醫(yī)院會議管理創(chuàng)新研究

董星

摘要：在醫(yī)院的會議管理過程中，管理人員需要妥善處理會議室可預(yù)約數(shù)量統(tǒng)計、會議全程管理以及人員簽到統(tǒng)計等工作，但傳統(tǒng)的會議室管理在實際使用中，經(jīng)常會發(fā)生不合理的占用以及使用沖突等。因此，為提高醫(yī)院會議室的使用效率以及辦公質(zhì)量，改善傳統(tǒng)醫(yī)院會議管理過程中存在的問題，本文針對醫(yī)院會議室使用的各個步驟分別進行了探析，并提出了加強醫(yī)院會議室管理質(zhì)量的措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;會議管理;創(chuàng)新

隨著信息化時代的到來，醫(yī)療領(lǐng)域內(nèi)的信息化發(fā)展蓬勃。傳統(tǒng)的醫(yī)院管理過程需要大量的人力來管理相關(guān)信息，這會造成人力物力的一定浪費并加大工作失誤出現(xiàn)的幾率。我國醫(yī)院各個管理部門的信息化程度已經(jīng)較高，但還存在一定的管理死角例如會議室管理等被管理人員忽視的領(lǐng)域。當會議室管理較為紊亂時，無論是參加會議的人員還是會議室本身都會得到一定程度的浪費，甚至會引起工作上的沖突，因此，分析醫(yī)院會議中的步驟，建立完善的信息化會議管理體系成為了目前醫(yī)院整體管理中的重點任務(wù)。

1 醫(yī)院會議管理中的各項步驟分析

我國目前醫(yī)院會議中的大部分管理模式都處在較為松懈的狀態(tài)，從會議的預(yù)訂、會議人員的通知以及人員簽到等方面，均存在一定程度上的問題。

1.1 會議的預(yù)訂

目前大部分醫(yī)院的會議預(yù)定還處在較為初始的狀態(tài)，即通過紙質(zhì)申請的方式進行會議室的預(yù)訂。在預(yù)定之前首先需要填寫會議預(yù)訂申請表，表中內(nèi)容包括會議時間、會議時長、會議地點、會議題目以及會議人員等，在表格完成后需要提交到醫(yī)院會議室管理部門進行審批，整體過程較為繁瑣，消耗了較多人力物力。當會議室預(yù)訂發(fā)生改變時，例如領(lǐng)導臨時決定更改時間或者人員時，申請人員需要重新修改申請表再進行審批，整體過程較為繁瑣，大大降低了工作效率。

1.2 會議的通知

在會議預(yù)訂人員申請會議室使用通過后，則需要進行參會人員的通知，目前使用較多的方式是通過郵件以及口頭通知，這種通知方式在實際使用中不太嚴謹，同時，當會議發(fā)生變動時，需要申請人員再次進行通知，耗費了太多的精力。

1.3 會議簽到管理

在會議開始之前需要進行人員的簽到工作，一般是有會議管理人員進行參會人員簽到表的打印，在會議開始之前根據(jù)參會人次逐一簽到，這種簽到方式效率較低，并且還會因為部分參會人員的粗心大意造成簽到的漏簽、錯簽等，大大降低會議的管理質(zhì)量。

2 信息化支持的醫(yī)院會議管理創(chuàng)新

隨著醫(yī)院信息化的不斷蓬勃發(fā)展，我國目前有部分醫(yī)院已經(jīng)上線了醫(yī)院會議管理系統(tǒng)，其在會議的預(yù)訂、人員通知以及會議簽到等方面都有良好的表現(xiàn)。

2.1 會議管理系統(tǒng)中的會議預(yù)訂

在會議管理系統(tǒng)中，會議申請人員只需要在自己工位上打開會議室預(yù)訂系統(tǒng)，然后選擇會議室、會議時間、會議部門以及會議時長等條目，再點擊確定申請即可完成一次會議申請。申請通過醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)傳遞給管理部門進行核實，核實完畢后通過即可進行會議。通過會議管理系統(tǒng)，申請人員可以迅速的完成會議申請，并且當會議發(fā)生時間以及人員等的變動時，會議管理人員可以及時在系統(tǒng)上進行修改，大大降低了管理人員的工作量，提高了工作效率。

2.2 會議管理系統(tǒng)中的通知管理

在醫(yī)院會議管理系統(tǒng)中，當會議申請通過后，會議管理人員需要對參會人員進行通知。在會議管理系統(tǒng)中，參加會議的人員都已經(jīng)錄入在醫(yī)院職工數(shù)據(jù)庫中，只需要點擊會議管理系統(tǒng)中的一鍵通知即可將通知發(fā)送給參會人員，當會議發(fā)生變動時也可進行信息同步的傳達。

2.3 會議管理系統(tǒng)中的簽到管理

會議管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)是醫(yī)院員工在醫(yī)院數(shù)據(jù)庫中的個人信息，在會議的簽到過程中，會議管理系統(tǒng)能夠接收會議室指紋簽到的信息，即參會人員進入會議室之前使用指紋簽到即可完成會議的簽到，會議管理系統(tǒng)能夠?qū)⒑灥叫畔⑸蟼鞑⒈４嬉t(yī)院數(shù)據(jù)庫，省去了紙質(zhì)簽到表簽到所需要的時間，提高了整體會議質(zhì)量。

3 加強醫(yī)院會議管理創(chuàng)新質(zhì)量的措施

在醫(yī)院會議管理的創(chuàng)新過程中，需要針對一些不足提出改善措施，從醫(yī)院會議的管理模式、管理人員以及管理軟件上進行優(yōu)化。

3.1 優(yōu)化醫(yī)院會議管理模式

信息技術(shù)促使醫(yī)院內(nèi)大量的信息資源得到了整合，信息化程度高的醫(yī)院還能擁有計算機應(yīng)用技術(shù)支持下的網(wǎng)絡(luò)管理平臺，極大程度上提高了醫(yī)院的行政管理能力。醫(yī)院會議各個方面的管理內(nèi)容多種多樣，傳統(tǒng)的會議管理模式無法全面的處理和應(yīng)對這些管理信息，而信息化程度高的醫(yī)院中所擁有的高素質(zhì)計算機應(yīng)用技術(shù)人才可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺完成大量信息的整合以及處理，大幅提高醫(yī)院管理效率。會議管理系統(tǒng)優(yōu)化了醫(yī)院會議的管理模式并使其形成了信息化的管理流程，促進了醫(yī)院整體管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。

3.2 提高醫(yī)院會議管理人員素質(zhì)

會議管理人員是醫(yī)院會議管理系統(tǒng)建設(shè)的重要推動力之一。管理人員對計算機應(yīng)用技術(shù)的實用水平直接影響醫(yī)院會議管理系統(tǒng)的建設(shè)程度。高度信息化的醫(yī)院管理部門對于計算機人才的要求也是相對較高的，所以達成醫(yī)院管理信息化目標的首要任務(wù)是加強對醫(yī)院內(nèi)員工的計算機應(yīng)用技術(shù)培訓，經(jīng)過一定程度的培訓，會議管理人員就能熟練的適應(yīng)以及掌握基礎(chǔ)的信息化會議管理工作流程。

3.3 優(yōu)化醫(yī)院會議管理軟件

醫(yī)院會議管理信息化的媒介就是會議管理軟件，隨著經(jīng)濟水平的不斷提高，市面上浮現(xiàn)出了很多五花八門的會議管理軟件，這些軟件都是行政信息化在不斷發(fā)展的過程中出現(xiàn)的衍生品。因此，醫(yī)院行政管理人員要不斷適應(yīng)市場對于他們的要求，不斷更新自己的知識履歷以適應(yīng)不斷變化的市場要求。隨著新行政管理處理軟件的出現(xiàn)，醫(yī)院工作人員也應(yīng)該與此同時去學習使用新管理軟件所需要的行政信息化管理知識。

4 結(jié)語

在醫(yī)院會議管理過程中，管理人員需要進行會議的預(yù)訂、人員的通知以及人員簽到等工作，傳統(tǒng)的會議管理模式中，無論是會議的申請還是會議的管理都需要管理人員消耗較多的時間去周旋，而會議管理系統(tǒng)的上線則大大提高了醫(yī)院會議管理的效率。除此之外，醫(yī)院會議管理的不斷創(chuàng)新，對于醫(yī)院整體的信息化發(fā)展也有著積極的作用。

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