事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)及創(chuàng)新發(fā)展

李曉軍

摘 要：在事業(yè)單位工作過程中，要注重對檔案的管理工作，并利用網(wǎng)絡(luò)簡化管理流程，優(yōu)化管理方法，摒棄事業(yè)單位傳統(tǒng)落后的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，并推動(dòng)其創(chuàng)新化發(fā)展。本文就以此為中心，就相關(guān)問題進(jìn)行分析論述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);創(chuàng)新發(fā)展

檔案管理工作，是事業(yè)單位的工作內(nèi)容之一，也是十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，做好這一工作，能夠使單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步深入了解單位內(nèi)部的人員情況，合理利用人才，推動(dòng)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。從以往的工作情況來看，事業(yè)單位的檔案管理工作依舊采用傳統(tǒng)管理模式，方法單一，缺乏現(xiàn)代化、信息化管理內(nèi)容。為了更好的利用事業(yè)單位檔案資源，要逐步的優(yōu)化管理方法，利用技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)信息化管理。本文結(jié)合工作實(shí)際，簡要分析事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)以及創(chuàng)新發(fā)展問題。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

事業(yè)單位的檔案資料較多，采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，很容易造成檔案的丟失遺漏，因此，采用現(xiàn)代技術(shù)提升檔案管理的效率，有效規(guī)避檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，是當(dāng)前工作的重點(diǎn)。而在實(shí)際管理的過程中，依舊存在一些問題，具體表現(xiàn)在一下幾個(gè)方面。

第一，對檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)識，忽視這一工作。事業(yè)單位的檔案資料較多，要想在今后的工作中更好的應(yīng)用這些資料，在查找的時(shí)候能夠快速找到，就需要利用現(xiàn)代技術(shù)，優(yōu)化管理措施，通過信息化管理，使各種檔案資料能夠更好的服務(wù)于事業(yè)單位工作人員。到目前了解到的情況是，事業(yè)單位工作人員對于檔案的重要性缺乏認(rèn)識，對于檔案管理工作的重要性認(rèn)識也不到位，且在管理過程中并沒有很好的應(yīng)用技術(shù)手段，也沒有將技術(shù)和管理藝術(shù)有機(jī)結(jié)合在一起，導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，這樣也直接影響到事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

第二，缺乏檔案信息化管理體系。在事業(yè)單位檔案管理工作開展的過程當(dāng)中，只有完善信息化管理體系，才能夠推動(dòng)相關(guān)工作的創(chuàng)新發(fā)展。從目前事業(yè)單位檔案管理工作的開展情況來看，工作中缺乏完善的信息化管理體系，信息化建設(shè)工作落實(shí)不到位，創(chuàng)新意識并沒有深入到每個(gè)人心中，創(chuàng)新機(jī)制也并未完全建立。當(dāng)前的事業(yè)單位中，信息化管理體系落后，部分事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中盡管投入了一定的人力物力財(cái)力，但是因?yàn)槿狈ν晟频男畔Ⅲw系的支撐，或者是因?yàn)闄n案管理體系落后，導(dǎo)致檔案的信息化建設(shè)工作舉步維艱。也有一些事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)理解不夠深入，片面的認(rèn)為這只是利用網(wǎng)絡(luò)對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，加之缺乏檔案管理信息化體系，專門的管理機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)的水平也被進(jìn)一步的弱化。

第三，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)沒有具體應(yīng)用。事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)過程當(dāng)中，要想保障工作的順利推進(jìn)，需要將管理理念應(yīng)用到實(shí)際當(dāng)中，才能夠使檔案管理的信息化建設(shè)工作朝著多元化的方向發(fā)展。但是，很多事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在不足，導(dǎo)致檔案信息化整體運(yùn)行不夠完善。一些事業(yè)單位并沒有完善的檔案管理平臺(tái)，使一些開放性的信息不能實(shí)現(xiàn)共享，檔案也就喪失了其使用價(jià)值，實(shí)際的應(yīng)用效果達(dá)不到，也就制約了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)及創(chuàng)新發(fā)展對策

做好事業(yè)單位檔案管理工作，并充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)管理工作的信息化建設(shè)和創(chuàng)新化發(fā)展，就需要充分正視工作中存在的各種問題，轉(zhuǎn)變工作思路，創(chuàng)新工作方法。上文中已經(jīng)論述了在事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展過程中存在的問題，下面本文就針對這些問題，結(jié)合自身工作實(shí)際，提出幾點(diǎn)具體的建設(shè)發(fā)展對策。

第一，轉(zhuǎn)變思想，加大宣傳，強(qiáng)化意識。針對事業(yè)單位相關(guān)工作人員對檔案管理工作的認(rèn)識不夠，重視程度不高的現(xiàn)狀，在今后的工作中，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)和創(chuàng)新化發(fā)展，管理者一定要轉(zhuǎn)變思想，正確深入的認(rèn)識到這一工作的重要性和對事業(yè)單位發(fā)展的意義，要加大宣傳，讓這種思想深入到每個(gè)人的心中。

同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)措施，運(yùn)用全新的改革機(jī)制，強(qiáng)化意識，共同發(fā)展。具體來講，在工作中，管理者一定要從事業(yè)單位的發(fā)展實(shí)際出發(fā)，對單位內(nèi)部的檔案資料有全面系統(tǒng)的了解，不能夠忽視任何資料，并結(jié)合資料的重要程度進(jìn)行細(xì)化管理，實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)管理，并實(shí)現(xiàn)信息化管理設(shè)備和管理技術(shù)的結(jié)合應(yīng)用。

第二，強(qiáng)化技術(shù)的重要作用，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)。事業(yè)單位的檔案信息繁多，如果采用傳統(tǒng)的管理方法，在查找檔案的時(shí)候就會(huì)有一定的難度，也容易導(dǎo)致檔案的信息的流失。隨著技術(shù)的發(fā)展和逐步應(yīng)用，在事業(yè)單位檔案管理過程中，實(shí)現(xiàn)信息化管理，既能夠保障檔案信息的高效管理，又能夠提升信息的利用率。為了達(dá)到這一目的，在開展工作的過程中，一定要強(qiáng)化技術(shù)的作用，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)這一工作的創(chuàng)新發(fā)展。具體來講，事業(yè)單位管理者可以利用技術(shù)措施對檔案進(jìn)行分類，劃分出檔案的重要程度，并根據(jù)不同檔案的作用，研發(fā)出相應(yīng)的管理軟件APP，自主研發(fā)，這樣更適合自己單位的應(yīng)用。

在事業(yè)單位內(nèi)部建立起信息化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，專人專管，充分利用技術(shù)優(yōu)勢，建立板塊化管理模式，使不同類型的檔案有不同專業(yè)的人員管理，這樣更便于查閱檔案信息。

第三，逐步完善檔案管理體系，推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，要在應(yīng)用技術(shù)的基礎(chǔ)之上，逐步完善管理體系，在創(chuàng)新中求發(fā)展，這才是事業(yè)單位檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展之計(jì)。

在管理過程中，事業(yè)單位內(nèi)部需要建立起科學(xué)完善的檔案管理體系，并保障內(nèi)部的溝通協(xié)作，使內(nèi)部的相關(guān)人員都能夠參與到管理工作中來，同時(shí)，要攢完善信息化管理和建設(shè)工作，將檔案管理和事業(yè)單位的其他工作協(xié)同開展，并保障各項(xiàng)工作能夠落到實(shí)處。

同時(shí)，要建立檔案管理信息化應(yīng)用體系，拓寬管理的途徑和方法，建立信息化管理平臺(tái)，將能夠公開的檔案信息公開，實(shí)現(xiàn)信息的共享，充分發(fā)揮檔案信息的作用和價(jià)值。與此同時(shí)，事業(yè)單位的檔案信息管理人員還能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對檔案進(jìn)行高效管理，并借助平臺(tái)中的大數(shù)據(jù)，對檔案信息進(jìn)行全面的收集整理，為事業(yè)單位的發(fā)展提供更多有價(jià)值的參考數(shù)據(jù)。

只有通過不斷完善管理體系，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。進(jìn)而推動(dòng)這一工作的創(chuàng)新發(fā)展。

第四，建立一支專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)。事業(yè)單位檔案管理工作的開展中，由于缺乏重視，單位內(nèi)部并沒有專業(yè)化的管理隊(duì)伍，這樣影響到管理的專業(yè)性。當(dāng)前，隨著技術(shù)的進(jìn)一步應(yīng)用，加之對管理工作信息化和創(chuàng)新性的要求進(jìn)一步提升，在事業(yè)單位內(nèi)部就需要建立起一支專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，不能夠再由其他人兼任，這樣能夠提升管理的質(zhì)量和效率。

事業(yè)單位要專門設(shè)立檔案管理部門，專人專職，由具有檔案管理專業(yè)嗯人員擔(dān)任該工作，且要有相應(yīng)技術(shù)人員，解決管理過程中存在的技術(shù)問題，使管理者能夠更好的利用現(xiàn)代技術(shù)措施，推動(dòng)管理工作朝著信息化和創(chuàng)新化方向發(fā)展。作為管理者自身，也要不斷豐富自己的理論水平和實(shí)踐能力，能夠?qū)⒐芾碇R和技術(shù)知識相結(jié)合，提升管理效率，使自身成為更專業(yè)的管理人員。

3 結(jié)束語

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了社會(huì)的進(jìn)步，也給各個(gè)單位的發(fā)展提供了更為廣闊的前景以及工作方法。檔案管理工作是一項(xiàng)繁雜的工作，涉及的內(nèi)容較多，稍有疏漏就會(huì)影響到檔案信息的準(zhǔn)確性，且傳統(tǒng)的管理方法過于陳舊，缺乏專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，在事業(yè)單位檔案管理工作中，應(yīng)用技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)信息化管理，是目前工作的重點(diǎn)。本文就針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中的問題進(jìn)行分析，并指出當(dāng)前環(huán)境之下事業(yè)單位如何做好檔案管理的信息化建設(shè)，推動(dòng)這一工作的創(chuàng)新化發(fā)展。希望本文的論述能夠給其他工作者提供借鑒，以更好的保障工作的質(zhì)量和效率。

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