淺談檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑與創(chuàng)新

李美娜

摘 要：目前我國(guó)檔案管理工作雖然在不斷進(jìn)步，但仍然存在細(xì)節(jié)工作上的不足，因此還需繼續(xù)完善檔案管理模式。現(xiàn)在新興科技產(chǎn)品的問(wèn)世及普及為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化提供了良好基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理工作大有裨益。與此同時(shí)，國(guó)家也頒發(fā)了一系列檔案管理工作的政策，促進(jìn)了檔案信息化的發(fā)展。檔案管理部門及相關(guān)工作人員應(yīng)完善檔案管理系統(tǒng)，保證檔案信息完整嚴(yán)謹(jǐn)，檔案管理部門也應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要管理的信息量補(bǔ)充檔案管理人才。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;創(chuàng)新

1 分析現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理信息化發(fā)展中的問(wèn)題

1.1 檔案管理的安全意識(shí)對(duì)其創(chuàng)新性造成了一定的阻礙

不論處于哪個(gè)時(shí)期，檔案管理都具有重要意義，不同的歷史時(shí)期具有不同的作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式已逐漸被淘汰，現(xiàn)代化的檔案管理模式正在完善之中。我們要看到信息化處于飛速發(fā)展之中，檔案管理事業(yè)則不可避免的受到巨大的沖擊。但是檔案管理體系卻存在著較多的問(wèn)題，不能與我國(guó)社會(huì)同步發(fā)展?？梢钥吹綑n案管理雖然處于信息化發(fā)展階段，很多問(wèn)題亟待解決。由此可知實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過(guò)程是復(fù)雜的，在管理創(chuàng)新與傳統(tǒng)檔案管理之間存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解決。傳統(tǒng)的檔案管理目的是明確的，即為了快速查詢檔案和保障檔案的安全性。但在歷史檔案管理中實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的難度較大，這對(duì)我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理提出更高的要求，即必須具有多元性。

1.2 目前在檔案信息化管理方面有待實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和法治化

客觀的看待我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理的問(wèn)題，顯然信息化程度不足的情況一直沒有解決，檔案使用范圍有限，資源沒有實(shí)現(xiàn)共享，究其原因主要集中在以下三個(gè)方面：1）由于管理方式與體系上的制約，不同的檔案管理部門之間并未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。而從我國(guó)政府部門的情況來(lái)看，對(duì)于檔案管理也沒有形成規(guī)范化的體系，檔案管理處于分散狀態(tài)，不同部門在管理檔案時(shí)所執(zhí)行的政策是不同的，甚至出現(xiàn)矛盾和沖突之處。2）從具體情況來(lái)看，政府級(jí)別不同或者部門不同，對(duì)于檔案信息化管理的內(nèi)容也各不相同，有不協(xié)調(diào)的情況存在。3）我們所處的時(shí)代信息化技術(shù)飛速發(fā)展，而且處于動(dòng)態(tài)變化之中，這對(duì)系統(tǒng)建設(shè)提出更高的要求，時(shí)效性較強(qiáng)，如果失去時(shí)效性將會(huì)不利于平臺(tái)的建設(shè)。

1.3 檔案管理應(yīng)對(duì)電子政務(wù)更高要求的挑戰(zhàn)

電子政務(wù)建設(shè)正處于關(guān)鍵時(shí)期，從其內(nèi)容來(lái)看復(fù)雜性較高，具有鮮明的時(shí)代性。但要認(rèn)識(shí)辦公自動(dòng)化等雖然重要，但并不僅僅局限于此。首先，我國(guó)電子政務(wù)系統(tǒng)并非獨(dú)立存在，而是與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)接軌，功能性較強(qiáng)，能夠滿足社會(huì)和公眾服務(wù)的需求，并且還要履行政府職能。而早期的OA系統(tǒng)應(yīng)用目標(biāo)則是建立在政府專用的網(wǎng)絡(luò)之上，服務(wù)也只限于自身業(yè)務(wù)。而電子政務(wù)則以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為媒介，其目標(biāo)是為社會(huì)和公眾服務(wù)。電子政務(wù)系統(tǒng)是由多個(gè)系統(tǒng)共同組成的，檔案管理系統(tǒng)是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。由此可知電子政務(wù)是檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建的基礎(chǔ)。與傳統(tǒng)檔案管理信息系統(tǒng)相比較后確定了檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容，必須要處理好以下兩個(gè)方面的問(wèn)題：1）安全系統(tǒng)。要增加相的功能，可授權(quán)和信任模塊是必不可少的。2）建立自動(dòng)備份系統(tǒng)。為了避免出現(xiàn)信息丟失的情況，包括電子檔案在內(nèi)的所有檔案內(nèi)容都要備份，即使網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)出現(xiàn)故障，信息也不會(huì)丟失。

2 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的路徑

2.1 相關(guān)部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的深入教育

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量都大大增加，這就對(duì)檔案工作等提出了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能跟上時(shí)代的發(fā)展。所以說(shuō)，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)是重中之重，這個(gè)問(wèn)題要得到相關(guān)負(fù)責(zé)人的重視，并加大對(duì)信息化建設(shè)的投入。然后進(jìn)行規(guī)劃，并制定出檔案信息化進(jìn)程的長(zhǎng)期目標(biāo)，從而推動(dòng)檔案管理工作的健康發(fā)展。

2.2 完善檔案信息化管理制度

不論是哪一種管理，都要有完善的管理制度作為支撐。然而，在檔案管理信息化建設(shè)中，也是必不可少的。只有健全相關(guān)的管理制度，明確相關(guān)人員的主要職責(zé)，并將工作落實(shí)到責(zé)任人，才能提高工作效率，才能增加檔案管理的信息化水平。具體而言，首先領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理工作重視，這是檔案管理制度落實(shí)的基礎(chǔ)條件。另外，還要制定一些監(jiān)督制度，這樣才能將制度落實(shí)到位，從而提高檔案信息化管理。

2.3 充分的利用數(shù)字化技術(shù)手段

從目前情況來(lái)看，我國(guó)檔案管理信息化還缺少長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃。對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，我們要對(duì)檔案管理理念進(jìn)行革新，同時(shí)也可以借鑒或者是引入先進(jìn)的技術(shù)，這些技術(shù)可以包括互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，用這些先進(jìn)的技術(shù)對(duì)信息資源進(jìn)行整合，從而進(jìn)一步的對(duì)資源的管理以及利用，實(shí)現(xiàn)資源的共享。

2.4 對(duì)檔案管理信息化服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新

在社會(huì)的發(fā)展中，要不斷的對(duì)檔案信息化服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能使其符合時(shí)代的發(fā)展。比如說(shuō)，可以開通網(wǎng)上檢索功能，這樣就可以實(shí)現(xiàn)資源的共享，同時(shí)也可以提高資源的利用率。另外，還可以構(gòu)建相關(guān)的電子文檔信息中心，這樣用戶不僅可以將自己的電子文檔進(jìn)行上傳，還可以對(duì)自己所需要的文檔進(jìn)行下載。在實(shí)際的發(fā)展中，要對(duì)檔案信息化服務(wù)內(nèi)容不斷的進(jìn)行更新，這就要求對(duì)其工作職能進(jìn)行創(chuàng)新，主要是從傳統(tǒng)的檔案保管轉(zhuǎn)變成現(xiàn)在的檔案利用，從封閉的檔案管理轉(zhuǎn)為開放的檔案共享。

2.5 對(duì)檔案管理信息化機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新

對(duì)于目前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)而言，企業(yè)檔案管理制度要做到與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行積極的改變和創(chuàng)新，這樣才能使企業(yè)得到更好的發(fā)展。具體而言，企業(yè)可以建立獎(jiǎng)懲機(jī)制以及責(zé)任制，將工作細(xì)化到每一個(gè)部門或者是每一個(gè)員工的身上，這樣就能保證員工的責(zé)任感。通過(guò)獎(jiǎng)懲制度的制定可以，可以營(yíng)造出良好的企業(yè)氛圍，同時(shí)也可以激發(fā)員工的使命感和責(zé)任感。另外，企業(yè)還要加強(qiáng)檔案管理信息工作的安全，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的管理工作，將重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)先管理，以免出現(xiàn)信息的泄露，損害企業(yè)的根本利益。

2.6 可以實(shí)現(xiàn)文件的信息共享

目前，我們已經(jīng)進(jìn)入到了大數(shù)據(jù)的時(shí)代，為了方便相關(guān)人員的工作，我們需要加大對(duì)檔案信息的共享。在對(duì)文件信息共享的時(shí)候，我們可以利用先進(jìn)單獨(dú)檔案管理軟件對(duì)其進(jìn)行管理，這樣也是保證信息資源共享的基礎(chǔ)性條件。然而，在檔案信息共享的時(shí)候，我們要以檔案信息安全為前提。大數(shù)據(jù)的到來(lái)，不僅給我們的工作以及生活帶來(lái)了更多的便利，同時(shí)也帶來(lái)了一定的威脅，網(wǎng)絡(luò)安全就是最為常見的一種。所以說(shuō)，相關(guān)部門要確保檔案信息不被犯罪分子竊取，就要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)安全方面的建設(shè)。

3 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案的管理信息化建設(shè)不是階段性的發(fā)展，而是要根據(jù)社會(huì)信息的不斷變化進(jìn)行持續(xù)更新的長(zhǎng)久性工作。企業(yè)的檔案工作管理者應(yīng)該樹立良好的創(chuàng)新觀念和服務(wù)意識(shí)，積極地克服信息化轉(zhuǎn)型中的困難，實(shí)時(shí)地了解社會(huì)、時(shí)代變遷的過(guò)程及其發(fā)展的需求，使得檔案的信息化管理工作能夠達(dá)到理論結(jié)合實(shí)踐、時(shí)代結(jié)合創(chuàng)新的發(fā)展勢(shì)態(tài)，使信息資源能夠服務(wù)于企業(yè)，服務(wù)于社會(huì)。

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