勞動(dòng)人事檔案管理模式的完善創(chuàng)新研究

王超

摘 要：我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈，也對(duì)勞動(dòng)人事檔案管理工作提出更高要求，急需進(jìn)一步對(duì)其管理模式進(jìn)行完善與創(chuàng)新。因此，本文以勞動(dòng)人事檔案管理模式問(wèn)題為開篇，重點(diǎn)研究其完善與創(chuàng)新策略，以期為相關(guān)工作人員提供一定的參考與幫助，從而推動(dòng)人事檔案管理良好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：勞動(dòng)人事檔案;檔案管理;信息化技術(shù)

在以往的人事檔案管理中，勞動(dòng)合同與人事檔案是分別管理模式，導(dǎo)致檔案管理工作較為復(fù)雜，因此后期將二者合并管理并提升了相應(yīng)的管理效率與質(zhì)量。但在各企業(yè)體制改革進(jìn)程中，往往會(huì)忽略勞動(dòng)人事檔案管理模式的革新，而出現(xiàn)諸多問(wèn)題。

1 勞動(dòng)人事檔案管理模式問(wèn)題

第一，對(duì)勞動(dòng)人事檔案管理重視不足。部分企業(yè)在進(jìn)行人員聘入時(shí)依舊存有只繳納社會(huì)保險(xiǎn)，不建立勞動(dòng)人事檔案，或檔案建立不完全的情況。并且在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，容易出現(xiàn)只重視企業(yè)效益，忽視人事檔案重要作用的情況，因而導(dǎo)致其發(fā)展受到一定的限制。

第二，對(duì)勞動(dòng)人事檔案信息收集不全?；趧趧?dòng)人事檔案受重視程度的不足，直接導(dǎo)致其管理制度的不健全，且相關(guān)工作人員也存有技能水平落后、經(jīng)驗(yàn)不足的問(wèn)題，致使檔案信息不全面、不客觀、不科學(xué)。尤其是人事檔案評(píng)價(jià)方面，往往定性結(jié)論多過(guò)客觀描述，對(duì)個(gè)人工作能力、綜合素養(yǎng)、職業(yè)道德水平等缺乏科學(xué)評(píng)價(jià)。

第三，勞動(dòng)人事檔案“軟設(shè)施”與“硬設(shè)施”問(wèn)題。在以往的人事檔案管理工作中，由于企業(yè)對(duì)檔案的重視不足，檔案室往往被設(shè)置在地下室，陰暗潮濕不通風(fēng)，檔案通常是紙質(zhì)，極易產(chǎn)生發(fā)霉、蟲蛀，甚至是缺損、丟失，有的甚至連基本的燈光照明都無(wú)法保證?；蚴菣n案管理人員信息化技術(shù)水平不足，導(dǎo)致電子檔案管理不夠妥善;還可能是在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檔案錄入時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致紙質(zhì)與網(wǎng)絡(luò)端信息存有出入，不利于后續(xù)使用[1]。

2 勞動(dòng)人事檔案管理模式完善與創(chuàng)新研究

2.1 提升勞動(dòng)人事檔案管理重視程度

對(duì)于企業(yè)人力資源管理來(lái)說(shuō)，勞動(dòng)人事檔案可系統(tǒng)、客觀地反映每一個(gè)勞動(dòng)人員的資歷經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)水平，更是吸納、管理、培養(yǎng)、開發(fā)人才的重要基礎(chǔ)，同時(shí)也是企業(yè)人力資源管理體系完善、優(yōu)化的重要依憑。此外，隨著我國(guó)企業(yè)制度改革，傳統(tǒng)勞動(dòng)人事檔案管理也應(yīng)逐漸向現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、科學(xué)化管理模式轉(zhuǎn)變，以便推動(dòng)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)、健康發(fā)展，并更好地適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)趨勢(shì)。因此，各個(gè)企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到勞動(dòng)人事檔案的重要性，并集中力度完善、創(chuàng)新檔案管理模式。

首先，應(yīng)規(guī)范勞動(dòng)人事檔案管理模式與具體執(zhí)行流程，明確檔案管理工作人員的工作義務(wù)，并清晰劃分檔案管理與其他銜接部門的責(zé)任。其次，建立合理、科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，優(yōu)化人才資源配置，提升企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率，最大限度地避免管理工作中可能出現(xiàn)的不良問(wèn)題。最后，應(yīng)建立統(tǒng)一電子檔案庫(kù)與歸檔標(biāo)準(zhǔn)，減少檔案匯總、整理難度，提升工作效率，為企業(yè)人才選拔、開發(fā)等工作提供更多數(shù)據(jù)支撐，提升檔案調(diào)閱便利性。

2.2 完善整體勞動(dòng)人事檔案管理模式

為應(yīng)對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)與復(fù)雜多變的特點(diǎn)，應(yīng)重點(diǎn)提升檔案的真實(shí)性、創(chuàng)新性，并以此為基礎(chǔ)構(gòu)建一系列勞動(dòng)人事檔案管理制度，完善勞動(dòng)人事檔案管理模式，如融合競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、保障機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制等。清晰劃分檔案內(nèi)容與管理權(quán)責(zé)，隨機(jī)或定期對(duì)勞動(dòng)人事檔案信息進(jìn)行真實(shí)性調(diào)查，并及時(shí)補(bǔ)充、及時(shí)更新檔案內(nèi)容。其中，檔案材料與信息的科學(xué)性、規(guī)范性、完整性等是決定勞動(dòng)人事檔案管理水平的重要影響因素。

基于此，首先應(yīng)建立信息化電子檔案庫(kù)，并且應(yīng)充分考慮勞動(dòng)人事檔案管理中個(gè)人隱私保護(hù)需求，保證檔案信息資源被合理使用、安全保管。其次，還應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)地分類，明確勞動(dòng)人事檔案管理方式與編目方式等，并掌握國(guó)家勞動(dòng)人事檔案管理最新政策與規(guī)定等，及時(shí)完善勞動(dòng)人事檔案管理不足之處。最后，在收集人事檔案資料期間，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)核查，在確認(rèn)無(wú)誤之后要求其本人簽字，并且以現(xiàn)代監(jiān)督制度為參考，當(dāng)人事檔案其中信息出現(xiàn)疏漏、失真等不良問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)追究相應(yīng)人員與勞動(dòng)人員本人的責(zé)任[2]。

以SZZ公司人事管理制度為例，其勞動(dòng)人事管理檔案包含勞動(dòng)人員個(gè)人基本情況（姓名、性別、年齡等）、知識(shí)情況（學(xué)歷、專業(yè)等）、能力水平情況（特長(zhǎng)、專業(yè)證書等）、個(gè)人經(jīng)歷（學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等）、個(gè)人心理素質(zhì)（性格評(píng)估、心理測(cè)試等）、工作相關(guān)信息（應(yīng)聘/所屬部門、工作年限等）、收入情況（績(jī)效考核、工資津貼等）、家庭背景（家庭成員、緊急聯(lián)絡(luò)信息等）、部門管理意見（升職、調(diào)任等）等九個(gè)方面，并錄入了企業(yè)統(tǒng)一電子信息庫(kù)，以便管理人員及時(shí)調(diào)閱、更正，并設(shè)置答案監(jiān)督懲處制度，處罰依據(jù)問(wèn)題嚴(yán)重性執(zhí)行200-2000元罰款，是目前勞動(dòng)人事檔案信息較為完整、系統(tǒng)、科學(xué)的管理模式。

2.3 加強(qiáng)勞動(dòng)人事檔案管理設(shè)施建設(shè)

勞動(dòng)人事檔案管理設(shè)施建設(shè)可分為相關(guān)工作人員專業(yè)水平的“軟設(shè)施”與信息化技術(shù)的“硬設(shè)施”。一方面，當(dāng)前是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，勞動(dòng)人事檔案管理工作人員不僅要持續(xù)提升自身的專業(yè)能力、職業(yè)素養(yǎng)，還應(yīng)轉(zhuǎn)變自身服務(wù)意識(shí)形態(tài)，加強(qiáng)信息化技術(shù)水平，從而促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理科學(xué)化發(fā)展。同時(shí)，在檔案管理人才應(yīng)用方面，首先應(yīng)明確不同專業(yè)的人才優(yōu)勢(shì)，挖掘其中潛在價(jià)值，積極吸納各個(gè)專業(yè)領(lǐng)域中的優(yōu)秀人才，如財(cái)務(wù)專業(yè)、電子技術(shù)專業(yè)等，加強(qiáng)勞動(dòng)人事檔案管理的現(xiàn)代化程度，為企業(yè)培養(yǎng)更多專業(yè)人才，充分優(yōu)化勞動(dòng)人事檔案管理工作隊(duì)伍，切實(shí)發(fā)揮檔案管理功用。其次應(yīng)對(duì)新晉人才進(jìn)行全面的培訓(xùn)與考核，精準(zhǔn)定位其適用崗位與工作內(nèi)容，而針對(duì)已在崗人員應(yīng)定期展開專業(yè)技能培訓(xùn)，共同為檔案管理部門與企業(yè)培養(yǎng)更多符合自身發(fā)展特點(diǎn)的專業(yè)人才，且對(duì)相應(yīng)人員職業(yè)素養(yǎng)、工作責(zé)任感等方面進(jìn)行綜合分析，重點(diǎn)提升其不足之處，從而提升檔案管理工作的規(guī)范性。最后，應(yīng)建立科學(xué)、合理的績(jī)效考核與福利激勵(lì)制度，加強(qiáng)對(duì)高新人才的吸引力，并帶動(dòng)企業(yè)內(nèi)部工作人員的工作積極性與工作責(zé)任感。

另一方面，當(dāng)前信息化技術(shù)早已融入大眾日常生活與工作之中，因此在勞動(dòng)人事檔案管理模式中應(yīng)同樣融合先進(jìn)的信息化技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理模式，不僅可以強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)支撐服務(wù)效果，提升整體管理模式規(guī)范性，優(yōu)化管理工作質(zhì)量與效率，同時(shí)可提高企業(yè)綜合管理水平與核心競(jìng)爭(zhēng)力。因此，以硬件設(shè)備的升級(jí)為前提，應(yīng)加快信息化技術(shù)的應(yīng)用，推動(dòng)勞動(dòng)人事檔案信息數(shù)字化管理發(fā)展進(jìn)程，利用數(shù)據(jù)收集、分析、整理、調(diào)閱的便利性、高效性等，創(chuàng)新檔案管理模式，提升相應(yīng)服務(wù)水平。第一，在日常管理方面，應(yīng)用信息化技術(shù)，可對(duì)各種事項(xiàng)進(jìn)行及時(shí)提醒，簡(jiǎn)化工作流程，提升工作效率與質(zhì)量。第二，信息化檔案管理平臺(tái)，需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行身份授權(quán)后才能使用，秉持“專事專辦”的管理原則，進(jìn)一步保證了檔案的安全性。第三，及時(shí)生成調(diào)閱、查詢等記錄，并自動(dòng)生成表格，方便在出現(xiàn)檔案管理問(wèn)題時(shí)，及時(shí)劃分相應(yīng)責(zé)任。但需要注意的是，在推行信息化檔案管理平臺(tái)之前應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)的相關(guān)技能培訓(xùn)，避免出現(xiàn)因操作失誤而導(dǎo)致檔案遺失、損壞，反而造成管理工作效率與質(zhì)量低下。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，勞動(dòng)人事檔案管理模式具有較高的機(jī)密性、專業(yè)性、政策性，因此需要充分掌握檔案管理內(nèi)容，提升對(duì)這項(xiàng)工作的重視，并通過(guò)提升相關(guān)工作人員工作水平，完善相關(guān)管理制度，創(chuàng)新其管理模式，進(jìn)一步深入探究勞動(dòng)人事檔案管理工作核心，同時(shí)推動(dòng)企業(yè)健康、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]林俏瑾.人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（16）：166-167.

[2]趙梓淇.人事檔案管理工作改進(jìn)的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（17）：143.