信息化建設(shè)在社保檔案管理中的作用與對(duì)策

陳麗娜

摘 要：社保檔案是社會(huì)保障經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。對(duì)于建立權(quán)責(zé)清晰的保障體系、保障人民生活、調(diào)節(jié)收入分配、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定等方面具有十分重要的意義?；诖耍瑢?duì)信息化建設(shè)在社保檔案管理中的作用與對(duì)策進(jìn)行研究，僅供參考。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè);社保檔案管理;作用與對(duì)策

社保檔案管理信息化建設(shè)，即在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用下顯著提升檔案的生成速度，并分類管理不同檔案系統(tǒng)中的檔案與資料，幫助利用者快速查詢、使用社保檔案信息，促進(jìn)了檔案作用的充分發(fā)揮。信息時(shí)代，在創(chuàng)新檔案管理的途徑中，應(yīng)加大信息技術(shù)的利用程度，促使檔案管理效率更上一層樓，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，推行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理，為社保檔案管理現(xiàn)代化與信息化發(fā)展的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

1 社保檔案管理中檔案信息化建設(shè)的作用

1.1 起到了對(duì)決策活動(dòng)提供參考信息的作用

對(duì)于社保而言，在展開信息化檔案管理工作的時(shí)候，其還可以有效起到對(duì)已有信息資源進(jìn)行整合的作用，主要是通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將原有的信息應(yīng)用率達(dá)到最大，同時(shí)，還可以實(shí)現(xiàn)通過社保檔案管理中檔案信息化建設(shè)來將各種檔案信息進(jìn)行分類的作用，今后在對(duì)檔案進(jìn)行應(yīng)用的時(shí)候也就變得更加方便。這樣一來，在展開會(huì)議的時(shí)候，可以通過相關(guān)部門的社保檔案儲(chǔ)備信息內(nèi)容來了解現(xiàn)階段發(fā)展的實(shí)際情況。同時(shí)，在展開檔案管理工作的時(shí)候，信息化管理的模式還可以有效對(duì)工作人員的日常出勤情況進(jìn)行記錄考核，并且可以隨時(shí)查閱，這樣也使得信息儲(chǔ)存的靈活性得到了提升。

1.2 信息的多樣化

當(dāng)前的信息檔案管理工作中，檔案有著不同的類別且信息較為復(fù)雜、多元化，從而造成大量繁重的工作，影響檔案管理的順利進(jìn)行。對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作來說，管理的方向應(yīng)該朝著信息化方向改變，這樣能夠幫助種類繁多的檔案信息進(jìn)行分類，對(duì)企業(yè)的檔案管理和檔案調(diào)取有著重要的指導(dǎo)意義，促進(jìn)企業(yè)的檔案管理工作順利進(jìn)行，幫助企業(yè)更好的發(fā)展。

2 社保檔案管理現(xiàn)有的不足

2.1 檔案種類繁多，管理多頭，管理困難

社會(huì)保險(xiǎn)分為養(yǎng)老保險(xiǎn)（包含職業(yè)年金）、醫(yī)療保險(xiǎn)（包含大額救助）、生育保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)等險(xiǎn)種。但是由于社保事業(yè)發(fā)展的快慢不一，地域管理水平的不同，目前這幾個(gè)險(xiǎn)種，還是由多個(gè)部門管理，正處在整合的改革過程中。比如：醫(yī)療保險(xiǎn)和生育保險(xiǎn)很多還是在原單位內(nèi)設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，這兩個(gè)險(xiǎn)種理賠過程中產(chǎn)生材料以及一些附屬材料都在原單位的檔案室內(nèi)管理留存;而像養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等一些常規(guī)性的險(xiǎn)種由政府委托的部門負(fù)責(zé)管理。隨著國家改革的進(jìn)一步深化，特別是事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)改革，個(gè)人也需要繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)了，因此檔案管理的職能轉(zhuǎn)移到參保人所在單位。綜上所述，社保檔案涉及的部門多，檔案材料分散不一，整理標(biāo)準(zhǔn)不同，檔案歸檔時(shí)間不統(tǒng)一，內(nèi)容不完整，歸檔不規(guī)范等問題時(shí)有出現(xiàn)。

2.2 社保檔案管理工作水平參差不齊

拿鎮(zhèn)江市來說，各地對(duì)于檔案管理的重視程度不一，有些地方極為重視，人員充足，資金到位，社保檔案管理工作水平就較高;有的地方由于客觀條件的限制，人力物力均未到位，就造成該地區(qū)社保檔案管理工作的滯后，比如人員雖已參保，但社保檔案不能做到及時(shí)收集歸檔，不能及時(shí)提供憑證等，異地辦理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)成了參保人員的噩夢(mèng)。

2.3 檔案管理信息化程度低

一般的檔案保管期限為10—30年，有些超過50年甚至永久保存。特別是社保檔案可以反映一地一時(shí)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)變化，職工的薪酬水平，為決策者制定地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展規(guī)劃做參考。這就要求檔案管理緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，管理手段科學(xué)化、信息化。而受經(jīng)費(fèi)、管理人員技能等因素制約，有些地方的社保檔案還是原始的手填版，牛皮紙裝，只是把檔案索引目錄輸入電腦以求查閱方便，離要求的檔案信息化管理還差很長一段距離。

3 社保檔案信息化管理工作途徑

3.1 完善檔案信息化管理制度

信息化檔案滿足了不同人群對(duì)信息獲取的需要，數(shù)字檔案保障了民眾所需要的信息的準(zhǔn)確性、完整性，還保證了信息獲取的快速性，便捷性。信息化檔案也對(duì)檔案管理工作體系提出了更高的要求，在檔案信息化管理制度建設(shè)過程中，為了保證信息的系統(tǒng)化與信息系統(tǒng)管理的連續(xù)性，充分發(fā)揮信息化背景下檔案管理與運(yùn)行模式實(shí)用價(jià)值，應(yīng)在信息化背景下檔案管理與服務(wù)模式革新目標(biāo)明確的基礎(chǔ)上，將檔案信息化管理制度作為當(dāng)前信息化檔案建設(shè)的第一要?jiǎng)?wù)。

3.2 提升社保檔案信息的安全性

社保檔案信息涉及每一個(gè)人的個(gè)人信息，關(guān)乎每一個(gè)人的個(gè)人利益，一旦出現(xiàn)泄露，將會(huì)為個(gè)人造成不可挽回的損失。因此，在進(jìn)行社保檔案管理過程中確保信息的安全性是必須優(yōu)先考慮和保證的事，盡可能地提升社保檔案信息的安全性。一方面，相關(guān)管理人員必須熟練使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，切勿出現(xiàn)因技術(shù)問題出現(xiàn)的信息泄露問題。同時(shí)，管理人員還必須遵守檔案管理的保密政策和相關(guān)制度，不會(huì)因個(gè)人利益而出現(xiàn)隨意泄露信息的情況;另一方面，管理部門必須建立嚴(yán)密的管理制度，從人事檔案管理的各個(gè)方面入手，加強(qiáng)信息安全保障，強(qiáng)化信息管理工作，為社保檔案提供安全、真實(shí)、可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

3.3 構(gòu)建信息化檔案管理模式

信息時(shí)代，檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展離不開信息化檔案管理模式的構(gòu)建。管理人員在樹立信息化工作理念、深入了解信息化技術(shù)與手段的基礎(chǔ)上，還需再次學(xué)習(xí)先進(jìn)管理理念，確保自身能力符合信息時(shí)代檔案管理工作要求。檔案管理工作十分繁雜，工作開展期間涉及的檔案信息數(shù)量十分多，對(duì)檔案管理人員的歸納、整理及錄入等方面的能力提出了一定要求。妥善落實(shí)檔案信息備份工作，樹立數(shù)字檔案操作安全意識(shí)也是重要內(nèi)容。為數(shù)字檔案提供安全保障，避免檔案信息被刪除、篡改等情況的出現(xiàn)，需要管理人員做好電子檔案儲(chǔ)存工作。

3.4 不斷提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

社保檔案管理的發(fā)展離不開高素質(zhì)的檔案管理人員。要將人員綜合素質(zhì)的提升作為關(guān)鍵，同步推進(jìn)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和社保檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。要對(duì)管理實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)行系統(tǒng)化分析、總結(jié)，優(yōu)化工作流程和檔案人員績效考核，針對(duì)目標(biāo)、內(nèi)容、方法等對(duì)檔案管理人員進(jìn)行不同層次考核，提高績效考核的準(zhǔn)確性。要根據(jù)不同崗位和不同需求開展有針對(duì)性的培訓(xùn)，可以利用社保檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)社保檔案管理法規(guī)規(guī)范、理論知識(shí)、信息技術(shù)知識(shí)等，夯實(shí)檔案管理理論基礎(chǔ)。要開展責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、廉政意識(shí)等主題教育活動(dòng)，注重優(yōu)秀檔案管理人才的引進(jìn)，優(yōu)化社保檔案管理人才結(jié)構(gòu)，使社保檔案管理有堅(jiān)強(qiáng)的人才保障。

4 結(jié)束語

總之，社保檔案規(guī)范化管理是大勢(shì)所趨，人心所向，也是不忘初心、牢記使命宗旨教育的具體體現(xiàn)，是我國社會(huì)保障制度持續(xù)優(yōu)化的必然要求，只要認(rèn)清形勢(shì)、補(bǔ)齊短板，探索有效途徑加以解決，才能為各個(gè)階層的廣大群眾服務(wù)，讓人民群眾生活得更有幸福感、獲得感、安全感，最終達(dá)到造福人民的目的。

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