信息化背景下中學檔案管理的發(fā)展路徑探析

黃武家

摘 要：信息化背景下，中學的檔案管理表現(xiàn)出明顯的數(shù)字化特征，能更完整記錄學校的發(fā)展和進步，同時中學檔案也是學校發(fā)展歷程的縮影，基于此，本文分析中學檔案的特征和價值，并進一步探究信息化背景下中學檔案管理的發(fā)展路徑，從檔案管理受關(guān)注的程度、檔案信息的存儲形式、檢索系統(tǒng)的建立、管理人員的專業(yè)素質(zhì)四方面入手進行總結(jié)。希望本文的觀點能為相關(guān)研究者提供參考意見。

關(guān)鍵詞：中學檔案;存儲形式;檢索系統(tǒng);特征價值

如今計算機網(wǎng)絡技術(shù)迅猛發(fā)展，中學的檔案管理也開始運用先進的網(wǎng)絡管理技術(shù)，走上了數(shù)字化的發(fā)展道路。檔案管理者可以利用信息技術(shù)提高工作效率，同時對檔案部門所能提供的服務也起到一定優(yōu)化的作用。做好檔案材料的管理工作，需歸納信息化背景下中學檔案管理所具備的特點，運用發(fā)散性思維有效解決中學檔案管理中存在的現(xiàn)實問題，以豐富中學檔案的利用價值。

1 中學檔案的特征和價值分析

中學檔案主要是用來記錄學校的發(fā)展歷史，其中不僅有寶貴的教育教學管理經(jīng)驗，還有學校歷屆學生的檔案。中學檔案室屬于基層檔案部門，其特點與其他的檔案部門基本相同，具備雙重職能，也就是收集檔案信息，并在此基礎上充分利用檔案信息。學校領導可以使用中學檔案樹立學校良好的形象，此時檔案起到提供依據(jù)的作用。學校不僅僅是產(chǎn)生檔案的主體，同時也是發(fā)揮檔案作用的主體。中學檔案記錄了學校的發(fā)展情況，記錄著歷屆學生的成功與失敗，同時也記錄著教師傾灑的汗水和其所獲得的成就。中學檔案也是學校的寶貴財富，檔案資料豐富，能促進學?？蒲泄ぷ鞯恼归_，記載著學校多年來所積攢的教育經(jīng)驗，記錄著學校的教職人員為學生的發(fā)展所做出的貢獻，同時也能反映出學校教學的整體水平[1]。利用中學檔案對學生進行校史教育，回顧學校發(fā)展中出現(xiàn)的一些重大歷史事件，不僅能成功激發(fā)學生的榮譽感，也能激勵著同學們?yōu)樾幑?。由此可見，在學校的建設中，檔案是重要的校史資料，所起到的作用也十分關(guān)鍵。

2 信息化背景下中學檔案管理的發(fā)展路徑

2.1 提升學校對檔案管理工作的重視程度

信息化時代背景下，做好中學檔案的管理工作應該重視對檔案管理重要性的宣傳，以保證全校師生和教職人員都有良好的檔案意識。學校的領導也應該對檔案管理的工作引起重視，除了檔案管理部門要承擔起管理檔案的職責外，也要呼吁全校師生參與其中。中學檔案應覆蓋全面，甚至是一名教師的聘用合同都應該包含在內(nèi)，同時也應該包括每一位同學的學籍檔案、每一位同學的月考成績。此外，檔案管理更應該記錄一些大型事件，包括全體師生共同參加的年度校慶、年度總結(jié)大會。例如，某中學檔案記錄了所有師生和在職職工所發(fā)生的重大事件，在平時的工作中，管理者應該熟悉需要歸類的文件類型，能夠在實際的工作中實時歸檔，以保證檔案后期的應用有跡可循。在一個教學階段開始之初，學校的檔案部門就應該做好各種職位需求的收集工作，明確需要歸檔的檔案類型，同時要遵循歸檔標準展開歸類。面向?qū)W校內(nèi)部不同的工種，建立相應的歸檔小冊，從而確保不同類型職位的在職人員都能夠基本了解在平時的工作中，有哪些文件需要及時歸檔，應該執(zhí)行哪些標準。積極與在職的代表人員進行溝通，以確定某一階段，在工作崗位中應該歸納哪些檔案。

2.2 創(chuàng)新適合檔案多樣存儲形式的管理模式

信息時代背景下，檔案的存儲形式發(fā)生了改變，管理模式也是電子文檔與紙質(zhì)文檔并存，也就是說在網(wǎng)絡信息時代，中學檔案的管理工作更加復雜。隨著時代的不斷發(fā)展進步，計算機技術(shù)和管理軟件也在不斷升級，人工操作、電子文檔以及紙質(zhì)文檔會逐漸被智能化手段所取代，同時也會與其他的系統(tǒng)建立更為密切的聯(lián)系。在此條件下，要保證電子檔案是安全可靠的，有較強的保密性。同時也要重視對相關(guān)工作人員業(yè)務能力的培養(yǎng)，以保證所建立的電子檔案系統(tǒng)是科學穩(wěn)固的，將多級備份管理的手段應用其中。使用光盤和移動硬盤管理檔案材料，要確保材料的安全性，妥善保管硬件，避免移動硬盤損壞，防止光盤脫磁。對電子材料設置可讀性的更改模式，將檔案材料的重要程度考慮在內(nèi)，設置通關(guān)口令，對電子信息加密，以確保信息的安全。為電子化檔案設置客戶查閱窗口，體現(xiàn)一定的針對性，設置一個小型的局域網(wǎng)絡，有效應對計算機故障，隔絕互聯(lián)網(wǎng)病毒，從而有力防范黑客攻擊。避免一系列的互聯(lián)網(wǎng)安全問題影響到電子信息檔案的安全性。另外檔案管理人員還應該定期進行信息備份操作，以保證電子信息損壞后能在第一時間內(nèi)找回信息，迅速恢復正常的運行，以有效降低工作損失。

2.3 建立規(guī)范而又統(tǒng)一的檔案電子檢索系統(tǒng)

傳統(tǒng)模式下的中學檔案信息比較直觀，可一旦儲存有誤于再次檢索時必將耗費大量時間。而在信息時代背景下，中學的檔案信息主要是存儲在計算機和其他形式的介質(zhì)中，增加了便捷性，對于管理人員來說，了解計算機軟件的運行特征很有必要，除此之外還需掌握對其他介質(zhì)的管理方法。需建立規(guī)范而又統(tǒng)一的檔案電子檢索系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版本檔案檢索系統(tǒng)與電子檢索系統(tǒng)合并。比如某份檔案材料不僅有電子版本，還有紙質(zhì)版本，正確的管理方式是對其進行標注。對于借閱活動應運用規(guī)范的形式進行管理，借閱者需要前往檔案管理部門辦理相應的手續(xù)，才能進行借閱。存在一些紙質(zhì)檔案材料有著較大的容量，將其完全轉(zhuǎn)化為電子檔案有一定難度，所以需要以紙質(zhì)形式入庫。把這種管理形式體現(xiàn)在電子檢索系統(tǒng)中需建立材料索引，標注為“紙質(zhì)版、無電子版”。如果有查閱的需要，可前往檔案部門辦理相關(guān)手續(xù)進行借閱。

2.4 提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

信息時代背景下，管理檔案的工作有了更強的專業(yè)技術(shù)性，作為管理人員要能夠熟練應用計算機軟件，同時也要正確使用其他的存儲介質(zhì)。另外管理軟件在不斷更新?lián)Q代，作為管理者要能夠跟得上時代發(fā)展的腳步，積極學習新的管理技術(shù)，檔案管理員應考取檔案管理員證書，以掌握更多的專業(yè)知識。聘用全職的檔案管理工作者，由專人負責管理檔案，不能頻繁換人，在管理檔案的工作中有積極的態(tài)度和較高的工作熱情，從而保證檔案管理的質(zhì)量。認真對待學校的教育評估活動，而不是以應付的態(tài)度面對學校的督導[2]。保證檔案管理工作者職業(yè)素養(yǎng)達標，有較強的保密意識，為此可與員工簽署保密協(xié)議，并建立嚴格的保密保障制度。中學檔案涉及一些人事安排信息和教職工的工資福利信息，要避免這些信息發(fā)生外泄，給學校和教職工造成不必要的麻煩，保證學校的健康發(fā)展。

3 總結(jié)

綜上所述，信息化背景下中學檔案管理要想獲得較好發(fā)展，學校應該提高對檔案管理工作的重視程度，運用的管理模式要及時創(chuàng)新以便適應檔案的存儲形式，積極建立規(guī)范而又統(tǒng)一的檔案電子檢索系統(tǒng)，采取相應手段提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。使得中學校園內(nèi)的每一個教職工都有隨時存檔、歸檔的工作意識，為檔案信息的安全可靠性提供保障，促進中學校園的更好發(fā)展。

參考文獻

[1]王海霞.強化檔案意識，提升中學檔案管理水平的研究[J].科教導刊（下旬），2019（02）：176-177.

[2]盧旭.試論中學檔案管理工作有效為學校發(fā)展服務[J].辦公室業(yè)務，2019（01）：98-99.