如何做好檔案室的紙質檔案保護工作

王大慶

摘 要：檔案保護工作是檔案管理的核心環(huán)節(jié)，經(jīng)調查發(fā)現(xiàn)，部分檔案室內的紙質檔案出現(xiàn)較多問題，比較常見的就是紙質破損，發(fā)生這種情況的原因較多，管理人員應加強分析，明確其產(chǎn)生的原因，并提出科學的解決策略，確保檔案管理工作的順利進行。本文主要針對檔案室在紙質檔案保護中目前存在的問題，以及如何做好檔案室的紙質檔案保護工作進行概述。

關鍵詞：檔案室;紙質檔案;保護

檔案是信息的一種體現(xiàn)以及載體，其對于社會中不同行業(yè)發(fā)展有一定作用。檔案需要安排專門人員進行保護，特別是紙質檔案，其會受到溫度、濕度等影響，導致紙張檔案受損，因此，應對于檔案管理工作加強關注，及時運用新型技術處理紙張問題，并明確紙質檔案出現(xiàn)問題的原因，從源頭上杜絕紙質檔案的破壞。本文主要根據(jù)檔案室的紙質檔案保護的現(xiàn)狀，闡述做好檔案室的紙質檔案保護策略，并提出相關建議。

一、研究的對象與方法

本課題研究的對象是檔案室的紙質檔案保護工作。研究的方法是運用針對性解決問題的模式，就是依據(jù)已經(jīng)出現(xiàn)的問題尋找原因，并提出解決策略。在檔案保護中的體現(xiàn)就是：一旦檔案室內出現(xiàn)紙質檔案破損問題，就應尋找與之相關的因素，由于不同檔案場所以及情況不一，因此，其處理措施也不盡相同，但是總體來說，檔案破壞的基本原因是光照、濕度、溫度、人員素質以及意識問題、管理方式、監(jiān)督不力等問題，研究人員可以根據(jù)研究對象采取對應的處理的策略。

二、檔案室的紙質檔案保護中目前存在的問題

1.檔案紙張損壞

紙質檔案若是保存時間過長，就會產(chǎn)生紙張損壞問題，這就對檔案保存造成一定影響。如何做好檔案室的紙質檔案保護工作是一個難題。經(jīng)過調查，多數(shù)紙質檔案出現(xiàn)破壞一個關鍵原因就是檔案室內的環(huán)境，室內的不同因素導致酸性物質的產(chǎn)生，例如灰塵、溫度、濕度、制造紙張運用的化學問題，這對檔案室進行紙質檔案保存極為不利。

2.檔案保護手段落后

現(xiàn)階段，經(jīng)常產(chǎn)生紙質檔案保護問題，這就導致檔案管理的工作遇到重重阻礙。由于檔案管理存在一定滯后性，但是多數(shù)管理人員依然按照以往檔案管理方式進行工作，其可能會造成紙質檔案破損的概率提升。因此，相關檔案管理人員應不斷探索，積極創(chuàng)新新型紙質檔案管理策略，使紙質檔案可得到有效保護。

3.檔案人員基本素質以及管理意識欠缺

目前，檔案室的紙質檔案保護工作的開展一直深受不同單位的重視，但是依然會發(fā)現(xiàn)有很多檔案破壞，究其根本，多是由于管理人員本身對于紙質檔案管理的認識存在一定欠缺，多數(shù)人員對紙質檔案管理認識不足，另外，部分工作人員對于檔案紙質管理的基本技能不足，造成在工作中無法全面發(fā)揮管理的職能，也會導致部分室內的檔案產(chǎn)生損壞。一旦出現(xiàn)檔案保護方面案例，檔案人員就應了解其出現(xiàn)紙質破壞的根本原因，提出解決策略。

三、如何做好檔案室的紙質檔案保護工作

1.明確紙質檔案保存標準

檔案管理人員在對檔案室內的不同指標進行設置，應先了解紙質檔案的保存標準，熟悉其對于溫度、濕度以及光照的要求，可以安裝自動化的相關裝置，其可對于室內的溫度以及濕度進行必要控制。一般來說，檔案室內的溫度標準一般是在12℃到24℃，濕度則應控制在45%到60% 之間。

2.紙質檔案管理中監(jiān)督制度的落實

檔案保護工作是檔案室必不可少的一部分。現(xiàn)階段，對不同部門檔案保護依然是企業(yè)應關注的一個難題，監(jiān)督制度的不完善，這對保護紙質檔案工作開展會存在一定的制約，應先改善監(jiān)督制度，及時了解檔案室內的情況。若發(fā)現(xiàn)檔案的紙質內容出現(xiàn)一定疑問或是紙質破壞，就需要實施針對性處理。監(jiān)督制度履行應定期進行，及時了解紙質檔案的保存數(shù)據(jù)，并對網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)進行進一步完善，確保監(jiān)督工作執(zhí)行的有效性。在監(jiān)督紙質檔案保護工作中，需要及時明確檔案室內部環(huán)境。若是環(huán)境溫度設置存在差距、空氣問題，就需要及時處理，避免紙張檔案的損壞。另外，還應依照監(jiān)督制度的獎懲制度對于部分工作人員進行鼓勵。若是經(jīng)過一段時間檢查，發(fā)現(xiàn)檔案管理良好，紙質檔案無任何破壞，就需要進行針對性檢查與處理，及時鼓勵相關人員的工作。反之，如果在定期檢查檔案后出現(xiàn)較為嚴重的紙質檔案破損問題，就應依照監(jiān)督制度內容對其進行適當懲罰，并對這類工作人員的專業(yè)管理知識提出一定要求，使其可以了解檔案保護相關注意事項，確保紙質檔案保存的質量，防止不必要的紙質破壞問題的產(chǎn)生。

3.影響紙質檔案保存的關鍵因素及處理

對于紙質檔案保存會產(chǎn)生影響的因素有光照、溫度、濕度、害蟲、化學物等。檔案室檔案保護是紙質檔案保存需要重視的一個問題，由于紙質檔案的材質，一旦時間一長，可能會由于檔案室的潮濕或是其他問題，導致檔案室的紙質老化或是腐爛，檔案變得比較模糊，難以辨認，這就會對檔案查閱造成一定的麻煩。因此，在對檔案保存中，應避免光照。如果光照時間超過一定限度，紙質檔案就會有傷害，需將檔案室的窗戶縮小，達到避光的目標。在對于檔案室建設中，明確設計的窗戶朝向。通常來說，環(huán)形走廊設計的檔案室內可以減少陽光直射對于紙質檔案的破壞。另外，在檔案室窗戶設計方面，可以利用紫外線預防措施，將毛玻璃在窗戶上設置。另外，在檔案室內，通過有害氣體吸收設備的安裝，可以對室內的空氣有凈化效果，確保室內空氣純凈，減少由于室內的有害氣體對于紙質檔案的損害。紙質檔案儲存的檔案室，濕度與溫度都會對檔案保存的壽命有一定影響，若是室內濕度過高，其會促使氧氣與金屬離子接觸，并出現(xiàn)氧化感應。因此，

四、筆者提出的檔案室的紙質檔案保護工作的改善建議

1.重視檔案保護技術的運用

檔案保護工作的開展應與時俱進，不斷運用新型技術處理紙質檔案中存在的不利因素。檔案保護人員在利用新型技術處理紙質檔案中的一些問題時，可以將檔案實施科學記錄，保證后期查閱的方便，例如圖1 中某企業(yè)電力業(yè)務檔案管理系統(tǒng)的建立，可將檔案的數(shù)據(jù)信息進行必要處理，了解紙質檔案相關信息。另外，可以將紙質檔案內容輸入網(wǎng)絡方案系統(tǒng)中，以便可以之后對于已經(jīng)破壞的紙質檔案進行修復，避免由于紙質檔案的損壞，無法找到檔案資料，這對檔案保護工作開展會造成比較大的麻煩，也不利于后期檔案保護工作的進行。由于紙質檔案的材料運用比較特殊，相關人員在進行檔案保存中，需了解檔案資料已經(jīng)丟失以及破損情形，并及時處理。而互聯(lián)網(wǎng)信息技術可以防止這類情況的產(chǎn)生。運用信息技術進行檔案室內的紙質檔案保護，確保其得到有效保護。相關人員應對檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)進行維護，確保系統(tǒng)運行的安全性。若是后期在紙質檔案保護工作中發(fā)現(xiàn)有文件缺失、損壞等，運用網(wǎng)絡系統(tǒng)可以有效彌補紙質保存檔案存在的不足。

2.提升管理人員基本素質

檔案管理的工作質量提升，與工作人員的管理效果密不可分。增強管理意識，可以讓管理人員更加明確紙質檔案的核心價值，并積極參與檔案管理工作的開展。若管理人員是在進行檔案管理考核中發(fā)現(xiàn)紙張受損比較嚴重，就應對相關工作人員進行教育，加強培訓，培訓內容主要包括紙質保護主要注意的因素、以及室內若產(chǎn)生光照、溫度、濕度等問題，應該采取的預防措施、積極預防室內可能出現(xiàn)的檔案破損問題，減少由于人員的技能不足造成的紙張檔案破壞問題。另外，不同部門應對檔案管理加強重視，了解檔案管理的不同步驟與流程，增強工作人員對于紙質檔案保存認識，了解檔案對于不同人員的價值，使其對于檔案管理工作更加關注。及時反省，明確自身在檔案管理中存在的問題，并根據(jù)培訓內容不斷改善，將自身的室內紙質檔案的管理技能提高，保證紙質檔案的保存合理，進而增強紙質檔案管理效果。

五、結束語

檔案室內的紙質檔案保護工作是檔案保存的一個關鍵，在檔案管理工作進行中，若是發(fā)現(xiàn)紙質檔案破損，就需要深入研究其出現(xiàn)破損的關鍵原因，并提出針對性解決策略，避免更多紙質檔案問題產(chǎn)生。另外，增強檔案保護人員的管理意識與基本素質，使其可以了解紙質檔案對于部分人員的價值，并積極投入檔案保護工作中來，保障檔案保存的的科學性。如果經(jīng)過了解發(fā)現(xiàn)，紙質檔案破損的原因是管理方式的問題，就應運用網(wǎng)絡技術將檔案信息進行儲存，其對于之后檔案室內的已經(jīng)損壞的檔案資料提供數(shù)據(jù)支持，確保檔案管理工作順利進行。

參考文獻：

[1]王榕英. 淺議高校檔案數(shù)字化進程中紙質檔案的保護工作[J]. 蘭臺世界，2016

[2]羅秀梅. 淺談電子檔案與紙質檔案保護方面的比較[J]. 黑龍江史志.2015

[3]姜同鑒. 關于紙質檔案數(shù)字化工作面臨的問題及保護對策[J]. 中國地名.2015

[4]張煥旭. 數(shù)字檔案室創(chuàng)建中紙質檔案掃描工作探究[J]. 蘭臺世界， 2017

（作者單位：聊城市光明眼科醫(yī)院）