新時期涉密地質(zhì)資料檔案的安全管理

□鎖曉霞

按照江西省國土資源廳、江西省國家保密局《關(guān)于在全省開展涉密地質(zhì)資料清理工作的通知》精神和具體部署，我局共清理登記館藏地質(zhì)成果檔案3214卷，其中涉密3051卷，清理登記破損檔案824卷。局檔案館共清理登記館藏地質(zhì)成果檔案1607卷，其中涉密1588卷，清理破損檔案334卷，并分別建立了成果地質(zhì)資料目錄數(shù)據(jù)庫。但涉密地質(zhì)資料的安全管理給我們帶來了新的課題，為做好這項工作，我們強化了以下措施，保證了涉密地質(zhì)資料檔案的安全管理。

一、強化涉密地質(zhì)資料檔案的保密意識

為使各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大檔案管理人員對涉密地質(zhì)資料檔案的重要性有更深層次的認(rèn)識，我們要求各級檔案部門要不斷增強做好涉密檔案保密工作的責(zé)任感和使命感，站在國家安全的高度，切實重視和不斷強化涉密檔案的保密工作。要加大檔案保密宣傳工作的力度，通過對《檔案法》、《保密法》相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無小事”的責(zé)任意識，提高保密工作的自覺性和責(zé)任感，自覺履行保守國家秘密的義務(wù)，把安全責(zé)任意識貫穿于檔案工作的始終。同時，要認(rèn)真貫徹“預(yù)防為主”的方針，堅決防止和克服麻痹大意的思想和僥幸心理。要經(jīng)常開展檔案安全教育工作，把涉密檔案安全工作的重要性講清、講明，把泄密的危害和后果講足、講透，讓安全意識真正深入人心。

二、加強各級檔案庫房的安全建設(shè)

檔案庫房的科學(xué)管理是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。涉密地質(zhì)資料清理工作結(jié)束后，我們要求各級檔案部門加強檔案庫房的安全建設(shè)。

1.各級檔案庫房基本配備了防盜門、鐵欄窗、報警器、電子監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，并隨時做好各項設(shè)施設(shè)備的檢修、維護工作。

2.檔案庫房指定專人負(fù)責(zé)管理，落實雙人雙鎖等嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。

3.涉密地質(zhì)資料檔案實行單獨保管，配備帶鎖的移動密集檔案架、帶密碼鎖的保險柜等，從保管條件上確保檔案的安全管理。

4.盡量減少檔案的破損率，延長檔案的使用壽命。如，對不易保管的磁盤、光盤等存儲介質(zhì)配備專用的檔案防磁柜，對容易破損的硫酸紙圖等重要檔案配備好防潮、增濕設(shè)備。同時，堅持日常監(jiān)督與重點檢查相結(jié)合，不定期組織安全檢查，在認(rèn)真清點核對檔案數(shù)目的同時，及時發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫房的安全隱患，做到及時檢查、及時清理，采取有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。

5.各級檔案管理部門和人員不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗，向科學(xué)化、現(xiàn)代化管理方向進(jìn)行探索和改進(jìn)，逐步提高管理水平。對檔案形成時間跨度較大、管理人員多次更迭的單位，重在管理工作中強化保證安全措施。

6.為使全局檔案管理工作邁上新臺階，全局盡快全面實施地質(zhì)成果資料數(shù)字化管理。

三、完善保密檔案借閱管理制度

我們根據(jù)《檔案法》、《保密法》等有關(guān)規(guī)定和我局工作實際制定了細(xì)致完善的涉密地質(zhì)資料檔案借閱制度、外借制度、復(fù)制制度、歸檔制度等四項制度。制度中對涉密地質(zhì)資料檔案的重要性進(jìn)行了闡述，明確了檔案保密工作的指導(dǎo)思想、目的任務(wù)和具體要求，并對涉密地質(zhì)資料的管理和利用全過程作了具體的規(guī)范。

1.各項檔案借閱規(guī)章制度的條文既嚴(yán)密扼要，又便于執(zhí)行；既符合國家和行業(yè)有關(guān)政策，又結(jié)合了全局工作實際；既便于檔案人員安全管理，又方便了技術(shù)人員借閱利用。并準(zhǔn)備在實際工作中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實和完善，確保涉密地質(zhì)資料檔案的安全管理。

2.制度對涉密地質(zhì)資料檔案的歸檔、借閱、移出、銷毀等均做了嚴(yán)格規(guī)定。如我們對新歸檔的涉密成果資料的定密范圍做了明確規(guī)定，并要求按V 1.1版本電子格式歸檔；借閱人要遵守保密制度，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借泄密和以個人名義向外單位轉(zhuǎn)讓涉密地質(zhì)資料成果；涉密地質(zhì)資料檔案使用完畢后應(yīng)及時核對、檢查和維護，不能私自撕拆、涂改，更不得缺頁少項；借閱的檔案要保管好，不能丟失，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，立即向領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門報告，進(jìn)行補救，并追究其責(zé)任者責(zé)任，按國家有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。

3.涉密地質(zhì)資料檔案須在閱覽室借閱，原則上不外借，特殊情況要借出的，應(yīng)有直接領(lǐng)導(dǎo)、項目負(fù)責(zé)人簽字，履行登記手續(xù)，填寫借閱卡及借閱簿，手續(xù)齊全后方可借閱。因工作調(diào)離、離退休和長期病休、出國工作及出國探親的，都必須全部清還借閱的檔案。屬借調(diào)工作人員借閱涉密地質(zhì)資料檔案時，必須由項目負(fù)責(zé)人代借，當(dāng)其離開單位時由代借人清還檔案。

四、涉密地質(zhì)資料數(shù)字化管理系統(tǒng)的開發(fā)及應(yīng)用

隨著數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對社會經(jīng)濟發(fā)展輻射作用的日益增強，涉密地質(zhì)檔案管理也必須走向數(shù)字化。本次局檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的開發(fā)，定位在涉密檔案管理軟件的開發(fā)。主要以全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫和關(guān)系數(shù)據(jù)庫為管理工具，以掃描的紙質(zhì)檔案圖像、全文內(nèi)容、采編與轉(zhuǎn)換的音視頻等多媒體資料和檔案目錄為管理對象，利用海量全文數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)加密和壓縮存儲等技術(shù)，實現(xiàn)從原紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化、檔案接收、整理編目、檔案移交到檔案閱讀管理和檔案利用全過程的計算機管理，達(dá)到對地質(zhì)檔案的目錄、文、圖、聲、像等多媒體檔案統(tǒng)一管理。

這一檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了對核地質(zhì)檔案資料的全文管理和智能檢索，提高了檔案的查全率和查準(zhǔn)率，采用了文、圖、聲、像等檔案內(nèi)容的關(guān)聯(lián)管理，方便了關(guān)聯(lián)檔案內(nèi)容的查詢和利用，該系統(tǒng)在全局推廣和使用將全面提高涉密地質(zhì)檔案信息化安全管理的水平。

五、加強涉密地質(zhì)資料電子檔案的安全管理

安全保密措施是衡量電子信息安全與否、電子檔案管理完善與否的一個重要指標(biāo)。涉密地質(zhì)資料電子檔案從保管形式上主要分為兩種，一種是存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，另一種是存儲在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的電子檔案。

存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，相對比較好管理。在保管方面主要做好防消磁、防損壞工作，可以復(fù)制副本或異地保存。存儲在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的涉密地質(zhì)資料電子檔案，在借閱方面我們做到了以下幾點：

1.所借的涉密地質(zhì)資料電子檔案項目要與正在實施的地質(zhì)項目內(nèi)容相同，且要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)及項目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱。

2.根據(jù)使用者的具體情況，不可以無原則地向所有使用者提供全部利用方式。

3.根據(jù)涉密地質(zhì)資料電子檔案內(nèi)容的秘密等級進(jìn)行有效管理，對秘密等級比較高的，不能用復(fù)制的方式提供利用。

4.對重要涉密地質(zhì)資料電子檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行加密處理。而存儲在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的電子檔案，則應(yīng)重點做好數(shù)據(jù)庫的安全與保密工作。首先要加強對計算機信息系統(tǒng)的保密管理，做好內(nèi)外網(wǎng)分離工作，并對內(nèi)外網(wǎng)服務(wù)器部署好防火墻，管理涉密地質(zhì)資料電子檔案的計算機不得與國際互聯(lián)網(wǎng)相連，借閱涉密地質(zhì)資料電子檔案的計算機不可復(fù)制資料。借閱者可根據(jù)權(quán)限查閱，在權(quán)限范圍內(nèi)更改、編輯圖紙、文本，但是不能將圖紙及文本內(nèi)容下載到終端用戶及任何設(shè)備上。這樣，所有的保密數(shù)據(jù)統(tǒng)一集中地保存在服務(wù)器上，既方便了利用者，又保證了涉密地質(zhì)資料電子檔案的安全，從根本上杜絕保密信息的泄漏。

我局建局已經(jīng)半個世紀(jì)，形成了大量的地質(zhì)成果資料，做好涉密地質(zhì)資料的安全管理工作，是對我局檔案管理工作及檔案隊伍素質(zhì)的一次全面檢閱。我們將認(rèn)真研究在涉密地質(zhì)資料管理工作中存在的問題和不足，逐步完善涉密地質(zhì)資料的安全管理工作，使涉密地質(zhì)資料的檔案管理工作及早走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。