淺析照片檔案管理的實(shí)施策略

陸紅

摘 要：檔案的收集、整理、利用都是工作中不可缺少環(huán)節(jié)。對(duì)照片檔案而言，照片檔案的前期收集工作至關(guān)重要，可為照片的下一步整理工作提供重要信息。整理好的照片檔案能得到充分的利用和查閱作用，進(jìn)而發(fā)揮照片的形象紀(jì)實(shí)作用，推進(jìn)企事業(yè)單位的高效發(fā)展。

關(guān)鍵詞：照片檔案;檔案管理;管理體系

照片檔案是以靜止攝影攝像的反映形式反映企事業(yè)單位活動(dòng)的歷史記錄，屬于記錄歷史業(yè)務(wù)的關(guān)鍵憑證與依據(jù)。伴隨經(jīng)濟(jì)與時(shí)代的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位中出現(xiàn)的各種照片數(shù)量不斷增多，如此就對(duì)照片這個(gè)特別資料載體的采集、整理、保管與應(yīng)用等提出了較高的要求。為此，強(qiáng)化照片檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，提升照片檔案的管理效果，是企事業(yè)檔案從業(yè)者面臨的重要工作。

一、照片檔案管理常見的問題

1.照片采集問題

以往的企事業(yè)單位檔案保管通常較為注重文書內(nèi)容，并不注重照片檔案，照片采集還不完整。照片檔案具備文書資料無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，采集工作未做好，不能提供準(zhǔn)確的研究信息，不能提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。目前，檔案從業(yè)者未認(rèn)識(shí)到照片采集的意義，既不注意采集本單位中的照片，并且忽視了單位外界照片的采集。檔案管理者不重視參加單位的各種業(yè)務(wù)，針對(duì)照片采集通常是有關(guān)活動(dòng)對(duì)象給多少算多少，缺少自主采集的思想，照片檔案便不齊全。就當(dāng)前來講，企事業(yè)單位事務(wù)不斷增多，具備歷史參考優(yōu)勢(shì)的照片也較多，但事實(shí)上真正入檔的較少，諸多體現(xiàn)時(shí)代及社會(huì)進(jìn)步的照片未入檔，下降了照片檔案的借鑒價(jià)值。

2.照片整理問題

照片資料和文本資料不一樣，存在明顯獨(dú)特性，在整理方面需要特殊辦法，否則雜亂無章，減小了操作效率。但有些單位不重視照片資料的整理，未做好編號(hào)或是編號(hào)雜亂。有些單位的事務(wù)類型較多，時(shí)間和地點(diǎn)均不同，有關(guān)拍攝者也不一樣，照片資料管理存在較大難度，若檔案管理者為及時(shí)處理好，進(jìn)行科學(xué)考證，影響業(yè)務(wù)質(zhì)量，而且還給自身后續(xù)增加了作業(yè)量。此外，隨著科技的進(jìn)步，數(shù)字檔案和以往的照片資料共存，有些檔案管理者未進(jìn)行區(qū)別規(guī)范整理。

3.照片保管問題

照片屬于一種獨(dú)特的檔案，若保管條件不科學(xué)，極易導(dǎo)致照片受損。照片檔案包含照片、底片以及電子信息等，若無專門的庫房與保管工具，室內(nèi)溫濕度不合適，底片極易粘連，照片極易褪色，甚至產(chǎn)生火災(zāi)事件。有的檔案管理者不注重照片保管，同文本資料共同保管，未考量周邊的環(huán)境要素，降低了照片檔案的壽命。

4.缺少健全的規(guī)章制度

盡管我國部分企事業(yè)單位制定了照片資料的歸檔機(jī)制，但依舊存在很多問題。照片資料管理制度不健全，缺少明確的實(shí)施細(xì)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)，包含歸檔標(biāo)準(zhǔn)、范疇、時(shí)間、管理?xiàng)l件等多種內(nèi)容，未制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)不嚴(yán)格，下降了照片資料管理的質(zhì)量與效率。此外，缺少嚴(yán)格的監(jiān)督控制，照片資料管理者的責(zé)任模糊，下降了工作的熱情，不利于照片資料的規(guī)范化管理。

二、照片檔案管理的對(duì)策

1.注重照片檔案的采集

注重照片檔案的采集工作，方可保障照片資料的完整性。單位應(yīng)組織檔案管理者接受專業(yè)培訓(xùn)，令檔案管理者了解照片資料管理的業(yè)務(wù)，把握照片檔案的存儲(chǔ)方法，提升自己的整體素養(yǎng)與管理能力。檔案管理者要改變工作理念，轉(zhuǎn)變以往的坐等思想，增加工作熱情，自主及時(shí)掌握機(jī)單位的業(yè)務(wù)信息，和其他部門進(jìn)行信息交流，及時(shí)存儲(chǔ)有用的照片。而且要及時(shí)接收照片，針對(duì)其部門提交的照片，應(yīng)立即梳理并歸檔。為提升照片質(zhì)量及價(jià)值，能夠向拍攝對(duì)象提前提出明確的拍攝標(biāo)準(zhǔn)。

2.加強(qiáng)照片標(biāo)準(zhǔn)化整理

要根據(jù)單位的需要，科學(xué)整理照片內(nèi)容。檔案管理者要做好編號(hào)工作，檢查照片的完整性，不完整的應(yīng)立即調(diào)研考證。確定歸檔范疇，詳細(xì)記錄照片的拍攝對(duì)象、時(shí)間、場(chǎng)地、人物等，根據(jù)不同的種類加以整理歸檔。能夠編制相關(guān)的目錄卡片，便于歸檔查找。針對(duì)照片的歸檔，通常包含五個(gè)方面的界定，即本單位大型紀(jì)念活動(dòng)或是大型會(huì)議的照片、領(lǐng)導(dǎo)者人管考察的照片、單位事務(wù)與成果的照片、和外界的活動(dòng)、項(xiàng)目設(shè)施等有用的照片。針對(duì)無歸檔意義的照片應(yīng)立即清除，進(jìn)行年度劃分，不同年份的照片分門別類的保管，相同年份的照片應(yīng)根據(jù)時(shí)間進(jìn)行分類排列，要明確照片的保管時(shí)間，照片與底片應(yīng)分開保存。為便于查找，應(yīng)編制好目錄，能夠以一組照片或是一張照片為系統(tǒng)，目錄記錄應(yīng)有集中的格式，每個(gè)項(xiàng)目應(yīng)填寫完善，保證反映照片的準(zhǔn)確內(nèi)容，有獨(dú)特要求的硬詳細(xì)標(biāo)明。

3.合理保管照片資料

企事業(yè)檔案管理者應(yīng)確定照片資料管理的條件，保證照片檔案獨(dú)立存放。要建立科學(xué)的照片庫房保管機(jī)制，選取恰當(dāng)?shù)臏貪穸扰c照片保管設(shè)備，且每天檢查照片資料的庫存地點(diǎn)，定時(shí)換氣通風(fēng)，留意溫濕度的改變，能夠采取科學(xué)的技術(shù)設(shè)施維持核實(shí)的庫房空間。對(duì)珍貴的或是應(yīng)用較為普遍的照片，為避免磨損與污染，保證安全、耐用，應(yīng)加強(qiáng)管理，特別是底片的保管，要核心管理，必要時(shí)能夠采取復(fù)制樣片的手段科學(xué)應(yīng)用。

4.優(yōu)化照片資料管理體系

檔案管理者應(yīng)提升對(duì)照片資料的管理意識(shí)，真正認(rèn)識(shí)到照片資料管理的意義，集中規(guī)劃，優(yōu)化照片資料管理體系。要確定檔案保管細(xì)則，詳細(xì)規(guī)定照片資料管理每個(gè)過程的工作，且加大執(zhí)行力度，加大照片資料管理的效率，確保照片的準(zhǔn)確性與完整性。而且要加強(qiáng)監(jiān)督與指導(dǎo)，促使照片資料管理責(zé)任分配至個(gè)人，確定管理責(zé)任，把照片資料管理引入年度執(zhí)法檢查范圍，調(diào)動(dòng)檔案管理者的積極性。此外，檔案管理也屬于一種服務(wù)性業(yè)務(wù)，檔案管理者應(yīng)為照片檔案提供優(yōu)秀服務(wù)，在為服務(wù)主體提供照片或是底片的基礎(chǔ)上，應(yīng)認(rèn)真辦理查閱與借閱手續(xù)，尤其是部分關(guān)鍵的、寶貴的照片。

5.強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)

照片資料行政管理中心應(yīng)強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)，將照片檔案視為年度執(zhí)法檢測(cè)的要點(diǎn)，需要企事業(yè)單位安排專業(yè)處理這項(xiàng)工作，有完善制度與規(guī)范的管理措施，令反映地區(qū)內(nèi)關(guān)鍵會(huì)議、大型活動(dòng)等作用高的照片齊全的保存。就大理州來說，這是全國唯一一個(gè)白族自治州，歷史很久、民俗風(fēng)情濃厚、節(jié)慶活動(dòng)特殊、自然景觀優(yōu)美，屬于拍攝的理想地點(diǎn)。這里經(jīng)常有絕美照片出現(xiàn)，重點(diǎn)是怎樣及時(shí)采集、整理，全面突出照片檔案的意義，為旅游再次創(chuàng)業(yè)、增加大理社會(huì)知名度奠定良好基礎(chǔ)。

6.加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

照片產(chǎn)生過程繁瑣、流通環(huán)節(jié)多，管理困難。伴隨數(shù)碼技術(shù)的推廣，數(shù)字照片不斷增多，管理方式出現(xiàn)了本質(zhì)改變。檔案行政管理中心應(yīng)掌握機(jī)會(huì)，順勢(shì)而上，注重掃描技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)科技、數(shù)碼科技、多媒體科技的培訓(xùn)。另外，檔案工作者還要通過再教育、學(xué)術(shù)溝通等多種途徑擴(kuò)展視野，創(chuàng)新理念，轉(zhuǎn)變思維，提升照片資料的管理效果。

7.完善保管條件

因?yàn)楦泄獠牧系莫?dú)特性，照片資料的保管條件相較于紙質(zhì)檔案要求更高。需要有單獨(dú)庫房、專業(yè)箱柜以及恰當(dāng)?shù)难b具松散存放，配置空調(diào)、去濕、監(jiān)控等產(chǎn)品，做好防火、抗盜、防塵、防霉、抗紫外光與溫濕度管控等工作，定時(shí)檢測(cè)照片質(zhì)量。提供條件，把以往的照片轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字照片，做好信息備份，立即采用遷延方法，保證信息安全。

8.整章建制，貫徹落實(shí)

對(duì)形成的照片材料由采集、整理至移交檔案室集中保管，建立一套規(guī)范的制度，避免流失，防止歸為私有。對(duì)照片資料的常規(guī)保管、借閱、應(yīng)用做出詳細(xì)規(guī)定。并貫徹執(zhí)行各種制度，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)管理。最大程度的采集照片信息，并將執(zhí)行《照片檔案管理方法》的狀況引入全行年末目標(biāo)考核，保證相關(guān)法規(guī)與制度貫徹落實(shí)，確定責(zé)任，依法管理，保證有章可循、有法可依，使其逐漸變成自覺的行為，以保證照片檔案歸檔效果，提高制度的落實(shí)力度。

由黑白至彩色、由銀鹽片至數(shù)碼像，拍攝技術(shù)逐漸成熟，照片類型越來越豐富，數(shù)量表現(xiàn)出幾何增長(zhǎng)趨勢(shì)。當(dāng)前，就大量檔案部門而言，要安排檔案工作者到現(xiàn)場(chǎng)攝影大型活動(dòng)、大型事件照片信息依舊有很多難度。為此，加強(qiáng)照片資料管理，既是企事業(yè)單位的需求，并且對(duì)完善檔案館館藏以及國家檔案信息建設(shè)有顯著作用。

三、建立健全照片檔案管理體系

綜上所述，隨著時(shí)代的進(jìn)步，現(xiàn)代化檔案保管對(duì)管理者提出了越來越高的標(biāo)準(zhǔn)。照片資料因其特殊性，要求檔案管理者引起高度重視，制定健全的照片檔案管理體系，做好采集、整理與保管等工作，提升照片資料管理效率與質(zhì)量。

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（作者單位：連云港海關(guān)）