互聯(lián)網(wǎng)背景下高校秘書工作探析

謝蓮

【摘要】互聯(lián)網(wǎng)對(duì)社會(huì)的各行各業(yè)提供著更深層次、更便捷的發(fā)展，作為高校秘書工作者，應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)提高與互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)的職業(yè)能力，才能使秘書工作呈現(xiàn)出效率高、節(jié)奏快、“零失誤”的新局面。

【關(guān)鍵詞】高校秘書;互聯(lián)網(wǎng)背景

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的誕生，“互聯(lián)網(wǎng)+”的各種衍生名詞也逐漸出現(xiàn)，許多職業(yè)與工作都需要依托于互聯(lián)網(wǎng)提供的平臺(tái)，而拘泥于傳統(tǒng)工作模式則有被取代的危機(jī)。諾基亞前任CEO約瑪·奧利拉在被微軟收購(gòu)時(shí)說：我們并沒有做錯(cuò)什么，但不知為什么，我們輸了。事實(shí)證明，要適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，才不會(huì)被時(shí)代淘汰。

一、互聯(lián)網(wǎng)背景下高校秘書工作的新方式

（一）互聯(lián)網(wǎng)使傳統(tǒng)辦公的模式發(fā)生了改變，辦公效率得到提高。傳統(tǒng)辦公模式中，公文流轉(zhuǎn)、傳遞方面全靠人力或借助傳統(tǒng)運(yùn)輸工具;在公文保存、存檔等方面占據(jù)大量辦公空間。傳統(tǒng)的辦公方式使得秘書工作者辦公空間狹小、辦公環(huán)境混亂，忙于奔波于繁瑣的事務(wù)中，占用了較多的學(xué)習(xí)工作時(shí)間，無法釋放個(gè)人的創(chuàng)造力。同時(shí)，公文周轉(zhuǎn)過程中流程多、時(shí)間長(zhǎng)，容易耽誤工作進(jìn)度，辦公效率無法得到提升。而互聯(lián)網(wǎng)帶來的信息時(shí)代改變了傳統(tǒng)的文字處理技術(shù)，利用學(xué)校OA系統(tǒng)、辦公平臺(tái)、QQ、微信等新媒體平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了公文快速、無損耗的流轉(zhuǎn)，可以在較短時(shí)間內(nèi)將文件傳遞給相關(guān)單位及人員，方便了高校秘書工作，提高了辦文效率。

（二）互聯(lián)網(wǎng)對(duì)高校秘書工作提出了新要求，業(yè)務(wù)素養(yǎng)需要提升。高校秘書工作者需要對(duì)自身角色認(rèn)知與工作方式有所改變，要及時(shí)調(diào)整自己的辦公模式以適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展，要學(xué)習(xí)并具備熟練運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的能力與素質(zhì)。在熟練操作和使用電腦、智能手機(jī)、平板電腦、復(fù)印“一體機(jī)”等設(shè)備的同時(shí)，要借助于這些現(xiàn)代化辦公設(shè)備提升自身互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用能力，養(yǎng)成利用互聯(lián)網(wǎng)工作的方式?？梢酝ㄟ^網(wǎng)絡(luò)設(shè)備開視頻會(huì)議，解決領(lǐng)導(dǎo)或部門人員在異地?zé)o法參會(huì)的情況;可以通過網(wǎng)絡(luò)云盤存儲(chǔ)資料，隨時(shí)通過互聯(lián)網(wǎng)調(diào)取查看相關(guān)內(nèi)容;可以通過網(wǎng)絡(luò)軟件進(jìn)行約車購(gòu)票，節(jié)約時(shí)間成本方便快速出行。如果高校秘書工作者能夠合理使用互聯(lián)網(wǎng)，可以大量節(jié)約人力與時(shí)間，提高辦文辦會(huì)效率。

（三）互聯(lián)網(wǎng)為查閱獲取信息提供了新渠道，信息獲取方式更多樣?；ヂ?lián)網(wǎng)帶來的最大變化是信息，包括信息的流動(dòng)和對(duì)信息的分析。以往采集的學(xué)校信息需要走訪學(xué)校相關(guān)部門及院系，工作量繁瑣復(fù)雜?，F(xiàn)在借助互聯(lián)網(wǎng)可以搜集整理學(xué)校信息，要與其他單位建立一個(gè)信息工作體系，為領(lǐng)導(dǎo)提供預(yù)測(cè)性、時(shí)效性的信息，便于領(lǐng)導(dǎo)作出決策。比如校長(zhǎng)辦公室聯(lián)系相關(guān)職能部門及院系的文秘成立學(xué)校信息工作小組，完善信息報(bào)送制度及信息工作評(píng)價(jià)機(jī)制，要求各單位建立自有的信息工作隊(duì)伍，并指定專人負(fù)責(zé)信息報(bào)送。同時(shí)，在海量閱讀已經(jīng)不能適應(yīng)工作任務(wù)繁重、工作節(jié)奏加快的形勢(shì)下，借助于互聯(lián)網(wǎng)可以幫助文秘工作者快速在網(wǎng)上查找信息。在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的背景下，只需要在搜索欄中輸入關(guān)鍵詞，互聯(lián)網(wǎng)就會(huì)通過計(jì)算篩選后，優(yōu)先出現(xiàn)最匹配的內(nèi)容。這需要高校文秘工作者保持在挖掘信息中的敏感性及洞察力，以便快速整理、提取有用信息。

（四）互聯(lián)網(wǎng)的豐富資源為寫作提供了新思維，公文成稿更容易。互聯(lián)網(wǎng)為資料搜集和檢索過程提供了極大便利，文件的創(chuàng)作、修改等方面由完全依靠秘書個(gè)人寫作能力轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?、信息化，極大節(jié)省了成稿時(shí)間。網(wǎng)絡(luò)上不乏公文寫作網(wǎng)站、公眾號(hào)等，這些平臺(tái)將發(fā)文范文、文稿架構(gòu)、寫作素材、PPT模板進(jìn)行分類整合。這些網(wǎng)絡(luò)資源無疑為我們開拓思維、完善知識(shí)結(jié)構(gòu)、補(bǔ)充寫作素材，給我們謀篇布局提供了參考借鑒，進(jìn)而為高效完成稿件提供了有利條件。在新時(shí)代高效率的文字要求和高強(qiáng)度的辦公要求下，互聯(lián)網(wǎng)使文字處理更加靈活，打破了以往空間地域的限制，也適度將秘書從辦公室解放出來，利用網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)可以更改、修訂、補(bǔ)充內(nèi)容，隨時(shí)隨地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的緊急任務(wù)。

二、互聯(lián)網(wǎng)背景下高校秘書工作的新問題

現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)處于高速發(fā)展的時(shí)代，但正是由于它的高效便捷，往往會(huì)出現(xiàn)過度使用和過度依賴的情況。一方面，在寫材料時(shí)成為“天下文章一大抄”的“筆桿子”，在接到寫作任務(wù)后，就按照“關(guān)鍵詞搜索、相關(guān)語句下載、碎片化材料整合、適當(dāng)改寫、調(diào)整公文格式、審閱校稿打印”流水線作業(yè)，往往這樣攢出來的稿件缺乏針對(duì)性與適用性，沒有新意與亮點(diǎn)，造成文章沒內(nèi)涵、領(lǐng)導(dǎo)不滿意、受眾不愛看的尷尬局面;另一方面，由于互聯(lián)網(wǎng)具有資源豐富、需要的素材可以隨時(shí)查找的便利條件，有些秘書便不注重日常積累，一旦寫一些題材新穎、針對(duì)性和時(shí)效性強(qiáng)的稿件時(shí)，辦文工作難以繼續(xù)進(jìn)行，形成“巧婦難為無米之炊”的窘態(tài)。

一些不法分子通常利用人們依賴互聯(lián)網(wǎng)的現(xiàn)狀，通過網(wǎng)絡(luò)散播病毒。2017年5月全球大范圍爆發(fā)的勒索病毒，導(dǎo)致30多萬名用戶電腦的幾乎所有文件被鎖定。若高校文秘的文件備份工作不及時(shí)或保密工作不到位，極易造成文件泄露、損壞、丟失的情況，這將嚴(yán)重影響學(xué)校工作的開展。

三、互聯(lián)網(wǎng)背景下高校秘書工作的新策略

（一）增強(qiáng)政治素養(yǎng)。在習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想的引領(lǐng)下，高校秘書工作者要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，時(shí)刻與黨中央保持高度一致，要增強(qiáng)政治意識(shí)、大局意識(shí)、核心意識(shí)、看齊意識(shí)，要堅(jiān)定理想信念，堅(jiān)持用科學(xué)理論武裝頭腦、指導(dǎo)實(shí)踐、推進(jìn)工作。高校中文秘工作者主體為“80后”“90后”，學(xué)歷層次高、思想觀念活、眼界視野廣，但同時(shí)在人生閱歷、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、政治訓(xùn)練方面相對(duì)不足，當(dāng)面臨一些重大決策、重大考驗(yàn)或?qū)懸恍└呶萁驳母寮r(shí)，這個(gè)短板尤為凸顯。在新的歷史條件下，加強(qiáng)高校秘書工作者的政治理論學(xué)習(xí)更有現(xiàn)實(shí)針對(duì)性和緊迫性。高校秘書應(yīng)主動(dòng)了解國(guó)家和地方在高等教育建設(shè)和發(fā)展中的新方向、新舉措，站在學(xué)校全局的角度上分析問題、研究對(duì)策、提出建議。

（二）強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力。高校秘書需要在傳統(tǒng)學(xué)習(xí)模式的基礎(chǔ)上，借助互聯(lián)網(wǎng)提升文秘工作者個(gè)人工作能力，做到業(yè)務(wù)精通，善于學(xué)習(xí)。公文寫作是高校秘書的看家本領(lǐng)，學(xué)會(huì)利用碎片化的時(shí)間閱讀，古人有三法，即馬上、枕上、廁上，在工作之余，高校文秘可以借助于微信、網(wǎng)絡(luò)、書籍、報(bào)紙、期刊等多種形式，每天都擠出時(shí)間學(xué)習(xí)。尤其是對(duì)于高校秘書工作者，可以借助學(xué)習(xí)強(qiáng)國(guó)、微信公眾號(hào)等平臺(tái)，學(xué)習(xí)國(guó)家的戰(zhàn)略部署、上級(jí)部門的文件要求、領(lǐng)導(dǎo)的決策指示。通過OA系統(tǒng)、校園網(wǎng)站等平臺(tái)了解本校情況和動(dòng)態(tài)。同時(shí)在注重個(gè)人業(yè)務(wù)能力提升的同時(shí)，也要注重綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行，在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，全面提升個(gè)人文字綜合能力和業(yè)務(wù)水平。還要處理好碎片化的知識(shí)積累與系統(tǒng)化的整合運(yùn)用之間的關(guān)系，定期歸納整理總結(jié)還是很有必要的。

（三）發(fā)揮參謀助手作用。辦公室還有一個(gè)重要工作是發(fā)揮參謀作用，及時(shí)提出決策建議，并能把領(lǐng)導(dǎo)的決策化為具體意見。如果我們辦公室能夠綜合四面八方的情況，并進(jìn)行分析，像國(guó)外“智囊團(tuán)”那樣，經(jīng)常提出一些重大的決策建議，就能為領(lǐng)導(dǎo)迅捷進(jìn)行決策選擇提供便利。信息工作是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)，信息如同領(lǐng)導(dǎo)的“耳目”。對(duì)內(nèi)服務(wù)決策、指導(dǎo)基層;對(duì)外反映情況、樹立形象。要發(fā)揮好參謀助手作用，辦公室秘書必須發(fā)揮好“信息庫(kù)”的作用。高校文秘要具有信息獲取能力，保證有暢通快速的信息獲取媒介，并通過正確的信息獲取渠道豐富所需要的信息;要具有識(shí)別篩選能力，能夠過濾出有效信息，并通過理性思考對(duì)其進(jìn)行深入分析;要具有信息組織與聯(lián)通的能力，須快速將無規(guī)律的信息整合或分組;要具有信息創(chuàng)造能力，在多種信息交互作用的基礎(chǔ)上，產(chǎn)生新信息的生長(zhǎng)點(diǎn)，得出新的結(jié)論，從而創(chuàng)造新信息，達(dá)到收集信息的終極目的。高校文秘需要充分享用互聯(lián)網(wǎng)資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息支持。要擅長(zhǎng)收集并提煉有效信息，認(rèn)真思考，總結(jié)觀點(diǎn)。謀領(lǐng)導(dǎo)之所謀，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)準(zhǔn)確地提供切實(shí)可靠、具有可行性和可操作性的建議。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李海艦，田躍新，李文杰.互聯(lián)網(wǎng)思維與傳統(tǒng)企業(yè)再造[J].中國(guó)工業(yè)經(jīng)濟(jì)，2014（10）：135-146.