論述中外合資合作經(jīng)營(yíng)企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)

摘要：隨著我國(guó)社會(huì)的持續(xù)發(fā)展，合資經(jīng)營(yíng)模式的發(fā)展也越來越重要，其中中外合資經(jīng)營(yíng)過程中的檔案管理是重要的管理內(nèi)容。作為一家中外合資企業(yè)，所以運(yùn)營(yíng)公司的檔案管理特征必須要相對(duì)清晰。在此基礎(chǔ)上，本文主要分析了檔案管理形成的特點(diǎn)和發(fā)展情況，并研究了中外合資企業(yè)中檔案管理的特點(diǎn)和細(xì)節(jié)，希望這項(xiàng)理論研究對(duì)檔案的實(shí)際管理產(chǎn)生積極的影響。

關(guān)鍵詞：中外合資;企業(yè);檔案管理

在過去幾十年的發(fā)展中，作為國(guó)家基本改革開放政策的重要組成部分，中外合資企業(yè)的發(fā)展已經(jīng)吸引了大量的外國(guó)投資。中外合資合作公司的業(yè)務(wù)活動(dòng)通常會(huì)涉及與國(guó)內(nèi)外各方的經(jīng)濟(jì)關(guān)系，因此檔案的形成具有復(fù)雜的背景和許多聯(lián)系，并且會(huì)在組織管理的內(nèi)容和管理方式方面顯示出明顯的相似性。

一、中外合資經(jīng)營(yíng)企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)

（一）檔案管理不系統(tǒng)

通常，我國(guó)人事檔案會(huì)在各級(jí)行政檔案部門的監(jiān)督和指導(dǎo)下進(jìn)行管理，且行政組織和系統(tǒng)都比較完整。合資企業(yè)旨在產(chǎn)生利潤(rùn)，在生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中始終采用簡(jiǎn)化和高效的原則，并不會(huì)特別注意與生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)沒有直接關(guān)系的人事檔案，且在此方面的投入還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，通常不會(huì)投入大量的人力和財(cái)力，從而導(dǎo)致了檔案管理質(zhì)量的不足。中外合資企業(yè)通常只組織少量員工來管理人事檔案，而且這些員工大多是兼職員工，主要負(fù)責(zé)行政或人事工作，通常沒有文件科學(xué)方面的理論知識(shí)。關(guān)于工作方法，沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。大部分實(shí)際工作都是基于公司的實(shí)際情況，而沒有系統(tǒng)化的管理標(biāo)準(zhǔn)。因此，通常沒有標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)方法來管理文件，且沒有固定的管理程序，甚至對(duì)于文件的分類和管理都是非正式且非標(biāo)準(zhǔn)的。

（二）檔案管理規(guī)則需要標(biāo)準(zhǔn)化

中外合資經(jīng)營(yíng)企業(yè)形式多種多樣，檔案管理形式也多種多樣。由于外國(guó)公司和中國(guó)公司對(duì)檔案管理工作的影響不同，因此獲得的利益也不同。因此，會(huì)限制母公司與中外合資經(jīng)營(yíng)企業(yè)的合作，但檔案管理工作必須包括在母公司中，這屬于公司治理的一般范圍。相關(guān)規(guī)定表明： “外商投資企業(yè)創(chuàng)建的檔案必須按照國(guó)家規(guī)范和國(guó)際先進(jìn)方法進(jìn)行科學(xué)、合理的分類?！币虼?，在中國(guó)的外資公司必須遵守我國(guó)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。例如，對(duì)公司所有檔案進(jìn)行匯編的標(biāo)準(zhǔn)和對(duì)檔案進(jìn)行分類的規(guī)則，這都可用于對(duì)檔案進(jìn)行分類，以避免與不同標(biāo)準(zhǔn)混淆。

（三）檔案管理的功能

首先，文件的來源相對(duì)較大。外資參股公司的檔案資料來源比較廣泛，檔案資料的范圍也很大。因此，需要大量的人員和材料來收集文件，并且文件的收集和處置是麻煩且困難的，這與收集國(guó)家檔案的方法不同。我國(guó)的大多數(shù)公司以及存儲(chǔ)科學(xué)技術(shù)文檔和資料的方式都有許多特點(diǎn)，但是合資企業(yè)在管理方法和既定管理原則方面與我國(guó)的管理方式大不相同。他們導(dǎo)入的技術(shù)文件中，文件數(shù)量和協(xié)議缺乏連通性和可靠性。其次，中外合資企業(yè)對(duì)檔案工作者的工作要求相對(duì)較高。由于涉及文件內(nèi)容的行業(yè)以及專業(yè)類別，且由于諸如外國(guó)公司參與的公司的多樣性和復(fù)雜性等因素，對(duì)檔案管理的要求將會(huì)增加。而且外商投資企業(yè)一般以尋求高利潤(rùn)為合作目的，已經(jīng)嚴(yán)重挑戰(zhàn)了組織結(jié)構(gòu)和人員協(xié)調(diào)的效率。

二、對(duì)中外合資合作企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的思考

（一）對(duì)中外合資企業(yè)檔案的具體管理策略

為了有效地完善中外合資企業(yè)的檔案管理，必須在多個(gè)層面上采取有效措施，在管理層面加強(qiáng)管理力度，因?yàn)樵跈n案監(jiān)控管理領(lǐng)域會(huì)涉及合資企業(yè)。行政管理部門的建立不能以無序和隨機(jī)的方式確定來記錄管理情況，而建立檔案管理機(jī)構(gòu)和管理系統(tǒng)應(yīng)該是雙重方式。參照國(guó)家商務(wù)檔案的工作配置方法，實(shí)現(xiàn)靈活的配置。然后制定有效的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以避免由于標(biāo)準(zhǔn)不同而引起的管理混亂。此外，我們需要加強(qiáng)公眾對(duì)中外合資企業(yè)檔案的管理，積極了解和掌握檔案管理的各種信息，并與對(duì)外經(jīng)濟(jì)關(guān)系委員會(huì)的有關(guān)部門密切合作。有必要讓更多的中外公司人員和領(lǐng)導(dǎo)干部提高其檔案管理意識(shí)，并在高管人員的領(lǐng)導(dǎo)下有效改進(jìn)和完善檔案管理工作。在實(shí)際的管理過程中，有必要對(duì)當(dāng)?shù)厍闆r進(jìn)行分類和管理，各個(gè)部門的管理必須更加有效且全面。此外，建立檔案管理機(jī)構(gòu)時(shí)，應(yīng)規(guī)范和有效加強(qiáng)中外合作公司檔案管理措施。應(yīng)詳細(xì)執(zhí)行諸如收集和處理文檔資料以及對(duì)文檔進(jìn)行分類方面的特定方法，并且應(yīng)靈活使用該方法。為了滿足保密工作的要求，必須對(duì)一些更具體的文檔材料進(jìn)行特殊安排，使用較完善的管理方法。

（二）在各個(gè)管理方面和管理方法上的局限性

首先，必須建立行政登記機(jī)關(guān)。作為在中國(guó)注冊(cè)的公司，在國(guó)外投資的公司必須遵守中國(guó)的所有法律法規(guī)，檔案館管理部門必須敢于誠(chéng)信監(jiān)督，并良好地監(jiān)督和執(zhí)行國(guó)家賦予的各項(xiàng)責(zé)任。為了在此過程中實(shí)現(xiàn)更有效的監(jiān)控，必須要重視所有的細(xì)節(jié)管理問題，必須要有效地區(qū)分外商投資的不同類型的公司，并進(jìn)行有針對(duì)性的監(jiān)督和指導(dǎo)。部分檔案管理工作中沒有具體的詳細(xì)干預(yù)措施，但是記錄了重要的鏈接和重要的業(yè)務(wù)，例如以接送工作作為出發(fā)點(diǎn)、加強(qiáng)規(guī)章制度、明確員工的權(quán)利和義務(wù)等。公司中的管理部門必須要將檔案管理工作緊密地集成到公司的各個(gè)主管部門中，并且需要其他主管部門也能夠逐漸意識(shí)到檔案管理工作的重要性，進(jìn)而提高本公司的發(fā)展水平。例如，一家合資酒店企業(yè)的目標(biāo)是達(dá)到更高級(jí)別的服務(wù)，相應(yīng)的管理部門要求其內(nèi)部的飯店必須具有完整的頂級(jí)會(huì)計(jì)記錄工作文件。其次，集團(tuán)公司可以利用股權(quán)優(yōu)勢(shì)為擁有多個(gè)公司的外國(guó)投資公司使其擁有管理權(quán)，以通過公司集團(tuán)內(nèi)的備案規(guī)則和有關(guān)管理系統(tǒng)有效地管理其備案工作，對(duì)公司內(nèi)部的各項(xiàng)重大業(yè)務(wù)能夠做到實(shí)時(shí)地監(jiān)控和檢查。

（三）建立科學(xué)、有效的管理責(zé)任制

國(guó)家各級(jí)財(cái)務(wù)管理部門將負(fù)責(zé)監(jiān)督中外合資經(jīng)營(yíng)企業(yè)的投資者，有效管理其投資資產(chǎn)，及時(shí)收回中資，并審查可行性報(bào)告中有關(guān)指標(biāo)的執(zhí)行情況。其中，未能及時(shí)收回投資的中國(guó)投資者應(yīng)受到相應(yīng)的懲罰，并應(yīng)采取措施盡快收回投資，以避免國(guó)有資產(chǎn)的流失，且必須獎(jiǎng)勵(lì)提前支付其投資并為該國(guó)創(chuàng)造利潤(rùn)和稅收的中國(guó)投資者。為了確?；诒O(jiān)視和反饋的投資資產(chǎn)的安全性和有效性，還應(yīng)建立關(guān)于中國(guó)管理員擁有資產(chǎn)的管理責(zé)任制。國(guó)家財(cái)務(wù)管理部代表業(yè)主與中國(guó)經(jīng)理簽署相關(guān)的合同與聲明。其內(nèi)容包括：在合資合作期間，中方經(jīng)理人有義務(wù)維持和增加政府資產(chǎn)的價(jià)值，并有義務(wù)向所有者提供資產(chǎn)收益，并要求中方管理者定期對(duì)國(guó)家資產(chǎn)管理部門報(bào)告國(guó)有資產(chǎn)的經(jīng)營(yíng)狀況，以加強(qiáng)對(duì)中國(guó)資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)管理。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，中外合資企業(yè)的檔案管理過程必須通過多種科學(xué)且合理的管理方法并結(jié)合高效的解決措施，以做好各個(gè)方面的檔案管理工作。從實(shí)際發(fā)展的角度來看，只有達(dá)到上述要求才能在中外合作公司的檔案管理中有所收獲，并達(dá)到預(yù)期的管理效果，以推動(dòng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)方面的發(fā)展，進(jìn)而確保提高中外合作公司的合作效率，進(jìn)而提高整體公司的運(yùn)行水平，提高各方合作者的經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)。

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作者簡(jiǎn)介：趙建標(biāo)（1969-），男，浙江建德人，化工機(jī)械工程師，?？?，主要從事企業(yè)管理研究。