水電管網(wǎng)基礎(chǔ)檔案工作規(guī)范化管理問(wèn)題初探

杭軍

1 引言

水電管網(wǎng)檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案建設(shè)的重要內(nèi)容，是水電工程項(xiàng)目建設(shè)中不可或缺的一部分。隨著水電工程的不斷發(fā)展，檔案管理在工程建設(shè)中起著非常重要的作用。自上世紀(jì)五十年代以來(lái)，湖北省氣象局機(jī)關(guān)大院供水管網(wǎng)經(jīng)過(guò)多次改建、增容改造，沒(méi)有形成系統(tǒng)的供水管網(wǎng)檔案資料，部分檔案缺失。供電管網(wǎng)自2011年響應(yīng)武漢市政府規(guī)范整治空中管線的號(hào)召，將空中“蜘蛛網(wǎng)”狀的電線全部整理包裝后埋入配電井道，大院上空美麗了。但是由于管線入地的工程檔案全部是紙制的資料，缺乏管理規(guī)范，造成查閱資料耗時(shí)耗力，且容易缺失，影響今后的用電管網(wǎng)的增容改造實(shí)施進(jìn)度。另外，水電管網(wǎng)在使用過(guò)程中，通過(guò)儀表觀察記錄，也會(huì)發(fā)現(xiàn)“跑、冒、漏”現(xiàn)象，但由于管網(wǎng)檔案資料不齊，發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題不能及時(shí)排查解決，造成了一定的經(jīng)濟(jì)損失。如果需要進(jìn)行維修或改建，還要依靠一些有經(jīng)驗(yàn)的后勤老員工，憑記憶來(lái)尋找管網(wǎng)。人們稱他們?yōu)椤盎畹貓D”。隨著老職工的逐步退休，這樣的粗放的管理模式越來(lái)越不能適應(yīng)時(shí)代的要求，造成管網(wǎng)的維修、改建升級(jí)和擴(kuò)建困難，如何把“活地圖”變成永久性“地圖”，并且利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)方便查找和使用，是擺在目前檔案管理工作目前的緊迫問(wèn)題。

2 水電管網(wǎng)基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理目前存在的問(wèn)題

2.1 水電管網(wǎng)檔案管理缺乏制度規(guī)范，管理手段落后

由于缺少相應(yīng)的管理制度規(guī)范，檔案收集難度大，資料分散，過(guò)手人員多，再加上領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有在工程施工過(guò)程中加大對(duì)檔案的收集力度，沒(méi)有做好檔案的整理歸檔工作，造成施工檔案缺失嚴(yán)重。

2.2 缺少專業(yè)的管理人員

很多單位大多沒(méi)有配備專職檔案管理人員，基本由其他人員兼職，從而導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不高。事實(shí)上，但檔案工作的專業(yè)性很強(qiáng)，其要求檔案管理人員必須具備足夠的專業(yè)素質(zhì)。

2.3 水電管網(wǎng)檔案前期管理不到位，檔案缺失嚴(yán)重

水電改造工作很多是由各單位根據(jù)自身的需要，分散組織實(shí)施的。建設(shè)單位及施工單位關(guān)注的是工程進(jìn)度和工程質(zhì)量，是看得見(jiàn)摸得著的東西。而檔案是一種無(wú)形資產(chǎn)，不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此常常忽略項(xiàng)目檔案的建設(shè)，認(rèn)為只要將文件收好不丟失，保證用的時(shí)候可以找到就行。實(shí)際工作中的情況往往是完工后施工人員迅速撤離，使得資料收集難度更大，造成很多技術(shù)檔案缺失。

2.4 檔案管理信息化程度不高

檔案管理信息化建設(shè)被重視程度依然不夠;技術(shù)開(kāi)發(fā)創(chuàng)新能力不足;檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱;信息化程度不高;人力資源不足影響檔案管理信息化建設(shè)?；n案的管理信息化工作也毫無(wú)例外的存在這些問(wèn)題，迫切需要解決。

3 提高水電管網(wǎng)基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理水平的對(duì)策

1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)明確責(zé)任，重視水電管網(wǎng)基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)工作。任何水電施工項(xiàng)目，從立項(xiàng)開(kāi)始，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就要指定專人負(fù)責(zé)資料的收集，保證資料的完整性、真實(shí)性。

2）加強(qiáng)制度建設(shè)。水電管網(wǎng)基礎(chǔ)建設(shè)檔案復(fù)雜繁多，有各種施工文件、技術(shù)文件、監(jiān)理復(fù)函、來(lái)往文件、施工圖紙、原始資料、數(shù)據(jù)復(fù)核、照片收集、影像記錄等業(yè)務(wù)檔案，從檔案記錄材料上分，又有紙質(zhì)檔案、電子檔案等，必須根據(jù)《檔案法》，建立健全檔案管理的制度。只有這樣，檔案的管理工作才能實(shí)現(xiàn)向規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。所有水電建設(shè)改造工程在驗(yàn)收階段必須提交相應(yīng)的工程施工檔案。

目前省局機(jī)關(guān)服務(wù)中心正在籌劃大院后勤信息化管理建設(shè)，利用這一機(jī)遇，建立健全標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的水電管網(wǎng)基礎(chǔ)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)，使得檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)工作高效完成。為水電管網(wǎng)檔案管理人員配置專業(yè)軟件，進(jìn)行數(shù)據(jù)收集與整理工作。在此基礎(chǔ)上，數(shù)據(jù)平臺(tái)應(yīng)具有檢索、編排。

3）優(yōu)化管理模式，強(qiáng)化信息化平臺(tái)建設(shè)，規(guī)范水電管網(wǎng)檔案管理信息化工作制度，明確檔案信息化工作流程。改變傳統(tǒng)觀念，提高認(rèn)識(shí)，利用后勤信息化管理建設(shè)，建立統(tǒng)一的水電管網(wǎng)檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)。進(jìn)一步變成電子數(shù)據(jù)，這是解決以上問(wèn)題的途徑?？梢詫⑺姽芫W(wǎng)相關(guān)信息的空間位置、屬性特征及地域特征進(jìn)行統(tǒng)一管理，充分利用當(dāng)前檔案管理OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為依托收集整理管網(wǎng)檔案，根據(jù)管網(wǎng)信息和與管網(wǎng)相關(guān)的地形、環(huán)境信息等地理信息，記錄事物之間的關(guān)系和演變過(guò)程。

4）加強(qiáng)水電管網(wǎng)基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理人員專業(yè)化培訓(xùn)，開(kāi)展定期信息化繼續(xù)教育，還可以引進(jìn)信息技術(shù)人才。對(duì)管網(wǎng)特點(diǎn)和應(yīng)用需求進(jìn)行全面分析，從設(shè)計(jì)、運(yùn)用方面下力氣，對(duì)管網(wǎng)特點(diǎn)和應(yīng)用需求的全面分析，建立管網(wǎng)工作區(qū)等系統(tǒng)設(shè)計(jì)，建立起符合省局特點(diǎn)的水電管網(wǎng)信息系統(tǒng)。

水電管網(wǎng)基礎(chǔ)檔案是保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位正常運(yùn)行的重要技術(shù)資料，是國(guó)家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要憑證。規(guī)范化的檔案管理能夠有效提升工作的效率，在一定程度上就是管理我們自身的財(cái)富，提升檔案管理工作的水平，必須從檔案管理的規(guī)范化和信息化開(kāi)始。

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