行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)路徑探討

王穎怡

摘要：內(nèi)部控制主要是行政事業(yè)單位為了實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)的發(fā)展目標(biāo)，保證資金的完整性，采取的自我約束與控制方式。由于行政事業(yè)單位的資金大都來(lái)自國(guó)家的撥款，實(shí)現(xiàn)資金的優(yōu)化利用，能夠?qū)挝坏墓卜?wù)職能凸顯出來(lái)，并塑造出良好的社會(huì)形象。本文從行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)的基本思路展開(kāi)分析，并以此為依據(jù)，提出梳理詳細(xì)的內(nèi)部控制流程、規(guī)范化管理單位內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)等幾個(gè)方面的措施。希望能夠加快內(nèi)部控制信息化發(fā)展的腳步，并將內(nèi)部控制體系建設(shè)成果落到實(shí)處、發(fā)揮實(shí)效。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;內(nèi)部控制;信息化建設(shè);固定資產(chǎn)管理

行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制作為有效的經(jīng)濟(jì)監(jiān)督手段，逐漸得到領(lǐng)導(dǎo)人員與社會(huì)的重視，形成了相對(duì)健全的內(nèi)部機(jī)制。內(nèi)部控制是廉政風(fēng)險(xiǎn)防控體系的重要保障，是“不能腐”的重要利器。但由于行政事業(yè)單位自身性質(zhì)的特殊性，長(zhǎng)期以來(lái)面臨配套制度不健全、內(nèi)部控制力弱等問(wèn)題。信息化時(shí)代背景下，單位需要強(qiáng)化內(nèi)部控制，并依托信息化平臺(tái)，建設(shè)集六大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)管控于一體的內(nèi)部控制管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)單位對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的管理從“事后管”向“全程管”轉(zhuǎn)變，同時(shí)更側(cè)重事前防范、事中控制，側(cè)重“防未病”。通過(guò)內(nèi)部控制的信息化，合理保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的合法、合規(guī);國(guó)有資產(chǎn)的安全、完整;財(cái)務(wù)信息的真實(shí)、有效;積極預(yù)防腐敗、預(yù)防舞弊，最終提高單位公共服務(wù)的質(zhì)量。

一、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)的作用

（一）強(qiáng)化單位工作質(zhì)量

在當(dāng)前技術(shù)快速發(fā)展的背景下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到了迅速推廣，包括行政事業(yè)單位在內(nèi)的各行各業(yè)都紛紛將信息技術(shù)加入到單位內(nèi)部控制中。內(nèi)部控制信息化后，可做到規(guī)范業(yè)務(wù)，關(guān)聯(lián)控制，全程管控，審核留痕，責(zé)任清晰?？蓪⑸霞?jí)部門(mén)與單位內(nèi)部相關(guān)的各項(xiàng)規(guī)則進(jìn)行量化和內(nèi)嵌;可以實(shí)現(xiàn)不同經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、業(yè)務(wù)行為之間的關(guān)聯(lián)控制;可將各崗位的責(zé)任以審核要素內(nèi)嵌到審批流程中;也可以智能歸集單位的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，有效提高了單位的內(nèi)部控制質(zhì)量，信息的及時(shí)傳輸也是內(nèi)控工作時(shí)效性的保障。

（二）節(jié)約人力

在內(nèi)控信息化的體系內(nèi)，行政事業(yè)單位人員的工作內(nèi)容會(huì)發(fā)生明顯改變，很多以往人工的工作內(nèi)容，都可借助計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行。經(jīng)辦人員單據(jù)填報(bào)、審核人員單據(jù)審核、審批人員單據(jù)審批等都可以在系統(tǒng)上操作各項(xiàng)數(shù)據(jù)的歸集與統(tǒng)計(jì)都是系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行的，有效解放了人力，從而使工作人員有更多的精力來(lái)完善自己的本職工作。

二、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的主要問(wèn)題

在開(kāi)展行政事業(yè)單位內(nèi)部控制之前，單位應(yīng)當(dāng)明確要向有效落實(shí)信息化工作，應(yīng)當(dāng)克服或改進(jìn)的相關(guān)問(wèn)題，從以下幾點(diǎn)入手。

（一）內(nèi)部控制信息化的范圍及邊界問(wèn)題

行政事業(yè)內(nèi)部控制的主要內(nèi)控包括業(yè)務(wù)層面以及內(nèi)部職能層面。業(yè)務(wù)層面主要是包括單位日常運(yùn)營(yíng)中的業(yè)務(wù)預(yù)算、收入、采購(gòu)、資產(chǎn)管理、合同控制等。后者指的是單位的部門(mén)管理、職責(zé)權(quán)限、人員培訓(xùn)等方面。根據(jù)不同層面的特征來(lái)看，后者主要依靠單位的制度設(shè)定、日常管理、文化建設(shè)這些方面來(lái)進(jìn)行。而前者也就是業(yè)務(wù)層面就適合開(kāi)展內(nèi)部控制信息化，利用信息技術(shù)的時(shí)效性，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)層面包括預(yù)算、采購(gòu)、收支等環(huán)節(jié)的全過(guò)程監(jiān)管與信息傳遞，并可借助信息技術(shù)所統(tǒng)計(jì)的信息進(jìn)行及時(shí)評(píng)價(jià)，了解當(dāng)前的運(yùn)行狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并改進(jìn)。

（二）單位現(xiàn)有信息系統(tǒng)的升級(jí)問(wèn)題

行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制信息化是當(dāng)前形勢(shì)所趨，單位應(yīng)當(dāng)順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展對(duì)單位的內(nèi)部控制工作進(jìn)行全面的信息化改造。但在此之前，很多單位已經(jīng)或多或少引入了一些信息系統(tǒng)。但都較為基礎(chǔ)，比如辦公室OA系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)等，這些基礎(chǔ)的辦公軟件，難以有效支撐單位的信息化全面升級(jí)改造，所以單位應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)有信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行全面升級(jí)，打造更加系統(tǒng)全面的、適應(yīng)單位個(gè)性化需求的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，單位在引入系統(tǒng)的同時(shí)，還應(yīng)開(kāi)展操作技能的培訓(xùn)，確保系統(tǒng)的功能得到充分發(fā)揮。

（三）內(nèi)部控制信息化的組織結(jié)構(gòu)重構(gòu)問(wèn)題

行政事業(yè)單位往往沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的內(nèi)部控制工作部門(mén)，這也導(dǎo)致相關(guān)工作無(wú)法有效落實(shí)。行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)進(jìn)行組織重構(gòu)，成立專(zhuān)門(mén)的內(nèi)部控制部門(mén)。部門(mén)要負(fù)責(zé)相關(guān)制度的制定與發(fā)布以及執(zhí)行過(guò)程中與各部門(mén)間的相互協(xié)調(diào)。另外需要相對(duì)獨(dú)立的部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督管理。此外在內(nèi)控部門(mén)中還應(yīng)設(shè)立信息小組，協(xié)助單位各部門(mén)完成信息化升級(jí)，掌握信息技術(shù)的運(yùn)用。并由信息小組和財(cái)務(wù)部門(mén)定期收集、整理各部門(mén)的運(yùn)營(yíng)情況。另外內(nèi)控部門(mén)還應(yīng)負(fù)責(zé)信息的維護(hù)與管理，包括安全防護(hù)、系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置、軟件升級(jí)等，保障信息的安全性，防止外部病毒、木馬的入侵。可見(jiàn)，這一部門(mén)需要具備過(guò)硬的管理能力與信息技術(shù)能力，單位應(yīng)當(dāng)選拔專(zhuān)門(mén)的人才，或?qū)ΜF(xiàn)有人員進(jìn)行定向培養(yǎng)，以滿(mǎn)足單位信息化管理工作的需要。

三、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)的基本思路

在行政事業(yè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中，內(nèi)部信息控制管理屬于重要問(wèn)題，下面對(duì)行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制工作信息化建設(shè)思路進(jìn)行分析：①?gòu)男畔⒖刂频膶?duì)象進(jìn)行分析，內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的對(duì)象主要是六大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，包括預(yù)算管理、收支管理、采購(gòu)管理、合同管理、資產(chǎn)管理和項(xiàng)目管理。其中不僅包括日常的管理活動(dòng)，還有各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，例如資產(chǎn)管理、材料采購(gòu)等。②對(duì)六大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行全過(guò)程的留痕管控。以業(yè)務(wù)活動(dòng)為出發(fā)點(diǎn)，通過(guò)審批流程的固化和各項(xiàng)規(guī)則、規(guī)范、制度的內(nèi)嵌，減少人為操縱和失誤的空間。③實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的集中和日常財(cái)務(wù)管理工作的信息化，可以將財(cái)務(wù)人員從日常的審核工作、規(guī)則等繁瑣的基礎(chǔ)性工作中解放出來(lái)，把更多的精力放在統(tǒng)籌利用好財(cái)政資金、提高資金的使用效益上來(lái)。④在實(shí)際管理活動(dòng)中，大規(guī)模收集單位各項(xiàng)活動(dòng)所產(chǎn)生的信息，并對(duì)這些信息進(jìn)行論證與分析，將有效的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在信息化數(shù)據(jù)庫(kù)中，并同時(shí)開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)因素的分析。通過(guò)內(nèi)部控制系統(tǒng)中的大數(shù)據(jù)分析模塊，對(duì)各類(lèi)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的金額、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，既能服務(wù)于財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)和監(jiān)督管理的需要，又為領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)決策提供了有力的數(shù)據(jù)支撐。

四、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)路徑

（一）梳理詳細(xì)的內(nèi)部控制流程，保證財(cái)政資金的安全性

在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)完善內(nèi)控信息化體系，將崗位職責(zé)、內(nèi)部制度等內(nèi)控信息整理錄入與信息歸集，并在系統(tǒng)中形成標(biāo)準(zhǔn)文檔。在此基礎(chǔ)上，對(duì)已有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)以及預(yù)算管理系統(tǒng)等各自獨(dú)立的管理系統(tǒng)，根據(jù)業(yè)務(wù)的基本范圍，開(kāi)展業(yè)務(wù)流程規(guī)范化管理與整合。此外，行政事業(yè)單位需要對(duì)內(nèi)部控制的運(yùn)行過(guò)程出具詳細(xì)的報(bào)告與記錄，方便解決后期的問(wèn)題，并且作好監(jiān)督，跟蹤缺陷的整改過(guò)程。在加強(qiáng)監(jiān)督控制力度的同時(shí)，持續(xù)改進(jìn)管理機(jī)制，保證內(nèi)部控制的執(zhí)行力度。只有從多元化角度進(jìn)行評(píng)價(jià)，保證各個(gè)部門(mén)的工作人員都能夠參與進(jìn)來(lái)，根據(jù)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與業(yè)務(wù)抽取等不同的方式，建立自我評(píng)價(jià)報(bào)告制度，并保證相關(guān)部門(mén)與領(lǐng)導(dǎo)者能夠獲取到相關(guān)的報(bào)告資料與數(shù)據(jù)。

同時(shí)，信息化技術(shù)的廣泛運(yùn)用在降低工作成本與提升工作效率方面發(fā)揮了重要的作用。在開(kāi)展內(nèi)部控制工作的同時(shí)，合理利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)單位的改革與發(fā)展，提高資源利用率，加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)監(jiān)督等。行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員，需要從思想上提高對(duì)內(nèi)部控制信息化的重視程度。內(nèi)部控制工作本身就是“一把手工程”，是一個(gè)復(fù)雜的工作體系，涉及到預(yù)算、收支、資產(chǎn)、采購(gòu)等各個(gè)方面。領(lǐng)導(dǎo)的重視與推動(dòng)是內(nèi)部控制信息化建設(shè)與實(shí)施工作的重要保障。內(nèi)部控制信息化建設(shè)，能夠提高風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與識(shí)別能力，并且能合理保證行政事業(yè)單位內(nèi)部財(cái)政資金的安全性，促進(jìn)各項(xiàng)公共事業(yè)的穩(wěn)定進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)各部門(mén)交流協(xié)作，規(guī)范管理單位崗位分工

行政事業(yè)單位要保證各個(gè)部門(mén)之間的合作與交流，內(nèi)部控制信息化建設(shè)主要體現(xiàn)在內(nèi)控服務(wù)項(xiàng)目、業(yè)務(wù)平臺(tái)等。數(shù)據(jù)資源的來(lái)源渠道不同，只有將單位內(nèi)部控制服務(wù)與服務(wù)總線(xiàn)進(jìn)行綜合，才能夠?qū)崿F(xiàn)信息服務(wù)總線(xiàn)與管理平臺(tái)的融合與連接，并保證信息數(shù)據(jù)的資源共享。在建立內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)時(shí)，明確各工作人員的崗位分工，同時(shí)將各崗位的標(biāo)準(zhǔn)以審批要素的形式內(nèi)嵌到各經(jīng)濟(jì)活動(dòng)審批流程中。將財(cái)政紀(jì)律、政策規(guī)定、支出標(biāo)準(zhǔn)、制度設(shè)計(jì)等上傳至信息平臺(tái)，同時(shí)融入到每一筆預(yù)算執(zhí)行中。將業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、業(yè)務(wù)處室負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員和局領(lǐng)導(dǎo)的資金使用和管理職責(zé)清晰地在內(nèi)控平臺(tái)上顯示出來(lái)，使每一個(gè)工作人員都可以明確財(cái)政資金使用的責(zé)任，實(shí)現(xiàn)公開(kāi)透明化監(jiān)督。其次，根據(jù)內(nèi)部控制規(guī)范，梳理相關(guān)業(yè)務(wù)工作，其中包含的仍然是零余額支付系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)以及固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)等。確保充分實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)矩陣的分析工作，有效保證各項(xiàng)決策的合理性。在強(qiáng)化執(zhí)行與監(jiān)督的同時(shí)，將其歸納到實(shí)際的業(yè)務(wù)流程中，開(kāi)展合理的應(yīng)用。最后，在內(nèi)部控制的生命周期中，不斷提升內(nèi)部控制的管理效率，主要就是利用固定的步驟，工作流程與文檔電子化的形式，逐步執(zhí)行內(nèi)部計(jì)劃。只有對(duì)存在的缺陷進(jìn)行整改，并對(duì)具體的步驟進(jìn)行有效控制，才能在完善信息管理的同時(shí)，得到及時(shí)的內(nèi)控預(yù)警信息，為管理層的經(jīng)營(yíng)決策提供重要依據(jù)。

（三）加強(qiáng)固定資產(chǎn)管控，保證國(guó)有資產(chǎn)的安全、完整

在內(nèi)部控制制度完善的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化固定資產(chǎn)的管理。完善固定資產(chǎn)的驗(yàn)收管理工作，包括自有資金購(gòu)入與資產(chǎn)調(diào)撥、資產(chǎn)捐贈(zèng)等不同的渠道獲取的所有的固定資產(chǎn)。在固定資產(chǎn)入賬之后，不會(huì)產(chǎn)生賬外資產(chǎn)。健全固定資產(chǎn)驗(yàn)收入庫(kù)制度，使物資管理部門(mén)根據(jù)相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收。通過(guò)定期開(kāi)展對(duì)單位內(nèi)部固定資產(chǎn)的清查或是盤(pán)點(diǎn)工作，保證固定資產(chǎn)賬實(shí)相符，杜絕出現(xiàn)資產(chǎn)流失問(wèn)題的發(fā)生。

（四）建立健全的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，提高風(fēng)險(xiǎn)防范能力

行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立健全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，開(kāi)展事中的延伸管理與事前的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，內(nèi)部控制部門(mén)需要開(kāi)展合理的分析工作，整合各項(xiàng)管理數(shù)據(jù)。采用定量分析與定性分析相結(jié)合的形式，落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督管控的工作。在搭建健全信息化平臺(tái)的同時(shí)，實(shí)行對(duì)數(shù)據(jù)的定期清理與整合，以保證管理數(shù)據(jù)的及時(shí)性。

五、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在行政事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，內(nèi)部控制是重要的保障。通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備、定期開(kāi)展對(duì)工作人員包括經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人、單位決策層、系統(tǒng)管理員等的培訓(xùn)活動(dòng)，進(jìn)而提升內(nèi)部控制的效率。在加快內(nèi)部控制信息化建設(shè)的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)多部門(mén)、各系統(tǒng)的協(xié)調(diào)與融合發(fā)展，并且對(duì)行政事業(yè)單位的資金使用情況進(jìn)行監(jiān)督，梳理詳細(xì)的內(nèi)部控制流程，保證財(cái)政資金的安全性。在提升單位風(fēng)險(xiǎn)防范能力的同時(shí)，完善信息化系統(tǒng)的建設(shè)工作，規(guī)范化管理單位內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)，梳理內(nèi)部工作流程，為行政事業(yè)單位的資金安全提供相應(yīng)的保障，提高單位管理水平，節(jié)約管理成本，強(qiáng)化單位廉政體系的建設(shè)。

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