國電電力：“三會”管理的信息化變革

嚴(yán)學(xué)鋒

以往工作高峰時(shí)，即使三四個人充任“三會”管理人員加班加點(diǎn)也忙不過來。信息化系統(tǒng)建立后，“三會”管理人員只需一人即可，極大提高了效率，工作流程也進(jìn)一步規(guī)范，管理質(zhì)量全面提升。這是國電電力（600795.SH）發(fā)力“三會”管理信息化有所收獲的縮影?！叭龝边\(yùn)作能否規(guī)范、高效，直接事關(guān)公司治理水平。作為大型上市公司、第15屆金圓桌獎“優(yōu)秀董事會獎”得主，國電電力的“三會”管理系統(tǒng)特點(diǎn)何在，對其他企業(yè)提升治理水平有何借鑒？對此，《董事會》雜志調(diào)研了國電電力。

創(chuàng)新解決痛點(diǎn)

創(chuàng)新是為排除前行途中的路障。此前，國電電力對子公司的“三會”管理工作可謂痛點(diǎn)不少。

近年來，國電電力控股公司80余家、參股20多家。這些企業(yè)每年共召開股東會百余次、董事會超80次、監(jiān)事會超60次，為全資子公司出具股東決定80余次。各單位召開“三會”通常在4-6月、平均兩天召開一次，證券融資部作為“三會”管理部門，在此期間幾乎每天要開展一家單位“三會”議案的審核，平均每天一份簽報(bào)，每天一份股東或董事會、監(jiān)事會決議履行簽字或蓋章程序。每年歸檔的上述會議文件資料超過一萬頁，要逐份掃描、按檔案要求排版歸檔，工作量繁重。

工作中遇到了諸多實(shí)際困難：各單位通過電子郵件上報(bào)議案，格式內(nèi)容不規(guī)范;“三會”管理員手動拆分及分配議案，工作效率不高;議案審核意見溝通不暢，影響審核進(jìn)度;“三會”資料存儲不當(dāng)，工作標(biāo)準(zhǔn)難以延續(xù)。由是，證券融資部2015年提出，建立“三會”管理信息系統(tǒng)。系統(tǒng)開發(fā)聘請一家軟件公司參與，該系統(tǒng)連同另一個小型項(xiàng)目總投入數(shù)十萬元。經(jīng)過近一年的設(shè)計(jì)、開發(fā)、升級，國內(nèi)比較領(lǐng)先的智慧“三會”管理信息系統(tǒng)建成了，系統(tǒng)具有議案摘要智能編輯，按議案類型智能分配部門審核，議案審核簽報(bào)、決議審核簽報(bào)自動生成，議案匯編、“三會”主持詞自動生成，議案資料智能查詢，會議文件一鍵歸檔等功能。

議案在線管理

議案在線提交審核。

各單位擁有獨(dú)立的“三會”管理賬號，并利用公司廣域網(wǎng)專線登錄系統(tǒng)。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)在線提交議案、跟蹤審核進(jìn)程（頁面中有“三會”管理人員的姓名、辦公電話、手機(jī)號、郵箱，方便相關(guān)人員聯(lián)系）、在線修改議案、生成主持詞和議案匯編、會議資料上傳歸檔等功能，各環(huán)節(jié)均在系統(tǒng)中操作。

為規(guī)范常規(guī)議案，系統(tǒng)對議案名稱進(jìn)行預(yù)設(shè)，添加常規(guī)議案時(shí)，需先選擇預(yù)設(shè)的議案名稱。例如關(guān)于公司高管的議案，涉及聘任、解聘、聘任及解聘等選項(xiàng)，需選擇確認(rèn)。

為能自動生成簽報(bào)、決議文件，編寫議案正文前，需填報(bào)相應(yīng)關(guān)鍵字信息（如選舉董事長，需填寫推薦股東、擬選人員姓名、現(xiàn)任董事長姓名），系統(tǒng)將自動生成議案概要，并以此生成簽報(bào)、決議等文件。自動生成的議案形式為：根據(jù)股東方某公司的推薦意見，擬選舉某某為某公司董事長，某某不再擔(dān)任董事長職務(wù)。

為保證議案質(zhì)量，子公司議案提交審核前，必須先上傳經(jīng)總經(jīng)理簽字的議案審核單。議案報(bào)送確認(rèn)單需董事會秘書（“三會”運(yùn)作負(fù)責(zé)人）、總經(jīng)理簽字，由此督促基層單位三會管理人員進(jìn)一步規(guī)范議案的編制審核及上報(bào)程序，避免議案反復(fù)提交。

初審及分配審核。

“三會”管理員需要對子公司提交的議案內(nèi)容、基本信息、格式以及需提交的會議等進(jìn)行初步審核，當(dāng)不符合要求時(shí)予以退回，子公司修改后再提交。議案初審?fù)ㄟ^后再分配其他部門審核。

系統(tǒng)會根據(jù)常規(guī)議案名稱，自動分配議案審核部門，提高工作效率。審核部門需要調(diào)整時(shí)，也可手動分配，如年度融資計(jì)劃的議案，自動分配給財(cái)務(wù)產(chǎn)權(quán)部。

審核及意見反饋。

審核人員可在議案審核界面直接查看子公司聯(lián)系人，方便隨時(shí)就議案內(nèi)容進(jìn)行溝通，無需通過“三會”管理員中轉(zhuǎn)，議案審核效率有效提升。審核意見包括：同意議案;同意議案，但還應(yīng)繼續(xù)完善（與議案負(fù)責(zé)人溝通后審核，點(diǎn)擊編輯進(jìn)行修改）;不同意議案（輸入意見）。

系統(tǒng)中各部門議案審核意見在同一文檔界面歸集展示，并以不同人員的“修訂”模式區(qū)分體現(xiàn)，便于對應(yīng)查看和修改。子公司、“三會”管理員可實(shí)時(shí)查看議案審核進(jìn)度、審核人員及審核意見，實(shí)現(xiàn)審核過程上下互通。

子公司可以直接就議案的審核意見與審核人員溝通確認(rèn)。修改后的議案將提交審核人員確認(rèn)，確認(rèn)無誤后，審核流程結(jié)束，議案審核工作實(shí)現(xiàn)閉環(huán)。系統(tǒng)可自動識別并將議案提交之前提出修改意見的審核人員。

推動治理規(guī)范

為提高工作效率，減少“三會”管理員常規(guī)工作量，系統(tǒng)設(shè)計(jì)了會議簽報(bào)自動生成功能。為進(jìn)一步提高實(shí)用性，為子公司設(shè)計(jì)了會議主持詞、議案、決議匯編等標(biāo)準(zhǔn)化材料自動生成功能，以減少會前資料排版等工作，提高工作效率和材料準(zhǔn)確度。子公司在會議結(jié)束后，需在系統(tǒng)上傳會議資料掃描件，完成電子資料歸檔，結(jié)束全部會議流程。上傳的會議資料將按照公司檔案管理要求，自動生成全套電子存檔資料，同時(shí)便于子公司日后在系統(tǒng)查詢。

為提高智能化管理水平，系統(tǒng)建立了子公司信息和董監(jiān)高信息在線維護(hù)功能，便于工作期間查詢、記錄;當(dāng)子公司提交修改公司章程或變更董監(jiān)事等議案后，系統(tǒng)會在子公司上傳會議資料前，提示必須先對系統(tǒng)中的相關(guān)信息進(jìn)行更新維護(hù)。同時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)子公司年度會議召開情況，生成會議召開情況統(tǒng)計(jì)表，便于管理人員做好“三會”臺賬管理，掌握總體會議完成進(jìn)度。

有“三會”管理人員告訴《董事會》，公司“三會”管理的信息化系統(tǒng)建立后，極大提高了公司治理透明度和控參股企業(yè)三會管理效率，公司系統(tǒng)法人治理工作進(jìn)一步規(guī)范，工作人員從繁重的程序化工作中解放，更加注重提升法人治理本職工作。

目前國電電力子公司數(shù)十家，如若數(shù)量再增加，在尚未實(shí)現(xiàn)移動辦公的情況下，“三會”管理系統(tǒng)可能就不再適應(yīng)可能出現(xiàn)的新情況。《董事會》了解到，系統(tǒng)未來升級將進(jìn)一步簡化操作，由信息化向智能化方向轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提升工作效率，提高工作管理質(zhì)量;以操作簡便、界面友好為設(shè)計(jì)思想，開發(fā)移動端APP，進(jìn)一步提升議案審核、會議審批的流轉(zhuǎn)效率。

信息化、智能化無疑是提升公司治理效率、規(guī)范合規(guī)治理的有力工具，國電電力的實(shí)踐對此提供了有益的借鑒。