論檔案管理信息化與檔案管理現(xiàn)代化

陳美鈿

時代在發(fā)展，數(shù)字化，信息化成為時代的發(fā)展主流，檔案信息化現(xiàn)代化，會逐漸成為檔案管理的發(fā)展主流，可以說，在如今的時代背景之下，檔案信息化已經(jīng)有了自身發(fā)展的固定規(guī)律，并且傳統(tǒng)管理模式發(fā)展也在朝著實體管理制的方向發(fā)展。

1 信息化與檔案的關(guān)系

1）檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息記錄了人類在漫長發(fā)展過程中的所有信息，是人類活動的真實記錄。人類依照這一客觀規(guī)律，運用檔案的方式來將信息產(chǎn)品進行記錄，而時代的發(fā)展，社會的變革，檔案作為原生信息源也被社會越來越重視，檔案的手機以及存儲，整理等問題為檔案的利用以及開發(fā)做足了準備，在信息的加工，生產(chǎn)，傳播以及利用的整個過程中，逐漸完善，成為完備的信息產(chǎn)業(yè)體系。

2）在如今的時代之下，信息化建設是國家發(fā)展的主線活動，信息也是知識以及經(jīng)濟的主導。信息技術(shù)能否長久，持續(xù)的發(fā)展與人類的生存環(huán)境息息相關(guān)，會逐漸形成全球化的共同體，而這種情況下的檔案工作，檔案的信息化建設會逐漸在整個社會的發(fā)展中貫穿全局。

3）信息資源的開發(fā)利用需符合社會客觀發(fā)展的需求。信息資源在開發(fā)利用的過程中，始終堅持數(shù)據(jù)--信息--知識三方面的過程。一般機構(gòu)層面的信息開發(fā)利用都是系統(tǒng)集成以及數(shù)據(jù)集成，在對數(shù)據(jù)進行整合的基礎上對數(shù)據(jù)進行挖掘，以此來滿足不同數(shù)據(jù)的需求，這點與我國傳統(tǒng)的檔案管理方式有些相同，也應當將這點納入檔案管理的內(nèi)容之中。這是時代賦予檔案部門在內(nèi)的社會信息部門的使命，是經(jīng)濟發(fā)展途徑變革的具體要求，也是生產(chǎn)力進步方式轉(zhuǎn)變的必然要求。信息化建設不斷發(fā)展的過程中，還應當掌握時代的需求，根據(jù)相應的義務以及權(quán)利來做出放映，進一步為人們的生產(chǎn)生活以及社會發(fā)展提出根本保障。

4）信息化建設在如今的檔案工作管理當中具有重要意義。社會在不斷發(fā)展的過程中，所體現(xiàn)出來的基本信息就是信息生產(chǎn)量，需求量以及效益的大小。社會消費需求主要有兩個方面，一方面是生產(chǎn)需求，另外一方面是信息生活需求，在時代的不斷變化，信息化建設進一步發(fā)展的過程中，現(xiàn)如今的社會，信息消費需求水平也在不斷增長，而中改變也促進了檔案工作的進一步改善。人類的文化需求以及精神需求和生產(chǎn)生活需求的不斷提高，讓人類對于檔案本身的重視度也在不斷增加，檔案管理不僅僅是在借閱，查閱方面，對于文化以及社會休閑等相關(guān)方面也在不斷發(fā)展?jié)B透，滿足著自身的根本需求。

2 準確把握檔案信息化建設水平促進檔案管理現(xiàn)代化

1）對于檔案信息化建設來講，想要做好，需要從管理手段以及方式上進一步進行轉(zhuǎn)變，從而實現(xiàn)資源共享。檔案工作所需要做的是圍繞部門的工作重點，同時組織信息，提供信息。在如今信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，逐漸形成了數(shù)據(jù)劃時代。檔案系統(tǒng)在數(shù)據(jù)化檔案以及網(wǎng)絡化管理上已經(jīng)初具形態(tài)，不斷完善。開展信息現(xiàn)代化管理工作，需要對檔案管理軟件進行選擇，盡可能選擇包容性、規(guī)范性強的軟件。

2）檔案信息化建設的前提是建立文檔一體化，需要將檔案信息歸入到辦公自動化當中，與辦公自動化逐漸融合，一同進行。與此同時，還需要按照相關(guān)要求，讓檔案工作人員介入到該工作當中，逐漸提出切實可行的歸檔計劃。

3）歸檔雙軌制度，這點是紙質(zhì)文件朝著電子文件轉(zhuǎn)變過程中需要恪守的原則之一。電子文件可能會產(chǎn)生大量的應用，但是其法律作用以及憑證作用還無法與紙張文件媲美，根據(jù)相關(guān)專家估計，在較長的時間之下，紙張文件以及電子文件會長期并存，根據(jù)國家檔案局的要求，電子文件需要與相同版本的紙質(zhì)文件進行一同歸檔。

3 檔案信息化建設與檔案管理現(xiàn)代化應當堅持的原則

1）前瞻性：檔案信息化建設的最終目的是建立數(shù)字化檔案館，而檔案資源以及檔案的管理是需要通過計算機網(wǎng)絡以及信息系統(tǒng)來完成傳輸?shù)?，需要最大限度的實現(xiàn)信息資源社會共享。要按階段、分層次的進行，這是一項耗費巨大資金以及時間的工程，需要所有軟硬件設備按照數(shù)字化進行投入，并且需支付昂貴的費用。所以，信息化在建設的過程中，需要巨大的財力支持，需要細心觀察，經(jīng)過科學論證，保證軟硬件處理等都十分一致，將有限的財力發(fā)揮出更多的作用，符合信息化的特點以及要求。同時，還需要符合發(fā)展趨勢，避免資源浪費。

2）人才儲備：由于電子檔案信息的發(fā)展已經(jīng)有了朝著數(shù)字化方向的發(fā)展趨勢，電子檔案保存的技術(shù)化以及開發(fā)利用形式的多樣化，讓電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理方式有了根本的不同，對于新時期的電子檔案管理，需要對管理人員提出更高的要求，相關(guān)人才問題解決，才能進一步提高我國的檔案信息化建設，才能讓社會發(fā)展與檔案管理工作相適應。

3）實用性：檔案信息化在建設的過程中，檔案館應當堅持實用的原則，這點不僅僅是需要檔案目錄對數(shù)字化進行處理，還需要對檔案進行全文數(shù)字化管理。如今信息化的發(fā)展，需要內(nèi)容上的新穎，獨特，才能滿足人們大眾的品味需求，同時，讓信息具備唯一性，讓利用者看到龐大的信息網(wǎng)，從而滿足對檔案利用的根本需求，為利用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。

當前，信息化的發(fā)展趨勢越來越明顯，檔案工作在這種時代背景之下，只有奮起直追，克服困難，才能與其他行業(yè)共同發(fā)展進步，更好的服務于社會。

參考文獻

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