責編利用終校自查表提高學術(shù)期刊校對質(zhì)量
——以《西安工業(yè)大學學報》為例

潘秋岑，張立新，蘇俊宏

“三審三?！笔菆D書、報紙、期刊出版單位內(nèi)容編輯環(huán)節(jié)的基本制度，是期刊出版的中心工作，對保障期刊質(zhì)量具有關(guān)鍵性的作用。但一些出版單位由于內(nèi)部管理失范，“三審三校”制度執(zhí)行不到位，有的甚至流于形式，嚴重影響內(nèi)容導向和出版質(zhì)量。為完善出版單位制度建設，排查風險隱患，2019年，國家新聞出版署開展了出版單位“三審三?！敝贫葓?zhí)行情況專項檢查。其中，校對工作環(huán)節(jié)一定程度上體現(xiàn)了編輯的業(yè)務技能，對期刊的良性發(fā)展有著重要的影響[1]。為了提高編輯部工作效率，促進編輯出版工作的標準化、規(guī)范化，提升期刊校對質(zhì)量，大多數(shù)期刊出版單位制定了編輯部“三審三?！敝贫萚2]，在校對中采取輪校與責任編輯負責制，為期刊質(zhì)量提供制度保障。除了人工紙筆校對方式，有關(guān)學者提出了電子化智能編校方式提升效率和質(zhì)量，如文獻[3]提出采用Word VBA技術(shù)進行一鍵智能編校，該系統(tǒng)操作簡單，對編輯無技術(shù)要求；文獻[4]提出采用xodo軟件實現(xiàn)對稿件的實時交互和遠程協(xié)同辦公編校，實現(xiàn)無紙化辦公和數(shù)據(jù)共享共存；文獻[5]基于知識管理，運用數(shù)字化出版便捷功能對科學技術(shù)期刊編校排版流程進行優(yōu)化；文獻[6]提出利用身邊的常用工具和軟件（如word、流程單、通讀校對單）提高編校效率和查錯率。但計算機的電子化應用會給期刊校對帶來諸如錄入差錯、系統(tǒng)變換差錯、改樣差錯和編輯疏忽差錯等問題[7]。也有學者提出從把握心理、強調(diào)規(guī)范、注意細節(jié)[1，8]等方面完善編校細節(jié)，或采用編校合一+互校[9]方式進行校對，或在一校過程中實行逐段、逐字和逐項校對以盡量提前消滅差錯，從而提高編校效率及刊物質(zhì)量。

但在實際校對工作中，雖然單篇稿件歷經(jīng)了編輯的三次校對及作者自校，整期期刊歷經(jīng)了當期責編的統(tǒng)編、統(tǒng)校、通讀，可能責編經(jīng)驗很豐富、技能很嫻熟，也難以把所有的細節(jié)做到面面俱到，難免會有粗心、遺忘或犯錯的時刻，稿件基本要素常出現(xiàn)以下差錯問題：信息缺失；內(nèi)容錯誤、不匹配及前后不統(tǒng)一；格式錯誤或不規(guī)范等。因此，對稿件增加校次，編輯對稿件進行終校極具必要性?！段靼补I(yè)大學學報》（后文統(tǒng)稱“本刊”）于2006年分別設計制作了針對單篇稿件和整期稿件的責任編輯（后文統(tǒng)稱“責編”）終較流程表，2019年在開展國家及省新聞出版署下發(fā)的“三審三?！弊圆楣ぷ髦?，本刊重新梳理了責編終校自查表，以期促進校對稿件的規(guī)范化，提高期刊的校對質(zhì)量。該方法對學術(shù)期刊進行校對優(yōu)化和降低差錯率具有一定的參考依據(jù)和借鑒意義。

1 本刊基本情況及責任編輯校對制度

本刊主要刊登光學、機械、電子、計算機、材料、土木及管理等工程應用研究方面的，具有創(chuàng)新性、高水平和有重要意義的學術(shù)論文以及反映學科發(fā)展狀況的綜述的學術(shù)期刊。本刊為雙月刊，雙月25日發(fā)行。由于本刊為高校類學術(shù)期刊，因此主要作者群為從事本專業(yè)的大專院校的師生及部分科研、生產(chǎn)和管理一線的科技工作者。

本刊編輯部人員構(gòu)成為：編輯4人，主任（兼副主編）1人，副主任（兼副主編）1人，執(zhí)行主編1人（兼任），主編1人（兼任）。本刊在校對中采用互校與責任編輯負責制，指當期責任編輯根據(jù)稿件學科類別與參與校對的人員的專業(yè)及特長，將本期待校對的稿件交叉分發(fā)給單篇責任編輯（包括編輯部的4名編輯及1名副主任）校對，當期責任編輯為本期的責任者、管理者、統(tǒng)籌者與督查者，也參與單篇校對。其中，單篇稿件校對不低于3個校次，包含一校、二校、三校、對接作者自校及終校；整期責任編輯校對職責為當期通讀統(tǒng)校、終校，需從整體上把關(guān)期刊的規(guī)范性、統(tǒng)一性和完整性，以期在將整期刊物提交給副主編和執(zhí)行主編進行審讀及主編進行終審前降低校對差錯率。

2 終校自查表設計

2.1 設計原則

設計終校自查表的目的在于，使單篇稿件責任編輯和本期責任編輯分別及時發(fā)現(xiàn)單篇稿件和整期刊物基本要素存在的不規(guī)范、不統(tǒng)一以及遺漏信息等問題，關(guān)注細節(jié)，降低期刊校對差錯率。因此，其設計原則為：

1）以稿件的基本元素為核查基準，并遵循刊物規(guī)范要求。選取本刊刊發(fā)稿件的基本要素（包括頁眉、DOI編碼、學報網(wǎng)址、摘要、關(guān)鍵詞、中圖號、腳注、標題、圖表、公式和參考文獻序號等）作為核查項，并遵循本刊的基本要求和規(guī)范來校對各要素是否齊全、準確及對應統(tǒng)一等。

2）依據(jù)不同階段的終校要求，明確核查要素。根據(jù)責編各階段（單篇終校階段和整期終校階段）的角色職責和要素確定程度，設計針對性的終校自查表。

3）具體要素詳解。有些要素的具體要求比較詳細，甚至有所區(qū)別，因此通過注釋形式進行詳解，供責編參照校對。

2.2 構(gòu)成要素及注釋

根據(jù)以上設計思路，分別設計本刊單篇稿件的責編終校自查表（簡稱“13項”，見表1）及整期刊物的責編終校自查表（簡稱“18項”，見表2）。兩者大部分核查要素相同，但由于兩個終校階段的特征不同，可以確定的要素有所不同，因此，兩者最大的區(qū)別在于，整期刊物的責編終校自查表額外包含目次標題、姓名和頁碼、頁眉信息、DOI編碼、文章編碼、引文內(nèi)容和格式、上接和下轉(zhuǎn)頁碼等要素。

表1 《西安工業(yè)大學學報》單篇稿件責編終校自查表

注釋：

1）校對每篇稿件標題序號以及標題字體、字號、間距是否符合本刊規(guī)范要求。

2）DOI編碼格式為：10.16185/j.jxatu.edu.cn.年.期.稿件序號。

例如：2015年第1期第1篇文章的DOI編碼為：10.16185/j.jxatu.edu.cn.2015.01.001；2015年第1期第2篇文章的DOI編碼為：10.16185/j.jxatu.edu.cn.2015.01.002；2015年 第2期 第1篇文章的DOI編碼為：10.16185/j.jxatu.edu.cn.2015.02.001。以此類推。

3）學報編輯部官方網(wǎng)站網(wǎng)址為：http://xb.xatu.edu.cn。

4）文章編號為：1673-9965（年份）期數(shù)-稿件首頁頁碼-稿件頁數(shù)。

例如：2019年第5期第7篇文章的文章編號為：1673-9965（2019）05-0501-07。

5）校對每篇稿件腳注。其格式為：

收稿日期：年-月-日

基金資助：項目名稱（項目編號）；項目名稱（項目編號）。

第一作者簡介：

①姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及職稱，主要研究方向為××××，E-mail:××××。(在職)

②姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及碩士研究生，E-mail:××××。(全脫產(chǎn))

③姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及博士研究生，主要研究方向為××××，E-mail:××××。(全脫產(chǎn))

④姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及職稱，博士研究生，主要研究方向為××××，E-mail:××××。(半脫產(chǎn))

通信作者簡介：

①姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及職稱，主要研究方向為××××，E-mail:××××。(在職)

②姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及碩士研究生，E-mail:××××。(全脫產(chǎn))

③姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及博士研究生，主要研究方向為××××；E-mail:××××。(全脫產(chǎn))

④姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及職稱，博士研究生，主要研究方向為××××，E-mail:××××。(半脫產(chǎn))

6）引文內(nèi)容和格式為：

作者名.題名[J].西安工業(yè)大學學報，年，卷（期）：頁碼。（中英文）

例如：

葛少博，劉衛(wèi)國，周順，等.薄膜光學微金字塔結(jié)構(gòu)陣列的制備研究[J].西安工業(yè)大學學報,2019,39(3):253-259+265.

GE Shaobo,LIU Weiguo,ZHOU Shun,et al.Preparation of Thin Film Optical Micropyramid Structures Array[J].Journal of Xi’an Technological Universi ty,2019,39(3):253-259+265.

3 終校自查表使用步驟和說明

根據(jù)本刊的實際使用經(jīng)驗，責任編輯終校自查表使用步驟和說明如下：

1）當期責編在整期刊物進入終校階段之前，要求單篇稿件責編按照 “13項”內(nèi)容在規(guī)定時間內(nèi)對其負責的每一篇稿件按要素進行逐一對照校對，終校期間若遇到疑問，應及時與當期責編（督查角色）溝通解決問題，以確保校對的高效率、按時性和準確性。

2）由于單篇責編對論文的編校難免會出現(xiàn)差錯、遺漏等現(xiàn)象，因此，當期責編在單篇責編對所有稿件進行終校后，安排排版人員將當期稿件按照要求完善串聯(lián)所有信息內(nèi)容（頁眉、頁腳、腳注、文章編碼和DOI編碼等）并進行統(tǒng)編、統(tǒng)校，然后按照整期終校自查表逐一對照核實、排查、訂正當期所有稿件的“18項”，確定所有項無誤并簽名后，方可將整期期刊交給副編審審讀，并負責訂正副編審審讀后提出的問題，最終保證稿件的終校質(zhì)量，降低整期刊物的編校差錯率。

3）單篇責編和當期責編均需嚴格執(zhí)行終校自查表，完成校對的要素在對應的欄目后打“√”，有問題的項需在備注欄注明，終校結(jié)束后務必簽名并訂正問題后，才可將稿件或期刊提交下一步進程，這就具有一定的強制性，責編需具有較強的執(zhí)行力。

目前，本刊在期刊終校階段嚴格按照以上步驟和說明開展工作，雙重保障了期刊的編校質(zhì)量，為后續(xù)副主編的審讀和主編的終審工作提供了制度和質(zhì)量保障。

4 終校自查表的價值

4.1 利于強化規(guī)范性，降低校對差錯率

單篇責編對稿件進行終校將有利于降低稿件基本元素的校對差錯率，盡早、盡可能多地消除錯誤，為后期當期責編的整期終校工作提供了一定質(zhì)量保障；當期責編進行整期終校，是期刊提交審讀和終審前非常重要的一個加強查漏補缺、強化規(guī)范性、提高稿件校對質(zhì)量的環(huán)節(jié)。

4.2 利于總結(jié)規(guī)律和經(jīng)驗，提前避免錯誤

本刊要求責編在單篇終較和當期終校環(huán)節(jié)務必使用終校自查表，并進行記錄和簽名。對于責編自身，可根據(jù)終較流程表的記錄，自查自身在校對過程中容易疏忽、出錯的地方，以便提醒自己后續(xù)校對時應重點關(guān)注的要素，提高自身校對水平和效率。對于編輯部而言，可通過每期的終較流程表直觀了解每個責編的校對情況，對比分析校對時錯誤及不規(guī)范問題較集中的地方，以期使單篇責編在前期的三次校對階段及當期責編在統(tǒng)編統(tǒng)校階段，盡可能提前消滅錯誤和不規(guī)范問題。

5 結(jié)語

“三審三?！笔瞧诳幮＿^程極其重要的環(huán)節(jié)，對于稿件的校對部分，即便經(jīng)歷了三校，也難免會有遺漏、錯誤等問題，因此增加校次有助于提高期刊的校對質(zhì)量。責編在完成稿件三校之后，添加終校文章的基本元素環(huán)節(jié)，有利于保障整期期刊的完整性、一致性、規(guī)范性，并避免犯低級錯誤。這就要求責編具有細心、責任心和大局觀，根據(jù)終校自查表進行逐一對照校對，整體提升刊物的校對質(zhì)量。由于責編的經(jīng)驗、技能會隨著時間的推移有所變化，因此，責編利用終校自查表的效率會隨其能力的提升而有所增強，這就需要責編進行靈活運用。