辦公室檔案管理優(yōu)化建設之我見

王洋

摘? ? 要：檔案管理是管理部門的一項重要工作內(nèi)容，必須引起相關(guān)人員的重視。辦公室檔案管理工作對于提升單位的管理水平、提高員工工作效率、塑造單傳良好形象具有重要的現(xiàn)實意義。本文就辦公室檔案管理優(yōu)化建設展開探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;創(chuàng)新措施;提高效率

1? 引言

單位的檔案管理亦稱檔案工作，是單位工作人員直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱。做好單位檔案管理工作，關(guān)乎單位能否高效運行。

2? 辦公室檔案管理工作的重要性

（1）檔案管理工作對提高工作效率的作用。通過日常工作及重要檔案的管理，可有效提高工作效率。這主要是因為辦公室的信息檔案與資料大部分是指導性的，對各部門的工作和思路有針對性指導作用。在使用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理電子化后，可以通過搜索功能實現(xiàn)數(shù)據(jù)訪問，為查閱檔案資料提供諸多便利。（2）檔案管理工作對文件資料的保護作用。做好辦公室檔案管理工作，可設置文件的完整訪問權(quán)限，以保障文件資料的安全。（3）檔案管理工作對單位發(fā)展的必要性。辦公室檔案工作從整體角度說，是單位總體發(fā)展軌跡的縮影和記錄，更是提高內(nèi)部工作效率和工作質(zhì)量的重要因素。它直接影響管理者對本單位實際情況的了解，是促進單位發(fā)展的重要參考依據(jù)。

3? 提高檔案管理工作效率的主要途徑

3.1? 增強檔案管理意識

為保證檔案管理工作順利開展，相關(guān)領導與檔案管理人員要在思想上引起重視，盡快轉(zhuǎn)變自身思想觀念，在管理部門工作日程中加入檔案管理工作。檔案管理工作要和其他業(yè)務一起發(fā)展、規(guī)劃和執(zhí)行，還要切實增強管理部門每個員工的思想意識，做好宣傳教育工作，讓他們都真正意識到檔案管理工作的重要性，為這項工作的正常進行奠定良好的基礎。相關(guān)人員必須清楚知道檔案與自身日常工作、生活的密切聯(lián)系，從而為檔案管理工作提供更多支持與幫助。

3.2? 提升辦公室檔案管理人員的專業(yè)能力

為了推動辦公室檔案管理改革，需要提升檔案管理人員專業(yè)能力，具體可以通過以下兩個方面來了解;第一，由于檔案管理人員需要了解信息技術(shù)、檔案管理技術(shù)、會計技術(shù)等，但部分檔案管理人員的專業(yè)能力不強，導致檔案管理人員中存在諸多的人為失誤問題，降低了檔案管理人員效率。為了提高檔案管理人員的專業(yè)能力，需要定期開展培訓、講座、進行技術(shù)交流等工作。例如：辦公室行政部門可以聘請信息技術(shù)專家等，開設如何有效提升檔案管理效率的講座，為檔案管理人員講解相關(guān)知識，并開展檔案管理實踐工作，使檔案管理對接“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，進一步提高檔案管理人員的專業(yè)能力，為檔案管理人員改革工作的開展提供保障。但部分檔案管理人員對培訓工作的重視程度不高，在實際培訓中屬于“混日子”狀態(tài)，沒有發(fā)揮出培訓工作的意義，還浪費學校的精力對其進行培訓。因此，為了改善這一現(xiàn)狀，需要在培訓之后進行考核工作，將其納入年終評獎評優(yōu)的范圍，促進檔案管理人員重視檔案管理工作的培訓，以進一步提高其專業(yè)能力。第二，由于檔案管理人員的工作能力對檔案管理工作開展效率有一定的影響，為了降低工作失誤問題，需要定期開展檔案管理人員技巧會議，加強人員之間的相互交流，提高工作人員對檔案的了解程度，有效提升工作效率，達到辦公室檔案管理改革的目的。

3.3? 運用信息化的檔案管理模式

在新時期下，檔案管理人員應創(chuàng)新檔案管理方式，在開展檔案管理工作時，應注重運用信息化的檔案管理模式，如，靈活操作計算機，利用鼠標點擊檔案管理軟件，進而就能夠看到各個部門發(fā)送的各類檔案，而后管理人員運用軟件和計算機的功能，將不同時期不同的檔案分類整理到各個文檔中，并根據(jù)檔案的內(nèi)容分類，也可以利用信息化平臺保存檔案、整理檔案和資料，確保所有檔案分類明確、歸檔快速，有效提高了檔案管理工作效率，進而高效率完成歸檔、檔案整理等工作。此外，管理人員還可以利用信息技術(shù)建立信息化、數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)庫，建立數(shù)據(jù)庫能夠隨時查找所需的檔案，同時完善檔案內(nèi)容、修改檔案編碼、審核檔案、文件等等，以此方便檔案管理人員查詢、完善檔案，不僅提升檔案的完整度，同時也提升了檔案管理的信息化水平和管理效果，所以說，在新形勢下，管理人員要想做好本職工作，必須運用信息化的檔案管理模式，如此一來，既創(chuàng)新了檔案管理方式，同時也能夠提高檔案管理工作的實效性。

3.4? 提升保密工作的強度

雖然科學技術(shù)的進步給辦公室檔案管理信息化與數(shù)字化的提升提供了基本條件，但是也產(chǎn)生了一系列的潛在風險，為此，提升辦公室檔案管理工作的保密強度迫在眉睫。在開展辦公室檔案管理工作時，要對各類型檔案資料進行清晰的分類，并根據(jù)其具體保密程度進行保存管理。檔案資料的保密程度通常分為一般形式、秘密形式、機密形式以及絕密形式。通過結(jié)合檔案資料的機密程度，采取相應的檔案資料管理措施，并對管理人員進行嚴格的監(jiān)管，特別是檔案秘密等級較高的情況，只有符合審閱資格的人才能對其進行管理，提高檔案管理工作的安全性。

3.5? 建設“自動化”系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理一體化

在自動化的工作環(huán)境中，所有工作進程將在相應的系統(tǒng)下統(tǒng)一進行，文件檔案的存儲、分類和瀏覽更容易、更標準化、更安全。文檔信息分類到相應系統(tǒng)，由計算機有效管理，以實現(xiàn)資源共享。還可實現(xiàn)文檔組合的多渠道檢索、一次性輸入輸出的信息管理，從根本上實現(xiàn)文檔處理和檔案管理的整體集成。

3.6? 健全辦公室檔案管理制度

單位領導對辦公室檔案管理工作的重要性要有正確的認識，盡快制定科學合理的檔案管理制度，確保檔案管理工作的各個程序規(guī)范進行。檔案管理和文件管理有著密切關(guān)系，我們需要將兩者結(jié)合起來，加強管理工作。要建立專門的檔案室，按照時期、類別等將檔案存放好，為今后的查詢與利用提供方便。檔案管理人員要將檔案室安全工作做到位，重要文件必須做好加密處理，單獨放在規(guī)定的地方。此外，單位還要完善檔案管理程序，安排專人負責監(jiān)督管理，這樣辦公室檔案管理工作開展才會更加有序，效率才更高。

3.7? 重視檔案管理服務質(zhì)量的提升

由于傳統(tǒng)的檔案管理模式主要依托于手工編輯的存檔方式，這無法提升檔案資料的利用率。所以，在實現(xiàn)檔案資料變革與創(chuàng)新時需要構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡服務平臺，提高檔案管理服務工作的質(zhì)量，為提升檔案信息資料的傳遞與管理，查閱與使用提供堅實的基礎保障。

4? 結(jié)束語

隨著我國經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展以及信息技術(shù)的不斷進步，單位檔案管理工作也需要隨之適應新形勢、新要求，并不斷完善，提高管理工作水平，為單位發(fā)展、員工需要提供高效率服務。

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