淺談電子檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)方法

劉子倩

摘 要：在檔案管理中運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行管理，可以有效提高檔案管理及利用效率。隨著我國(guó)檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，各級(jí)機(jī)關(guān)單位積極開(kāi)展數(shù)字化檔案室建設(shè)。但是在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，不可避免的會(huì)出現(xiàn)軟件和硬件方面的問(wèn)題。這些問(wèn)題可能會(huì)造成數(shù)據(jù)的泄露，更甚者會(huì)造成數(shù)據(jù)的損壞及數(shù)據(jù)的永久遺失。因此，必須進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的日常管理及維護(hù)，并對(duì)所使用的電子設(shè)備進(jìn)行維護(hù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng)? 數(shù)據(jù)? 維護(hù)

一、檔案管理系統(tǒng)的管理和維護(hù)

（一）檔案管理系統(tǒng)的管理

檔案信息服務(wù)工作有效的開(kāi)展大大提高了檔案的利用效率，不光減輕檔案工作人員的負(fù)擔(dān)，更加深入便捷的為人民提供服務(wù)。檔案管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)要注意系統(tǒng)的開(kāi)放性、靈活性、安全性，更要有易擴(kuò)展的功能模塊。有館室之間的檔案接收、檔案整理、保存、鑒定、統(tǒng)計(jì)、共享利用和在線監(jiān)督指導(dǎo)等功能，能為大數(shù)據(jù)時(shí)代聯(lián)網(wǎng)跨庫(kù)的信息服務(wù)做好基礎(chǔ)保障。

檔案管理系統(tǒng)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)量大，數(shù)字資源豐富。紙質(zhì)檔案數(shù)字化后或在線電子檔案收集歸檔時(shí)，進(jìn)行軟件掛接或移交過(guò)程中要注意保密，確保數(shù)字檔案真實(shí)有效。對(duì)收集的檔案數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)范性等進(jìn)行檢驗(yàn)，對(duì)合格的進(jìn)行清點(diǎn)及有效性驗(yàn)證后給予唯一標(biāo)識(shí)。對(duì)不合格的進(jìn)行標(biāo)注后，重新按照標(biāo)準(zhǔn)整理歸檔。在線整理過(guò)程中檔案能夠自動(dòng)排序并進(jìn)行歸類(lèi)，建立相應(yīng)目錄并與之相關(guān)聯(lián)。有相應(yīng)備份與恢復(fù)預(yù)案，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)備份，尤其離線備份。防止在線數(shù)據(jù)受損，造成不可逆轉(zhuǎn)的損失。系統(tǒng)在存儲(chǔ)過(guò)程中，應(yīng)有相應(yīng)的存儲(chǔ)狀況預(yù)警，對(duì)存儲(chǔ)空間不足等狀況進(jìn)行提示，并記錄相關(guān)過(guò)程確保檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全。在利用過(guò)程中，要利用關(guān)鍵詞、全宗、字段等模糊、精確及全文檢索功能。支持在線查檔，并記錄好用戶的使用反饋，做好檔案利用效果匯編。

（二）檔案管理電子設(shè)備的基本維護(hù)

數(shù)字檔案室一般都配備專用的服務(wù)器及日常中使用的電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作。檔案信息共享的途徑由服務(wù)器端和客戶端共同完成。因此在設(shè)計(jì)安裝線路中必須嚴(yán)格容量設(shè)計(jì)，充分考慮安全問(wèn)題，避免發(fā)生線路故障。我國(guó)的電源都是使用統(tǒng)一規(guī)格的電源，電壓和頻率都是相對(duì)固定的，這就要求電子設(shè)備所需的電路得預(yù)留一定的負(fù)載余量。同時(shí)對(duì)所使用的電線的容量也得留出一定的空間，不讓電子設(shè)備及其線路在滿載、甚至過(guò)載的情況下運(yùn)行。一電子設(shè)備在啟動(dòng)的時(shí)候會(huì)產(chǎn)生一個(gè)較大的電流，電線的余量就是為了滿足設(shè)備的啟動(dòng)要求。同時(shí)電子設(shè)備中存在一些功率較小的元器件，過(guò)大的電流可以導(dǎo)致電子元件的擊穿，有必要避免大電流情況的出現(xiàn)。

電子設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)和管理。每天嚴(yán)格按照規(guī)定檢測(cè)電子設(shè)備和詳細(xì)記錄機(jī)房信息。設(shè)立應(yīng)急電源。使用的終端應(yīng)嚴(yán)格遵循正確的啟動(dòng)和關(guān)閉過(guò)程，禁止頻繁啟動(dòng)和關(guān)閉。有異常情況出現(xiàn)時(shí)，要及時(shí)匯報(bào)并進(jìn)行維護(hù)。器件需要維修和更換之前，征詢各方面專家的意見(jiàn)，選擇最優(yōu)解決方案。詳細(xì)記錄故障情況、診斷方案和解決方案進(jìn)行存檔，積累經(jīng)驗(yàn)。

（三）檔案管理系統(tǒng)的安全維護(hù)

目前數(shù)字檔案室的服務(wù)器端、客戶端都是相對(duì)獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)。使用內(nèi)部局域網(wǎng)，不與主流網(wǎng)絡(luò)相連一般不會(huì)出現(xiàn)檔案信息的損壞。但是電子系統(tǒng)一個(gè)較為關(guān)鍵的弱點(diǎn)，就是容易被入侵。尤其移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備的頻繁應(yīng)用所帶來(lái)的病毒，會(huì)造成系統(tǒng)的癱瘓，這就要求檔案管理人員嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行操作。

為提高檔案的移動(dòng)在線服務(wù)功能，檔案管理系統(tǒng)與電子辦公系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，在文檔一體化管理中，安全問(wèn)題尤為重要。除了安裝必要的漏洞掃描和病毒防護(hù)軟件等，嚴(yán)禁安裝任何無(wú)關(guān)軟件，做到專機(jī)專用，直接切斷病毒來(lái)源。為防止人為的誤操作或者故意破壞檔案數(shù)據(jù)。對(duì)已公開(kāi)的檔案信息根據(jù)查閱所需提供不同的權(quán)限，設(shè)置不同的密碼。對(duì)未公開(kāi)檔案進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，嚴(yán)格按照查閱流程進(jìn)行處理，避免文件泄露。對(duì)密級(jí)機(jī)密檔案進(jìn)行高級(jí)權(quán)限設(shè)置，需要多方論證后才能進(jìn)行授權(quán)。

二、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)直接影響電子檔案的管理質(zhì)量和利用效率，使用和維護(hù)人員必須有較高政治素養(yǎng)和專業(yè)技能。在使用和維護(hù)過(guò)程中，需要注意硬件和軟件可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)泄露問(wèn)題。同時(shí)，必須對(duì)進(jìn)行檔案系統(tǒng)訪問(wèn)的密碼定時(shí)更新，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。另外，檔案系統(tǒng)使用和維護(hù)工作人員，需加強(qiáng)專項(xiàng)培訓(xùn)，提高檔案工作人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，以適應(yīng)不斷更新?lián)Q代的大數(shù)據(jù)時(shí)代。

參考文獻(xiàn)

[1]王錄芳.信息安全策略在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（14）.