新時期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新策略

馮源

摘 要：近年來，隨著科學技術(shù)越來越成熟，我國企事業(yè)單位在檔案管理工作這一方面也發(fā)生了很大的改變，其數(shù)字化應用越來越廣泛。很顯然，檔案數(shù)字化管理的模式是與新時期社會發(fā)展的潮流趨勢相一致的。在檔案管理工作中運用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，最大限度的提升工作效率，使檔案資源能夠更加高效的利用。本文針對檔案數(shù)字化管理工作進行探討，并提出創(chuàng)新策略，希望能夠?qū)τ嘘P(guān)人員有所啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：新時期;檔案管理;數(shù)字化;創(chuàng)新

一般檔案館檔案材料保存的主要形式為紙張或錄音載體，這種方式的檔案資源利用效率極低。隨著科技的發(fā)展進步，檔案管理開辟了新途徑，廣泛應用計算機進行辦公，向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)字化管理可以將紙張、物品等等轉(zhuǎn)換成圖片、視頻、文字等形式，再運用一定的技術(shù)將這些電子文件進行系統(tǒng)的分類并保存到計算機中，方便查詢。

1 檔案數(shù)字化管理的重要意義

1.1 符合社會發(fā)展的需求

對于檔案館來說，其檔案管理工作向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變是大勢所趨，同時也是新時期社會發(fā)展的必然需求。雖然現(xiàn)代化的信息技術(shù)發(fā)展很快，但是其在檔案管理工作中并沒有足夠的使用空間，檔案管理者同樣對于現(xiàn)代信息技術(shù)的重要作用沒有引起足夠的重視，這樣就會造成當需要查詢檔案信息的時候無法及時、準確的查詢到。在現(xiàn)代化信息技術(shù)強大的推動力之下，鄆城縣檔案館于2017年啟動館藏檔案全文數(shù)字化工作。按照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進、合理適用、穩(wěn)步實施”的原則，對館藏檔案進行全文數(shù)字化掃描和數(shù)據(jù)掛接，建立全文數(shù)據(jù)庫，其致力于實現(xiàn)各個方面的數(shù)字化管理，以此來提高檔案管理工作的水平。假如一直沿襲以往傳統(tǒng)的工作模式，會對檔案館的發(fā)展以及信息的管理、利用產(chǎn)生十分不利的影響。所以，促進檔案館檔案管理工作向數(shù)字化進行轉(zhuǎn)變，是非常符合新時期社會發(fā)展的需求的。

1.2 有效提升檔案館信息服務水平

檔案數(shù)字化管理能夠把不同的圖片、語言、文字等等進行分類匯總處理，形成檔案，鄆城縣檔案館著重選擇社會利用面廣、利用率高的檔案優(yōu)先進行數(shù)字化管理，數(shù)量約為180萬頁，為社會利用檔案提供更加便捷、快速的服務，并為下一步全面實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理工作奠定基礎(chǔ)，提供經(jīng)驗。并且在向數(shù)字化管理的過程中，還需要制定明確清晰的管理標準，在實際的工作中由于分類標準有別，可能會造成在檔案立卷的過程中出現(xiàn)很多困難，產(chǎn)生不利的影響，通過運用計算機技術(shù)來進行檔案立卷，可以有效的避免這樣的情況出現(xiàn)，進而提高管理水平，有助于檔案館為用戶提供更優(yōu)良的信息服務。

1.3 提高檔案資源的利用效率

長期以來，檔案館工作人員需要對紙質(zhì)版文件妥善保管，必須確保工作環(huán)境干燥、無污染，不出現(xiàn)受潮發(fā)霉、蟲蛀等破壞，而這樣的管理模式會耗費大量的人力、財力，并且在查閱有關(guān)檔案信息的時候也會消耗大量的時間精力，所以傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不再適應現(xiàn)代化的發(fā)展需求。利用計算機技術(shù)對檔案資源進行電子化儲存管理，不但可以有效延長檔案的保存使用時間，同時也能夠避免檔案材料在保管過程中受到損害，從而有效提高檔案資源的利用效率。

2 檔案數(shù)字化管理中存在的問題

2.1 檔案存儲設(shè)備故障問題

結(jié)合目前檔案館的現(xiàn)狀來說，檔案信息、資料存儲變得越來越便捷，但與此同時也存在著一些不足之處。主要原因是由于檔案數(shù)字化管理需要運用一定的計算機技術(shù)以及設(shè)備等來進行信息的分類儲存，而當計算機設(shè)備在工作的過程中出現(xiàn)故障，就會直接導致檔案信息、材料的管理出現(xiàn)混亂，丟失原有的秩序。

2.2 檔案管理人員自身能力素質(zhì)有待提高

大多數(shù)檔案管理工作人員還堅持著以往傳統(tǒng)檔案管理的工作理念和管理模式，在實際工作中沒有真正做到創(chuàng)新應用，因此，這就會使得整體的管理工作水平難以適應新時期檔案數(shù)字化管理的發(fā)展趨勢。此外，現(xiàn)階段檔案數(shù)字化管理對工作人員應用各類計算機技術(shù)提出了更高的要求，只有能夠靈活掌握運用各個軟件，能夠最大程度的提高工作進度和管理質(zhì)量。然而，現(xiàn)在很多的管理工作人員并沒有對此有深刻的認識，并且有一些年齡尚大，對于應用計算機軟件很不熟悉，在實際工作中容易出錯。

2.3 檔案信息的安全隱患

在檔案數(shù)字化管理中運用高效的技術(shù)手段，雖然有助于工作人員更好的開展工作，但是同時也存在著一定的隱患。這主要是因為在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，計算機設(shè)備很容易受到非法黑客、病毒的威脅，一旦出現(xiàn)任何不良情況很容易造成檔案信息出現(xiàn)差錯，這對于檔案數(shù)字化管理來說是非常大的風險，而且還會成本損失。

3 提高檔案數(shù)字化管理的有效措施

3.1 強化數(shù)字化檔案管理重要性的宣傳

隨著信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新發(fā)展，檔案數(shù)字化管理的重要性已經(jīng)越來越凸顯，因此，在新時期下，面對出現(xiàn)的新機遇、新挑戰(zhàn)，檔案管理工作人員要轉(zhuǎn)變工作思維，推陳出新，與此同時，還要加大對檔案數(shù)字化管理重要性的宣傳，提升檔案管理的整體效益。

3.2 加大投資力度

若想更好的提升檔案館檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量和效果，就需要投入更多的資金來支持，購入更多先進設(shè)備技術(shù)，加強檔案數(shù)字化管理的硬件設(shè)施建設(shè)，為工作人員提供更好的技術(shù)支持，以便更好的開展工作。同時，還要加強對設(shè)備的后期維護管理工作，定期檢查、維修，避免出現(xiàn)故障。

3.3 加強對檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)

在檔案館檔案數(shù)字化管理過程中，工作人員的素質(zhì)、能力能夠?qū)芾砉ぷ鞯男Ч鸬椒浅Ｖ匾挠绊懀鶕?jù)發(fā)展工作的實際需求對工作人員開展有針對性的培訓管理，使工作人員能夠了解掌握數(shù)字化管理的基礎(chǔ)知識、技能以及處理問題的方法措施，并建立一定的獎懲機制，不但要鼓勵工作人員進行創(chuàng)新，同時對消極懈怠的人也要給予一定的懲罰，以此來激勵工作人員能夠更好的提升自己，端正工作態(tài)度，從而提升檔案館整體服務質(zhì)量。

3.4 實現(xiàn)檔案數(shù)字化資源的共享

要加強對檔案資源安全性的保護，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建網(wǎng)絡安全保障體系，阻止網(wǎng)絡黑客的非法入侵以及病毒的危害，避免檔案數(shù)據(jù)信息發(fā)生外泄。檔案館要注重對電子檔案信息材料的備份以及加密保護工作，并且要能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)恢復，一旦出現(xiàn)安全事故能夠最大程度的保護檔案資源的安全，降低不必要的損失。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著科技發(fā)展，為檔案數(shù)字化管理工作提供了更多的發(fā)展途徑，這就意味著檔案數(shù)字化管理過程中挑戰(zhàn)與機遇并存，要從實事求是的角度出發(fā)，不斷實現(xiàn)知識與技術(shù)的融合，分批次對館藏檔案進行數(shù)字化掃描加工，按照“館藏檔案存量數(shù)字化、接收進館檔案增量電子化”工作要求，實現(xiàn)館藏檔案全部數(shù)字化。為社會各界決策和信息服務打造一流的優(yōu)質(zhì)、高效大數(shù)據(jù)服務平臺。

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