紀(jì)念類博物館文物檔案管理和利用工作存在問(wèn)題及提升舉措

宋曉蕊

摘 要：依托文物藏品建立起來(lái)的文物檔案，是佐證文物的“身份證”，更是開展文物相關(guān)工作，進(jìn)行研究、發(fā)掘、拓展等工作的重要信息來(lái)源。但是在目前紀(jì)念類博物館中，由于在最初征集過(guò)程中存在的問(wèn)題，之后文物檔案保管中存在的弊端，使得文物檔案在日常管理和使用中凸顯的問(wèn)題也越來(lái)越多。探討在實(shí)際工作中紀(jì)念類博物館文物檔案存在的問(wèn)題， 旨在提出相應(yīng)的措施，為開展工作提供便利。

關(guān)鍵詞：文物檔案;管理和利用;問(wèn)題;措施;

一、文物與文物檔案的關(guān)系

1.文物是檔案建立的基礎(chǔ)。文物藏品是博物館成立的核心資源，而圍繞藏品建立的文物檔案是文物藏品相關(guān)信息的文字表述。文物檔案是記述和反映文物從挖掘、保護(hù)、研究、利用及其學(xué)者關(guān)于此物品相關(guān)敘述的資料等歷史記錄和材料集合。它直接記述以及反映了國(guó)家在重要文物活動(dòng)中形成的原始記錄和有價(jià)值的相關(guān)信息?！拔奈餀n案由文物收藏部門負(fù)責(zé)建立和保管。一般性文物檔案，其保管期限與文物實(shí)體同壽命;特別珍貴和重要的文物檔案應(yīng)永久保存”。

2.文物檔案是一個(gè)持續(xù)發(fā)展的集合體。一件文物從發(fā)掘、征集、鑒定、收藏、研究、研究及其開發(fā)衍生產(chǎn)品等等，貫穿文物生命的全過(guò)程，在此發(fā)展過(guò)程中形成完備詳實(shí)記錄，就成為了判定文物真?zhèn)渭捌鋬r(jià)值的有效憑證。圍繞文物藏品背后故事的深入挖掘和研究使用、報(bào)道等等，都可以作為藏品信息再次錄入文物藏品檔案中。藏品檔案的相關(guān)文獻(xiàn)材料“應(yīng)包括與文物藏品有關(guān)的具有保存價(jià)值的歷史文獻(xiàn)、專著、論文、研究報(bào)告、文摘、報(bào)道等文字資料和錄像帶、錄音帶、幻燈片、底片、電影膠片等影像資料”。藏品檔案的建立是一個(gè)復(fù)雜并且是持續(xù)的過(guò)程，每個(gè)單位因工作不同所建立的文物藏品檔案的需求也不同，應(yīng)該靈活的掌握文物藏品檔案相關(guān)信息的收錄，將這個(gè)過(guò)程持續(xù)有效的進(jìn)行下去。從而使文物藏品檔案準(zhǔn)確、詳細(xì)、完整，并持續(xù)的將后續(xù)相關(guān)材料進(jìn)行補(bǔ)充。

二、文物檔案管理存在的問(wèn)題

1.專業(yè)意識(shí)不強(qiáng)，填寫規(guī)范不統(tǒng)一。由于一件文物從發(fā)掘到收藏，中間經(jīng)歷的工作人員復(fù)雜，專業(yè)水準(zhǔn)不同，所以在填寫文物檔案時(shí)存在因人而異的狀況，可能并沒(méi)有在一個(gè)單位中形成統(tǒng)一的填寫規(guī)范，因人而異、因?qū)I(yè)而異，每個(gè)經(jīng)手者對(duì)每份檔案都有自己的填寫標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)以后工作的開展，及后來(lái)接手文物檔案管理的工作人員必將產(chǎn)生迷惑性影響，不利于文物檔案的利用。必定使得相關(guān)人員管理意識(shí)不強(qiáng)，出現(xiàn)借閱無(wú)登記、信息未錄入等現(xiàn)象。

2.建檔不及時(shí)，很多信息缺失。由于很多博物館、紀(jì)念館出現(xiàn)了一人兼多項(xiàng)工作的現(xiàn)象，或者由于人員調(diào)配不合理，存在閑置人員的現(xiàn)象，這勢(shì)必就會(huì)在工作開展中存在不能及時(shí)的完成工作，存在沒(méi)時(shí)間完或是拖沓現(xiàn)象，造成建檔不及時(shí)現(xiàn)象。建檔不及時(shí)，將造成很多有效信息在經(jīng)手人腦海中因時(shí)間推移而變得模糊或者是模棱兩可，使得文物檔案信息缺真。

3.借閱檔案不規(guī)范，造成無(wú)據(jù)可查。建立文物檔案的目的，不僅是為了滿足保管和利用的需求，同時(shí)也有查詢借閱相關(guān)信息的作用。如果不建立規(guī)范的借閱規(guī)范，必定使得文物檔案在借出時(shí)候沒(méi)制度，歸檔后無(wú)記錄，不能及時(shí)掌握檔案的借閱情況和完好程度。

4.文物檔案利用不充分。建立文物檔案的不僅僅是為了保存相關(guān)文物的有效信息，更是為了在以后的工作中利用。將文物檔案束之高閣，為了保管而保管的檔案工作并不能很好的發(fā)掘文物檔案本身的價(jià)值，也就談不上后續(xù)的利用。

三、促進(jìn)文物檔案管理工作提升的舉措

1.提高相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)。高度的責(zé)任意識(shí)是引導(dǎo)工作的關(guān)鍵。對(duì)于一件新挖掘或者新征集的文物，經(jīng)手的人員包括考古發(fā)掘者、征集人員、文物總賬管理人員、藏品檔案管理人員、文物保管員都要通力協(xié)作，保證文物檔案信息的及時(shí)添加、錄入、文物移交手續(xù)的交接，直到最后入庫(kù)。這只是文物入館后的直接工作，針對(duì)文物后期的研究和利用等相關(guān)信息，也要做到及時(shí)收錄到文物藏品檔案，做好相關(guān)標(biāo)注，以備后期查閱。如果藏品檔案不真實(shí)、不規(guī)范、不準(zhǔn)確，不完整，體現(xiàn)不出文物藏品檔案發(fā)展的一個(gè)持續(xù)過(guò)程，將會(huì)直接影響利用藏品的質(zhì)量和水平。以平津戰(zhàn)役紀(jì)念館（簡(jiǎn)稱平津館）為例。在日常工作的持續(xù)發(fā)展和完善中，平津館逐步建立起一套越來(lái)越完備的管理制度，相關(guān)人員的意識(shí)也越來(lái)越高，敏銳度越來(lái)越高，及時(shí)發(fā)現(xiàn)與藏品相關(guān)的信息材料，哪怕是一條紀(jì)實(shí)性新聞，也做到及時(shí)添加進(jìn)藏品檔案中，并做好備注。這種意識(shí)的提高，也是在與檔案和藏品打交道的過(guò)程逐漸積累起來(lái)的經(jīng)驗(yàn)所致。加強(qiáng)管理人員的職業(yè)素養(yǎng)， 通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和相互交流學(xué)習(xí)，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，以適應(yīng)文物藏品檔案管理工作的需求。

2.用法律法規(guī)，達(dá)到文物檔案管理的完整性、規(guī)范化。在2009年2月，按照檔案管理工作發(fā)展的要求，國(guó)家文物局適時(shí)頒布了《文物藏品檔案規(guī)范》，進(jìn)一步規(guī)定了藏品檔案相關(guān)工作的格式和要求。

隨著我國(guó)法律制度的不斷完善，相關(guān)文物檔案方面的法律法規(guī)也在不斷地完善。這些法律法規(guī)的頒布實(shí)施，對(duì)做好文物檔案管理這項(xiàng)工作有著具體的指導(dǎo)意義，是檔案建設(shè)和管理工作的指明燈。因此我們要不斷強(qiáng)化全社會(huì)檔案法律意識(shí)。首先通過(guò)合理合適的利用頒布的法律法規(guī)，使全社會(huì)充分認(rèn)識(shí)文物檔案管理在工作中的重要作用，用法律的手段使文物檔案管理和利用法律化、規(guī)范化，增強(qiáng)文物與文物檔案管理單位的法律意識(shí)，促進(jìn)文物檔案工作健康有序的發(fā)展。

3.建立“專人專管”的檔案管理制度。藏品檔案的管理是一件不容馬虎和具有高度責(zé)任感的工作。以平津戰(zhàn)役紀(jì)念館為例。經(jīng)過(guò)幾代人的精心保管和充實(shí)，平津館為全館館藏3000多件/套文物建立了相關(guān)藏品檔案。每代人都兢兢業(yè)業(yè)，一絲不茍，每一份文物藏品檔案都鎸寫的工工整整，材料充實(shí)的藏品，檔案上都是密密麻麻的黑色字跡。正是經(jīng)過(guò)這種專業(yè)的保管精神，平津館的文物藏品檔案信息越來(lái)越豐富。

管理好文物藏品檔案只是日常工作中的普通的差事。為了做到有賬可查，必須建立嚴(yán)格的借閱登記制度?！督栝喌怯洸尽房梢栽敿?xì)的記錄下借閱人的信息、借閱原因、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、檔案完缺程度，及其在借閱過(guò)程中借閱人發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題等等，《借閱登記簿》的建立可以因單位需要而建立相應(yīng)的內(nèi)容條目，沒(méi)有特定的要求。

4.利用新科技，加強(qiáng)藏品檔案的數(shù)字化建設(shè)。隨著計(jì)算機(jī)信息化的發(fā)展，全國(guó)各革命類博物館絕大部分都建立起來(lái)了文物檔案的信息庫(kù)。不用取出紙質(zhì)檔案，就能第一時(shí)間查閱關(guān)于某件藏品的相關(guān)信息。根據(jù)上級(jí)的工作要求，在館領(lǐng)導(dǎo)指示下，平津戰(zhàn)役紀(jì)念館已經(jīng)于2017年完成了關(guān)于2900多件/套藏品的電子信息錄入，這套文物藏品檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的完成，簡(jiǎn)化了日常工作的程序，方便了文物相關(guān)信息的電子檢索，能簡(jiǎn)化不必要的借閱手續(xù)，電子系統(tǒng)一目了然，在讓使用者第一時(shí)間知道相關(guān)文物信息，再?zèng)Q定借閱情況和以后對(duì)文物的利用情況。

5.加強(qiáng)藏品檔案的利用，及時(shí)補(bǔ)充相關(guān)信息材料。“收藏檔案的根本目的，就是滿足廣大檔案用戶對(duì)檔案信息資源的利用需求，使檔案所具有的特殊功能與檔案用戶的利用需求發(fā)生一定的關(guān)系，才能充分發(fā)揮檔案的積極作用，為社會(huì)創(chuàng)造更多的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富”。

文物藏品檔案是進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的第一手資料。隨著人們精神生活需求的日益增長(zhǎng)，博物館和紀(jì)念館成為滿足人們豐富精神需求和精神娛樂(lè)的首選去處。紀(jì)念類博物館內(nèi)容的豐富性、展陳的特殊性、文物展品的吸引力及其媒體和自媒體宣傳的大力度，越來(lái)越成為黨性教育、愛(ài)國(guó)主義教育、知識(shí)研究學(xué)習(xí)、革命思想及其紅色思想弘揚(yáng)的重要場(chǎng)所。尤其是隨著博物館“研學(xué)”熱潮的興起，歷史研究學(xué)者的不斷探索，使得博物館成為增長(zhǎng)知識(shí)的重要陣地。為此各紀(jì)念類博物館也奮發(fā)圖強(qiáng)，加大史實(shí)研究，出版系列圖書資料。以平津戰(zhàn)役紀(jì)念館為例，依據(jù)館藏文物檔案，經(jīng)過(guò)多年的研究和資料查詢整理，出版了史實(shí)性材料《走進(jìn)最后的決戰(zhàn)》、《平津戰(zhàn)役故事》等書刊，這些書刊為以后的研究工作提供了重要的依據(jù)。

6.加強(qiáng)信息的交流，為做好檔案保管和利用提供新思路。各個(gè)博物館都有相關(guān)文物檔案管理的方法和制度，加強(qiáng)館際之間的交流學(xué)習(xí)，不僅能學(xué)習(xí)到兄弟單位的保管經(jīng)驗(yàn)，而且能將新的經(jīng)驗(yàn)和方法用到自己的工作中，并且在相互的交流學(xué)習(xí)中，還能夠揚(yáng)長(zhǎng)避短，極大的提高工作效率。以平津戰(zhàn)役紀(jì)念館為例，雖然平津館開館時(shí)間較短，但是經(jīng)過(guò)幾代人的努力日益完善的檔案工作，不僅受到了上級(jí)單位的認(rèn)可，更是吸引相關(guān)兄弟單位、檔案局前來(lái)平津館交流學(xué)習(xí)。

總之，“文物檔案是對(duì)文物信息、文物研究的記錄，由于文物是一種不可再生資源”，文物檔案對(duì)紀(jì)念類博物館的發(fā)展有著重要的意義，因此，在日常工作中，必須加強(qiáng)和重視文物檔案的相關(guān)梳理和管理工作，使得文物檔案工作在發(fā)展中完善、在積累中充實(shí)，為以后相關(guān)文物工作的開展提供更為詳實(shí)的信息資源，同時(shí)，對(duì)促進(jìn)我國(guó)文物工作的可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一份力量。

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（作者單位：平津戰(zhàn)役紀(jì)念館）