Excel數(shù)據(jù)匯報(bào)更快捷——即拉即統(tǒng)計(jì)

平淡

從示例圖表可以看到，這個組合主要是由“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”+“求和”組成，因此要實(shí)現(xiàn)這一效果，我們需根據(jù)原始數(shù)據(jù)將對應(yīng)的類別整合在“數(shù)據(jù)有效性”下拉列表中，同時將對應(yīng)數(shù)值的和統(tǒng)計(jì)出來。

首先設(shè)置數(shù)據(jù)有效性下拉列表，因?yàn)檫@里有多個部門銷售同一種產(chǎn)品（比如銷售一部和銷售二部都銷售PVC-1）。為了方便進(jìn)行篩選，先將表轉(zhuǎn)換為動態(tài)表格，全選表格內(nèi)容后，點(diǎn)擊“插入→表格”，切換到“表格工具→設(shè)計(jì)”，勾選其中的“標(biāo)題行”、“鑲邊行”、“篩選按鈕”（圖2）。

接著復(fù)制D2：D25單元格中的內(nèi)容到M2：M25單元格，在M1單元格中輸入“序列”，選中M2：M25單元格中的內(nèi)容，點(diǎn)擊菜單欄的“數(shù)據(jù)→刪除重復(fù)項(xiàng)”，在打開的窗口中勾選“全選”和“數(shù)據(jù)包含標(biāo)題”，點(diǎn)擊“確定”（圖3）。

經(jīng)過上面的操作后，重復(fù)產(chǎn)品的數(shù)據(jù)會自動刪除，只保留其中唯一的產(chǎn)品值，這些數(shù)值就可以作為數(shù)據(jù)有效性的序列數(shù)據(jù)了（圖4）。

定位到J1單元格中輸入“選擇查詢產(chǎn)品”，K1單元格中輸入“銷售額”，接著定位到J2單元格，點(diǎn)擊菜單欄的“數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)驗(yàn)證→設(shè)置”，在允許列表中選擇“序列”，在“來源”后面點(diǎn)擊數(shù)據(jù)源，接著選擇“M2：M6”數(shù)據(jù)（即上述去重后的序列數(shù)據(jù)），點(diǎn)擊“確定”完成設(shè)置（圖5）。

現(xiàn)在從J2單元格展開的下拉列表中就可以依次選擇上述的產(chǎn)品內(nèi)容了。接下來就要在K2單元格中設(shè)置求和數(shù)值，求和借助SUMIF函數(shù)完成。定位到K 2單元格中，輸入公式“=SUMIF（表1[產(chǎn)品]，J2，表1[金額]）”，當(dāng)我們在J2單元格的下拉列表中選擇產(chǎn)品時，在K2單元格中就會自動顯示對應(yīng)的金額，如此一來查詢數(shù)據(jù)明顯方便了很多（圖6）。

因?yàn)槲覀兪褂玫氖莿討B(tài)表格（求和條件和范圍是通過表格的字段來設(shè)置），完成上述設(shè)置后，以后如果需要添加數(shù)據(jù)，比如在A 26：H26單元格中增加了PVC-6的銷售數(shù)據(jù)，那么K2單元格中的求和也會同步發(fā)生變化。

SUMIF是單條件的求和，如果是多條件的求和，我們還可以借助SUMIFS來完成。假設(shè)現(xiàn)在需要同時查詢部門和指定產(chǎn)品的銷售數(shù)據(jù)和，如查詢銷售一部的PVC-1銷售數(shù)據(jù)。同上在I1單元格中輸入“部門查詢”，在I2單元格中再設(shè)置一個數(shù)據(jù)有效性驗(yàn)證序列（序列的內(nèi)容為銷售一部到銷售三部）。定位到K 2單元格，輸入函數(shù)“=SUMIFS（表1 [ 金額] ， 表1 [ 部門] ， I2 ， 表1[產(chǎn)品]， J2）”，即可同時對部門和產(chǎn)品兩個條件進(jìn)行查詢（圖7）。

如果部門和產(chǎn)品很多，可以進(jìn)入“數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)驗(yàn)證→設(shè)置”，在允許列表中選擇“任意數(shù)值”，這樣只要在I2和K2單元格中自行輸入部門和產(chǎn)品數(shù)值即可進(jìn)行查詢。如果統(tǒng)計(jì)的報(bào)表很多，我們可以新建一個工作表專門用于查詢，同上在每個原來有數(shù)據(jù)的工作表中插入動態(tài)表，比如在Sheet2中插入“表2”，依此類推。

那么只要在“查詢表”中的C3單元格中輸入公式“=SUMIFS（表2 [金額] ， 表2[部門] ， A3 ， 表2 [產(chǎn)品] ， B3）”（需要查詢哪張表格數(shù)據(jù)，這里就將表名稱和字段修改為對應(yīng)的名稱即可），就可以在一張專用表中非常方便地查詢其他工作表的所有數(shù)據(jù)了（圖8）。