淺析檔案整理工作的主要內(nèi)容和基本原則

彭高娃

摘 要：在事業(yè)單位中，保存各項(xiàng)信息最方便的方法就是檔案，這樣能夠?qū)⒚课还ぷ髡叩木唧w信息錄入在檔案中，所以檔案的重要性是不言而喻的。檔案是一種憑證，能夠記錄一些歷史事件、人物信息和社會(huì)活動(dòng)，具有很大的利用價(jià)值，并且檔案整理工作是檔案管理工作中的重點(diǎn)。因此，文章以檔案整理工作的具體程序和內(nèi)容為出發(fā)點(diǎn)，重點(diǎn)分析了檔案整理工作的基本原則和主要內(nèi)容，希望對(duì)相關(guān)的檔案整理工作人員有一些幫助。

關(guān)鍵詞：檔案整理工作;主要內(nèi)容;基本原則

利用科學(xué)的手段來(lái)整理檔案，能夠使檔案更加系統(tǒng)化，而且具有條理性。因?yàn)橐恍┦聵I(yè)部門(mén)或者企業(yè)收集的檔案本身就比較零亂，數(shù)量也比較多，成分復(fù)雜，內(nèi)容多種多樣，這種情況下，就會(huì)對(duì)一些工作產(chǎn)生不良的影響。但是通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行整理，能夠更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理和使用，更能提升檔案的價(jià)值，為推進(jìn)一些工作的順利進(jìn)行提供保障。所以，本文就筆者的經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐，重點(diǎn)分析檔案管理工作的原則和內(nèi)容，進(jìn)而完善檔案管理工作。

1 檔案整理工作的意義

如果檔案比較散亂，那么就不能體現(xiàn)出檔案的真實(shí)特點(diǎn)，難以清晰充分的反映出一些工作活動(dòng)的聯(lián)系，在許多的檔案中，如果不利用科學(xué)的檔案管理方法，那么想要查找一項(xiàng)檔案也是十分困難的事。此外，如果不能把有關(guān)聯(lián)的檔案聯(lián)系起來(lái)，那么檔案的利用價(jià)值就降低了，因此，只有通過(guò)系統(tǒng)的整理，才能為檔案的管理和利用創(chuàng)造良好的條件，最終推進(jìn)一些工作的順利進(jìn)行。

2 檔案整理工作的程序和內(nèi)容

2.1 檔案整理工作的具體程序

在進(jìn)行檔案整理工作時(shí)，有一些嚴(yán)格的程序和內(nèi)容：首先，整理者要對(duì)整理工作的基礎(chǔ)程序和步驟有細(xì)致的了解，然后根據(jù)了解的情況按照不同的類(lèi)別給這些檔案排列、分類(lèi)，同一類(lèi)的放在一起，這樣更方便利用。此外，一些特殊的檔案也要交由不同的人來(lái)整理，這樣才能提高檔案管理工作的高效性。檔案整理工作并沒(méi)有特定的順序要求，可以在實(shí)際工作中根據(jù)工作的需要進(jìn)行。

2.2 檔案整理工作的具體內(nèi)容

在日常檔案室的工作中，相關(guān)的檔案負(fù)責(zé)人需要接收一些部門(mén)交上來(lái)的案卷，這就需要檔案整理者對(duì)檔案室的了解更加細(xì)致，這樣才能進(jìn)行系統(tǒng)的整理，對(duì)檔案進(jìn)行排列，做好檔案的整理工作。 如果一些檔案已經(jīng)被檔案室保存了，但是在具體的工作中發(fā)展該方案與所規(guī)定的要求不符合，那么在這種情況下，就要對(duì)該方案做進(jìn)一步的加工處理，對(duì)不合理的部分進(jìn)行調(diào)整，從而可以提高檔案整理的質(zhì)量和水平。此外，如果一些檔案保存的時(shí)間比較長(zhǎng)，也要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)這些方案做出調(diào)整，這樣才能使檔案管理體系更加完善。在日常工作中，檔案室不可避免的會(huì)收到一些零散的文件，這就需要相關(guān)的檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)致的整理。從這些工作內(nèi)容就可以看出，要想做一名合格的檔案工作管理人員，就要對(duì)整個(gè)檔案管理程序進(jìn)行熟悉、有效的掌握。

3 檔案整理工作的基本原則

3.1 保持檔案之間的歷史聯(lián)系

一些歷史事件以及人物的情況都被清晰的記錄在檔案中，因此，一些單位或者工作部門(mén)的檔案文件之間一定存在著一些聯(lián)系，例如，檔案的時(shí)間、內(nèi)容等，都具有特定的聯(lián)系。所以，檔案管理人員在檔案整理工作中，千萬(wàn)不能把有聯(lián)系的檔案分開(kāi)處理，而是要將有聯(lián)系的文件放在一起，這樣才能更好的發(fā)揮檔案本來(lái)的作用，能夠真實(shí)的反映情況，有助于相關(guān)工作的開(kāi)展。此外，檔案之間的有機(jī)聯(lián)系也要保持，因?yàn)檫@能體現(xiàn)出不同檔案的不同特點(diǎn)，因此，這就要求相關(guān)的檔案管理人員在進(jìn)行檔案整理工作時(shí)要保持這種特定的聯(lián)系，不能隨意割裂。

3.2 在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行整理

在檔案整理工作中，要秉承一定的原則。比如，一些先前就整理好的檔案，如果再對(duì)其整理時(shí)，也不能打亂原有的基礎(chǔ)，而是要在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行整理匯總。在進(jìn)行檔案整理工作中，還要有效的利用原有的整理成果，因?yàn)橹挥羞@樣才能保持檔案原來(lái)的狀態(tài)，能夠體現(xiàn)出對(duì)檔案來(lái)源的尊重。

3.3 在檔案整理工作中，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和利用

在檔案整理過(guò)程中，需要保持文件之間的歷史聯(lián)系及尊重檔案來(lái)源的原則下，還需要充分的考慮到檔案的保管和利用的方便性，所以需要采用有效的整理方法使其能夠更好的滿(mǎn)足檔案保管和利用需求。

3.4 區(qū)分不同檔案的價(jià)值

每份檔案都有每份檔案自己的價(jià)值，區(qū)別不同檔案的價(jià)值指的就是通過(guò)分析此檔案的保存和利用價(jià)值，統(tǒng)一劃分檔案保存的時(shí)間，在整理檔案時(shí)也要做到因地制宜，不同類(lèi)型的檔案要區(qū)別對(duì)待。這種管理方法，能夠節(jié)約時(shí)間，減輕人力，最重要的一點(diǎn)就是能夠提高具有保存價(jià)值檔案的整體質(zhì)量，為其創(chuàng)造更好的管理和保管條件。

3.5 便于保管和利用

各個(gè)單位對(duì)檔案整理都十分重視，因?yàn)闄n案管理的根本目的是方便管理和利用。當(dāng)然，在整理過(guò)程中，不能切斷檔案間的聯(lián)系，要區(qū)分不同的利用價(jià)值，按照一定的順序給檔案編號(hào)。

4 對(duì)檔案管理工作的具體要求

4.1 培養(yǎng)檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)人才

培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的人才是增強(qiáng)檔案管理工作效率的重要手段和方法。因此，筆者總結(jié)了幾個(gè)措施：首先，相關(guān)的檔案管理工作人員的工資水平不能太低，這樣不僅不能吸引優(yōu)秀的人才來(lái)該崗位工作，也不會(huì)提高事業(yè)單位內(nèi)部人才工作的積極性。其次，資金分配的問(wèn)題也要引起重視，管理人員要傾向于檔案管理部門(mén)，如果事業(yè)單位內(nèi)部的資金比較充裕，還可以建立現(xiàn)代的管理模式，這樣可以使檔案管理部門(mén)的工作中在現(xiàn)代化因素的影響下更好的工作，增強(qiáng)工作的水平和能力。最后，員工的綜合素質(zhì)和能力，是提高管理能力的關(guān)鍵。所以，事業(yè)單位內(nèi)部還要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理和工作人員的培訓(xùn)和考核，這樣能夠提升管理人員的能力，進(jìn)而提高檔案管理工作的水平。

4.2 建立完善的檔案管理工作系統(tǒng)

完善相關(guān)的檔案管理工作系統(tǒng)，能夠促進(jìn)事業(yè)單位中檔案管理體系的近代化。要完善檔案整理設(shè)備，讓檔案管理工作更加信息化。所以，這就要求事業(yè)單位中的每個(gè)員工都要學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)，利用現(xiàn)代化方式將人事檔案分類(lèi)管理，進(jìn)而提升檔案管理的效率。其次，還要建立新式的數(shù)字化管理庫(kù)，增強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)水平。通過(guò)采取這種方式，能夠提高檔案管理工作的效率。

4.3 提高檔案管理人員的意識(shí)

要想做好相關(guān)的檔案管理工作，就要從改變?nèi)说男膽B(tài)上下手，所以要讓單位中的每位工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，這樣才能更好的推進(jìn)該工作的進(jìn)行。通過(guò)這種方法，能夠?yàn)闄n案管理工作提供人才，進(jìn)而提高檔案工作的效率。所以，事業(yè)單位中的任何人，都要改變自己的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，做好自己的工作，最終要給檔案管理工作部門(mén)做匯總。

5 結(jié)束語(yǔ)

檔案整理工作是檔案管理的基礎(chǔ)，因?yàn)橹挥杏行У恼頇n案，這樣才有利于檔案的保存和利用，進(jìn)而提升檔案管理工作的水平。隨著各行各業(yè)的發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增加，所以，檔案管理人員需要在不斷的工作中積累經(jīng)驗(yàn)，探索新的方法，更好的做好檔案整理工作，確保檔案更好的發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值，推動(dòng)工作的順利開(kāi)展和進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]杜則良.新時(shí)期干部人事檔案整理工作對(duì)策研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（36）：59-60.

[2]陳曦嬈.關(guān)于加強(qiáng)國(guó)企法人治理檔案征集和整理工作的建議[J].企業(yè)改革與管理，2019（16）：3-4.

[3]閆巧媛.論新時(shí)代做好檔案管理工作創(chuàng)新理念[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2019，19（62）：267-269+272.

[4]蔡軍.關(guān)于加強(qiáng)自然資源事務(wù)服務(wù)中心檔案工作的思考[J].蘭臺(tái)世界，2019（S1）：18-19.