做好辦公室檔案工作的體會

張江

【摘要】文件材料要形成檔案，有著非常嚴(yán)格的程序和要求。檔案資料歸集整理的質(zhì)量，展現(xiàn)的是檔案工作人員的態(tài)度、能力和水平。檔案工作看似很平凡，但在非特定的歷史階段，會呈現(xiàn)不平凡的價值。

【關(guān)鍵詞】辦公室;檔案工作;責(zé)任;價值

一、文件歸檔夯實工作基礎(chǔ)

檔案工作是單位正常運轉(zhuǎn)的一項基礎(chǔ)性工作，是日常管理必不可少的環(huán)節(jié)。其內(nèi)容主要是機關(guān)單位在辦文、辦會、日常接待、黨的建設(shè)等過程中開展各項活動的真實記錄。我在負(fù)責(zé)單位辦公室日常工作期間感受到，辦文工作耗費巨大的時間與精力，工作人員不僅要對單位的日常工作了如指掌、公文處理流程業(yè)務(wù)非常熟悉，而且工作態(tài)度上要有高度的責(zé)任心和擔(dān)當(dāng)奉獻(xiàn)精神。工作中要能對各類文件及時登記、傳閱、辦理、保管。記得那時我每天有干不完的瑣碎活，整日與“紙盒堆”打交道，陪伴著那些記載著歷史變遷的紙堆，聞著夾雜著墨香的文檔展開一天的工作。檔案資料從分類、鑒別、排列、起訂、裁切、裱糊、編號、裝訂、抄目、編目、著錄、封面、排架、入庫等，竟然需要十幾道整理工序，工序如此之多，而且一環(huán)扣一環(huán)。這些平凡而普通的小事，周而復(fù)始地貫穿我工作中的每一天。全年要處理各類正式公文500余件，處理有關(guān)部門和單位報送的文件200余件，處理邀請領(lǐng)導(dǎo)出席會議或活動的文件、請柬50余件;其他撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話等綜合文字50件，所有的文件處理、檔案整理歸檔均要求做到及時、準(zhǔn)確。每年歸集文書檔案、干部人事檔案400余份。檔案資料的歸集整理客觀呈現(xiàn)了單位各個時期所發(fā)生的歷史面貌、運行軌跡、經(jīng)驗得失。既是對日常工作經(jīng)驗的總結(jié)、也是單位業(yè)務(wù)發(fā)展過程中最為重要的依據(jù)，不僅能促進(jìn)當(dāng)前工作的開展，更能為未來的發(fā)展提供豐富的素材。因此，辦公室檔案及時、準(zhǔn)確收集整理在機關(guān)單位日常運行與辦公室業(yè)務(wù)過程中起著十分重要的作用，是做好辦公室各項工作的基礎(chǔ)。

二、一絲不茍增強責(zé)任擔(dān)當(dāng)

文件材料要形成檔案，有著非常嚴(yán)格的程序和要求。因此，檔案整理歸檔質(zhì)量的高低，集中展現(xiàn)出一個檔案工作人員的態(tài)度、能力和水平。作為辦公室檔案工作人員，必須要增強責(zé)任感和使命感，要秉著對單位高度負(fù)責(zé)、業(yè)務(wù)促發(fā)展的主人翁精神，不斷學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)修養(yǎng)。同時要嚴(yán)格遵循相關(guān)工作規(guī)范和要求，養(yǎng)成平時立卷的良好習(xí)慣，保時、保質(zhì)、保量完成文書歸檔任務(wù);要加強檔案收集工作的過程管理，即在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項業(yè)務(wù)工作時，同時布置、檢查、總結(jié)、驗收相關(guān)檔案工作，努力做到業(yè)務(wù)與檔案工作的“四同步”。

干部人事檔案歸檔工作，特別強調(diào)責(zé)任心，需要最大限度避免檔案資料遺失。通過對所監(jiān)管國有企業(yè)黨員領(lǐng)導(dǎo)干部人事檔案的整理，我發(fā)現(xiàn)國有企業(yè)人事檔案存在不少問題。比如存放秩序亂的問題，用一個普通的文件袋，紙張一頁頁隨意擺放，既沒有標(biāo)號，也沒有順序，一不小心就可能撕爛，或者遺失。再比如涂改問題，在100多份干部人事檔案里，明顯涂改的有10多件，入黨材料不齊全不規(guī)范的最多，有20多件，學(xué)歷檔案不齊全的有7件。干部人事檔案材料不完整有著嚴(yán)重的后果，如干部人事檔案里面沒有本科學(xué)歷，后面的碩士博士學(xué)歷組織是不認(rèn)的。

當(dāng)我們付出巨大的努力，花費大量的時間和精力收集整理好檔案資料時，喜悅心情、成就感油然而生。單從檔案的裝訂看就非常美觀，讓人賞心悅目，就像書本一樣。檔案的完整歸集，就是從它的真實性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性這幾方面實現(xiàn)，該補的補、該查的查。比如拿到一份干部人事檔案，我即使不認(rèn)識這個人，一看這個檔案，展現(xiàn)的就是一個活生生的人。檔案內(nèi)容從他過去的入團(tuán)入黨，一直到現(xiàn)在他的所有工作經(jīng)歷，能把一個人全面了解，因為他的經(jīng)歷通過檔案完整呈現(xiàn)在你面前。

三、平凡工作展現(xiàn)不平凡價值

在實際工作中，我們都希望自己的工作光鮮、亮麗、出彩，容易出成績，容易受到領(lǐng)導(dǎo)的表揚，出現(xiàn)立竿見影的效果。但是檔案工作在幕后，需要默默地耕耘，長期付出，這其中的酸甜苦辣沒有經(jīng)過的人是感受不到的。因為沒有轟轟烈烈，不會立竿見影，更不會直接產(chǎn)生財富，所以社會上很多人對檔案工作都有這樣或那樣的誤解，認(rèn)為檔案工作是一個清閑工種，工作只是整理收集文件，是一項簡單工作。其實現(xiàn)實情況并不是這樣。在我看來，檔案工作就如一塊難啃的硬骨頭，工作量大而且繁瑣，很大程度上靠堅強的毅力和耐心的工作，因為每項歸檔工作都需要認(rèn)真細(xì)心、一絲不茍才能夠做好。“把簡單的工作做好就是不簡單，把平凡的工作做好就是不平凡”。

一份完整的檔案資料，是本單位歷史和現(xiàn)實工作的真實反映，更是我們?nèi)粘?shù)據(jù)信息資料的來源，它是以歷史表現(xiàn)為特征。外界暫時是看不見或感受不到檔案工作潛在價值的，只有若干年后，當(dāng)檔案資料的利用者感嘆“這些檔案資料保存得真好”時，檔案人的成績才得以體現(xiàn)。靠檔案才能解決重大問題或利益問題的利用者，才會感受到檔案是多么的重要，才讓人刮目相看。關(guān)于檔案工作的重要價值，我想起來一個真實的故事。2005年，我們國家發(fā)生了一件非常重要的歷史事件，就是中國國民黨主席連戰(zhàn)先生跨越海峽與我們國家最高領(lǐng)導(dǎo)人胡錦濤同志的握手。其中有一個環(huán)節(jié)是連戰(zhàn)先生在北京大學(xué)做了一個演講，而北京大學(xué)則送給連戰(zhàn)先生一件神秘禮物——那是北京大學(xué)檔案館復(fù)制的連戰(zhàn)先生的母親在北京大學(xué)讀書時的學(xué)籍檔案。這個故事充分證明了檔案工作的重要性和檔案工作所承載的歷史意義。文件資料來源于生產(chǎn)生活，形成檔案服務(wù)于社會，雖然很普通很枯燥也很平凡，但時過境遷，在不特定的歷史階段內(nèi)，見證特殊的歷史時刻，展現(xiàn)不平凡的價值。