紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作模式研究

朱津橋

摘 要：檔案存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化及利用網(wǎng)絡(luò)化構(gòu)成了檔案信息化管理。檔案存儲(chǔ)數(shù)字化中關(guān)鍵一項(xiàng)——紙質(zhì)檔案數(shù)字化尤顯重要。本文闡述了國(guó)家檔案管理體制、總體水平及當(dāng)前公司在檔案數(shù)字化工作中遇到的多方挑戰(zhàn)，并針對(duì)性地提出了解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;紙質(zhì)檔案;委外;管理

公司檔案是指公司在運(yùn)行、經(jīng)營(yíng)、研發(fā)、建設(shè)、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指采用掃描儀等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過(guò)程。

一、檔案數(shù)字化特點(diǎn)

公司紙質(zhì)檔案數(shù)字化是檔案信息化的基礎(chǔ)，即運(yùn)用電子掃描技術(shù)對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化采集，然后將數(shù)字化信息錄入到預(yù)先建立的檔案管理軟件中，分門(mén)別類(lèi)地做好公司檔案信息的管理，最終將其統(tǒng)一歸入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)的數(shù)字化。公司檔案存儲(chǔ)數(shù)字化既節(jié)約了存儲(chǔ)空間，又有利于檔案信息資料的反復(fù)查詢(xún)和利用，最大限度地避免了對(duì)企業(yè)檔案原件的損壞，對(duì)保護(hù)好珍貴的公司檔案原件具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

二、檔案數(shù)字化現(xiàn)狀

（一）從宏觀(guān)——國(guó)家管理體制方面看

我國(guó)檔案管理采用集中統(tǒng)一管理體制，與多數(shù)西方發(fā)達(dá)國(guó)家的管理體制存在明顯差異。表面上看，多數(shù)西方發(fā)達(dá)國(guó)家在檔案數(shù)字化建設(shè)方面領(lǐng)先于我國(guó)，但事實(shí)并非完全如此。如澳大利亞阿德萊德市檔案館館藏檔案的數(shù)字化比例較低，且目前對(duì)政府近年的電子檔案實(shí)行雙套制進(jìn)館，似乎并不比我們“先進(jìn)”。西方的國(guó)家檔案館在實(shí)施相關(guān)策略時(shí)只考慮聯(lián)邦或中央層面，州檔案館則只需考慮州自身的情況。

（二）從微觀(guān)——公司管理操作層面看

1.思想不重視

在日益激烈的國(guó)際及國(guó)內(nèi)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，許多公司管理者的檔案管理意識(shí)淡薄，有的大型公司只是表面上重視檔案工作，實(shí)際上檔案的價(jià)值遠(yuǎn)未被真正認(rèn)識(shí)，小型公司更是受資本、人員、技術(shù)的限制，對(duì)檔案管理過(guò)于簡(jiǎn)單、粗放。重經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、看生產(chǎn)成果、輕檔案管理的現(xiàn)象較為普遍，管理者存在畏難情緒、缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃，不愿意給予其更多的關(guān)注和支持，認(rèn)為此項(xiàng)工作既耗時(shí)費(fèi)力，又不易出成果。

2.投入不充足

長(zhǎng)期以來(lái)，公司檔案業(yè)務(wù)工作主要由兼職的檔案管理工作人員完成或處于空缺狀態(tài)。一些公司由于日常研發(fā)、市場(chǎng)開(kāi)發(fā)、運(yùn)行、經(jīng)營(yíng)、管理過(guò)程中產(chǎn)生了大量檔案，而檔案管理所需的人力、物力、財(cái)力往往達(dá)不到要求，所以數(shù)字化工作難于開(kāi)展或進(jìn)展緩慢。

3.業(yè)務(wù)不專(zhuān)業(yè)

公司檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的技術(shù)性工作，尤其是信息技術(shù)在檔案管理中的深入應(yīng)用和深度結(jié)合，這給公司檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，不僅需要工作人員掌握扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，還需要熟悉、掌握檔案數(shù)字化知識(shí)、相關(guān)管理軟件及必備儀器設(shè)備的應(yīng)用知識(shí)。從公司檔案管理的人員現(xiàn)狀來(lái)看，從事檔案管理的人員多是綜合辦公室、統(tǒng)計(jì)部門(mén)、人力資源部、行政管理部門(mén)抽調(diào)或兼職的人員，他們不僅檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)欠缺，而且信息應(yīng)用技術(shù)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)匱乏。

三、數(shù)字化工作對(duì)策

（一）國(guó)家層面的對(duì)策

國(guó)家檔案局在作出檔案相關(guān)決策時(shí)需慎重考慮，全國(guó)各地的數(shù)字化建設(shè)水平、經(jīng)濟(jì)發(fā)展階段、檔案工作基礎(chǔ)、人員整體素質(zhì)等方面都存在差異，故應(yīng)在此基礎(chǔ)上，全盤(pán)考慮，總結(jié)共性經(jīng)驗(yàn)，在全國(guó)推廣，配以地方的試點(diǎn)、長(zhǎng)期的調(diào)研和跟蹤。

（二）公司層面的對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變觀(guān)念，重視數(shù)字化工作

在當(dāng)今信息化建設(shè)高速發(fā)展的社會(huì)背景下，在落實(shí)國(guó)家《檔案法》的執(zhí)法要求下，在打造百年老店的長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略下，重新審視檔案數(shù)字化工作的必要性和重要性。將檔案數(shù)字化工作放在與公司開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)同等重要的位置，加大檔案管理人、財(cái)、物的投入力度，切實(shí)提升企業(yè)檔案數(shù)字化管理的地位。檔案管理人員是公司檔案數(shù)字化工作的執(zhí)行者和落實(shí)者，直接關(guān)系到公司檔案數(shù)字化水平，因此在思想上，更要樹(shù)立我要為、我能為的理念，高度重視數(shù)字化工作，積極將最新的數(shù)字技術(shù)與檔案信息管理技術(shù)相結(jié)合，在工作中加以充分利用，體現(xiàn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)檔案整體管理水平提升。

2.增加投入，及時(shí)開(kāi)展數(shù)字化工作

以創(chuàng)業(yè)環(huán)保公司為例，對(duì)以下三種操作方式進(jìn)行分析。

一是自行組織完成數(shù)字化工作。

主要優(yōu)點(diǎn)：成立由公司各部門(mén)、各污水廠(chǎng)檔案管理人員或其他人員組成的數(shù)字化工作組，提高成員數(shù)字化技能;無(wú)委外成本。

需配備具有籌劃、協(xié)調(diào)、熟悉檔案業(yè)務(wù)、良好組織領(lǐng)導(dǎo)能力的管理人員及能為數(shù)字化提供技術(shù)支持的技術(shù)人員、電腦、掃描儀等設(shè)備。

主要缺點(diǎn)：兼職此項(xiàng)工作，用時(shí)長(zhǎng);需前期組織數(shù)字化基礎(chǔ)知識(shí)的技能培訓(xùn)，產(chǎn)生培訓(xùn)費(fèi);各部門(mén)、各污水廠(chǎng)檔案數(shù)量不同，如采用各部門(mén)、各單位包干的方式，則產(chǎn)生的工作量不同。

二是委托具有相應(yīng)資質(zhì)的單位進(jìn)行數(shù)字化工作。

主要優(yōu)點(diǎn)：具有檔案數(shù)字化加工服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，專(zhuān)業(yè);自備數(shù)字化設(shè)備，公司無(wú)須購(gòu)置;專(zhuān)職，整體工作完成用時(shí)短，最大限度加快公司檔案數(shù)字化工作的進(jìn)程。

主要缺點(diǎn)：依賴(lài)性強(qiáng)，以后年度根據(jù)需要，繼續(xù)找委托單位服務(wù)的可能性較大。

三是短期雇傭數(shù)字化工作人員。

根據(jù)完成時(shí)間要求及設(shè)備配備情況，招聘具有數(shù)字化工作經(jīng)驗(yàn)的人員到公司，僅負(fù)責(zé)完成該項(xiàng)工作，待工作結(jié)束，合同自動(dòng)解除。

主要優(yōu)點(diǎn)：投入成本較少。

主要缺點(diǎn)：須投入更多的管理精力。

鑒于檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)中涉及多種影響因素，各公司應(yīng)結(jié)合自身情況酌情選擇。我公司擬采用第二種方式，即采用委外方式開(kāi)展數(shù)字化工作。

3.對(duì)委外單位的監(jiān)管

以委外方式為例，加強(qiáng)公司對(duì)其的監(jiān)管工作。

（1）制定計(jì)劃，進(jìn)行評(píng)估。檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)工作是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)的工程。合規(guī)合法選擇了委外單位后，根據(jù)合同內(nèi)容，檔案管理部門(mén)制定工作計(jì)劃，對(duì)完成時(shí)間、進(jìn)度、人員、質(zhì)量等提出要求，制定相應(yīng)工作標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，并告知委外單位，達(dá)成統(tǒng)一共識(shí)。責(zé)成專(zhuān)人實(shí)時(shí)跟進(jìn)委外單位工作進(jìn)展，并對(duì)其績(jī)效進(jìn)行評(píng)估，如遇問(wèn)題，雙方根據(jù)實(shí)際情況，協(xié)商解決。

（2）成立小組，分級(jí)檢查。公司成立紙質(zhì)檔案數(shù)字化監(jiān)督審核小組，定期或不定期檢查委外公司工作進(jìn)展情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，采取措施，迅速解決。檔案管理部門(mén)核查檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量，包括文件是否齊全、紙張是否一致準(zhǔn)確，目錄著錄與電子全文掛接是否完整，并認(rèn)真做好核查記錄，以便在合同驗(yàn)收時(shí)備查。如果準(zhǔn)確率尚未達(dá)標(biāo)，要及時(shí)通報(bào)，并要求委外單位修正錯(cuò)誤，確保服務(wù)質(zhì)量。

（3）風(fēng)險(xiǎn)事故，及時(shí)規(guī)避。電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)事故多發(fā)生在運(yùn)行階段，特別是在保存階段，如因文件生成的軟硬件平臺(tái)過(guò)時(shí)被淘汰而使文件無(wú)法讀取等，如果事先沒(méi)有準(zhǔn)備，而等到事故發(fā)生才設(shè)法挽回，是極為困難的。電子文檔著錄過(guò)程中，存在的風(fēng)險(xiǎn)主要有7種，即保存或著錄不準(zhǔn)確、不真實(shí)、不可讀、不完整、不一致、不可用、不關(guān)聯(lián)。針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)，分別做好應(yīng)對(duì)措施，就可規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。這7種風(fēng)險(xiǎn)可以通過(guò)完善規(guī)章制度、建立應(yīng)急組織、加強(qiáng)人員培訓(xùn)等措施進(jìn)行規(guī)避。

規(guī)章制度類(lèi)的應(yīng)對(duì)措施，以創(chuàng)業(yè)環(huán)保公司為例，有《檔案管理系統(tǒng)操作制度》《電子檔案管理制度》《電子檔案分類(lèi)編號(hào)細(xì)則》《檔案管理應(yīng)急預(yù)案》《檔案分類(lèi)方案》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表》《檔案工作崗位責(zé)任制》《檔案工作責(zé)任追究制度》等。

應(yīng)急組織類(lèi)的應(yīng)對(duì)措施，是建立涉及檔案管理部門(mén)、信息化管理部門(mén)及委外單位三方的風(fēng)險(xiǎn)防范應(yīng)急小組，明確部門(mén)或單位職責(zé)及人員分工。檔案管理部門(mén)作為牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)數(shù)字化外包工作。當(dāng)突發(fā)事故來(lái)臨時(shí)，迅速啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。

人員意識(shí)或操作類(lèi)的應(yīng)對(duì)措施，需要結(jié)合實(shí)際情況，具體分析，可通過(guò)加大宣傳、適當(dāng)提升安全技術(shù)、加強(qiáng)培訓(xùn)、增加指導(dǎo)等方式，對(duì)人員類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行管控。

（4）整體驗(yàn)收，補(bǔ)充修正。委外公司紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后，檔案部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行系統(tǒng)評(píng)估和驗(yàn)收，組織專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對(duì)數(shù)字化原始資料、存儲(chǔ)設(shè)備、成果、移動(dòng)備份介質(zhì)進(jìn)行檢查。對(duì)照移交表，對(duì)實(shí)體檔案數(shù)量、順序等進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，重點(diǎn)檢查檔案是否有損毀、丟失、涂改等情況。對(duì)數(shù)字化圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，主要包括圖像是否清晰完整、是否偏斜、方向是否正確、順序是否連貫。對(duì)數(shù)據(jù)備份進(jìn)行驗(yàn)收，檢查硬盤(pán)、光盤(pán)等所存檔案信息是否能讀取、內(nèi)容是否正確、有無(wú)遺漏、標(biāo)號(hào)種類(lèi)等信息是否完備。如驗(yàn)收不合格，由委外公司進(jìn)行補(bǔ)充修正，驗(yàn)收合格后方可辦理交接手續(xù)。

以委外方式開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，為檔案部門(mén)提供了便利，但只有加強(qiáng)事前、事中、事后的監(jiān)督和管理，才能真正提升檔案數(shù)字化效率，提高檔案信息化水平。

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