行政檔案管理工作的現(xiàn)狀與時(shí)代融合

摘 要 隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展、政治體制的不斷完善，行政檔案管理工作有待引起高度重視和進(jìn)一步加強(qiáng)。從當(dāng)今行政檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)狀況入手，分析特點(diǎn)，查擺存在的問(wèn)題，探索新時(shí)代行政檔案管理工作科學(xué)發(fā)展的方向和思路，提高行政檔案管理工作效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞 行政檔案管理 現(xiàn)狀 問(wèn)題 時(shí)代融合

中圖分類(lèi)號(hào) G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 收稿日期 2019-12-06

作者簡(jiǎn)介：趙運(yùn)龍，遼寧省檔案館（遼寧省工業(yè)文化發(fā)展中心），碩士研究生，研究方向?yàn)闄n案管理。

Current Situation of Administrative Archives Management and Integration with the Times

Zhao Yunlong

Abstract With the rapid development of social economy and the continuous improvement of political system in China， the work of administrative archives management needs to be attached great importance to and further strengthened. Starting with the current situation of administrative archives management， this paper analyzes the characteristics， finds out the existing problems， explores the direction and thinking of the scientific development of administrative archives management in the new era， and improves the efficiency and quality of administrative archives management.

Keyword administrative archives management; current situation; problem; integration with the times

行政檔案是指國(guó)家行政機(jī)關(guān)及有關(guān)企事業(yè)單位按照法律賦予的相關(guān)職權(quán)，在行政運(yùn)行及管理等相關(guān)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的原始記錄信息。行政檔案因其較強(qiáng)的政治性、權(quán)威性和服務(wù)性等特點(diǎn)，在檔案管理方面與其他方面的檔案管理存在一定的差異。在經(jīng)濟(jì)體制以及政治體制不斷革新的新時(shí)代背景下，行政單位檔案的傳統(tǒng)管理方式弊病也逐漸顯露，完善革新勢(shì)在必行。

一、行政檔案管理的特點(diǎn)

中國(guó)現(xiàn)在已經(jīng)昂首邁入了中國(guó)特色社會(huì)主義建設(shè)的新時(shí)代，各級(jí)行政主管部門(mén)和國(guó)家主導(dǎo)的企事業(yè)單位各項(xiàng)行政工作發(fā)展迅速，各單位隨之形成的各門(mén)類(lèi)行政檔案的數(shù)量也隨之增加，行政檔案相關(guān)管理工作也發(fā)生了較大的變化。行政檔案管理的規(guī)范性亟需大幅度提升。行政檔案管理的特點(diǎn)也將更加鮮明，從管理理念、管理方式和管理設(shè)施上都需要與時(shí)俱進(jìn)。

行政檔案不同于其他類(lèi)別的檔案，行政檔案政治特點(diǎn)鮮明，在形成的過(guò)程中，突顯了國(guó)家意志，檔案的政治性、權(quán)威性、執(zhí)行性和服務(wù)性融為一體。行政檔案來(lái)源于國(guó)家機(jī)關(guān)及相關(guān)單位的日常工作，在形成過(guò)程中處處都體現(xiàn)了國(guó)家在相關(guān)事業(yè)發(fā)展中的指導(dǎo)思想，是國(guó)家意志的外在表現(xiàn)，同時(shí)是指導(dǎo)思想在各項(xiàng)工作中的有效載體。具體來(lái)講，行政機(jī)關(guān)和國(guó)家的企事業(yè)單位所開(kāi)展的各類(lèi)行政管理活動(dòng)，需要以黨的路線(xiàn)、方針和政策為工作的前提，所以行政檔案管理的政治性是其首要特性;另一方面，行政檔案管理活動(dòng)是為國(guó)家建設(shè)而服務(wù)的，國(guó)家利益高于一切，這就充分樹(shù)立了行政檔案管理的權(quán)威性，同時(shí)，檔案工作的社會(huì)價(jià)值在于其具有極強(qiáng)的社會(huì)服務(wù)性，行政檔案管理工作也兼具了這一特點(diǎn)，行政檔案的管理能夠?yàn)樯鐣?huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有效的服務(wù)。

二、行政檔案管理存在的問(wèn)題

行政檔案的管理具有自身與眾不同的特征，只有深入發(fā)掘管理中存在的問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)目前行政檔案管理中存在的各種問(wèn)題進(jìn)行細(xì)致分析，才能在實(shí)際工作中制定有效的措施，實(shí)現(xiàn)檔案管理與使用的科學(xué)化和規(guī)范化，與行政工作相得益彰。

1.行政檔案管理制度缺失。行政檔案在形成的過(guò)程中，具有各單位鮮明的行業(yè)特點(diǎn)，很多單位在進(jìn)行行政檔案管理的過(guò)程中，只注重其管理形式，忽略了對(duì)檔案工作本身價(jià)值的深度認(rèn)識(shí)。檔案工作中相關(guān)管理規(guī)章制度不健全或者已經(jīng)過(guò)時(shí)，很多單位甚至從未認(rèn)真擬定過(guò)符合本單位檔案工作實(shí)際需要的檔案管理辦法。即使擬定了相關(guān)工作制度也是十分簡(jiǎn)單的，可指導(dǎo)性和可操作性都不強(qiáng)。在缺少相應(yīng)健全管理制度的情況下，沒(méi)有合理制度的規(guī)范，缺乏科學(xué)的管理策略，行政檔案管理工作很難適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的速度和工作要求，其工作效果也很難得到完美體現(xiàn)。管理制度的缺失也會(huì)造成檔案管理人員工作約束力不夠、紀(jì)律性不強(qiáng)，會(huì)出現(xiàn)人為造成的行政檔案收集不全、整理不規(guī)范、實(shí)體管理不科學(xué)等情況。

2.行政檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不夠。檔案管理多是零散、反復(fù)的核對(duì)、整理、校對(duì)工作，對(duì)檔案管理工作人員個(gè)人素質(zhì)及專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)要求較高。檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性與認(rèn)真負(fù)責(zé)、及時(shí)跟進(jìn)、不拖拉、不虛報(bào)的工作態(tài)度和責(zé)任心與行政檔案管理工作的好壞息息相關(guān)。“延安五老”之一的謝覺(jué)哉先生就曾說(shuō)過(guò)：“要把檔案里邊的東西供今天使用，幫助各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，就需要很多的專(zhuān)門(mén)人才長(zhǎng)期搞這項(xiàng)工作，稍微摸一下子是不行的，要經(jīng)常做?！盵1]27目前，很多單位的檔案管理人員都是非檔案管理專(zhuān)業(yè)的，甚至是兼職做檔案工作的，這使得在實(shí)際的行政檔案管理工作中缺少專(zhuān)業(yè)的知識(shí)指導(dǎo)和專(zhuān)業(yè)技能的運(yùn)用。又由于檔案工作比較枯燥，不容易出業(yè)績(jī)，也客觀上影響和削弱了機(jī)關(guān)檔案員的工作積極性和工作榮譽(yù)感。

3.行政檔案內(nèi)容信息不實(shí)。行政檔案管理的一個(gè)重要目的就是通過(guò)真實(shí)的行政檔案實(shí)體和信息內(nèi)容為實(shí)際業(yè)務(wù)工作提供準(zhǔn)確的信息服務(wù)。例如，行政檔案對(duì)行政單位用人選拔、機(jī)構(gòu)調(diào)整等有著不可或缺的重要參考、憑證作用。檔案內(nèi)容失真就會(huì)對(duì)企事業(yè)單位的相關(guān)業(yè)務(wù)工作開(kāi)展以及干部職工個(gè)人相關(guān)事項(xiàng)等影響較大。因?yàn)槭д娴男姓n案無(wú)法真實(shí)準(zhǔn)確地反映出單位的機(jī)構(gòu)沿革及干部職工個(gè)人的相關(guān)情況，也會(huì)造成行政檔案的資政作用下降，使得檔案利用意愿隨之減少，行政檔案管理工作的重要意義將會(huì)弱化，不利于檔案工作的合理有序發(fā)展和推進(jìn)。

4.行政檔案收集與管理混亂。在檔案工作飛速發(fā)展的今天，各地各部門(mén)意識(shí)到行政檔案管理工作的重要性，也相繼出臺(tái)了有關(guān)管理制度，下發(fā)相關(guān)文件來(lái)進(jìn)行檔案管理工作的指導(dǎo)和規(guī)范。但實(shí)踐過(guò)程中，行政檔案的收集和管理方式還是較為混亂。行政檔案管理工作與檔案工作人員調(diào)整、企業(yè)革新、機(jī)構(gòu)調(diào)整撤并等變化無(wú)法同步，造成在收集檔案時(shí)出現(xiàn)檔案收集不齊全完整的問(wèn)題，即應(yīng)收的未收。在管理上，由于缺少專(zhuān)業(yè)檔案管理人員、資金技術(shù)支持和有效的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與交流，行政檔案整理不夠規(guī)范，檔案管理方式不科學(xué)不嚴(yán)謹(jǐn)，存有較大的實(shí)體保存安全隱患和涉密信息內(nèi)容的泄密隱患。

三、行政檔案管理工作與時(shí)代的融合

行政檔案管理工作的發(fā)展必須要與時(shí)代需要相融合，不斷更新管理理念，開(kāi)拓工作思路，健全相關(guān)制度，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才，利用先進(jìn)技術(shù)，積極完善行政檔案管理工作。

1.更新管理理念，開(kāi)拓工作思路?！邦I(lǐng)導(dǎo)的重視度直接影響著下級(jí)部門(mén)的重視度?！盵2]158行政檔案管理工作的理念必須要改變，只有工作理念轉(zhuǎn)變才能改變工作狀態(tài)，拓寬工作思路，創(chuàng)新工作方法。在行政檔案管理工作中必須要通過(guò)多渠道、多角度、多形式讓領(lǐng)導(dǎo)重視行政檔案管理工作，以此來(lái)自上而下地推動(dòng)行政檔案管理工作。行政檔案管理人員也要主動(dòng)作為，主動(dòng)擔(dān)當(dāng)，積極研究和探索工作方法和技巧，不斷強(qiáng)化管理意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，真正將行政檔案管理的具體工作與單位實(shí)際需要相結(jié)合，用高效率、高品質(zhì)的行政檔案管理工作來(lái)服務(wù)、促進(jìn)、提升單位的工作效率，讓靜態(tài)的檔案真正地動(dòng)起來(lái)、活起來(lái)和用起來(lái)。

2.建立與完善行政檔案管理制度體系。行政檔案管理工作科學(xué)開(kāi)展的關(guān)鍵就是要有與之發(fā)展相適應(yīng)的制度體系。行政檔案管理制度體系的建立與完善可以從以下四個(gè)方面入手和考量：（1）從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，參照單位檔案管理以及相關(guān)業(yè)務(wù)開(kāi)展的實(shí)際情況，建立科學(xué)合理的行政檔案管理制度;（2）管理制度力求簡(jiǎn)單實(shí)用，具有較強(qiáng)的可操作性和實(shí)踐指導(dǎo)性，拒絕花架子和空殼子;（3）檔案管理制度必須要有較強(qiáng)的普遍約束力，管理制度不能只適用于行政檔案管理人員，應(yīng)對(duì)單位所有干部職工具有同樣的規(guī)范效力，提升單位整體的行政檔案管理意識(shí);（4）完善獎(jiǎng)懲制度，提高管理制度的執(zhí)行力，堅(jiān)決做到有法必嚴(yán)、違法必究、獎(jiǎng)懲分明，用鋼鐵一般的執(zhí)行力度筑牢行政檔案管理制度體系。

3.提高行政檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)綜合素養(yǎng)。任何工作都是以人為本，行政檔案管理工作也不例外。要想把這項(xiàng)工作做好、做實(shí)、做優(yōu)、做強(qiáng)，就必須要從行政檔案管理人員開(kāi)始抓。首先，抓好行政檔案管理人員的入口。由于部分行政檔案具有較強(qiáng)的信息敏感性，所以檔案管理人員必須要政治過(guò)硬，且政治站位要高，必須明晰責(zé)任和義務(wù)。在政治過(guò)硬的前提下，再擇優(yōu)選用具有一定檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的人員。其次，要抓好行政檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。無(wú)論檔案管理人員是否具有檔案專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，都需要進(jìn)行定向業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案工作在不斷發(fā)展，檔案管理的知識(shí)及工作要求也在不斷更新改進(jìn)，這就要求單位要對(duì)檔案管理人員經(jīng)常性地開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)與交流，切實(shí)提高其綜合業(yè)務(wù)能力。最后要抓好考核督導(dǎo)關(guān)。單位要定期對(duì)行政檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)業(yè)績(jī)考核，敦促其鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)、愛(ài)崗敬業(yè)，盡心盡力做好本職工作。

4.完善基礎(chǔ)配套設(shè)施。單位領(lǐng)導(dǎo)以及主管部門(mén)需提高對(duì)行政檔案管理工作的重視程度，積極爭(zhēng)取人員、資金及相關(guān)技術(shù)支持，加大對(duì)行政檔案管理工作的投入力度。切實(shí)改善檔案工作環(huán)境，完善檔案保管相關(guān)設(shè)施，更新檔案管理軟硬件設(shè)備，提高防火、防盜、防失泄密等能力。

5.建設(shè)現(xiàn)代化行政檔案管理中心。大數(shù)據(jù)、云技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)鋪天蓋地地到來(lái)，對(duì)新時(shí)代行政檔案工作提出了更高的要求。首先，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和音像檔案都需要進(jìn)行數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)“雙套制”，這是進(jìn)行現(xiàn)代化管理的前提。然后可以在檔案部門(mén)的牽頭下，整合各單位的行政檔案資源，在經(jīng)過(guò)嚴(yán)格鑒定審查的情況下，對(duì)可以開(kāi)放提供利用的行政檔案數(shù)字化副本進(jìn)行集中保管和后期加工。對(duì)收集到的行政檔案數(shù)字化副本進(jìn)行OCR技術(shù)識(shí)別，實(shí)現(xiàn)全文檢索，再通過(guò)相應(yīng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供查詢(xún)和利用。這個(gè)統(tǒng)一保管、整理、加工及提供利用的載體就是現(xiàn)代化行政檔案管理中心。這個(gè)中心可以建立在各個(gè)行政區(qū)劃級(jí)別，可以市級(jí)、省級(jí)也可以是國(guó)家級(jí)，但最終的大方向是全國(guó)性的檔案信息管理中心。但這種模式的建立也是有大前提的，那就是“只有在確保數(shù)據(jù)安全性的前提下，政府檔案管理的電子化才能有保障地投入應(yīng)用”[3]61。

四、結(jié)語(yǔ)

“檔案是政府對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)或者信息進(jìn)行記錄的一個(gè)重要載體，不僅是其維護(hù)自身合法權(quán)益的基本工具，同時(shí)也是其進(jìn)行相關(guān)管理工作的一個(gè)重要保障?！盵4]76由于行政檔案自身的特點(diǎn)及業(yè)務(wù)開(kāi)展的重要性，迫切需要將之與新時(shí)代對(duì)檔案工作的要求相融合，解決當(dāng)下工作殘留的弊端，緊跟時(shí)代步伐，探索與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展模式，提高行政檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

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