信息化背景下高校戶籍檔案轉(zhuǎn)型的必要性及對(duì)策

唐婷 劉德志

摘 要：高校學(xué)生戶籍檔案是學(xué)生檔案的重要組成部分，本文通過(guò)對(duì)當(dāng)前高校戶籍檔案管理向信息化轉(zhuǎn)型的必要性，提出了戶籍檔案信息整合、戶籍檔案管理數(shù)字化和戶籍檔案管理的開(kāi)放利用的轉(zhuǎn)型路徑，以及高校戶籍檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息化;戶籍管理

隨著當(dāng)前高校招生人數(shù)的不斷增加，日益增長(zhǎng)的高校戶籍檔案數(shù)量使得戶籍檔案管理工作呈現(xiàn)出復(fù)雜化和多樣化的特點(diǎn)[1]，傳統(tǒng)人工戶籍檔案管理方式在這種趨勢(shì)下逐漸暴露出手續(xù)繁瑣、檔案丟失等諸多弊端，給高校戶籍管理帶來(lái)了較大的負(fù)面影響。有序而高效地管理高校戶籍檔案成為高校戶籍檔案管理部門的一項(xiàng)重要任務(wù)，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，利用計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行大批量信息的處理和保存為高校戶籍檔案管理方式轉(zhuǎn)型提供了可能。在信息化背景下，由于信息化具有的數(shù)據(jù)規(guī)模大、傳輸速度高、信息多樣的特點(diǎn)與高校戶籍檔案管理工作所要求的高效、有序、無(wú)誤等特點(diǎn)相契合，因此高校戶籍檔案管理由傳統(tǒng)人工戶籍檔案管理模式向信息化戶籍檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，對(duì)于提高高校戶籍檔案管理效率具有重要意義。

一、高校戶籍檔案信息化建設(shè)的必要性

由于當(dāng)前高校戶籍檔案管理中仍沿用傳統(tǒng)戶籍檔案管理方式，高校戶籍檔案管理部門已越來(lái)越難以適應(yīng)日益增長(zhǎng)的戶籍檔案管理需要，戶籍檔案管理部門需要探索新的管理模式。在當(dāng)前信息化時(shí)代的背景下，加強(qiáng)高校戶籍檔案信息化建設(shè)以取代傳統(tǒng)檔案管理模式越來(lái)越凸顯出其必要性，具體有以下三方面：

1.高校的發(fā)展對(duì)戶籍檔案管理提出新要求

隨著我國(guó)高等教育水平的不斷提高，高校每年的招生人數(shù)與教職工招聘人數(shù)都在逐年增加。2016年全國(guó)普通本科招生人數(shù)為748.6萬(wàn)人，普通高等學(xué)校教職工總數(shù)為247萬(wàn)人。戶籍選擇由原籍遷入高校所在地的學(xué)生大約為總?cè)藬?shù)的10%，教職工大多數(shù)都將戶籍遷入學(xué)校，因此高校需要管理的戶籍?dāng)?shù)量是非常龐大的，且逐年增加的態(tài)勢(shì)越來(lái)越明顯。面對(duì)數(shù)量巨大的戶籍卡、記錄常表以及戶口頁(yè)借條等戶籍檔案文件，使用傳統(tǒng)的檔案盒分類保管方式容易造成檔案遺失或分類不當(dāng)?shù)葐?wèn)題，較大地降低了戶籍檔案管理的效率;此外，目前高校戶籍檔案管理部門多采用按入學(xué)年份及畢業(yè)年份進(jìn)行分類并裝入不同檔案盒的方式，但隨著高校畢業(yè)方式的不斷變化，延遲畢業(yè)、提前畢業(yè)、肄業(yè)等特殊畢業(yè)方式會(huì)使得學(xué)生的畢業(yè)年份發(fā)生改變，從而造成學(xué)生戶籍檔案分類不當(dāng)、難以及時(shí)找到等問(wèn)題，戶籍科甚至可能仍保存有近十年前畢業(yè)學(xué)生的戶籍卡，嚴(yán)重?fù)p害了高校戶籍管理部門的服務(wù)質(zhì)量。而采用信息化管理則可以使辦公無(wú)紙化，有利于戶籍檔案的分類及特殊狀態(tài)標(biāo)注，因此高校戶籍檔案管理的信息化建設(shè)尤為重要。

2.提高戶籍檔案服務(wù)水平的需要

戶籍檔案與身份證掛失、辦理護(hù)照及簽證、畢業(yè)等活動(dòng)息息相關(guān)，高校學(xué)生及教職工由于各種原因常需調(diào)取個(gè)人戶籍檔案進(jìn)行身份證明，因此高校戶籍管理部門的另一主要職能為面向?qū)W校教職工提供戶籍檔案保存及調(diào)取服務(wù)。如何安全、長(zhǎng)久地保存在校師生的戶籍，如何快速而精準(zhǔn)地調(diào)取服務(wù)對(duì)象的戶籍檔案，成為高校戶籍管理部門需研究的重要課題，而高校檔案的信息化則可以較好地完成這兩項(xiàng)職能。另一方面，在學(xué)生畢業(yè)時(shí)，戶籍管理部門需將全校畢業(yè)生戶籍檔案提交轄區(qū)派出所，根據(jù)其畢業(yè)去向生成戶口遷移證并及時(shí)發(fā)放給畢業(yè)生，面對(duì)如此巨大的工作量，傳統(tǒng)戶籍檔案管理方式需要巨大的人力及時(shí)間成本，對(duì)于以安保工作為主的高校保衛(wèi)處來(lái)說(shuō)并不現(xiàn)實(shí)，而戶籍檔案管理部門可以依靠信息化手段，通過(guò)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)對(duì)戶籍信息進(jìn)行分類并上報(bào)派出所，通過(guò)戶籍檔案管理數(shù)字化平臺(tái)等信息化工具進(jìn)行戶口遷移證的預(yù)約及發(fā)放工作，從而大大降低人力及時(shí)間成本，提高服務(wù)效率。因此，從提高高校戶籍檔案管理部門服務(wù)水平的角度來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)是非常有必要的。

3.提高高校信息與社會(huì)信息交流效率的需要

隨著信息技術(shù)應(yīng)用的不斷普及，社會(huì)各職能部門信息化程度不斷提高，高校戶籍管理部門也不例外。一方面，高校戶籍管理部門作為與最新戶籍政策、制度密切相關(guān)的職能部門，及時(shí)地獲取最新戶籍政策并根據(jù)政策及時(shí)調(diào)整戶籍管理方案，通知相關(guān)在校師生等工作尤為重要。而在傳統(tǒng)檔案管理模式中，最新戶籍政策需要通過(guò)高校其他職能部門逐級(jí)向下傳遞，效率較低;而信息化檔案管理模式則通過(guò)信息化辦公平臺(tái)由派出所或高校管理部門直接獲取相應(yīng)的信息，并根據(jù)信息及時(shí)作出相應(yīng)的對(duì)策，工作效率大大提高。

另一方面，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，更高效、更便捷、更精確的信息技術(shù)不斷涌現(xiàn)，高校戶籍管理部門需要及時(shí)與社會(huì)研發(fā)部門及其他高校戶籍管理部門進(jìn)行技術(shù)交流并及時(shí)獲取最新技術(shù)，以適應(yīng)不斷變化的戶籍檔案管理需要，從而不斷提高高校信息化水平。加強(qiáng)最新技術(shù)在社會(huì)與高校戶籍管理部門之間的流通，既是高校發(fā)展的需求，也是促進(jìn)高校戶籍檔案管理方式不斷進(jìn)步的有效手段[2]。

二、高校戶籍檔案管理模式轉(zhuǎn)型的結(jié)論

在信息化背景下，高校戶籍檔案管理的信息化建設(shè)為當(dāng)前高校戶籍檔案管理模式的轉(zhuǎn)型方向提供了較好的思路，向信息化轉(zhuǎn)型的途徑是高校戶籍檔案管理部門首先需要研究的問(wèn)題。

通過(guò)對(duì)信息化背景下高校戶籍檔案管理模式轉(zhuǎn)型思路的討論，本文得到了以下三點(diǎn)主要結(jié)論：

第一，當(dāng)前高校戶籍管理部門存在著諸多問(wèn)題。在工作人員的數(shù)量及專業(yè)度、管理觀念、與其他部門對(duì)接情況等方面存在的問(wèn)題較為突出，這些問(wèn)題的存在較為嚴(yán)重地影響了高校戶籍檔案管理的工作效率，也在一定程度上制約了高校戶籍檔案管理模式的轉(zhuǎn)型，因此，變革當(dāng)前高校戶籍檔案管理部門的管理模式成為提高戶籍管理效率及質(zhì)量的重要前提。

第二，隨著全社會(huì)信息化建設(shè)程度的不斷深入，高校戶籍管理的信息化建設(shè)為高校戶籍管理模式轉(zhuǎn)型提供了新思路。高校戶籍管理的信息化建設(shè)延長(zhǎng)了戶籍的保存時(shí)間，簡(jiǎn)化并規(guī)范了戶籍調(diào)取及借出的流程，并提高了戶籍管理的工作效率和質(zhì)量，有效解決了傳統(tǒng)戶籍檔案管理模式中的諸多問(wèn)題。因此，高校戶籍檔案管理模式應(yīng)主要向信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型。

第三，從現(xiàn)代社會(huì)信息的存在形式及利用方式來(lái)說(shuō)，高校戶籍檔案管理模式向信息化轉(zhuǎn)型的過(guò)程主要分為三個(gè)階段：戶籍信息整合、戶籍信息數(shù)字化、戶籍信息開(kāi)放利用。其中戶籍信息整合是戶籍檔案管理信息化建設(shè)的前提，戶籍信息的開(kāi)放利用是戶籍檔案管理信息化建設(shè)的主要目的。高校戶籍管理部門應(yīng)隨著形勢(shì)的變化而不斷制定新的制度及管理模式。

三、高校戶籍檔案管理向信息化轉(zhuǎn)型的對(duì)策

第一，增加戶籍檔案管理人員人數(shù)，加強(qiáng)戶籍檔案管理人員的全面培養(yǎng)[3]。由于高校戶籍檔案管理部門在高校保衛(wèi)處工作中處于次要，因此工作人員不足使得工作人員的流動(dòng)性較大，從而無(wú)法形成完整的信息化改革方案;加強(qiáng)戶籍檔案管理人員的計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)方面的知識(shí)培訓(xùn)有利于戶籍檔案管理人員對(duì)戶籍檔案管理信息化建設(shè)的熟練度，從而推動(dòng)高校戶籍檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。

第二，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，定期檢查各項(xiàng)硬件設(shè)施。高校戶籍管理信息化建設(shè)依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在利用互聯(lián)網(wǎng)的同時(shí)也承擔(dān)著如黑客攻擊、系統(tǒng)漏洞等網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，因此加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，使戶籍管理工作在安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行尤為重要。此外，對(duì)于戶籍檔案管理中使用的各種硬件也應(yīng)定期檢查并及時(shí)更新，以保證戶籍信息的完整保存。

第三，加大信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)支持力度。戶籍檔案管理的信息化建設(shè)除需要專業(yè)人才外，也需要相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如大型信息存儲(chǔ)器、圖文掃描設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、攝影設(shè)備等，其經(jīng)費(fèi)需求較為巨大[4]。因此，加大經(jīng)費(fèi)的投入有利于更快地形成系統(tǒng)化的戶籍檔案管理平臺(tái)。

第四，加大戶籍檔案管理部門的宣傳力度。由于戶籍工作的重要性較高與優(yōu)先級(jí)較低的不匹配性，在提供各項(xiàng)戶籍檔案服務(wù)時(shí)戶籍檔案管理部門與學(xué)生教職工存在較為嚴(yán)重的信息不對(duì)稱，通過(guò)微信公眾號(hào)、微博等新興媒體加大對(duì)學(xué)生及年輕教職工群體的宣傳力度可以有效普及戶籍檔案信息化管理理念，從而加速高校戶籍檔案管理模式向信息化的轉(zhuǎn)型。

參考文獻(xiàn)：

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[3]商蕾、程高峰.完善高校戶籍管理方法探究——以河北農(nóng)業(yè)大學(xué)為例[J].河北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2012（6）：77-80

[4]閉線林.新時(shí)期高校檔案信息化建設(shè)探析[J].陜西檔案，2014（5）：69-71

作者簡(jiǎn)介：

唐婷（1978--）女，遼寧沈陽(yáng)人，沈陽(yáng)化工大學(xué)檔案館館員，教育學(xué)碩士。

劉德志（1976--）男，漢族，內(nèi)蒙古赤峰市人，沈陽(yáng)化工大學(xué)，高級(jí)會(huì)計(jì)師，審計(jì)處處長(zhǎng)，本科，研究方向：高校財(cái)務(wù)管理。