新時期檔案工作規(guī)范化管理的若干探究

摘 要：在現(xiàn)代管理理念下，檔案管理是非常重要的內(nèi)容之一。對于一個企業(yè)而言，檔案管理不僅僅是企業(yè)的一項基礎(chǔ)性工作，其更是確保其穩(wěn)步發(fā)展的重要因素?？v觀我國當(dāng)前企業(yè)實際管理工作現(xiàn)狀，我們必須承認(rèn)其在檔案管理工作中是存在著一些問題和弊端的，而且這些問題和弊端正在一定程度上影響著企業(yè)的發(fā)展速度。本文將從企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范性這一角度來展開詳細的論述與分析。

關(guān)鍵詞：新時期;檔案管理;規(guī)范化

檔案的規(guī)范化管理是檔案管理工作中的核心部分。加強檔案的規(guī)范化管理，提高檔案管理的規(guī)范性，也是在從另一層面強化著企業(yè)的整體的管理效果。關(guān)于新時期檔案工作的規(guī)范化管理，筆者結(jié)合自己多年的相關(guān)工作經(jīng)驗，提出以下幾點看法和建議。

1 新時期檔案工作為什么要注重規(guī)范化管理

在現(xiàn)代企業(yè)管理理念當(dāng)中，一個企業(yè)的檔案工作管理水平則在很大程度上代表著企業(yè)綜合實力的強與弱。檔案管理工作中所涉及的一些參考值和憑據(jù)值能夠非常直接的反映出這個企業(yè)的整體管理質(zhì)量。近些年，伴隨著我國檔案管理工作的開展與進步，現(xiàn)在的檔案管理已經(jīng)變得越來越復(fù)雜化。企業(yè)必須要充分重視起檔案管理，全面提高檔案管理的規(guī)范化水平才能夠確保企業(yè)整體工作的協(xié)調(diào)性，不會影響到企業(yè)的發(fā)展節(jié)奏。關(guān)于新時期企業(yè)為什么要注重規(guī)范化管理，筆者將其總結(jié)為以下幾個具體原因：

1）檔案就是企業(yè)外貌的重要組成部分，檔案是否足夠規(guī)范，在很大程度上影響著企業(yè)的整體形象。檔案更像是企業(yè)的一種無形資產(chǎn)，其雖然不具備直接的生產(chǎn)和創(chuàng)值能力，但是，卻能夠從根源上動搖著一個企業(yè)的形象。因此，企業(yè)必須要重視起檔案工作中的規(guī)范化管理，提高檔案的規(guī)范化管理水平就是在維護企業(yè)的臉面。

2）企業(yè)的檔案資料記錄的是企業(yè)發(fā)展的每一步歷程，檔案資料就是企業(yè)發(fā)展的見證，是對企業(yè)發(fā)展和成長的最好證明。因此，企業(yè)加強對檔案的規(guī)范化管理更多的是一種使命，是一種責(zé)任。

3）企業(yè)在實際運營過程中，會涉及非常多種類的資料信息和海量的數(shù)據(jù)資源，這些資料信息和數(shù)據(jù)資源需要依靠規(guī)范化的檔案管理來進行篩選、過濾、協(xié)調(diào)和分配，確保各種資源都能夠按照各自的性質(zhì)劃分到同一類別當(dāng)中去，方便企業(yè)對這些資源的后續(xù)利用和探究。因此，規(guī)范化檔案管理是檔案工作中的一項基礎(chǔ)要求，規(guī)范化是確保檔案工作效率的重要前提條件。此外，規(guī)范化的檔案管理還能夠在一定程度上確保企業(yè)資源信息的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，其能夠為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層作出正確決策提供重要的參考依據(jù)。

2 目前影響規(guī)范化檔案管理的幾類阻礙因素分析

2.1 檔案部分或者全部丟失

檔案的丟失是影響規(guī)范檔案管理效果的重要阻礙因素之一。根據(jù)筆者的調(diào)查和了解，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前有一部分企業(yè)在檔案管理工作中普遍存在著檔案文件部分丟失或者全部丟失的情況，當(dāng)然導(dǎo)致檔案文件丟失的原因不盡相同。檔案資料的丟失必然會影響到檔案的規(guī)范化管理。

2.2 檔案管理系統(tǒng)存在漏洞

目前，有越來越多的企業(yè)選擇使用了先進的智能化檔案管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)的應(yīng)用的確在很大程度上提高了檔案管理工作的質(zhì)量，但是，檔案管理系統(tǒng)自身并不是完美的，其在實際應(yīng)用過程中也暴露出了一些問題和漏洞，檔案管理系統(tǒng)中的一些現(xiàn)有組件彼此之間的配合程度不是很高，而且有一部分組件是需要獨立操控和運行的，這就使得在各個環(huán)節(jié)連接過程中容易出現(xiàn)斷層的情況，進而影響到檔案管理的規(guī)范程度。

2.3 人為因素

人為因素也是影響規(guī)范化檔案管理的重要原因之一。筆者了解到，當(dāng)前很多企業(yè)在檔案管理工作中的人員配置存在著很大的問題，一些企業(yè)并沒有認(rèn)識到檔案管理的重要價值，因此，安排負(fù)責(zé)企業(yè)檔案管理工作的人員要求也會相對較低一些，要么是一些即將退休的員工轉(zhuǎn)崗參與到檔案管理工作里面來，要么是從社會上招聘一些學(xué)歷比較低，經(jīng)驗也不是很豐富的人來負(fù)責(zé)企業(yè)的檔案管理。這些人要么思想陳舊，要么能力不足，如果要依靠這些人來提高檔案管理的規(guī)范性，提高檔案工作的信息化水平是非常困難的。

3 如何提高檔案管理的規(guī)范化水平

3.1 將檔案規(guī)范性要求落實到各項實際工作當(dāng)中去

在企業(yè)當(dāng)中，一份檔案最終進入到檔案管理部門歸檔入庫之前是需要歷經(jīng)企業(yè)多個部分的審核與批準(zhǔn)的，其必須要確保檔案里面的內(nèi)容和信息是準(zhǔn)確無誤的。也就是說企業(yè)里面的每一份檔案都需要歷經(jīng)一個相對漫長的流轉(zhuǎn)過程。因此，我們必須要將檔案的規(guī)范性要求滲透到企業(yè)各個部分當(dāng)中去，要讓檔案在最開始的形成階段就能夠保持足夠的規(guī)范性，其在形成過程中的每一個階段都要滿足規(guī)范性的需求，而不是到最后階段才重新開始對檔案的規(guī)范性提出要求?；谶@一點，筆者建議企業(yè)應(yīng)該在內(nèi)部建立起檔案規(guī)范性制度，讓所有接觸過檔案的部門都要負(fù)起責(zé)任，檔案的規(guī)范性在哪一個部門沒有達標(biāo)，哪一個部門就要負(fù)責(zé)重新整理。

3.2 充分利用起先進的信息化技術(shù)

信息化技術(shù)是確保檔案管理規(guī)范性的重要技術(shù)保障，信息化技術(shù)的使用可以大大提高檔案管理的工作效率。比如：檔案管理人員在打印檔案文件時，可以通過技術(shù)的設(shè)置來將檔案里面的內(nèi)容按照既定的順序來自動生成一個序列，這樣一來，檔案的格式就可以得到統(tǒng)一的調(diào)整，其也能夠在很大程度上減少檔案管理人員的文件歸檔工作量。這就是信息化技術(shù)的優(yōu)勢，也是檔案管理人員應(yīng)該充分利用起來的技術(shù)力量，有了技術(shù)的支持和輔助，檔案規(guī)范化管理水平將會得到很大的提升。

3.3 企業(yè)應(yīng)該針對檔案規(guī)范化管理需求來進一步健全檔案管理制度

筆者建議企業(yè)在實際條件允許的情況下，可以考慮建立檔案管理評估小組，專門針對規(guī)范化檔案管理以及相關(guān)檔案管理工作進行有效的評估和監(jiān)管，并且隨時根據(jù)實際情況的變化來及時調(diào)整和完善檔案管理制度的內(nèi)容，針對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題來制定出檔案管理應(yīng)急預(yù)案。還有，企業(yè)應(yīng)該將檔案管理制度中規(guī)定的內(nèi)容分層分級落實到位，確保檔案管理制度的有效性。

4 結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)必須要認(rèn)識到規(guī)范化管理在檔案工作中的重要作用，在實際工作中進一步加強對檔案工作的規(guī)范化管理，綜合考量影響檔案管理規(guī)范化的諸多因素，提出針對性的解決方案。

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作者簡介

楊曄（1986-），女，漢，河北泊頭，大學(xué)本科，助理館員。