辦公室公文寫作和公文保管中應(yīng)注意的問題探討

摘 要 辦公室公文在推進(jìn)高校各項(xiàng)工作的具體落實(shí)和開展中占據(jù)著極其重要的位置。如何高效率的完成高校辦公室公文寫作與分類保管，不僅僅是高校工作人員必備的基本工作能力，同時更是高校行政工作的必然要求。高品質(zhì)的公文寫作和合理的公文保管方案，不僅能夠幫助有效提升高校辦公室的工作效率，也能夠促進(jìn)辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展。本文旨在討論高校辦公室公文寫作的規(guī)范性與公文保管的合理方案。

關(guān)鍵詞 辦公室 公文寫作 公文保管

中圖分類號：H152.3文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

0引言

隨著時代的發(fā)展和社會體制的完善，高校辦公室公文管理工作都面臨著從形式到內(nèi)容的巨大挑戰(zhàn)。辦公室公文寫作是辦公室的基本工作內(nèi)容，在新時代發(fā)展下，提高辦公室公文寫作能力是每一個辦公室工作人員迫切需要解決的問題?；诟咝＾k公室工作內(nèi)容的需要，辦公室寫作的主要要求有以下兩點(diǎn)。第一，嚴(yán)格保持辦公室公文的規(guī)范性，每一篇公文做到“精確，優(yōu)質(zhì)、高效”，提高辦公、辦文、辦會效率。第二，充分融合現(xiàn)代教育技術(shù)與文化建設(shè)發(fā)展思路的特點(diǎn)，吸取優(yōu)質(zhì)的新思想、新理念，力求完善辦公室公文寫作的內(nèi)容實(shí)質(zhì)，緊跟當(dāng)代形勢步伐。

1關(guān)于辦公室公文的寫作要求

辦公室文書，首要要求就是實(shí)事求是。對于高校辦公室公文寫作人員來說，必須準(zhǔn)確、真實(shí)地反映情況，不得摻雜個人觀點(diǎn)和情感，堅(jiān)持不夸大、不縮小，一是一、二是二、客觀反映事實(shí)的基本原則。

第一，將充分領(lǐng)會寫作意圖作為前提條件。在公文寫作前，必須要準(zhǔn)確把握寫作方向與主題，深入了解公文寫作的意圖、背景和目的。只有在此基礎(chǔ)上，才能夠保證后續(xù)寫作的準(zhǔn)確性，否則就會“失之毫厘，謬以千里”。同時還需要確定好寫作的立場、意見、看法，進(jìn)而使所描述的文字內(nèi)容才能夠緊扣主題，達(dá)到預(yù)期的表達(dá)效果。另外值得注意的是，單從領(lǐng)悟到寫作的意圖展開是不夠的，公文寫作人員還需對實(shí)質(zhì)目標(biāo)進(jìn)行系統(tǒng)化地拆解分類并整理歸納，從而確保公文寫作的系統(tǒng)性、科學(xué)性、實(shí)用性。

第二，保證寫作內(nèi)容的言之有物。公文質(zhì)量的好壞取決于能否做到言之有物。只有保證寫作內(nèi)容的充實(shí)、有序、完整，才能夠使讀者從中獲得有價(jià)值的具體信息，從而使他們遇到的訴求得以解答，進(jìn)而產(chǎn)生共鳴感且頗具認(rèn)同感。想要獲得讀者的認(rèn)可，必須要了解讀者的需求，需求是公文的基本素材，又是公文的寫作目的。為了準(zhǔn)確地理解需求，就必須對公文的材料背景有著充分的了解，對材料所涉及的背景、形勢也具有深刻的認(rèn)識。公文寫作的內(nèi)容必須緊密聯(lián)系實(shí)際，并掌握真實(shí)的資料素材，深入調(diào)研、查漏補(bǔ)缺、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

第三，實(shí)現(xiàn)對公文寫作結(jié)構(gòu)的合理編排。合理安排文章內(nèi)容的結(jié)構(gòu)，形成完整的文章脈絡(luò)和順序，構(gòu)建清晰的思路布局，是公文寫作中的關(guān)鍵要素。從本質(zhì)上看，布局結(jié)構(gòu)既可以清晰地反映出公文寫作者的思路與想法，也充分體現(xiàn)了文章的重點(diǎn)和精華。文章的布局結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)遵循以下幾個原則。第一，內(nèi)容服務(wù)于擴(kuò)展主題，切不能偏離主題;第二，準(zhǔn)確客觀地反映事物的發(fā)展與其內(nèi)在規(guī)律;第三，邏輯清晰，條理分明。

總之，辦公室公文寫作作為高校各項(xiàng)工作開展中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，公文寫作者應(yīng)當(dāng)具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，高度的責(zé)任意識，豐富的文字功底。辦公室公文撰寫者對起草的公文必須要“站得住腳”，在充分考量內(nèi)容真實(shí)性和邏輯嚴(yán)謹(jǐn)性的前提下，做到字斟句酌，反復(fù)推敲每一個字詞、句段，確保行文科學(xué)合理、真實(shí)有效。

2關(guān)于辦公室公文保管的建議

第一，對所有的辦公室公文進(jìn)行系統(tǒng)分類。保管者在接收到每一份公文后，必須及時、準(zhǔn)確地對其進(jìn)行分揀，嚴(yán)格按照辦公室對于文件保管的規(guī)定來統(tǒng)一整理、分類排序，使公文的排列一覽無遺、井然有序。不當(dāng)?shù)姆诸惞芾砑热菀自斐晒倪z失，又不利于公文的檢索查找。所以，要對每一份公文在運(yùn)轉(zhuǎn)過程的每一個落腳點(diǎn)都予以及時記錄，從而體現(xiàn)公文保管的全流程痕跡。此外，還應(yīng)嚴(yán)格地遵循學(xué)校的相關(guān)規(guī)章制度，給每一份文件設(shè)定相對應(yīng)的保密等級，在申請查閱涉密公文時，應(yīng)獲得相應(yīng)的權(quán)限審批并依規(guī)辦理登記手續(xù)。

第二，做好公文的日常管理工作。在現(xiàn)實(shí)工作中，通常在公文分發(fā)后，因保管落實(shí)不及時、跟進(jìn)不到位，造成個別公文在運(yùn)轉(zhuǎn)中長時間滯留，以至?xí)r間延誤，失去時效性甚至嚴(yán)重影響了相關(guān)工作的正常開展。這就要求高校建立科學(xué)合理的公文管理流程，結(jié)合工作實(shí)際完善公文管理制度，對公文保管及運(yùn)轉(zhuǎn)流程進(jìn)行有效管控，避免辦公室公文運(yùn)轉(zhuǎn)長時間滯留，公文遺失、缺乏痕跡管理、影響工作開展等現(xiàn)象發(fā)生。

第三，重視對檔案和公文管理人員在專業(yè)理論知識和技能操作方面的培訓(xùn)。公文管理人員的工作能力和專業(yè)素養(yǎng)直接體現(xiàn)在公文保管在全流程中的應(yīng)用效果。辦公室公文作為高校行政工作中尤為重要的組成部分，因此必須重視公文管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高公文管理人員的專業(yè)素質(zhì)和操作技能。在互聯(lián)網(wǎng)信息化時代，公文運(yùn)轉(zhuǎn)和管理流程大多利用信息化技術(shù)手段，如使用OA電子辦公系統(tǒng)、手機(jī)APP應(yīng)用等。公文管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，有針對性地學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識，熟練自動化辦公管理軟件的操作技巧，通過加強(qiáng)系統(tǒng)專業(yè)的理論學(xué)習(xí)和對信息化技術(shù)資源的熟練掌握，有效提升公文管理工作的實(shí)際效率。

3結(jié)語

綜上所述，辦公室公文寫作的總體要求就是緊扣主題，明確讀者需求，客觀全面地反映真實(shí)情況，在寫作中應(yīng)做到主題明確，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)合理，表達(dá)清晰這幾點(diǎn)要求。此外，在公文保管流程中，應(yīng)注重構(gòu)建并完善科學(xué)有效的公文保管制度，不僅要求對公文的權(quán)限進(jìn)行分級保護(hù)、按照類目有序排列，還要求重視培養(yǎng)公文保管工作人員的專業(yè)素質(zhì)和信息化技術(shù)水平，據(jù)此科學(xué)有效地完成辦公室公文保管工作。

作者簡介：王磊（1987.12-），漢族，四川省內(nèi)江市人，本科，武漢大學(xué)本科生院，事業(yè)職員九級，研究方向：辦公室公文寫作能力與技巧。

參考文獻(xiàn)

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