新形勢下的公文檔案規(guī)范化管理分析

摘 要：公文檔案事關(guān)單位的形象，反映著單位的工作水平和工作作風(fēng)。因此，從規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的角度對公文檔案進(jìn)行管理，能夠進(jìn)一步減少公文檔案管理工作存在的漏洞，發(fā)揮公文檔案在決策參考、決策咨詢領(lǐng)域的作用。文章就新形勢下公文檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)實意義進(jìn)行闡述，指出當(dāng)前公文檔案管理中存在的不足，最后結(jié)合相關(guān)理論提出建議，旨在進(jìn)一步幫助公文檔案管理人員理清思路，提升單位整體的管理效能。

關(guān)鍵詞：規(guī)范化;公文檔案;不足;建議;重要性

現(xiàn)代化的發(fā)展逐步加快，公文檔案管理的內(nèi)容以及要求也發(fā)生了變化。在這種背景之下，只有不斷改進(jìn)公文檔案管理方式，才能夠防止公文檔案管理中出現(xiàn)問題，確保公文和文書的管理與利用。具體而言，從規(guī)范化的視角對公文檔案進(jìn)行管理，優(yōu)化管理流程，是當(dāng)前單位公文檔案中尤其要關(guān)注之處。

1 新形勢下公文檔案規(guī)范化管理的重要性

1.1 實現(xiàn)科學(xué)決策，助力單位管理

公文檔案中的許多內(nèi)容與單位日常管理與行政工作息息相關(guān)，會影響單位的運行效率。從規(guī)范化的角度對公文檔案進(jìn)行管理，避免公文檔案在傳輸、交接以及使用過程中丟失，保障公文檔案的完整性，能夠為后期公文檔案的使用提供重要保障。公文檔案不僅是重要的工作憑證，而且具有重要的參考價值[1]。單位在決策過程中，通過參考公文檔案中的各項內(nèi)容，能夠更好地擬定決策內(nèi)容，提升決策的科學(xué)性。除此之外，對公文檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，進(jìn)一步嚴(yán)格檔案的使用，可以營造良好的工作氛圍，提升單位的整體管理水平。

1.2 提升檔案利用效率，形成檔案資料庫

只有管理好公文檔案，確保格式、流程都符合相應(yīng)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，才能為后期的利用工作奠定基礎(chǔ)。從這個意義來看，沒有規(guī)范化的管理，公文檔案利用也就無從談起。一方面，公文檔案規(guī)范化管理，能夠確保公文以及其他文書在編目、鑒定、保管過程中準(zhǔn)確高效，避免后期二次加工[2]。另一方面，公文檔案規(guī)范化管理有利于檔案系統(tǒng)化目標(biāo)的實現(xiàn)，大幅度提升公文檔案的檢索效率，贏得其他工作部門以及員工對檔案管理工作的認(rèn)可與支持。

2 新形勢下的公文檔案管理中存在的不足

2.1 公文檔案管理制度不健全

當(dāng)前，部分單位在管理公文檔案過程中多是依據(jù)上級單位或者國家相關(guān)部門印發(fā)的管理條例，缺乏對本單位實際現(xiàn)狀的考量，導(dǎo)致公文格式、公文文種、收文管理、發(fā)文管理、行文規(guī)則不明確。一方面，如果盲目參考相應(yīng)的規(guī)章制度，不立足于本單位實際制定細(xì)則，則難免造成制度流于形式，難以起到實質(zhì)性的作用。同時，僵硬化的管理制度使得公文檔案管理工作缺乏量化指標(biāo)，難以及時發(fā)現(xiàn)公文檔案管理中存在的不足[3]。另一方面，部分單位尚未從職責(zé)劃分、立卷歸檔、獎勵懲戒等角度制定制度，難以形成完備、規(guī)范的管理制度體系，影響公文檔案的使用。

2.2 公文流轉(zhuǎn)不健全，歸檔不及時

公文是單位十分重要的文書，其一旦丟失，不僅會影響單位工作，而且不利于營造科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鞣諊?。?dāng)前，部分單位公文流轉(zhuǎn)不健全，公文擬辦、批示以及傳閱后沒有及時立卷歸檔，進(jìn)而導(dǎo)致公文丟失、損毀。一是部分單位沒有明確公文流轉(zhuǎn)與歸檔各個環(huán)節(jié)的期限，各個部門員工責(zé)任意識不強，歸檔率低。二是部分單位缺乏歸檔意識，為了落實公文要求而傳閱相關(guān)的公文，忽視后期的歸檔工作。三是公文檔案管理人員與其他員工之間的配合度不高，相關(guān)部門送交檔案部門不及時，導(dǎo)致文件在堆積過程中的遺失，嚴(yán)重影響公文歸檔質(zhì)量。

2.3 公文檔案評估分類工作滯后

公文形成、傳閱并歸檔一定時間之后，公文檔案管理人員可以對公文檔案保存的價值進(jìn)行評估，進(jìn)而有效避免不必要的檔案堆積，減少后期管理成本。然而，當(dāng)前部分單位公文檔案評估分類工作滯后，部分不重要且普通的公文檔案未被及時處理，部分重要且具有全局指導(dǎo)性意義的沒有集中管理。一是人手不足問題突出。部分單位受限于人力，難以開展該項工作。許多檔案管理人員不僅要管理公文檔案，還需要處理其他檔案，工作量以及工作壓力較大。二是缺乏評估分類意識，加之對公文本身不熟悉，導(dǎo)致無法開展該項工作。

3 新形勢下的公文檔案規(guī)范化管理的路徑

3.1 完善制度規(guī)范，強化剛性約束

公文檔案管理需要做到有章可循、有據(jù)可依，才能真正減少工作紕漏，實現(xiàn)規(guī)范化管理的目標(biāo)。為此，單位既要參考上級單位或者國家相關(guān)部門出臺的制度規(guī)范，也要考量本單位公文管理實際需求，做到因地制宜。一是要從宏觀上明確公文格式、公文文種、收文管理、發(fā)文管理、行文規(guī)則，便于后期考核與責(zé)任落實，夯實基礎(chǔ)。二是要建立公文管理目標(biāo)責(zé)任制，細(xì)化公文檔案管理的責(zé)任，確保各個環(huán)節(jié)的工作有序開展。三是要細(xì)化公文檔案管理的考核標(biāo)準(zhǔn)，采取量化的考核機制，明確考核指標(biāo)，做到又好又快。

3.2 嚴(yán)格公文流轉(zhuǎn)，明確歸檔時限

雖然現(xiàn)在許多公文都可以通過電子文件傳播，可以在遺失后再次通過相關(guān)途徑找回，但這并不代表著公文流轉(zhuǎn)以及公文歸檔不重要。相反，從提升員工規(guī)范意識、責(zé)任意識，塑造單位形象的角度來看，嚴(yán)格公文流轉(zhuǎn)，明確歸檔時限勢在必行。一是要明確公文流轉(zhuǎn)與歸檔各個環(huán)節(jié)的期限，真正做到不誤事、不拖延和不積壓，以此來保障收文、發(fā)文以及立卷歸檔能夠高效便捷。二是要做好培訓(xùn)工作。除檔案管理部門外，還可以將辦公室以及其他部門納入培訓(xùn)對象，提升各部門員工的責(zé)任意識，為檔案管理部門開展工作鋪墊基礎(chǔ)。三是要建立相互配合、協(xié)調(diào)的公文歸檔機制，增強各部門之間的配合度，避免公文堆積，降低遺失可能性。四是要堅持科學(xué)處理的原則，采取不同的處理程序，保障急件能夠先行處理。

3.3 做好公文檔案的評估分類，實現(xiàn)科學(xué)利用

公文檔案管理與行政管理、文秘工作息息相關(guān)，對單位具有重要的意義。為此，要做好公文檔案的評估分類。一是可以進(jìn)一步探索利用勞務(wù)外包、勞務(wù)派遣等方式彌補人力不足的缺陷，引進(jìn)具有相關(guān)專業(yè)背景、專業(yè)知識或者評估分類經(jīng)驗的人才，推動公文檔案評估分類工作的步伐。二是可以按照公文的重要程度以及公文類別對公文檔案進(jìn)行評估，及時將公文檔案內(nèi)部不重要且普通的信息資料整理出來。需要注意的是，整理之后不能立即銷毀，而是應(yīng)當(dāng)放置別處，經(jīng)過一段時間后再統(tǒng)一銷毀。同時，要將設(shè)計單位發(fā)展、改革的公文檔案存留下來，建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，便于后期的調(diào)用和查閱。三是要對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強其對文秘工作、行政管理工作的了解程度，推升鑒別能力，培育評估分類意識。

4 結(jié)束語

新時期，各個單位管理日趨規(guī)范和高效，規(guī)范化成為單位管理管理工作的目標(biāo)。具體到公文檔案管理領(lǐng)域，單位對公文檔案管理的重視程度不斷提升，取得了突出成績。但是，部分單位公文檔案管理過程中仍然存在些許問題，影響領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的評價，導(dǎo)致檔案管理工作邊緣化。針對此，必須要進(jìn)一步探索公文檔案管理的新思路，從基礎(chǔ)性的環(huán)節(jié)入手開展工作，明確管理意識，進(jìn)一步朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方向前進(jìn)。具體而言，一是要完善制度規(guī)范，強化剛性約束;二是要嚴(yán)格公文流轉(zhuǎn)，明確歸檔時限;三是要做好公文檔案的評估分類，實現(xiàn)科學(xué)利用。

參考文獻(xiàn)

[1]姜泉霞.對公文檔案管理工作的研究與探索[J].蘭臺內(nèi)外，2018（07）：42.

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[3]葛玉霞.探討檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[J].智庫時代，2018（23）：9.

作者簡介

楊艷波，女，內(nèi)蒙古赤峰市，研究生，畢業(yè)于齊齊哈爾大學(xué)，中級編輯，研究方向：如何做好公文處理與檔案管理。