信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用研究

孫強(qiáng)

摘?要：中國(guó)改革開(kāi)放幾十年之后逐漸發(fā)展了信息化，在實(shí)際生活中信息技術(shù)應(yīng)用廣泛，對(duì)于一些企業(yè)和事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，信息技術(shù)占有較大的優(yōu)勢(shì)，還有一些高科技的產(chǎn)業(yè)也將信息技術(shù)應(yīng)用于研究中，信息技術(shù)應(yīng)用最廣泛的領(lǐng)域就是企業(yè)和事業(yè)單位的管理工作上。本文針對(duì)目前社會(huì)的信息發(fā)展情況，結(jié)合的事業(yè)單位的管理工作發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)事業(yè)單位傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行了分析，探究了事業(yè)單位在管理中對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：安全管理;.事業(yè)單位;計(jì)算機(jī)程序

我國(guó)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，在信息化時(shí)代中也在世界上取得了較好的成就，我們?cè)谏钌a(chǎn)方面都要運(yùn)用到信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。信息技術(shù)對(duì)于企業(yè)和個(gè)人生活都有較大的影響，如果企業(yè)能運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，那么在它的發(fā)展中也有了較大的優(yōu)勢(shì)。對(duì)于我國(guó)民眾來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位是基礎(chǔ)的結(jié)構(gòu)組成，在群眾的生產(chǎn)生活中占據(jù)了比較重要的地位，所以事業(yè)單位必須要提升自己的工作效率，對(duì)于檔案的管理一定要足夠的重視。

1 信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位的管理工作

1.1通過(guò)計(jì)算機(jī)管理檔案

將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案的管理中，可以對(duì)于檔案的管理進(jìn)行精細(xì)化，在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展達(dá)到一定水平后，就可以專(zhuān)門(mén)的利用計(jì)算機(jī)里的程序優(yōu)化檔案的管理。比如可以利用計(jì)算機(jī)的程序進(jìn)行修改檔案，就可以在檔案發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)及時(shí)的改正錯(cuò)誤，還可以及時(shí)的調(diào)出所需要的檔案信息。這樣就減少了人力和物力的浪費(fèi)，當(dāng)然檔案管理工作也不再僅僅是需要人工的管理，對(duì)于管理工作的保密問(wèn)題也得到了保證，既保障了檔案的安全也給工作人員減少了不必要的麻煩。操作人員對(duì)于信息技術(shù)的專(zhuān)業(yè)技能一定要達(dá)到工作的需求，才能使計(jì)算機(jī)的功能更好的應(yīng)用在工作中，所以必須要提高工作人員對(duì)于計(jì)算機(jī)的知識(shí)素養(yǎng)，再加上對(duì)于事業(yè)單位硬件設(shè)施的提高，就可以使檔案管理的方式呈現(xiàn)對(duì)企業(yè)有利的趨勢(shì)。

1.2 檔案管理工作的流程

提高事業(yè)單位的檔案管理工作需要，對(duì)于信息的良好利用，在信息化時(shí)代的背景下，利用好互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)于事業(yè)單位的，當(dāng)管理來(lái)說(shuō)是非常重要的，但是僅僅利用計(jì)算機(jī)程序管理檔案是不足的，為了能夠更好地管理檔案，就必須要在單位內(nèi)部打造一個(gè)完整的信息檔案庫(kù)，建立一個(gè)完整的信息管理機(jī)制，使檔案管理的信息通道得到擴(kuò)大同時(shí)也簡(jiǎn)化了管理流程，這樣就能夠更加快速便捷地傳遞檔案信息。

1.3 信息技術(shù)在云終端的備份

首先我們要將信息錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，將文字檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，再通過(guò)人工輸入和文件掃描在云終端中將這些信息進(jìn)行備份和儲(chǔ)存。這樣不僅優(yōu)化了檔案管理的方法，還能夠及時(shí)改正檔案管理中出現(xiàn)的缺失。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，社會(huì)廣泛的運(yùn)用了大數(shù)據(jù)技術(shù)，在人們的運(yùn)用和科技的發(fā)展過(guò)程中，大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸的適應(yīng)人們的生活。所以企業(yè)可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，使檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，跟隨大數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢(shì)。工作人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)就可以將文字檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案，并且在云端進(jìn)行備份。運(yùn)用了大數(shù)據(jù)技術(shù)之后，對(duì)于檔案的管理來(lái)說(shuō)非常有利，不僅解決了管理單效率低下的問(wèn)題，還能夠更加全面地了解檔案內(nèi)容。工作人員也更加了解和掌握了大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)于檔案的管理也有了更多的經(jīng)驗(yàn)。

2將信息技術(shù)運(yùn)用到工作中的優(yōu)勢(shì)

2.1 事業(yè)單位的結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位中，工作人員的數(shù)量非常多，職位也比較多，對(duì)于事業(yè)單位的結(jié)構(gòu)來(lái)說(shuō)，比較復(fù)雜，管理起來(lái)非常困難。同時(shí)，工作人員的工資在財(cái)政中占有較大的比例，給財(cái)政管理帶來(lái)了一定的壓力。將信息技術(shù)應(yīng)用的事業(yè)單位的管理工作之后，就可以?xún)?yōu)化事業(yè)單位的人員結(jié)構(gòu)，大部分的人力都可以用計(jì)算機(jī)來(lái)代替，計(jì)算機(jī)可以代替人工完成一些不重要的工作，有些工作甚至并不需要人工，這樣就可以解放一部分的工作人員，精簡(jiǎn)事業(yè)單位中的工作人員，使工作人員的整體結(jié)構(gòu)都得到了優(yōu)化。事業(yè)單位整體的工作效率也得到了提高，堅(jiān)持以人為本的原則，為人民服務(wù)。

2.2 保障檔案管理的安全

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，并不能保障檔案的安全，對(duì)于檔案室的環(huán)境也沒(méi)有很高的要求，如果檔案遭到蟲(chóng)蛀、潮濕或者霉變之后，就會(huì)對(duì)檔案的安全性產(chǎn)生影響，還有在單的搬遷過(guò)程中也容易造成丟失，導(dǎo)致工作泄密。在管理中運(yùn)用了信息技術(shù)之后，就可以解決檔案的安全問(wèn)題，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案之后就可以避免因?yàn)橐恍┩饨缫蛩貙?duì)于檔案的破壞。再加上在云端的儲(chǔ)存和備份，就可以很大的保障檔案的安全。

2.3 提高檔案管理的工作效率

工作人員在學(xué)習(xí)了信息技術(shù)管理工作之后就可以操控計(jì)算機(jī)將紙質(zhì)檔案變成電子檔案，對(duì)于檔案的管理工作來(lái)說(shuō)提供了一些便利。通過(guò)涉及計(jì)算機(jī)程序就可以自動(dòng)分類(lèi)歸納記錄這些電子檔案，在對(duì)于檔案的調(diào)出工作中，提供了比較大的方便，也實(shí)現(xiàn)了資源的共享，減少了資源的浪費(fèi)，利用計(jì)算機(jī)的共享技術(shù)就可以將文檔傳送到各個(gè)地方，同時(shí)也提高了事業(yè)單位的工作效率。

3 結(jié)語(yǔ)

在我國(guó)進(jìn)入信息化社會(huì)之后，傳統(tǒng)的事業(yè)單位已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足社會(huì)的需求，所以必須要改變這種情況，就要將信息技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位的檔案管理中，提高當(dāng)管理的效率就可以使事業(yè)單位的信息化發(fā)展逐漸的跟隨時(shí)代的潮流，所以事業(yè)單位一定要利用好信息技術(shù)，更好的完成檔案管理工作。

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