大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下公文檔案信息化管理工作方法優(yōu)化分析

楊濟(jì) 孫炤華

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代下，強(qiáng)化公文檔案信息化管理工作是大部分單位公文檔案管理的重點(diǎn)，其直接關(guān)系到單位的信息處理效率和質(zhì)量。然而，過去一段時(shí)間內(nèi)，仍有部分單位尚未在公文檔案信息化管理領(lǐng)域投入充足的人力、物力以及財(cái)力資源，存在公文檔案信息化建設(shè)效能不足的問題，難以朝著現(xiàn)代化、科學(xué)化以及規(guī)范化的方向邁進(jìn)。為此，文章對(duì)公文檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行闡述，指出當(dāng)前該項(xiàng)工作中存在的常見問題，系統(tǒng)性地提出建議，旨在幫助單位長久、穩(wěn)定以及創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：優(yōu)化;大數(shù)據(jù);信息化;公文檔案

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，單位工作內(nèi)容和目標(biāo)都有所調(diào)整，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。在這種環(huán)境下，不僅要強(qiáng)調(diào)整體管理水平的穩(wěn)步提升，也要強(qiáng)調(diào)檔案管理等局部管理效益的提升，處理整體與部分之間的關(guān)系。信息技術(shù)給公文檔案管理工作帶來了活力，要高效利用該項(xiàng)技術(shù)，既需要理清并拓寬思路，也需要從理論層面進(jìn)行研究。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下公文檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，提升辦公效率

公文檔案信息化能夠?qū)臋n案中的各類信息進(jìn)行數(shù)字化處理，可以便于檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，更好地滿足檔案需求主體的需求。大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種數(shù)據(jù)信息以“井噴式”的方式增長，來自單位內(nèi)部以及單位外部的公文數(shù)量也明顯增加。如果在現(xiàn)有人力資源不變且不借助信息技術(shù)的情況下，公文檔案管理的效率和質(zhì)量都會(huì)大幅度下降[1]。相反，實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)與公文檔案的深度融合，進(jìn)一步適應(yīng)當(dāng)前電子化辦公的形勢(shì)，可以減少單位紙張使用率，真正達(dá)到無紙化辦公模式。首先，數(shù)字化的公文檔案也可以保存硬盤、U盤、云終端等介質(zhì)中，更為節(jié)能環(huán)保。其次，電子化的管理模式能夠避免占用檔案室的面積，減少管理壓力。最后，數(shù)字化的公文檔案相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)化的公文檔案而言，具有易于傳輸、易于使用的特點(diǎn)。只需要借助相關(guān)的信息傳輸平臺(tái)，就能夠及時(shí)傳輸相應(yīng)的檔案資源。

1.2 實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，提升資源利用率

紙質(zhì)類公文檔案不僅管理難度大，而且使用上具有局限性，無法突破時(shí)空界限，難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。為此，要進(jìn)一步推進(jìn)公文檔案信息化建設(shè)步伐，依托于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)對(duì)公文檔案進(jìn)行利用。一方面，上下級(jí)單位可以通過相應(yīng)的平臺(tái)傳輸公文，自動(dòng)錄入相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，而不用耗費(fèi)多余的人力和時(shí)間。通過此種方式，也能夠?qū)崿F(xiàn)“一檔多用”，滿足不同主體同一時(shí)間的查閱需求，提升資源利用率[2]。另一方面，網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)可以更好地實(shí)現(xiàn)智能化的目標(biāo)。公文檔案管理人員只需要在系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，就可以滿足相關(guān)主體自主查閱的需求，減少工作壓力。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下公文檔案信息化管理中存在的常態(tài)問題

2.1 信息技術(shù)與公文檔案的融合度不高

當(dāng)前，部分單位借助信息技術(shù)在檔案管理中受益頗多，但也暴露出諸多問題。其中，信息技術(shù)應(yīng)用層次淺、公文檔案管理創(chuàng)新度不高等問題較為突出。一是大數(shù)據(jù)技術(shù)與公文檔案的融合度不高，尚未建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析模型，不利于對(duì)公文檔案進(jìn)行精度檢索。隨著單位工作要求發(fā)生變化，公文檔案的決策作用會(huì)愈發(fā)明顯。如果不能快速、全面地根據(jù)字節(jié)檢索相應(yīng)的公文檔案，識(shí)別相應(yīng)的關(guān)鍵詞句，則無法進(jìn)一步提升公文檔案的利用率。二是云共享技術(shù)與公文檔案的融合度不高，單位內(nèi)部、上下級(jí)單位之間傳輸、利用與共享公文檔案的步伐滯后。部分單位與百度云、阿里云以及其他云服務(wù)商缺乏合作，難以建設(shè)安全穩(wěn)定高效的云共享平臺(tái)。

2.2 公文檔案信息存在安全隱患

數(shù)字化環(huán)境下，病毒、黑客以及其他非法程序較多，一旦侵入檔案管理系統(tǒng)或者相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫，不僅會(huì)發(fā)生泄密事件，而且容易導(dǎo)致公文被非法加密。當(dāng)前，我國部分單位公文檔案安全管理工作薄弱，存在較大的安全漏洞。一是數(shù)字水印、訪問權(quán)限、數(shù)字加密等技術(shù)在公文檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用度不高，仍然停留在防火墻管理的層次。二是沒有做好公文檔案?jìng)浞莨ぷ?，大量公文被非法加密后無法進(jìn)行恢復(fù)，導(dǎo)致公文檔案管理工作陷入困境。三是安全觀念薄弱。部分公文檔案管理人員尚未認(rèn)識(shí)到公文檔案安全管理的重要性，對(duì)于該領(lǐng)域的了解程度不高。

2.3 公文檔案信息化管理機(jī)制不健全

當(dāng)下，許多單位缺乏精品意識(shí)，公文檔案信息化管理過程中存在許多不規(guī)范的問題。典型表現(xiàn)為公文檔案信息化的職責(zé)分工不合理、流程以及內(nèi)容不明確。一是職責(zé)分工不合理。許多單位檔案管理人員既需要對(duì)紙質(zhì)類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，也需要將其錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，工作量較大，無法做到統(tǒng)籌兼顧。二是流程和內(nèi)容不明確，公文檔案在平臺(tái)終端需要經(jīng)過何種程序，需要滿足何種標(biāo)準(zhǔn)，均沒有在制度層面加以體現(xiàn)。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下公文檔案信息化管理工作方法優(yōu)化的路徑

3.1 深化信息技術(shù)與公文檔案的融合，實(shí)現(xiàn)綜合利用

一是要開發(fā)公文檔案大數(shù)據(jù)利用平臺(tái)，完善技術(shù)條件設(shè)施，建立數(shù)據(jù)分析模型，設(shè)置更為精細(xì)化的檔案檢索條件，滿足檔案需求主體多樣化的檢索需求。在建立數(shù)據(jù)分析模型以及設(shè)置檢索條件過程中，要做好調(diào)研工作，了解檔案檢索中存在的問題，從事前角度思考工作方法，提升公文檔案信息化建設(shè)的科學(xué)性。二是要探索開發(fā)公文檔案共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部、上下級(jí)單位之間公文共享。總體而言，公文檔案具有較強(qiáng)的政策性、私密性，通常被單位內(nèi)部各個(gè)部門使用以及上下級(jí)單位使用。因此，單位可以依托于內(nèi)網(wǎng)以及相應(yīng)的云終端建立云共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)從量變到質(zhì)變的飛躍。

3.2 樹立安全管理理念，減少安全漏洞

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)就如一枚硬幣，擁有正反兩面，其能夠?yàn)閱挝粠頇C(jī)遇的同時(shí)，也會(huì)帶來相應(yīng)的挑戰(zhàn)。為此，單位要進(jìn)一步從安全管理的角度對(duì)公文檔案進(jìn)行處理，充分應(yīng)用新型技術(shù)，抓好安全培訓(xùn)工作。一是要結(jié)合單位公文的類型、計(jì)算機(jī)性能以及公文保密級(jí)別，合理選擇數(shù)字水印、訪問權(quán)限、數(shù)字加密等技術(shù)，鞏固安全防線。二是要從事前角度對(duì)公文檔案進(jìn)行備份，將檔案管理終端與云終端進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案管理終端的檔案自動(dòng)上傳，避免公文檔案管理工作癱瘓。三是要做好安全領(lǐng)域的知識(shí)培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，提升公文檔案管理人員的安全防范意識(shí)，增強(qiáng)其風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力。

3.3 健全公文檔案信息化管理機(jī)制

在互聯(lián)網(wǎng)普及的現(xiàn)階段，單位要緊跟信息時(shí)代步伐，既重視應(yīng)用計(jì)算機(jī)以及檔案管理軟件對(duì)公文檔案進(jìn)行處理，也重視檔案質(zhì)量。一是要結(jié)合人力資源現(xiàn)狀，合理劃分公文信息化管理工作的職責(zé)。人力資源不足的單位可以探索將簡單的工作事項(xiàng)予以外包，并與相關(guān)單位簽署相應(yīng)的保密協(xié)議，讓公文檔案管理人員能夠?qū)Ｗ⒂跈n案管理與利用工作。二是要從制度上明確公文檔案信息化管理的流程和內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。

4 結(jié)束語

從辯證的視角來看，信息資源快速增加背景下，單位公文檔案管理的過程中不可避免地會(huì)遇到各式各樣的管理難題。因此，如何解決公文檔案管理中存在的常見問題，提升單位內(nèi)部管理實(shí)效，是當(dāng)前單位管理者者和檔案人員所關(guān)心的問題。鑒于此，有必要借助信息技術(shù)這一工具，進(jìn)一步分析問題，理清思路，提升公文檔案管理的效率和質(zhì)量。具體而言，一是要深化信息技術(shù)與公文檔案的融合，實(shí)現(xiàn)綜合利用;二是要樹立安全管理理念，減少安全漏洞性;三是要健全公文檔案信息化管理機(jī)制。

參考文獻(xiàn)

[1]李開燕，申坤.試論電子公文檔案安全管理[J].科技風(fēng)，2019（19）：231.

[2]由志茹.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在工作中的應(yīng)用[J].山西水利，2017（12）：43-44.

作者簡介

楊濟(jì)（1989-），女，內(nèi)蒙古省赤峰市人，研究生，畢業(yè)于悉尼麥考瑞大學(xué)，初級(jí)檔案員，研究方向：公文檔案。