大數(shù)據(jù)視角下基建檔案管理的信息化路徑

葛仁燕

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）01-091-02

摘 要 隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們?cè)絹?lái)越重視基建檔案管理工作，為了提升基建檔案的管理水平，要引入更加先進(jìn)的信息化管理軟件，積極進(jìn)行管理模式創(chuàng)新。本文主要圍繞基建檔案管理的相關(guān)特點(diǎn)、目前我國(guó)基建檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，探討大數(shù)據(jù)時(shí)代下完善基建檔案管理工作的有效途徑，從而為相關(guān)工作者提供一定的理論參考。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù) 基建 檔案 管理

一、基建檔案管理的特點(diǎn)

（一）專(zhuān)業(yè)性較高

目前我國(guó)各單位在進(jìn)行基建檔案管理的過(guò)程中，要對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行全過(guò)程的記錄和管理，保證基建檔案的成套性。由于基建檔案涉及內(nèi)容繁雜，需要專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行科學(xué)的管理。其中地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告包括地下巖石資料、土木資料、地下水資料等，檔案管理人員如果缺乏相關(guān)的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，很難保證基建檔案資料的有效使用。

（二）復(fù)雜性較高

由于基建工程參與主體較多，需要建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、勘察單位在項(xiàng)目施工中互相合作，明確各自的責(zé)任關(guān)系。因此，基建檔案信息的復(fù)雜性較高。設(shè)計(jì)單位需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行整體的規(guī)劃設(shè)計(jì)，而監(jiān)理單位需要對(duì)施工過(guò)程進(jìn)行全方位的監(jiān)督管理，由于不同參與主體的性質(zhì)不同，所產(chǎn)生的資料信息也不相同。因此，管理人員需要根據(jù)資料性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)整理，要具備較高的檔案管理水平，根據(jù)不同類(lèi)型資料的特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)致化管理。

（三）周期性較為明顯

由于很多項(xiàng)目的施工過(guò)程非常復(fù)雜，需要進(jìn)行前期的立項(xiàng)和設(shè)計(jì)工作，要經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)的技術(shù)審核之后才能進(jìn)行項(xiàng)目施工，并且要接受監(jiān)理單位的質(zhì)量管理，因此基建工程的施工周期較長(zhǎng)，其資料也有著較強(qiáng)的周期性。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代基建檔案管理存在的問(wèn)題

（一）隱私與安全困境

在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代下，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)快速發(fā)展，給人們的工作和生活帶來(lái)了巨大的便利。但與此同時(shí)，一些資料的安全性也受到了挑戰(zhàn)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，很多資料有著較高共享程度，一旦數(shù)據(jù)被竊取之后，會(huì)給用戶(hù)帶來(lái)一定程度的損失。因此需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督管理，要保證大數(shù)據(jù)技術(shù)的安全可靠性，尤其是要對(duì)基建檔案資料進(jìn)行安全管理，要完善大數(shù)據(jù)技術(shù)在安全建設(shè)方面的有效布置，為檔案管理工作提供可靠的保證，避免由于數(shù)據(jù)泄露影響項(xiàng)目的綜合效益。

（二）檔案管理意識(shí)薄弱

盡管檔案管理工作有著非常重要的意義，但是很多項(xiàng)目主管缺乏思想重視程度，忽視了對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，并且在單位內(nèi)部也沒(méi)有開(kāi)展相應(yīng)的教育工作，導(dǎo)致員工對(duì)《檔案法》了解不夠充分。由于缺乏科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度，很多管理人員對(duì)細(xì)節(jié)把控不嚴(yán)，時(shí)常出現(xiàn)檔案丟失等問(wèn)題。并且，各部門(mén)在進(jìn)行檔案處理的過(guò)程中，存在責(zé)任不清，互相推諉等情況，難以保證檔案管理工作的規(guī)范性和及時(shí)性。另外，一些單位的檔案管理人員在進(jìn)行信息采集的過(guò)程，忽視了采集的全面性，容易遺漏很多重要的檔案信息，并且也沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)錄，一旦后期需要使用，這部分資料往往難以找到，給項(xiàng)目的后期管理工作帶來(lái)了諸多的不便。

（三）專(zhuān)業(yè)人才短缺

從目前的實(shí)際情況來(lái)看，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，這對(duì)行業(yè)工作者提出了更高的素質(zhì)要求。但是目前我國(guó)大數(shù)據(jù)應(yīng)用人才數(shù)量短缺，與實(shí)際需求存在較大的缺口，很多單位缺乏創(chuàng)新應(yīng)用型人才進(jìn)行基建檔案管理工作。人才是基建檔案管理的核心，要保證人才知識(shí)結(jié)構(gòu)與實(shí)踐能力的先進(jìn)性與適應(yīng)性。為了有效解決當(dāng)前人才短缺的問(wèn)題，需要各單位加強(qiáng)與高校之間的合作，引入相關(guān)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，提高檔案管理的實(shí)際水平。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下完善基建檔案管理工作的有效途徑

（一）明確檔案信息化建設(shè)規(guī)范

相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，要積極加快自身信息化建設(shè)步伐，結(jié)合當(dāng)前工作重點(diǎn)和信息特征，建立起更加規(guī)范的信息化檔案管理規(guī)范，要保證基建檔案管理工作與國(guó)家法律法規(guī)的一致性。同時(shí)，要結(jié)合大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景，不斷優(yōu)化自身的技術(shù)水平，要更好地利用大數(shù)據(jù)技術(shù)在實(shí)效性、廣泛性、多樣性等方面的優(yōu)點(diǎn)，充分抓住時(shí)代機(jī)遇，加強(qiáng)自身檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)。另外，各單位應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步完善檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，要在信息化檔案管理過(guò)程中補(bǔ)充并完善相應(yīng)的管理要求，要適應(yīng)國(guó)家的法律法規(guī)，提高檔案管理的質(zhì)量。基建檔案管理人員應(yīng)當(dāng)最大程度地利用館藏資料，要保證各工程參與主體產(chǎn)生的資料能夠按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔管理，實(shí)現(xiàn)基建資料的有效利用。

（二）創(chuàng)新基建檔案管理模式

大數(shù)據(jù)時(shí)代產(chǎn)生了海量的資源信息，需要檔案管理者完善當(dāng)前的檔案管理模式，科學(xué)地處理海量的信息資源，提高自身的工作效率。檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行工作模式創(chuàng)新，要徹底擺脫傳統(tǒng)信息管理方式的束縛，實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)的升級(jí)，提升檔案管理系統(tǒng)的存儲(chǔ)容量，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息存儲(chǔ)需求?；n案管理者應(yīng)當(dāng)根據(jù)行業(yè)的發(fā)展需求，建立更加完善的檔案管理系統(tǒng)，要充分提升當(dāng)前的基建檔案工作效率，保證信息的公開(kāi)性和共享性。同時(shí)，管理人員要對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臄U(kuò)充，提高系統(tǒng)的存儲(chǔ)容量和處理效率。相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，盡可能降低系統(tǒng)的維護(hù)成本和運(yùn)營(yíng)成本，要設(shè)置更加智能化的系統(tǒng)功能，滿足數(shù)據(jù)的共享需求，要對(duì)各類(lèi)用戶(hù)進(jìn)行差異化的需求分析，提高檔案的使用效率。在實(shí)際的管理過(guò)程中，采用更加先進(jìn)科學(xué)的手段對(duì)檔案進(jìn)行綜合應(yīng)用，有效提升檔案的管理水平。

（三）加強(qiáng)對(duì)過(guò)程資料的采集

基建檔案資料是項(xiàng)目工程全過(guò)程的真實(shí)記錄，因此要從工程立項(xiàng)到竣工進(jìn)行全過(guò)程的資料采集。檔案管理者應(yīng)當(dāng)注重資料采集的全面性，要注意無(wú)紙化轉(zhuǎn)換工作，通過(guò)掃描儀、相機(jī)等設(shè)備，將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化成電子資料，方便后期的收集與分類(lèi)。另外，基建檔案管理人員要注重資料采集工作的時(shí)效性。一些項(xiàng)目施工行為一旦錯(cuò)過(guò)了某個(gè)時(shí)間點(diǎn)，就無(wú)法對(duì)相關(guān)的施工資料進(jìn)行采集。因此，檔案管理人員一定要與項(xiàng)目施工人員進(jìn)行有效的溝通交流，保證資料采集工作的時(shí)效性。

（四）完善數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)平臺(tái)的建設(shè)

各單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，要不斷完善數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)平臺(tái)的建設(shè)工作，要配置統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理軟件進(jìn)行項(xiàng)目資料的管理與儲(chǔ)存。檔案管理人員要提高自己的計(jì)算機(jī)操作水平，對(duì)相應(yīng)的電子圖像、文件等資料進(jìn)行科學(xué)的排版，方便后期的分類(lèi)存儲(chǔ)。同時(shí)，管理人員在完成檔案資料上傳之后，要利用數(shù)據(jù)平臺(tái)的功能對(duì)字符進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，生成準(zhǔn)確的目錄，保證查閱時(shí)的便捷性。另外，要完善檔案信息管理機(jī)制。由于很多項(xiàng)目的基建檔案資料具有一定的隱秘性，因此在檔案管理的過(guò)程中，需要完善相應(yīng)的管理機(jī)制，要明確各人員的具體責(zé)任，提高管理人員的思想重視程度。由于基建工程涉及主體較多，人員具有較高的流動(dòng)性，因此檔案管理人員必須做好相應(yīng)的交接工作，保證項(xiàng)目資料的完整性與連續(xù)性。并且要對(duì)設(shè)備系統(tǒng)進(jìn)行工作交接，利于之后的檔案管理人員開(kāi)展信息化建設(shè)。

（五）實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的智能化

基建檔案的管理工作者應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行智能化設(shè)計(jì)，要充分改變傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，樹(shù)立變被動(dòng)為主動(dòng)的服務(wù)觀念，要全面提升基建檔案信息的利用效率，充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。同時(shí)，基建檔案管理人員提升完善大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等相關(guān)信息化技術(shù)的服務(wù)水平，要積極分析各類(lèi)用戶(hù)的信息需求，從用戶(hù)的行為特點(diǎn)中進(jìn)行功能設(shè)計(jì)，要根據(jù)各類(lèi)用戶(hù)的行為模式推送相應(yīng)的服務(wù)信息，從而提升基建檔案信息系統(tǒng)的智能化水平，適應(yīng)行業(yè)的發(fā)展要求。

四、結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前時(shí)代下，為了完善基建檔案管理工作的模式，需要管理者引入大數(shù)據(jù)等技術(shù)進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)創(chuàng)新，要樹(shù)立主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，對(duì)基建工程進(jìn)行全過(guò)程的信息采集，要保證信息資料的完整性與時(shí)效性。同時(shí)，檔案管理人員要根據(jù)信息特點(diǎn)進(jìn)行檔案的存檔管理，要不斷優(yōu)化信息系統(tǒng)的功能設(shè)置，拓展存儲(chǔ)空間，保證檔案管理工作的先進(jìn)性與、適應(yīng)性。

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