做好醫(yī)院檔案管理保密工作的途徑

胡曉燕

摘 要：醫(yī)院檔案包含辦公室文檔、人事資料、病例檔案等，在方式方面不僅包括紙質(zhì)檔案，還包括電子數(shù)據(jù)檔案。檔案保管存在一定的繁瑣性，現(xiàn)存的檔案管理體系大都存在不足，如此給檔案數(shù)據(jù)的安全性帶來較大威脅。醫(yī)院有責任及義務對病人資料做好保密工作，醫(yī)院本身的辦公室文檔、人事資料等也存在較大的機密性，確保檔案的數(shù)據(jù)安全是醫(yī)院檔案保管工作的關鍵任務。文章對醫(yī)院檔案管理工作的重要意義進行簡要闡述，并具體探討強化醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)中保密工作的途徑，切實做好醫(yī)院檔案管理工作。

關鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;保密

1 醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)保密的重要意義

在以往初始的醫(yī)院檔案保管方式中，檔案通過文字的方式記錄在紙質(zhì)載體上，人們可以很容易根據(jù)筆跡、印章和字體等分析和判定信息的原始性。信息系統(tǒng)背景下，醫(yī)院電子信息的原始要素越來越難以確認，內(nèi)容作者很難保留原始的筆跡，很多檔案通過電子模式存儲在磁盤中，是虛擬形態(tài)的內(nèi)容，并沒有刻意判斷的痕跡，所以影響到檔案的準確性。醫(yī)院檔案內(nèi)容根據(jù)種類劃分具備一定的保密要求。信息保密系統(tǒng)的管理能夠提升檔案應用過程的保密效率，尤其是部分牽扯到醫(yī)院學術探究成果和醫(yī)療處方等內(nèi)容，信息保密方式能夠提高檔案管理的準確性。

在信息技術背景下，醫(yī)院內(nèi)電子檔案都是以電子信息的方式存儲于信息平臺內(nèi)，而這類信息容易因為人為原因、不法者的蓄意欺騙現(xiàn)象、軟硬件問題的技術性錯誤與天然災害等因素受到破壞與損失。而醫(yī)院檔案保管包含護患的保密性，因此信息保密方式在醫(yī)院檔案保管方面的使用可以有效防止檔案因為丟失而產(chǎn)生泄密情況。比如，是醫(yī)院機密性檔案或包含學術論文和專利申請的發(fā)表，數(shù)據(jù)保密有效確保了其學術探究的私密性與先進性。所以能夠避免醫(yī)院出現(xiàn)輿論譴責和面臨法律糾紛，有助于樹立與塑造醫(yī)療機構檔案數(shù)據(jù)保密典范的社會形象，提高病人對醫(yī)療機構的信任度。

此外，按照醫(yī)院檔案的屬性差異，能分成辦公室文檔、人事資料、臨床資料等;結合醫(yī)院檔案的各種形式，能將之分成紙質(zhì)檔案與電子文檔。醫(yī)院檔案內(nèi)容多樣，屬于醫(yī)院對醫(yī)療活動、內(nèi)部管理和人才資源等資料的記錄，而且還可以為后續(xù)工作帶來依據(jù)。醫(yī)院資料大都存在保密性要求，像醫(yī)學成果的各項檔案，即醫(yī)院機密性內(nèi)容，關系著醫(yī)院的專利申請;人力資源檔案與醫(yī)療檔案，涉及了醫(yī)院職工與病人的私人資料，若保密工作不全面，不僅會使之個人權益遭到損害，并且還令醫(yī)院受到法律打擊，對醫(yī)院社會形象產(chǎn)生不良影響。所以，醫(yī)院要采取科學措施，盡量做好醫(yī)院資料的信息保密措施。

2 做好醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)中保密工作的途徑

2.1 明確醫(yī)院保密檔案的范圍

要貫徹落實檔案保密工作，首先要針對醫(yī)院所有檔案資料進行系統(tǒng)的分析和整理，明確規(guī)定哪些檔案資料屬于保密性資料，并且要根據(jù)保密資料的重要程度劃分保密等級。通過劃分保密檔案的范圍以及保密等級，可以對這部分資料采取不同的管理措施，利用各種技術手段和管理措施確保這部分保密檔案資料不被泄漏。

2.2 落實保密檔案管理規(guī)定

檔案工作人員都應該認真學習《保密法》和《檔案法》，完善檔案保密管理制度，并認真研究貫徹和落實。通過貫徹執(zhí)行關于檔案管理的相關法律法規(guī)以及本單位關于檔案管理的制度，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，履行檔案管理人員的職責，做好醫(yī)院檔案管理以及保密工作。

2.3 明確醫(yī)院檔案保密工作職責

醫(yī)院管理者對于檔案管理以及檔案保密工作要給予充分重視，以醫(yī)院檔案管理部門分管領導為負責人，成立領導小組，負責指導醫(yī)院檔案保密工作的開展，確保醫(yī)院檔案保密工作的有效性。領導小組主要對檔案保密工作部署和落實提出明確要求，研究解決檔案保密工作中相關不足問題。此外，還需要將檔案保密工作納入醫(yī)院年度管理工作計劃和考核內(nèi)容，為醫(yī)院檔案保密工作開展提供組織保障。

2.4 做好保密檔案的歸檔以及保管

1）正確認識檔案保管期限以及保密期限。檔案管理人員要正確理解檔案保管期限以及保密期限兩個概念，正確鑒別每項檔案資料的重要程度，確定檔案保管期限以及保密期限。一般保密檔案主要分為秘密、機密以及絕密三個保密等級，檔案管理人員要按照規(guī)定分別進行保管，在上級管理部門做出明確指示之前不能自行更改保密期限、保管期限以及保密等級。我國的《國家秘密保密期限的規(guī)定》中明確規(guī)定各個保密等級的保密期限，秘密檔案不超過10年，機密檔案不超過20年，絕密檔案不超過30年。醫(yī)院檔案管理人員在對保密檔案進行歸檔時，要明確保密等級，同時在進行保管時既要滿足保密文件的保管要求，同時也要滿足檔案利用的要求。2）強化保密檔案的日常管理。醫(yī)院檔案管理人員在日常的管理工作過程中，要嚴格履行保密檔案管理規(guī)定，對于借閱檔案的相關人員，首先要明確其是否擁有調(diào)閱保密檔案的權限。其次要嚴格執(zhí)行簽字程序，不能省略任何一個環(huán)節(jié)。此外，檔案管理人員要定期對保密檔案定期進行檢查，清點保密資料的數(shù)量，查看檔案保存環(huán)境是否符合要求，發(fā)現(xiàn)保密檔案出現(xiàn)丟失、損壞以及檔案保管室環(huán)境發(fā)生變化，要及時采取措施，避免造成不良影響。對于在計算機內(nèi)存儲的文件資料，要設置密碼，計算機系統(tǒng)中設置防火墻，防止檔案被盜，同時要明確規(guī)定存有保密檔案的計算機不能聯(lián)網(wǎng)。

2.5 強化檔案利用過程中的保密工作

1）加強檔案利用監(jiān)管力度。醫(yī)院醫(yī)療人員在借閱相關保密檔案資料時，檔案管理人員首先要確定借閱人員的身份，明確其是否具備權限，同時要了解其借閱的目的、用途等，同時檔案管理人員有義務向借閱者闡述關于保密檔案的相關規(guī)定，并且要加強借閱過程中的監(jiān)督，若發(fā)現(xiàn)借閱者存在不當行為，要及時制止，并向有關部門報告。2）正確認識檔案利用與保密之間的關系。對于保密檔案資料的利用必須以保密為前提，尤其是對于一些絕密檔案，必須要確保檔案的保密性，不能隨便供人參考和閱覽。

2.6 完善檔案管理設施

1）加強醫(yī)院檔案室的保密建設。為了有效確保醫(yī)院保密檔案可以得到妥善的保管，醫(yī)院應注重檔案室的保密設施建設。首先，檔案室應該與檔案管理人員的辦公室分離，位置以樓層中間為宜。其次，借閱室和檔案室要分開，避免檔案室多人進入。再次，要安裝防盜門窗、安裝監(jiān)控系統(tǒng)，確?？梢詫崿F(xiàn)24小時無死角監(jiān)控。最后，要明確各個檔案管理工作人員的職責，對于無關人員一律不允許進入檔案室，避免發(fā)生泄密事件。2）加強信息化保密手段?，F(xiàn)階段，大部分醫(yī)院在檔案管理工作中基本采用的是計算機系統(tǒng)管理模式，大部分檔案資料在計算機當中存有備份，所以信息安全也是檔案管理工作的重要內(nèi)容。首先，醫(yī)院在采購硬件設施時要確保各項硬件設施的質(zhì)量，避免由于硬件設施損壞，導致資料丟失。其次，關于計算機軟件系統(tǒng)，醫(yī)院要與品牌和口碑良好的企業(yè)進行合作，開發(fā)單獨屬于醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)，這對于保障檔案資料的信息安全具有重要意義。

3 結束語

檔案保密工作是檔案管理中的重要內(nèi)容，由于醫(yī)院的檔案資料涉及范圍較廣，不僅關系到醫(yī)院的發(fā)展，也關系著醫(yī)院醫(yī)療人員的切身利益，同時由于醫(yī)院檔案資料對于醫(yī)院的發(fā)展以及醫(yī)院管理者的決策具有極大的參考價值，相關檔案資料調(diào)閱比較頻繁，所以強化保密工作是醫(yī)院檔案管理的必然要求。

參考文獻

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