心細致、認真履行業(yè)務指導，嚴把質(zhì)量檢查關(guān)。

（三）加強檔案工作各環(huán)節(jié)的規(guī)范化。1.收集環(huán)節(jié)的規(guī)范化。收集規(guī)范化的方法主要是建立完善的檔案收集移交制度，使收集工作有規(guī)可循，有法可依。（1）落實國家檔案局8號令，制定本單位《文書檔案文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，并應用到實際工作中，以利于基層部門在平時收集過程中參考執(zhí)行。這是檔案收集齊全的有力保障，也是檔案管理日常管理的關(guān)鍵點。（2）制定各部門年度歸檔計劃。根據(jù)部門工作計劃、內(nèi)部結(jié)構(gòu)人員的分工，提出對應的歸檔材料具體類目、數(shù)量，并落實每個人的歸檔責任，并在具體工作中隨時補充調(diào)整。（3）為了保證每個部門文件材料歸檔的齊全完整準確，每年年初組織歸檔會議，進行歸檔專題培訓，對照年度歸檔計劃，提出歸檔工作要求。（4）收集好資料臺賬。臺賬反映了檔案收集的整體情況，查詢方便，對單位和檔案管理人員起到了自我保護的作用;可以與檔案管理工作計劃銜接，使檔案的收集清晰、完整;還在資料的收集、整理過程中起到自我督促、強化管理的作用。臺賬是使檔案規(guī)范管理上檔次、提高管理水平的需要。2.整理、立卷、歸檔環(huán)節(jié)的規(guī)范化。主要是規(guī)范工作流程，盡量簡化一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環(huán)節(jié)，在模式上集中統(tǒng)一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。（1）初步分揀。文書部門將全單位文書資料初步分揀，給業(yè)務部門檔案員，并由檔案室提供上級批復的本單位關(guān)于《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》以供參考。（2）部門立檔。業(yè)務部門檔案員以《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》及以前年度歸檔目錄作為參考，收集本科室業(yè)務人員手頭工作資料并完善歸檔內(nèi)容。由業(yè)務負責人根據(jù)業(yè)務重要性把關(guān)確定歸檔期限。各科室檔案員整理立卷、編制目錄，再由業(yè)務負責人簽字核準后向檔案室移交。人事部門檔案、會計檔案、設備檔案、聲像資料按照各門類歸檔標準定期歸檔;實物檔案隨時登記移交。（3）移交歸檔。檔案室逐件清點、檢查整理質(zhì)量、核對目錄（一式三份、檔案室及經(jīng)手人簽名），移交人妥善保存。次年上半年保證完成大整理、大立卷，并進行檔案工作檢查。3.檔案開發(fā)利用環(huán)節(jié)規(guī)范化。規(guī)范化方法主要是做好索引和登記。（1）在目錄輸入時，做適當標注，文件中的一些重要信息，題名中不能反映出來，為了以后檢索方便，有必要做一些編注。（2）對重要內(nèi)容可做分門別類的索引。因為事業(yè)單位發(fā)生的一些重要事件，大多分散在不同年代、不同類型的案卷中，為了使這類材料系統(tǒng)化，便于查找，應做一些索引：方法是：①擬好幾個主題。如單位地址遷移、機構(gòu)設置及名稱變更、重要項目資料等;②完成表格設計。包括索引內(nèi)容所在的案卷號，文件序號、形成時間、內(nèi)容提要等項。（3）做好調(diào)檔利用的記錄。每次借閱檔案前，通過登記《借閱利用檔案登記簿》，一般由檔案主管部門負責人審核，重要檔案提請單位負責人審核，以便了解檔案去向及使用情況。（4）創(chuàng)新檔案資源開發(fā)利用方式方法。事業(yè)檔案在事業(yè)單位管理、項目工作、法律訴訟、交流工作經(jīng)驗、編研成果、檔案展覽、信息化平臺和查借閱等事務中，發(fā)揮著日益重要的作用。專職檔案人員，既要有扎實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。檔案管理人員通過組織參加優(yōu)秀案例評選活動，編撰單位大事記、機構(gòu)沿革、項目評估報告等方法創(chuàng)新開發(fā)利用，提升檔案資源開發(fā)利用水平，為檔案工作的提質(zhì)增效作出貢獻。

（四）加強新的檔案管理技術(shù)的應用。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段，在信息化產(chǎn)業(yè)迅速發(fā)展的今天，給檔案人員提出了更高的要求，為此，專職檔案人員首先要適應新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，加強檔案管理信息化建設，提高管理效率和質(zhì)量，保證檔案的真實性和準確性，有效利用各種信息化技術(shù)完成錄入、存儲、歸類、調(diào)用等工作，對事業(yè)單位的檔案進行數(shù)據(jù)化、信息化管理，使事業(yè)單位的檔案管理工作更加規(guī)范化。

三、結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作需要單位和相關(guān)工作人員高度重視，建立完善的檔案管理制度，結(jié)合先進的信息管理辦法，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化，更好地為單位事業(yè)發(fā)展提供服務。

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