農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

孫濱

摘?要：農(nóng)業(yè)科研單位近年來(lái)越來(lái)越重視檔案的管理工作。雖然檔案管理并不參與農(nóng)業(yè)科研單位的主流任務(wù)活動(dòng)，但卻能夠?yàn)閱挝桓黜?xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供參考依據(jù)、資料數(shù)據(jù)等，以供單位做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估工作與資源配置分析。目前，農(nóng)業(yè)科研單位雖然正逐漸進(jìn)行檔案管理的轉(zhuǎn)型，但由于管理的方式欠妥，管理上的投入力度不夠，制約了管理形式的創(chuàng)新，新時(shí)期農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)注重對(duì)檔案管理現(xiàn)狀的分析，進(jìn)而尋求更高效的管理對(duì)策。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研單位;檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

中圖分類號(hào)：C931;G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.14031/j.cnki.njwx.2020.06.033

0?引言

農(nóng)業(yè)科研單位以農(nóng)業(yè)科研為中心，涉及多個(gè)方面的工作，檔案資料生成量較大，在檔案管理上，應(yīng)進(jìn)行科學(xué)研判，不斷創(chuàng)新管理模式，否則就會(huì)導(dǎo)致傳統(tǒng)方式管理的檔案資料難以發(fā)揮應(yīng)有作用。當(dāng)前，農(nóng)業(yè)科研單位無(wú)論是人員考核、科研活動(dòng)的數(shù)據(jù)收集、歷史資料的整合利用，都需要借助檔案進(jìn)行資源分配，檔案管理必然要走向規(guī)范化、模式化、信息化，促使農(nóng)業(yè)科研單位能夠在創(chuàng)新思路上獲得檔案的支持，提升檔案的可利用率。

1?農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1?對(duì)檔案管理工作不重視

農(nóng)業(yè)科研單位以往對(duì)檔案管理工作不夠重視，檔案信息的利用率也較低，無(wú)論是檔案管理的部門(mén)還是檔案本身，都處于可有可無(wú)的狀態(tài)，導(dǎo)致檔案管理方法與模式不能與時(shí)俱進(jìn)。當(dāng)前我國(guó)部分農(nóng)業(yè)科研單位仍舊采取傳統(tǒng)的單一管理形式，檔案的管理手段落后，對(duì)科研工作及管理工作的貢獻(xiàn)率不高，難以體現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值[1]。

1.2?檔案更新不及時(shí)

在長(zhǎng)期的檔案管理過(guò)程中，遺留了一些管理問(wèn)題，如檔案的歸類不明確、檔案查詢困難、檔案的資料不完整、檔案的信息不真實(shí)等，在檔案管理的工作交接中，這些問(wèn)題又往往被忽略，在遺留問(wèn)題沒(méi)有得到妥善解決的基礎(chǔ)上，又不斷積累了新問(wèn)題，有些問(wèn)題又很難進(jìn)行補(bǔ)救，甚至一些本該屬于檔案管理人員的職責(zé)范圍工作，被其他的部門(mén)取代。如在進(jìn)行人事任命等的檔案收集時(shí)，人力資源部門(mén)直接的將相應(yīng)任命文件、職稱評(píng)定材料等收錄起來(lái)，跳過(guò)檔案管理部門(mén)，嚴(yán)重影響后期的查詢利用[2]。

1.3?檔案信息化程度不高

隨著信息模式的滲透，農(nóng)業(yè)科研單位都逐步走向信息化管理空間，展開(kāi)了系列的信息檔案管理與問(wèn)題整理。雖然信息技術(shù)已經(jīng)在農(nóng)業(yè)科研單位中普及開(kāi)來(lái)，但還存在很多的問(wèn)題。比如，部分農(nóng)業(yè)科研單位信息設(shè)備多年得不到更新，導(dǎo)致檔案管理無(wú)法依賴于信息技術(shù)創(chuàng)新;再如檔案管理人員的信息技術(shù)操控能力有限，使得檔案管理人員仍舊只能運(yùn)用表格、文件夾等進(jìn)行檔案收集，智能檔案管理模式仍舊無(wú)法推行[3]。

1.4?檔案管理人員專業(yè)度不高

農(nóng)業(yè)科研單位部分檔案人員已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的管理模式，面對(duì)新時(shí)期檔案管理的新方法還不夠適應(yīng)，特別是對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理人員，不僅需要具備信息的收錄能力、信息技術(shù)的處理能力、檔案資料的真?zhèn)伪孀R(shí)能力、資料的歸類與關(guān)鍵詞設(shè)置能力、信息目錄編制能力，有些單位檔案管理還要同時(shí)需要具有英文理解能力、檔案存檔與分享權(quán)限設(shè)置能力等，而部分單位的檔案管理人員并非專職人員或者并未進(jìn)行系統(tǒng)化的專業(yè)管理學(xué)習(xí)，“半路出家”，導(dǎo)致檔案管理的精度不高，專業(yè)水平不足、錯(cuò)誤點(diǎn)較多、檔案安全管理意識(shí)薄弱等種種問(wèn)題[4]。

2?針對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理現(xiàn)狀的應(yīng)對(duì)思路

2.1?改變管理意識(shí)，重視檔案管理工作

農(nóng)業(yè)科研單位之所以不重視檔案的管理工作，主要是因?yàn)闄n案管理對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位的貢獻(xiàn)少。檔案管理部門(mén)應(yīng)制定管理章程，重新整理檔案資料，書(shū)寫(xiě)檔案報(bào)告書(shū)、檔案可用評(píng)估表，并了解單位近期的系列活動(dòng)，與單位的活動(dòng)關(guān)聯(lián)起來(lái)，搜集相應(yīng)可參考的檔案，打包發(fā)送給有關(guān)的負(fù)責(zé)人員，使得檔案成為單位活動(dòng)的助力，引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。檔案管理人員應(yīng)爭(zhēng)取與多部門(mén)聯(lián)合，并參與部門(mén)的會(huì)議，了解單位相應(yīng)項(xiàng)目的指標(biāo)要求等，從檔案的角度出發(fā)，進(jìn)行同類型項(xiàng)目活動(dòng)類比，制作活動(dòng)資料表、檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表等，給予部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)，同時(shí)檔案管理人員應(yīng)對(duì)單位的年度發(fā)展計(jì)劃、未來(lái)發(fā)展計(jì)劃等有所了解，搜集檔案的資料內(nèi)容， 通過(guò)檔案目錄的建立，及時(shí)為單位的中心工作提供服務(wù)，充分體現(xiàn)出檔案的價(jià)值[5]。

2.2?及時(shí)更新保存檔案，對(duì)檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理

部分檔案短期利用率較低，需要進(jìn)行重新整理，應(yīng)分別列出需要更新的名單，實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理。應(yīng)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案互動(dòng)空間，可通過(guò)單位所應(yīng)用的OA、釘釘?shù)?，結(jié)合單位的打卡方式，將涉及需要更新資料的人員拉進(jìn)群，進(jìn)行集中的檔案規(guī)范書(shū)寫(xiě)，可發(fā)放檔案書(shū)寫(xiě)模板，在群中快速的收到回執(zhí)，對(duì)于有變動(dòng)的檔案，應(yīng)及時(shí)提醒與之相關(guān)的人員提供補(bǔ)充資料。在動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)構(gòu)建比較規(guī)范的檔案存檔標(biāo)準(zhǔn)，以便于后期對(duì)同類問(wèn)題的批量處理，統(tǒng)一的信息格式，也有利于對(duì)檔案的真?zhèn)?、缺漏的鑒定。

2.3?改善檔案管理環(huán)境，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化

檔案管理需要依托于現(xiàn)代的軟硬件，實(shí)現(xiàn)管理完善與創(chuàng)新變革。目前，農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理之所以難以創(chuàng)新發(fā)展，其中一個(gè)重要的因素是內(nèi)部環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施條件的限制。檔案管理中，應(yīng)從智能化的視角出發(fā)，建立專屬于檔案管理的辦公室，保障管理的責(zé)任落實(shí)，避免檔案的流失、錯(cuò)刪，同時(shí)應(yīng)配備適用于檔案管理的電腦、保密裝置、網(wǎng)線等，檔案管理人員應(yīng)在此基礎(chǔ)上，學(xué)習(xí)管理軟件的使用方式，構(gòu)建管理的各個(gè)模塊，基于LBS的農(nóng)業(yè)科技檔案信息服務(wù)APP可以實(shí)時(shí)地將農(nóng)業(yè)科技檔案提供服務(wù)給用戶，結(jié)合農(nóng)業(yè)科研單位的工作特征，使得檔案的查詢、歸類、保存、分享等能夠一體化完成，應(yīng)注意檔案秘鑰的設(shè)置，維護(hù)檔案信息管理安全規(guī)范。

2.4?完善檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

在依托于上述的有關(guān)軟硬件基礎(chǔ)上，還應(yīng)同時(shí)將文字、視頻、圖片、動(dòng)圖、語(yǔ)音等收錄其中。當(dāng)前，檔案管理的一大優(yōu)勢(shì)就是超脫了單一文字管理的限制，管理人員應(yīng)充分將歷史上難以留存的其他類型檔案收入其中，并在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的過(guò)程中，按照時(shí)間類別、種類類別等將歷史未做整理的內(nèi)容調(diào)集出來(lái)，與新的檔案資料系統(tǒng)整合，應(yīng)構(gòu)建年份、關(guān)鍵詞等不同的檢索模式，實(shí)現(xiàn)檢索的快捷、標(biāo)準(zhǔn)，可通過(guò)紙質(zhì)版、電子版的雙重利用模式，不斷優(yōu)化檔案管理。當(dāng)前，國(guó)家農(nóng)業(yè)科學(xué)數(shù)據(jù)共享中心AgriData農(nóng)業(yè)科技基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分中心已經(jīng)建立了國(guó)際農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)、農(nóng)業(yè)獲獎(jiǎng)科技成果數(shù)據(jù)庫(kù)、農(nóng)業(yè)科技機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)、農(nóng)業(yè)科技信息資源庫(kù)、中文農(nóng)業(yè)科技文摘數(shù)據(jù)庫(kù)、中國(guó)農(nóng)業(yè)專利數(shù)據(jù)庫(kù)、有機(jī)農(nóng)業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)等多模塊數(shù)據(jù)集成，直至目前各項(xiàng)數(shù)據(jù)的排行如圖所示。

顯然中文農(nóng)業(yè)與外文農(nóng)業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)已經(jīng)較為成熟，而國(guó)際農(nóng)業(yè)、國(guó)內(nèi)農(nóng)業(yè)、獲獎(jiǎng)成果等的數(shù)據(jù)庫(kù)建立還有待完善，從農(nóng)業(yè)科研單位的角度著手，可嘗試借鑒AgriData國(guó)家專網(wǎng)上的數(shù)據(jù)構(gòu)成形態(tài)，組建比較適用于當(dāng)前單位研究模式的檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容。檔案應(yīng)完善的保留科研的元數(shù)據(jù)，將研究的路徑充分地記錄下來(lái)，促使農(nóng)業(yè)的科研、實(shí)驗(yàn)室活動(dòng)資料可回顧分析，助力農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)結(jié)合前期經(jīng)驗(yàn)與失敗經(jīng)歷，進(jìn)行后續(xù)的科技研究?？稍跈n案信息平臺(tái)上提供服務(wù)，也就是數(shù)據(jù)申請(qǐng)服務(wù)，將參與農(nóng)業(yè)研究的有關(guān)主要人員設(shè)為可自行申請(qǐng)人員，對(duì)于比較復(fù)雜的資料 ，則需要科研人員申請(qǐng)后由檔案管理人員統(tǒng)一進(jìn)行審定，通過(guò)可分享的資料量，高級(jí)科研人員通?？赏ㄟ^(guò)所有申請(qǐng)內(nèi)容，而其他參與度不高的研究人員則應(yīng)限制其數(shù)據(jù)申請(qǐng)的權(quán)限，只提供基礎(chǔ)的資料，非全資料量，以便于對(duì)資料的安全維護(hù)。

2.5?配備專業(yè)檔案管理人員，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化

檔案管理中應(yīng)配備相應(yīng)專業(yè)人員從事檔案管理工作，從檔案的信息處理、信息編制、傳統(tǒng)檔案問(wèn)題清單處理等方面，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，構(gòu)建內(nèi)部的教育體系，開(kāi)展對(duì)檔案管理工作的考核，并定期邀請(qǐng)專家進(jìn)行檔案管理講座，及時(shí)了解掌握新的檔案管理動(dòng)態(tài)，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)化管理水平。

3?結(jié)論

檔案管理應(yīng)依據(jù)農(nóng)業(yè)科研單位的運(yùn)行模式，圍繞科技研發(fā)、成果轉(zhuǎn)化、技術(shù)推廣等中心工作，注重科技活動(dòng)的元數(shù)據(jù)積累，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，創(chuàng)新檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)便捷、高效、安全的檔案利用服務(wù)。

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